Opnemen sollicitatiegesprek: welke GDPR-regels?

Neemt u uw sollicitatiegesprekken op om een verslag en een evaluatierooster te krijgen? Dat kan, maar een kandidaat is noch uw werknemer noch uw klant: hij solliciteert, en weigeren kan hem duur lijken.

Het is dat onevenwicht dat bepaalt hoe u om zijn akkoord vraagt, en hoe lang u zijn gegevens bewaart.

Mag een sollicitatiegesprek worden opgenomen?

Ja, maar een weigering mag de kandidaat niets kosten.

Een opgenomen gesprek bevat het parcours van de kandidaat, zijn motivatie, zijn situatie, soms elementen die hij niet van plan was te delen. Het vormt dus een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de GDPR.

U moet met name:

• de kandidaat om akkoord vragen vóór de opname;
• hem informeren over de bewaartermijn;
• uw rechtsgrond bepalen;
• het doel van de opname vastleggen;
• de toegang tot het evaluatierooster beperken;
• hem in staat stellen zijn rechten uit te oefenen.

Opnemen zonder dat de aanwezigen het weten valt bovendien onder het Franse Strafwetboek, dat „met een jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete bestraft wie, met welk middel ook, opzettelijk de intimiteit van het privéleven van anderen aantast: 1° door zonder toestemming van de spreker privé of vertrouwelijk uitgesproken woorden op te vangen, op te nemen of door te geven” (artikel 226-1).

Wie sollicitatiegesprekken opneemt, zegt het zelf: een wervingsbureau dat „sollicitatiegesprekken via video afneemt” en „kandidaatsdossiers genereert via notities tijdens het gesprek” (april 2026), een commercieel directrice die het „de afgelopen dagen bij twee of drie interviews als souffleur heeft gebruikt” (januari), een opleidster die elke kandidaat dertig uur fysiek begeleidt (maart), een HR-consultant tijdens „auditperiodes, de hele dag” (maart). Werving is een van de meest besproken onderwerpen vóór de aankoop: 837 demonstraties gaan er in die periode op in.

Is een opgenomen sollicitatiegesprek een persoonsgegeven?

Ja, en op een bijzonder dichte manier.

De GDPR definieert een persoonsgegeven als „alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon” (artikel 4, punt 1).

Een sollicitatiegesprek gaat over een persoon met naam, over zijn parcours en over zijn competenties.

Ook het transcript, het verslag en het evaluatierooster vallen eronder.

Waarom vraagt werving meer voorzichtigheid?

Omdat de opgenomen persoon om iets vraagt.

Hij is niet in de positie om de voorwaarden van het gesprek te onderhandelen, en een weigering van de opname kan hem nadelig lijken, zelfs wanneer ze dat niet is. Het gemeenschappelijke kader staat beschreven op de pagina een professionele vergadering opnemen.

U voert bovendien verschillende opeenvolgende verwerkingen uit:

opnemen → transcriberen → het verslag opstellen → het rooster maken → doorgeven aan het comité.

Een bureau vatte de rolverdeling zo samen: „ik werf, zij nemen aan”. Het verslag gaat dus van de ene organisatie naar de andere, en de vraag wie het ontvangt, stelt zich al bij het gesprek.

Welke gegevens worden opgenomen?

Afhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:

• de audio van het gesprek;
• het transcript;
• de naam van de sprekers;
• de datum van het gesprek;
• het verslag;
• de sterke punten en de punten om uit te diepen;
• het evaluatierooster.

Het rooster is een beoordeling van een persoon: het verdient dezelfde zorg als de rest. Wanneer het naar software voor kandidaatopvolging gaat, Boond of RecruitCRM, ontstaat daar een tweede kopie.

---

Moet u de kandidaat waarschuwen vóór u het gesprek opneemt?

Ja.

