Enregistrer un entretien de recrutement : quelles règles RGPD ?

Vous enregistrez vos entretiens pour obtenir un compte rendu et une grille d'évaluation ? C'est possible, mais un candidat n'est ni votre salarié ni votre client : il postule, et un refus peut lui sembler coûteux.

C'est ce déséquilibre qui commande la manière de demander son accord, et la durée pendant laquelle vous conservez ses données.

Un entretien de recrutement peut-il être enregistré ?

Oui, mais un refus du candidat ne doit rien lui coûter.

Un entretien enregistré contient le parcours du candidat, ses motivations, sa situation, parfois des éléments qu'il n'avait pas prévu de livrer. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.

Vous devez notamment :

• demander l'accord du candidat avant l'enregistrement ;
• l'informer de la durée de conservation ;
• déterminer votre base légale ;
• définir la finalité de l'enregistrement ;
• restreindre l'accès à la grille d'évaluation ;
• permettre l'exercice de ses droits.

Enregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).

Ceux qui enregistrent des entretiens le disent eux-mêmes : un cabinet de recrutement qui « fait passer des entretiens d'embauche en visio » et « génère des dossiers de candidature via une prise de notes en entretien » (avril 2026), une directrice commerciale qui l'a « utilisé lors d'interviews, deux ou trois ces derniers jours, comme prompteur » (janvier), une formatrice qui suit chaque candidat trente heures en présentiel (mars), un consultant en ressources humaines en « périodes d'audit, toute la journée » (mars). Le recrutement est l'un des sujets les plus discutés avant l'achat : 837 démonstrations l'évoquent sur la période.

Un entretien enregistré est-il une donnée personnelle ?

Oui, et de façon particulièrement dense.

Le RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).

Un entretien porte sur une personne nommée, sur son parcours et sur ses compétences.

La transcription, le compte rendu et la grille d'évaluation sont également concernés.

Pourquoi le recrutement appelle-t-il plus de précautions ?

Parce que la personne enregistrée demande quelque chose.

Elle n'est pas en position de négocier les conditions de l'échange, et un refus d'enregistrement peut lui sembler pénalisant, même quand il ne l'est pas. Le cadre commun est détaillé sur la page enregistrer une réunion professionnelle.

Vous effectuez par ailleurs plusieurs traitements successifs :

enregistrer → transcrire → rédiger le compte rendu → produire la grille → transmettre au comité.

Un cabinet résumait la répartition des rôles : « moi je recrute, eux ils engagent ». Le compte rendu passe donc d'une organisation à l'autre, et la question de qui le reçoit se pose dès l'entretien.

Quelles données sont enregistrées ?

Selon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :

• l'audio de l'entretien ;
• la transcription ;
• le nom des intervenants ;
• la date de l'entretien ;
• le compte rendu ;
• les points forts et les points à approfondir ;
• la grille d'évaluation.

La grille est une appréciation portée sur une personne : elle mérite le même soin que le reste. Quand elle part dans un logiciel de suivi des candidatures, Boond ou RecruitCRM, elle y crée une seconde copie.

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Faut-il prévenir le candidat avant d'enregistrer l'entretien ?

Oui.

L'information doit intervenir avant ou au moment où les données sont collectées. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).

Sur un entretien, l'information ne suffit pas : vous demandez aussi son accord.

Cette information est une pratique installée chez les recruteurs, et ils veulent en garder la trace. Un recruteur écrivait le 19 janvier : « lors des entretiens je dois donner une information aux candidats, or celle-ci est rarement reprise dans les comptes rendus. Comment modifier cela ? ». Ce qui est dit au candidat en ouverture fait partie du compte rendu, et le modèle de compte rendu peut être réglé pour le reprendre.

Quand faut-il le prévenir ?

Avant de lancer l'enregistrement.

En pratique, vous pouvez l'annoncer dans le message de convocation, puis poser la question à l'ouverture. En visioconférence, le candidat invité reçoit un e-mail avant l'entretien, l'assistant apparaît sous son nom, et le consentement est horodaté au lancement.

