Opnemen sollicitatiegesprek: welke GDPR-regels?

Neemt u uw sollicitatiegesprekken op om een verslag en een evaluatierooster te krijgen? Dat kan, maar een kandidaat is noch uw werknemer noch uw klant: hij solliciteert, en weigeren kan hem duur lijken.

Het is dat onevenwicht dat bepaalt hoe u om zijn akkoord vraagt, en hoe lang u zijn gegevens bewaart.

Mag u een sollicitatiegesprek opnemen?

Ja, maar niet zonder de verwerking te omkaderen.

Een opgenomen gesprek bevat het parcours van de kandidaat, zijn motivatie, zijn situatie, soms elementen die hij niet van plan was te delen. Het vormt dus een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de GDPR.

U moet met name:

• de kandidaat om akkoord vragen vóór de opname;
• hem informeren over de bewaartermijn;
• uw rechtsgrond bepalen;
• het doel van de opname vastleggen;
• de toegang tot het evaluatierooster beperken;
• hem in staat stellen zijn rechten uit te oefenen.

Opnemen zonder dat de aanwezigen het weten valt bovendien onder het Franse Strafwetboek, dat „met een jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete bestraft wie, met welk middel ook, opzettelijk de intimiteit van het privéleven van anderen aantast: 1° door zonder toestemming van de spreker privé of vertrouwelijk uitgesproken woorden op te vangen, op te nemen of door te geven” (artikel 226-1).

Is een opgenomen sollicitatiegesprek een persoonsgegeven?

Ja, en op een bijzonder dichte manier.

De GDPR definieert een persoonsgegeven als „alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon” (artikel 4, punt 1).

Een sollicitatiegesprek gaat over een persoon met naam, over zijn parcours en over zijn competenties.

Ook het transcript, het verslag en het evaluatierooster vallen eronder.

Waarom vraagt werving meer voorzichtigheid?

Omdat de opgenomen persoon om iets vraagt.

Hij is niet in de positie om de voorwaarden van het gesprek te onderhandelen, en een weigering van de opname kan hem nadelig lijken, zelfs wanneer ze dat niet is. Het gemeenschappelijke kader staat beschreven op de pagina een professionele vergadering opnemen.

U voert bovendien verschillende opeenvolgende verwerkingen uit:

opnemen → transcriberen → het verslag opstellen → het rooster maken → doorgeven aan het comité.

Welke gegevens worden opgenomen?

Afhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:

• de audio van het gesprek;
• het transcript;
• de naam van de sprekers;
• de datum van het gesprek;
• het verslag;
• de sterke punten en de punten om uit te diepen;
• het evaluatierooster.

Het rooster is een beoordeling van een persoon: het verdient dezelfde zorg als de rest.

---

Moet u de kandidaat waarschuwen vóór u het gesprek opneemt?

Ja.

De informatie moet worden gegeven vóór of op het moment dat de gegevens worden verzameld. De tekst vereist dat ze wordt verstrekt „bij de verkrijging van de persoonsgegevens” (GDPR, artikel 13, lid 1).

Bij een sollicitatiegesprek volstaat informeren niet: u vraagt ook zijn akkoord.

Wanneer moet u hem waarschuwen?

Voordat u de opname start.

In de praktijk kunt u het aankondigen in de uitnodiging en daarna de vraag stellen bij het begin.

De uitnodiging bereidt voor. Alleen de mondelinge vraag stelt de kandidaat in staat te weigeren.

Wat moet u hem zeggen?

De CNIL geeft aan dat de betrokkenen „met name geïnformeerd moeten worden: over het bestaan van het systeem; over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke; over de nagestreefde doeleinden”.

U moet dus eenvoudig kunnen uitleggen:

wie opneemt → waarom → wie het verslag zal zien → hoe lang de gegevens worden bewaard.

Moet u de bewaartermijn aankondigen?

Ja, en dat is een vereiste die eigen is aan werving.