De informatie moet worden gegeven vóór of op het moment dat de gegevens worden verzameld. De tekst vereist dat ze wordt verstrekt „bij de verkrijging van de persoonsgegevens” (GDPR, artikel 13, lid 1).

Bij een sollicitatiegesprek volstaat informeren niet: u vraagt ook zijn akkoord.

Deze informatie is een ingeburgerde praktijk bij recruiters, en ze willen er een spoor van bewaren. Een recruiter schreef op 19 januari: „tijdens de gesprekken moet ik de kandidaten informatie geven, maar die wordt zelden overgenomen in de verslagen. Hoe kan ik dat veranderen?”. Wat bij het begin aan de kandidaat wordt gezegd, maakt deel uit van het verslag, en het verslagsjabloon kan zo worden ingesteld dat het dit overneemt.

Wanneer moet u hem waarschuwen?

Voordat u de opname start.

In de praktijk kunt u het aankondigen in de uitnodiging en daarna de vraag stellen bij het begin. Bij een videogesprek ontvangt de uitgenodigde kandidaat vóór het gesprek een e-mail, verschijnt de assistent onder zijn naam en krijgt de toestemming een tijdstempel bij de start.

De uitnodiging bereidt voor. Alleen de mondelinge vraag stelt de kandidaat in staat te weigeren.

Wat moet u hem zeggen?

De CNIL geeft aan dat de betrokkenen „met name geïnformeerd moeten worden: over het bestaan van het systeem; over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke; over de nagestreefde doeleinden”.

U moet dus eenvoudig kunnen uitleggen:

wie opneemt → waarom → wie het verslag zal zien → hoe lang de gegevens worden bewaard.

Moet u de bewaartermijn aankondigen?

Ja, en dat is een vereiste die eigen is aan werving.

De CNIL geeft aan dat het dossier „2 jaar na uw laatste contact met de recruiter bewaard mag worden, of langer als u uw formele akkoord hebt gegeven”, en dat een recruiter de gegevens enkel mag bewaren „op voorwaarde dat hij u daarover informeert en uw akkoord heeft verkregen”.

Moet u vermelden dat een AI het verslag opstelt?

Ja.

De audio-opname en de verwerking die de AI daarna uitvoert, zijn twee handelingen die u best onderscheidt.

De Europese AI-verordening bepaalt dat „aanbieders ervoor zorgen dat AI-systemen die voor directe interactie met natuurlijke personen zijn bedoeld, zodanig worden ontworpen en ontwikkeld dat de betrokken natuurlijke personen worden geïnformeerd dat zij interageren met een AI-systeem” (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich tot de aanbieder van het systeem; uw informatieplicht komt uit de GDPR en de doctrine van de CNIL.

Bij een sollicitatiegesprek telt deze informatie dubbel: de kandidaat wil misschien weten dat een automatische samenvatting de beslissing zal ondersteunen.

U kunt bijvoorbeeld aankondigen:

„Het gesprek wordt opgenomen en een AI-assistent stelt automatisch het verslag op.”

Wat als een tweede beoordelaar zich bij het gesprek aansluit?

U informeert hem bij zijn aankomst, zoals de kandidaat werd geïnformeerd.

En slechts één toestel neemt op. Een fysiek gesprek met twee computers die in dezelfde ruimte met hetzelfde videogesprek verbonden waren, eindigde met een onbeschikbare video (17 april). De tweede beoordelaar gaat zitten, hij logt niet in.

---

Welke rechtsgrond gebruikt u om een sollicitatiegesprek op te nemen?

De toestemming van de kandidaat is de meest geschikte grondslag.

Het gerechtvaardigd belang is hier fragieler, omdat de betrokkene niet tot de organisatie behoort.

Waarom toestemming?

Omdat de kandidaat niet in een arbeidsrelatie met u staat.

Toestemming wordt gedefinieerd als „elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling” aanvaardt (GDPR, artikel 4, punt 11).