La convocation prépare. Seule la question orale permet au candidat de refuser.

Que faut-il lui dire ?

La CNIL indique que les personnes concernées « doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».

Vous devez donc pouvoir expliquer simplement :

qui enregistre → pourquoi → qui verra le compte rendu → combien de temps les données sont conservées.

Faut-il annoncer la durée de conservation ?

Oui, et c'est une exigence propre au recrutement.

La CNIL indique que le dossier « pourra être conservé 2 ans après votre dernier contact avec le recruteur, ou plus longtemps si vous avez donné votre accord formel », et que c'est « à la condition de vous en informer et d'avoir obtenu votre accord » qu'un recruteur peut conserver les données.

Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?

Oui.

L'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.

Le règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.

Sur un entretien, cette information compte doublement : le candidat peut vouloir savoir qu'une synthèse automatique servira de support à la décision.

Vous pouvez par exemple annoncer :

« L'entretien est enregistré et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »

Que faire si un second évaluateur rejoint l'entretien ?

Vous l'informez à son arrivée, comme le candidat l'a été.

Et un seul appareil enregistre. Un entretien tenu en présentiel avec deux ordinateurs connectés à la même visioconférence dans la même pièce s'est soldé par une vidéo indisponible (17 avril). Le second évaluateur s'assoit, il ne se connecte pas.

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Quelle base légale utiliser pour enregistrer un entretien ?

Le consentement du candidat est le fondement le plus adapté.

L'intérêt légitime est plus fragile ici, parce que la personne concernée n'appartient pas à l'organisation.

Pourquoi le consentement ?

Parce que le candidat n'est pas dans une relation de travail avec vous.

Le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (RGPD, article 4, point 11).

La difficulté tient au mot « libre » : un candidat qui craint de compromettre sa candidature ne refuse pas facilement. La CNIL décrit ce déséquilibre pour les salariés, dans son référentiel relatif à la gestion du personnel : « Les employés ne sont que très rarement en mesure de donner, de refuser ou de révoquer librement leur consentement, étant donné la dépendance qui découle de la relation employeur/employé. » Un candidat qui postule peut se trouver dans une situation comparable. La façon de poser la question compte donc autant que la question elle-même.

Comment prouver ce consentement ?

Le responsable du traitement doit « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement » (RGPD, article 7, paragraphe 1).

Un consentement horodaté au lancement de l'entretien permet notamment de conserver cette preuve.

Le candidat peut-il revenir sur son accord ?

Oui.

Le RGPD prévoit qu'« il est aussi simple de retirer que de donner son consentement » (article 7, paragraphe 3).

Peut-on écarter un candidat qui refuse l'enregistrement ?

Non.

Un refus d'enregistrement ne dit rien de la candidature. Le traiter comme un signal reviendrait par ailleurs à rendre le consentement non libre. Pour un déploiement interne, comptez aussi le temps de la consultation des représentants du personnel : un responsable expliquait être « toujours bloqué par le CSE » (janvier).

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Combien de temps conserver l'enregistrement d'un entretien ?

Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.

Le RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e). Le recrutement dispose par ailleurs d'un repère propre.

Combien de temps conserver le dossier de candidature ?

Deux ans après le dernier contact. La CNIL indique que le dossier « pourra être conservé 2 ans après votre dernier contact avec le recruteur, ou plus longtemps si vous avez donné votre accord formel ».

Le point de départ est le dernier contact, pas la date de l'entretien.

Faut-il garder l'audio aussi longtemps que la grille ?

Rien ne l'impose.

Une fois le compte rendu relu et la grille remplie, l'enregistrement original peut ne plus avoir la même utilité.

Pour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient une durée maximale de six mois, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse.

Que faire des entretiens de candidats non retenus ?

Ils suivent la même règle que le dossier, avec un archivage à part.