De CNIL geeft aan dat het dossier „2 jaar na uw laatste contact met de recruiter bewaard mag worden, of langer als u uw formele akkoord hebt gegeven”, en dat een recruiter de gegevens enkel mag bewaren „op voorwaarde dat hij u daarover informeert en uw akkoord heeft verkregen”.

Moet u vermelden dat een AI het verslag opstelt?

Ja.

De audio-opname en de verwerking die de AI daarna uitvoert, zijn twee handelingen die u best onderscheidt.

De Europese AI-verordening bepaalt dat „aanbieders ervoor zorgen dat AI-systemen die voor directe interactie met natuurlijke personen zijn bedoeld, zodanig worden ontworpen en ontwikkeld dat de betrokken natuurlijke personen worden geïnformeerd dat zij interageren met een AI-systeem” (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich tot de aanbieder van het systeem; uw informatieplicht komt uit de GDPR en de doctrine van de CNIL.

Bij een sollicitatiegesprek telt deze informatie dubbel: de kandidaat wil misschien weten dat een automatische samenvatting de beslissing zal ondersteunen.

U kunt bijvoorbeeld aankondigen:

„Het gesprek wordt opgenomen en een AI-assistent stelt automatisch het verslag op.”

Wat als een tweede beoordelaar zich bij het gesprek aansluit?

U informeert hem bij zijn aankomst, zoals de kandidaat werd geïnformeerd.

---

Welke rechtsgrond gebruikt u om een sollicitatiegesprek op te nemen?

De toestemming van de kandidaat is de meest geschikte grondslag.

Het gerechtvaardigd belang is hier fragieler, omdat de betrokkene niet tot de organisatie behoort.

Waarom toestemming?

Omdat de kandidaat niet in een arbeidsrelatie met u staat.

Toestemming wordt gedefinieerd als „elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling” aanvaardt (GDPR, artikel 4, punt 11).

De moeilijkheid zit in het woord „vrij”: een kandidaat die vreest zijn kandidatuur in gevaar te brengen, weigert niet gemakkelijk. De manier waarop u de vraag stelt, telt dus evenveel als de vraag zelf.

Hoe bewijst u die toestemming?

De verwerkingsverantwoordelijke moet „kunnen aantonen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven” (GDPR, artikel 7, lid 1).

Een toestemming met tijdstempel bij het starten van het gesprek maakt het mogelijk dat bewijs te bewaren.

Kan de kandidaat zijn akkoord intrekken?

Ja.

De GDPR bepaalt dat „het intrekken van de toestemming even eenvoudig is als het geven ervan” (artikel 7, lid 3).

Mag u een kandidaat afwijzen die de opname weigert?

Nee.

Een weigering van de opname zegt niets over de kandidatuur. Ze als signaal behandelen zou de toestemming bovendien niet vrij maken.

---

Hoe lang bewaart u de opname van een sollicitatiegesprek?

Zo lang als nodig voor het nagestreefde doel, en niet langer.

De GDPR vereist dat gegevens worden „bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is” (artikel 5, lid 1, onder e). Werving heeft bovendien een eigen richtpunt.

Hoe lang bewaart u het kandidaatsdossier?

Twee jaar na het laatste contact. De CNIL geeft aan dat het dossier „2 jaar na uw laatste contact met de recruiter bewaard mag worden, of langer als u uw formele akkoord hebt gegeven”.

Het startpunt is het laatste contact, niet de datum van het gesprek.

Moet u de audio even lang bewaren als het rooster?

Niets verplicht dat.

Zodra het verslag is nagelezen en het rooster is ingevuld, heeft de oorspronkelijke opname mogelijk niet meer dezelfde waarde.

Voor opnames van gesprekken op het werk hanteert de CNIL een maximale termijn van zes maanden, en tot een jaar voor analysedocumenten.

Wat met de gesprekken van niet-weerhouden kandidaten?