De moeilijkheid zit in het woord „vrij”: een kandidaat die vreest zijn kandidatuur in gevaar te brengen, weigert niet gemakkelijk. De CNIL beschrijft dit onevenwicht voor werknemers, in haar referentiekader voor personeelsbeheer: „Werknemers zijn slechts zeer zelden in staat hun toestemming vrij te geven, te weigeren of in te trekken, gezien de afhankelijkheid die voortvloeit uit de relatie tussen werkgever en werknemer.” Een kandidaat die solliciteert, kan zich in een vergelijkbare situatie bevinden. De manier waarop u de vraag stelt, telt dus evenveel als de vraag zelf.

Hoe bewijst u die toestemming?

De verwerkingsverantwoordelijke moet „kunnen aantonen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven” (GDPR, artikel 7, lid 1).

Een toestemming met tijdstempel bij het starten van het gesprek maakt het met name mogelijk dat bewijs te bewaren.

Kan de kandidaat zijn akkoord intrekken?

Ja.

De GDPR bepaalt dat „het intrekken van de toestemming even eenvoudig is als het geven ervan” (artikel 7, lid 3).

Mag u een kandidaat afwijzen die de opname weigert?

Nee.

Een weigering van de opname zegt niets over de kandidatuur. Ze als signaal behandelen zou de toestemming bovendien niet vrij maken. Houd bij een interne uitrol ook rekening met de tijd voor de raadpleging van de werknemersvertegenwoordigers: een verantwoordelijke legde uit dat hij „nog altijd geblokkeerd wordt door de ondernemingsraad (CSE)” (januari).

---

Hoe lang bewaart u de opname van een sollicitatiegesprek?

Zo lang als nodig voor het nagestreefde doel, en niet langer.

De GDPR vereist dat gegevens worden „bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is” (artikel 5, lid 1, onder e). Werving heeft bovendien een eigen richtpunt.

Hoe lang bewaart u het kandidaatsdossier?

Twee jaar na het laatste contact. De CNIL geeft aan dat het dossier „2 jaar na uw laatste contact met de recruiter bewaard mag worden, of langer als u uw formele akkoord hebt gegeven”.

Het startpunt is het laatste contact, niet de datum van het gesprek.

Moet u de audio even lang bewaren als het rooster?

Niets verplicht dat.

Zodra het verslag is nagelezen en het rooster is ingevuld, heeft de oorspronkelijke opname mogelijk niet meer dezelfde waarde.

Voor opnames van gesprekken op het werk hanteert de CNIL een maximale termijn van zes maanden, en tot een jaar voor analysedocumenten.

Wat met de gesprekken van niet-weerhouden kandidaten?

Ze volgen dezelfde regel als het dossier, met een aparte archivering.

Het referentiekader voor bewaartermijnen in human resources dat de CNIL op 2 april 2026 publiceerde, onderscheidt twee termijnen. In de actieve databank worden de gegevens van een niet-weerhouden kandidaat die in een cv-databank zijn opgenomen, bewaard „tot 2 jaar vanaf het laatste contact met de niet-weerhouden kandidaat”, met zijn akkoord of tenzij hij bezwaar maakt. In de tussentijdse archivering worden ze bewaard „voor bewijsdoeleinden, voor eventuele vorderingen wegens discriminatie: 5 jaar vanaf de datum waarop de functie werd ingevuld”, op grond van artikel L. 1134-5 van het Franse Arbeidswetboek, dat het referentiekader als verplichting aanmerkt. Voor de weerhouden kandidaat is de termijn in de actieve databank „de duur van de wervingsprocedure tot het resultaat van de sollicitatie”, waarna zijn gegevens naar het personeelsbeheer gaan.

Wat dat voor u betekent: de audio en het verslag van een gesprek met een niet-weerhouden kandidaat worden niet gewist bij de beslissing. Ze gaan vijf jaar naar een beperkte archivering, alleen toegankelijk voor gemachtigde personen, vóór ze worden gewist.