Le référentiel des durées de conservation en ressources humaines publié par la CNIL le 2 avril 2026 distingue deux durées. En base active, les données d'un candidat non retenu versées dans une CV-thèque se conservent « jusqu'à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu », avec son accord ou sauf opposition de sa part. En archivage intermédiaire, elles se conservent « à des fins probatoires, pour les éventuelles actions en discrimination : 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu », sur le fondement de l'article L. 1134-5 du Code du travail, que le référentiel classe en obligation. Pour le candidat retenu, la durée en base active est « le temps de la procédure de recrutement jusqu'au résultat de la candidature », ses données rejoignant ensuite la gestion du personnel.

Ce que ça donne pour vous : l'audio et le compte rendu d'un entretien de candidat non retenu ne se suppriment pas à la décision. Ils passent en archivage restreint pendant cinq ans, accessibles aux seules personnes habilitées, avant suppression.

La conservation par défaut de l'outil suffit-elle ?

Non, pas à elle seule.

Chez Leexi, la conservation par défaut est fixée par l'accord de traitement à deux ans maximum, réductible dans les paramètres (article 14.1). Les cinq ans d'archivage intermédiaire du référentiel CNIL dépassent cette durée. Pour un candidat non retenu, le compte rendu et la grille s'exportent donc vers votre archivage restreint avant l'échéance.

Une politique efficace doit prévoir :

entretien → compte rendu → décision → suppression de l'audio → archivage restreint → échéance.

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Qui peut accéder au compte rendu d'un entretien ?

Uniquement les personnes qui participent à la décision.

Le recruteur, le manager concerné, et le comité de recrutement. Pas l'ensemble de l'équipe, ni les futurs collègues du candidat.

Recruteur, manager, ressources humaines

Chacun son niveau, réglé par équipe.

Le besoin d'un accès exceptionnel existe. Un responsable écrivait le 3 mars : « j'ai pour des raisons urgentes et RH besoin d'avoir accès à la conversation suivante ». Un accès d'urgence se prévoit dans les règles, avec la personne habilitée à l'accorder, plutôt que d'être improvisé.

La sensibilité de ces échanges est formulée par les clients eux-mêmes. Le 8 avril, un client ne pouvait pas séparer, dans ses analyses, les données globales des « discussions personnelles sensibles, comme les entretiens individuels qui portent sur la rémunération ». Un entretien de recrutement appartient à cette catégorie.

Qui peut consulter l'audio, la transcription et la grille ?

Les trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.

Vous pouvez par exemple :

• partager la grille avec le comité de recrutement ;
• limiter l'accès à la transcription ;
• conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.

Le logiciel de suivi des candidatures

Selon ses droits à lui.

La grille envoyée dans Boond ou RecruitCRM hérite des droits du dossier de candidature. Un rapport RH qui reçoit le mauvais modèle y entre aussi : un client signalait le 10 avril que « le script COPIL apparaît alors qu'il ne doit pas être associé au rapport RH ». Le modèle de compte rendu décide de ce qui part dans le dossier du candidat.

Faut-il chiffrer les données ?

La sécurité doit être adaptée au risque.

Le RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).

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Quels sont les droits du candidat ?

Les personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD. Le recrutement n'y ajoute rien de propre, et les demandes d'effacement reçues par Leexi sur la période concernaient d'autres réunions.

Peut-il demander l'accès à ses données ?

Oui.

Le candidat « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription, le compte rendu et la grille d'évaluation.

Peut-il demander une rectification ?

Oui.

La personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).

C'est particulièrement important avec une transcription automatique.

Une IA peut mal retranscrire :

• un nom propre ;
• un diplôme ;
• une date ;
• une réponse technique ;
• l'identité de la personne qui a parlé.

Peut-il demander l'effacement ?

Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.

La personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).

La CNIL recommande par ailleurs d'informer le candidat de ce droit au moment de l'entretien.

Peut-il s'opposer à l'enregistrement ?

Oui, et sur un entretien cela prend la forme d'un refus, avant ou pendant l'échange.

La personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).

Vous coupez alors l'enregistrement et vous prenez des notes.

Dans quel délai devez-vous répondre ?

En principe, dans un délai d'un mois. Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).

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Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?

L'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.