Ze volgen dezelfde regel als het dossier.

Een doeltreffend beleid moet voorzien in:

gesprek → verslag → beslissing → wissing van de audio → vervaldatum van het dossier.

---

Wie mag het verslag van een sollicitatiegesprek raadplegen?

Alleen de personen die aan de beslissing deelnemen.

De recruiter, de betrokken manager en het wervingscomité. Niet het hele team, en ook niet de toekomstige collega's van de kandidaat.

Wie mag de audio, het transcript en het rooster raadplegen?

De drie bestanden beantwoorden niet noodzakelijk aan dezelfde behoefte.

U kunt bijvoorbeeld:

• het rooster delen met het wervingscomité;
• de toegang tot het transcript beperken;
• de audio bewaren voor werkelijk gerechtvaardigde behoeften.

Moeten de gegevens versleuteld worden?

De beveiliging moet afgestemd zijn op het risico.

De GDPR vereist „passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten: a) de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens” (artikel 32, lid 1).

---

Wat zijn de rechten van de kandidaat?

De opgenomen personen beschikken over de rechten die de GDPR voorziet.

Kan hij toegang tot zijn gegevens vragen?

Ja.

De kandidaat heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens” (GDPR, artikel 15, lid 1). Dat kan de audio, het transcript, het verslag en het evaluatierooster betreffen.

Kan hij een rectificatie vragen?

Ja.

De betrokkene heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 16).

Dat is bijzonder belangrijk bij een automatisch transcript.

Een AI kan verkeerd transcriberen:

• een eigennaam;
• een diploma;
• een datum;
• een technisch antwoord;
• de identiteit van de persoon die sprak.

Kan hij wissing vragen?

Ja, onder de voorwaarden die de GDPR voorziet.

De betrokkene heeft „het recht van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 17, lid 1).

De CNIL beveelt bovendien aan de kandidaat op het moment van het gesprek over dit recht te informeren.

Kan hij bezwaar maken tegen de opname?

Ja, en bij een sollicitatiegesprek neemt dat de vorm aan van een weigering, vóór of tijdens het gesprek.

De betrokkene heeft „het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) of f)” (GDPR, artikel 21, lid 1).

U stopt dan de opname en maakt notities.

Binnen welke termijn moet u antwoorden?

In principe binnen een maand. De verwerkingsverantwoordelijke antwoordt „onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek” (GDPR, artikel 12, lid 3).

---

Welke verplichtingen gelden wanneer de AI de notities maakt?

De AI voegt een verwerking toe aan de eenvoudige opname.

De werking kan als volgt worden samengevat:

audio → transcript → analyse → verslag → evaluatierooster.

Wat doet de AI concreet?

Ze kan:

• het gesprek transcriberen;
• de sprekers identificeren;
• de sterke punten noteren;
• de punten om uit te diepen noteren;
• een verslag opstellen;
• een evaluatierooster invullen.

Mag de beslissing op deze samenvatting berusten?

De samenvatting is een hulpmiddel, geen beslissing.

Ze wordt nagelezen en gecorrigeerd voordat ze aan de beslissers wordt doorgegeven.

Waar worden de gegevens opgeslagen?

Dat is een van de eerste vragen die u uw leverancier moet stellen.

Bij Leexi blijven opnames, transcripten en verslagen in de regio Parijs, op AWS. Boven een bepaald aantal licenties kan hosting bij Scaleway worden gekozen.

Wie verwerkt de gegevens?

De leverancier van het hulpmiddel treedt op als verwerker binnen het kader dat de GDPR voorziet.

Uw software voor kandidaatopvolging is een tweede verwerker. Het nalevingsdossier van Leexi beschrijft zijn eigen verwerkingsketen in detail.

In het geval van Leexi levert OpenAI het taalmodel en voert Leexi het uit via Azure France, in een gesloten circuit.

Hebt u een verwerkersovereenkomst met de leverancier nodig?