Le fonctionnement peut être résumé ainsi :

audio → transcription → analyse → compte rendu → grille d'évaluation.

Que fait concrètement l'IA ?

Elle peut :

• transcrire l'entretien ;
• identifier les intervenants ;
• relever les points forts ;
• relever les points à approfondir ;
• produire un compte rendu ;
• remplir une grille d'évaluation.

La décision peut-elle reposer sur cette synthèse ?

La synthèse est un support, pas une décision.

Elle se relit et se corrige avant d'être transmise aux personnes qui décident.

Deux cas montrent pourquoi. Le 16 avril, un recruteur constatait qu'une mention « est précisée dans chaque compte rendu, même lorsque je ne l'évoque pas avec le candidat », et demandait comment la faire apparaître seulement quand elle a été dite. Le 3 juin, une transcription d'une réunion de formation sur le recrutement contenait « une suite de nombres inexpliquée », attribuée à plusieurs intervenants, jamais prononcée. Un compte rendu d'entretien qui contient une phrase que le candidat n'a pas dite est une donnée inexacte, et elle peut peser sur une décision.

Quel modèle de compte rendu utiliser ?

Celui de l'entretien, et il se vérifie avant le premier candidat.

Un recruteur ne retrouvait pas le modèle créé dans la catégorie « entretien recrutement, RH » (2 janvier). Un autre voyait un modèle de comité de pilotage s'appliquer à un rapport RH (10 avril). Le modèle décide des sections du compte rendu, donc de ce que vous conservez sur le candidat.

Où sont stockées les données ?

C'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.

Chez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS, avec une sauvegarde en Irlande. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi. Les dix sous-traitants de Leexi sont nommés à l'annexe 2 de son accord de traitement des données, avec leur rôle et leur zone d'hébergement.

Qui traite les données ?

Le fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.

Votre logiciel de suivi des candidatures constitue un second sous-traitant. Le dossier de conformité de Leexi détaille sa propre chaîne de traitement.

Dans le cas de Leexi, les modèles de langage passent par Azure OpenAI Service, en France (Paris) et en Suède, et par Mistral AI, en France. Leexi n'utilise pas l'API publique d'OpenAI (article 7.2).

Faut-il un DPA avec le fournisseur ?

Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.

L'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).

Le DPA de Leexi est public, en version 3.0 depuis le 2 octobre 2026 (version française, détaillé sur la page DPA et outil de prise de notes IA). Il fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, réductible dans les paramètres (article 14.1), la restitution ou la suppression de toutes les données en fin de contrat (article 17.1), et la notification d'une violation de données sous 24 heures (article 11.1).

L'IA utilise-t-elle vos entretiens pour entraîner ses modèles ?

Cela dépend du fournisseur.

Chez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. L'engagement est écrit dans la politique de confidentialité et dans la FAQ conformité, inscrit à l'article 7 de l'accord de traitement, qui l'impose aussi aux sous-traitants, et détaillé sur la page non-entraînement de l'IA sur vos réunions.

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Comment demander l'accord d'un candidat avant d'enregistrer ?

Vous pouvez utiliser une formulation simple et précise. Ce que vous dites en ouverture se retrouve dans la transcription, et le modèle de compte rendu peut le reprendre dans une section dédiée.

En ouverture d'entretien

« Avant de commencer : j'enregistre l'entretien et un assistant IA en rédige le compte rendu, pour que je puisse vous écouter au lieu de prendre des notes. Le compte rendu est partagé aux personnes qui participent à la décision. Vos données sont conservées deux ans après notre dernier contact, et vous pouvez demander leur suppression à tout moment. Est-ce que vous êtes d'accord ? »

Pour un entretien technique

« Comme pour les autres candidats, j'enregistre l'échange pour pouvoir revenir sur vos réponses techniques avec l'équipe. Si vous préférez que je prenne des notes à la main, c'est possible et ça ne change rien à votre candidature. »

Pour un entretien final

« L'échange est enregistré et le compte rendu ira au comité de recrutement. Vous pouvez me demander une copie de ce qui vous concerne. Ça vous va ? »

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Quelles sont les erreurs à éviter ?