Ja, wanneer de leverancier optreedt als verwerker.

Artikel 28 van de GDPR bepaalt dat „de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling […] die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven” (lid 3).

Gebruikt de AI uw sollicitatiegesprekken om haar modellen te trainen?

Dat hangt af van de leverancier.

Bij Leexi trainen de gesprekken geen enkel model, op alle accounts.

---

Hoe vraagt u een kandidaat om akkoord vóór de opname?

U kunt een eenvoudige en precieze formulering gebruiken.

Bij het begin van het gesprek

„Voordat we beginnen: ik neem het gesprek op en een AI-assistent stelt het verslag op, zodat ik naar u kan luisteren in plaats van notities te maken. Het verslag wordt gedeeld met de personen die aan de beslissing deelnemen. Uw gegevens worden twee jaar na ons laatste contact bewaard, en u kunt op elk moment vragen ze te wissen. Gaat u daarmee akkoord?”

Voor een technisch gesprek

„Zoals bij de andere kandidaten neem ik het gesprek op om met het team op uw technische antwoorden te kunnen terugkomen. Als u liever hebt dat ik met de hand notities maak, kan dat en het verandert niets aan uw kandidatuur.”

Voor een eindgesprek

„Het gesprek wordt opgenomen en het verslag gaat naar het wervingscomité. U kunt me een kopie vragen van wat u betreft. Is dat goed voor u?”

---

Welke fouten moet u vermijden?

1. De vraag zo stellen dat weigeren ongemakkelijk is

„U hebt daar toch geen bezwaar tegen?” laat niet echt een keuze.

2. De bewaartermijn niet aankondigen

De CNIL maakt er een voorwaarde van voor het bewaren van het dossier, geen facultatieve informatie.

3. Het evaluatierooster breed laten circuleren

Het is een beoordeling van een persoon; het blijft beperkt tot de deelnemers aan de beslissing.

4. Een verslagsjabloon gebruiken dat voor een ander gebruik is ontworpen

Een slecht gekozen sjabloon voegt secties toe die er niets mee te maken hebben en schrijft aan de recruiter acties toe die aan de kandidaat toekomen.

5. De gesprekken van niet-weerhouden kandidaten onbeperkt bewaren

Twee jaar na het laatste contact, tenzij er een formeel akkoord is voor een langere termijn.

6. Niet controleren of de assistent wel aanwezig is

Een assistent die uit de vergadering is uitgesloten, produceert geen verslag, en het gesprek is verloren.

---

Hoe neemt u een sollicitatiegesprek op met Leexi?

Zodra het GDPR-kader is vastgelegd, komt het gebruik van het hulpmiddel neer op enkele stappen.

1. Deelnemen aan het gesprek

Leexi kan vanuit uw agenda deelnemen aan uw videogesprekken. Voor een gesprek in persoon kan de opname worden gestart vanuit de mobiele app, en gelden de regels voor vergaderingen op locatie.

2. Het verslag aanpassen aan het type gesprek

Het formaat kan worden ingesteld naargelang het om een eerste gesprek, een technisch gesprek of een eindgesprek gaat.

3. Het evaluatierooster maken

Het rooster bevat met name de sterke punten, de punten om uit te diepen en de aandachtspunten. De volledige werking staat beschreven op de pagina AI-notities voor werving.

4. De toestemming verzamelen

De toestemming kan worden geregistreerd met een tijdstempel, en de instellingen kunnen per team en per land worden aangepast.

5. De gegevens controleren

Leexi vermeldt met name hosting in de regio Parijs, een Scaleway-optie, uitvoering van het model via Azure France in een gesloten circuit, versleuteling van de gegevens tijdens overdracht en opslag, en geen training op uw gesprekken.

---

Welke moeilijkheden ondervinden gebruikers werkelijk?

De juridische vragen zijn niet de enige moeilijkheden in de praktijk.