1. Poser la question de façon à ce qu'un refus soit gênant

« Vous n'y voyez pas d'inconvénient ? » ne laisse pas vraiment le choix.

2. Ne pas annoncer la durée de conservation

La CNIL en fait une condition de la conservation du dossier, pas une information facultative.

3. Laisser la grille d'évaluation circuler largement

C'est une appréciation portée sur une personne, elle se restreint aux participants à la décision.

4. Utiliser un modèle de compte rendu conçu pour un autre usage

Un modèle de comité de pilotage dans un rapport RH (10 avril). Il introduit des sections sans rapport et attribue au recruteur des actions qui reviennent au candidat.

5. Laisser le modèle ajouter une mention que le candidat n'a pas dite

Une mention reprise dans chaque compte rendu, même quand le recruteur ne l'a pas évoquée (16 avril). Elle se retire du modèle avant le prochain entretien.

6. Perdre l'information donnée au candidat

L'information donnée en ouverture « rarement reprise dans les comptes rendus » (19 janvier). C'est votre preuve que le candidat a été informé, et elle se conserve avec la grille.

7. Enregistrer un présentiel avec deux ordinateurs dans la même visio

Vidéo indisponible (17 avril). Un entretien en salle s'enregistre depuis un seul appareil, et les règles de l'enregistrement en présentiel s'appliquent.

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Comment enregistrer un entretien avec Leexi ?

Une fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.

1. Rejoindre l'entretien

Leexi peut rejoindre vos entretiens en visioconférence depuis votre agenda, et un entretien de présélection par téléphone suit les règles de l'enregistrement d'un appel. Pour un entretien en face à face, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile, et les règles du présentiel s'appliquent.

2. Adapter le compte rendu au type d'entretien

Le format peut être paramétré selon qu'il s'agit d'un premier échange, d'un entretien technique ou d'un entretien final, avec une section pour l'information donnée au candidat.

3. Produire la grille d'évaluation

La grille reprend notamment les points forts, les points à approfondir et les éléments de vigilance. Le fonctionnement complet est décrit sur la page prise de notes IA pour le recrutement.

4. Recueillir le consentement

Le consentement peut être enregistré et horodaté, et les paramètres peuvent être adaptés par équipe et par pays.

5. Envoyer au logiciel de suivi des candidatures

Le compte rendu et la grille peuvent rejoindre le dossier du candidat dans Boond ou RecruitCRM, ou s'exporter vers un autre outil.

6. Contrôler les données

Leexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution des modèles via Azure OpenAI (France et Suède) et Mistral AI (France), le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations. La durée de conservation se règle dans les paramètres, et l'entretien s'exporte avant l'échéance si votre archivage l'exige.

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Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?

Les questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.

Sur 1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026, 4 portent sur l'enregistrement d'entretiens de recrutement. Les motifs concernent le modèle de compte rendu qui ne produit pas ce que le recruteur attend, une information donnée au candidat qui n'apparaît pas dans le compte rendu, un accès d'urgence demandé pour une raison RH, et un assistant exclu de la réunion.

Aucune ne demande s'il est permis d'enregistrer. Le sujet est pourtant présent dans 837 démonstrations sur la période.

Cela donne une autre lecture du problème :

le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »

Il faut aussi savoir :

quel modèle est appliqué → ce qui figure dans la grille → qui la reçoit → combien de temps elle est conservée.

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Enregistrer un entretien de recrutement : ce qu'il faut retenir

Avant d'enregistrer un entretien, vérifiez ces six points :

• Accord : le candidat a-t-il dit oui, sans que le refus lui coûte quoi que ce soit ?
• Durée annoncée : sait-il combien de temps ses données sont conservées ?
• Base légale : le consentement est-il bien le fondement retenu ?
• Conservation : l'audio est-il supprimé une fois la grille remplie, et l'archivage de cinq ans prévu pour les candidats non retenus ?
• Accès : qui reçoit la grille d'évaluation ?
• Sous-traitants : savez-vous qui traite les données, votre logiciel de suivi compris ?