Van 1.141 supporttickets ontvangen tussen januari en juni 2026 gaan er 4 over het opnemen van sollicitatiegesprekken. De redenen betreffen met name het verslagsjabloon dat niet oplevert wat de recruiter verwacht, informatie die aan de kandidaat is gegeven maar niet in het verslag staat, en een assistent die uit de vergadering is uitgesloten.

Geen van deze tickets vraagt of opnemen toegelaten is.

Dat geeft een andere lezing van het probleem:

de vraag is niet alleen „mag ik opnemen?”

U moet ook weten:

welk sjabloon wordt toegepast → wat in het rooster staat → wie het ontvangt → hoe lang het wordt bewaard.

---

Een sollicitatiegesprek opnemen: wat u moet onthouden

Controleer deze zes punten voordat u een gesprek opneemt:

• Akkoord: heeft de kandidaat ja gezegd, zonder dat weigeren hem iets kost?
• Aangekondigde termijn: weet hij hoe lang zijn gegevens worden bewaard?
• Rechtsgrond: is toestemming wel degelijk de gekozen grondslag?
• Bewaring: wordt de audio gewist zodra het rooster is ingevuld?
• Toegang: wie ontvangt het evaluatierooster?
• Verwerkers: weet u wie de gegevens verwerkt, uw opvolgingssoftware inbegrepen?

Als er een AI bij betrokken is, voegt u een zevende punt toe:

weet de kandidaat dat een AI-systeem de opname verwerkt om het verslag op te stellen?

Veelgestelde vragen

Is het legaal een sollicitatiegesprek op te nemen?

Ja, met het akkoord van de kandidaat, verkregen vóór de opname, en op voorwaarde dat u hem informeert over de bewaartermijn van zijn gegevens.

Hoe lang mag u het gesprek van een kandidaat bewaren?

De CNIL hanteert twee jaar na het laatste contact met de recruiter, tenzij de kandidaat formeel akkoord gaat met een langere termijn.

Kan een kandidaat een kopie van zijn verslag vragen?

Ja, op grond van het recht van inzage dat de GDPR voorziet. Dat kan het verslag en het evaluatierooster over hem omvatten.

Kan een kandidaat de opname weigeren?

Ja, en die weigering mag geen enkel gevolg hebben voor zijn kandidatuur.

Kan een kandidaat vragen om zijn gesprek te wissen?

Ja, onder de voorwaarden van het recht op wissing van de GDPR.

Kan de gegenereerde samenvatting als basis dienen voor de beslissing?

Ze dient als hulpmiddel. Ze wordt nagelezen en gecorrigeerd voordat ze aan de beslissers wordt doorgegeven.

Kunt u kandidaten vergelijken op basis van de verslagen?

Ja, op voorwaarde dat alle gesprekken dezelfde structuur volgen, wat een gemeenschappelijk verslagsjabloon mogelijk maakt.

---

Samengevat

Een sollicitatiegesprek opnemen is mogelijk.

Maar de juiste reflex is niet alleen vragen:

„Mag ik opnemen?”

U moet eerder de hele keten controleren, tot aan het rooster dat zal dienen om te beslissen:

akkoord vragen → de termijn aankondigen → opnemen → transcriberen → het rooster maken → de toegang beperken → wissen.

Het is die volledige keten die door uw gegevensbeschermingsbeleid moet worden omkaderd.

Verdienen uw sollicitatiegesprekken een gestructureerd verslag? Test Leexi bij uw volgende sollicitatiegesprek

Bronnen

Teksten opgezocht in primaire bronnen op 22 augustus 2026.

• GDPR, artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 en 32
• Frans Strafwetboek (Code pénal), artikel 226-1
• CNIL, Werving en bewaring van het kandidaatsdossier
• CNIL, Meeluisteren en opnemen van gesprekken op de werkplek
• Europese AI-verordening, artikel 50

Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Ze vormt geen juridisch advies.