Si une IA intervient, ajoutez un septième point :

le candidat sait-il qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?

Questions fréquentes

Peut-on écarter un candidat qui refuse l'enregistrement ?

Non. Un refus ne dit rien de la candidature, et le traiter comme un signal rendrait le consentement non libre au sens de l'article 4, point 11 du RGPD. Prévoyez la prise de notes à la main comme alternative annoncée, et dites au candidat que ce choix ne change rien à sa candidature.

Que dire au candidat avant de lancer l'enregistrement ?

Qui enregistre, pourquoi, qui verra le compte rendu, combien de temps les données sont conservées, et qu'une IA rédige la synthèse. La CNIL fait de l'information sur la durée une condition de la conservation du dossier. L'enregistrement contient ensuite cette annonce, et le modèle de compte rendu peut la reprendre dans une section dédiée.

Combien de temps conserver l'entretien d'un candidat non retenu ?

Deux ans à compter du dernier contact en base active s'il est versé dans une CV-thèque, puis cinq ans « à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu » en archivage intermédiaire, à des fins probatoires en cas d'action en discrimination (référentiel CNIL du 2 avril 2026, article L. 1134-5 du Code du travail). La conservation par défaut de deux ans de l'outil ne couvre pas seule cet archivage : exportez avant l'échéance.

La grille d'évaluation générée par l'IA peut-elle fonder la décision ?

Elle sert de support, elle se relit et se corrige avant d'être transmise aux personnes qui décident. Un modèle de compte rendu peut ajouter une mention que le candidat n'a pas dite, et une transcription peut attribuer des propos à la mauvaise personne : ce sont des données inexactes au sens de l'article 16, et elles pèseraient sur une décision.

Qui peut accéder au compte rendu d'un entretien ?

Les seules personnes qui participent à la décision : recruteur, manager concerné, comité de recrutement. La grille envoyée dans un logiciel de suivi des candidatures hérite des droits du dossier. Un accès d'urgence se prévoit dans les règles, avec la personne habilitée à l'accorder, plutôt que d'être improvisé.

Un candidat peut-il obtenir une copie de son entretien ?

Oui, au titre du droit d'accès (RGPD, article 15), qui peut couvrir l'audio, la transcription, le compte rendu et la grille d'évaluation le concernant. Vous répondez dans un délai d'un mois (article 12, paragraphe 3). La CNIL recommande d'informer le candidat de ce droit au moment de l'entretien.

Un entretien en présentiel suit-il les mêmes règles ?

Oui, avec une différence de pratique : aucun assistant n'est visible, l'accord se demande à l'oral, un seul appareil enregistre, et le second évaluateur s'assoit sans se connecter. Un entretien de présélection par téléphone relève des règles propres aux appels. Le détail est sur les pages enregistrer en présentiel et enregistrer un appel téléphonique.

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En résumé

Enregistrer un entretien de recrutement est possible.

Mais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :

« Ai-je le droit d'enregistrer ? »

Il faut plutôt vérifier toute la chaîne, jusqu'à la grille qui servira à décider :

demander l'accord → annoncer la durée → enregistrer → transcrire → produire la grille → restreindre l'accès → archiver → supprimer.

C'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.

Vos entretiens méritent un compte rendu structuré ?

Tester Leexi sur votre prochain entretien

Sources

Textes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.

• RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32
• Code pénal, article 226-1
• CNIL, Recrutement et conservation du dossier de candidature
• CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail
• Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50
• Leexi, Accord de traitement des données, version 3.0 en vigueur à compter du 2 octobre 2026 (relevé le 7 octobre 2026)
• CNIL, Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel, adopté le 21 novembre 2019, modifié le 23 mai 2022 (relevé le 2 septembre 2026)
• CNIL, Référentiel relatif aux durées de conservation des données à caractère personnel, gestion des ressources humaines, 2 avril 2026 (relevé le 2 septembre 2026)

Données d'usage : demandes clients et échanges commerciaux de Leexi, janvier à juin 2026, anonymisés.

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