Volstaat de standaardbewaring van het hulpmiddel?

Nee, niet op zichzelf.

Bij Leexi is de standaardbewaring in de verwerkersovereenkomst vastgelegd op maximaal twee jaar, in te korten in de instellingen (artikel 9.1). De vijf jaar tussentijdse archivering uit het referentiekader van de CNIL overschrijden die termijn. Voor een niet-weerhouden kandidaat worden het verslag en het rooster dus vóór de vervaldatum geëxporteerd naar uw beperkte archivering, of wordt de bewaring op verzoek verlengd. Geen enkele recruiter heeft dit al gevraagd: het is een instelling die nog niet gebeurt.

Een doeltreffend beleid moet voorzien in:

gesprek → verslag → beslissing → wissing van de audio → beperkte archivering → vervaldatum.

---

Wie mag het verslag van een sollicitatiegesprek raadplegen?

Alleen de personen die aan de beslissing deelnemen.

De recruiter, de betrokken manager en het wervingscomité. Niet het hele team, en ook niet de toekomstige collega's van de kandidaat.

Recruiter, manager, human resources

Ieder zijn eigen niveau, ingesteld per team.

De behoefte aan uitzonderlijke toegang bestaat. Een verantwoordelijke schreef op 3 maart: „ik heb om dringende HR-redenen toegang nodig tot het volgende gesprek”. Een noodtoegang wordt in de regels voorzien, met de persoon die gemachtigd is om ze toe te kennen, in plaats van geïmproviseerd te worden.

De gevoeligheid van deze gesprekken wordt door de klanten zelf verwoord. Op 8 april kon een klant in zijn analyses de globale gegevens niet scheiden van de „gevoelige persoonlijke gesprekken, zoals de individuele gesprekken over verloning”. Een sollicitatiegesprek behoort tot die categorie.

Wie mag de audio, het transcript en het rooster raadplegen?

De drie bestanden beantwoorden niet noodzakelijk aan dezelfde behoefte.

U kunt bijvoorbeeld:

• het rooster delen met het wervingscomité;
• de toegang tot het transcript beperken;
• de audio bewaren voor werkelijk gerechtvaardigde behoeften.

De software voor kandidaatopvolging

Volgens zijn eigen rechten.

Het rooster dat naar Boond of RecruitCRM wordt gestuurd, erft de rechten van het kandidaatsdossier. Een HR-rapport dat het verkeerde sjabloon krijgt, komt er ook in terecht: een klant meldde op 10 april dat „het COPIL-script verschijnt terwijl het niet aan het HR-rapport gekoppeld mag worden”. Het verslagsjabloon bepaalt wat in het dossier van de kandidaat terechtkomt.

Moeten de gegevens versleuteld worden?

De beveiliging moet afgestemd zijn op het risico.

De GDPR vereist „passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten: a) de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens” (artikel 32, lid 1).

---

Wat zijn de rechten van de kandidaat?

De opgenomen personen beschikken over de rechten die de GDPR voorziet. Werving voegt daar niets eigens aan toe, en de verzoeken tot wissing die Leexi in die periode ontving, betroffen andere vergaderingen.

Kan hij toegang tot zijn gegevens vragen?

Ja.

De kandidaat heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens” (GDPR, artikel 15, lid 1). Dat kan de audio, het transcript, het verslag en het evaluatierooster betreffen.

Kan hij een rectificatie vragen?

Ja.

De betrokkene heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 16).

Dat is bijzonder belangrijk bij een automatisch transcript.

Een AI kan verkeerd transcriberen:

• een eigennaam;
• een diploma;
• een datum;
• een technisch antwoord;
• de identiteit van de persoon die sprak.

Kan hij wissing vragen?

Ja, onder de voorwaarden die de GDPR voorziet.

De betrokkene heeft „het recht van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 17, lid 1).

De CNIL beveelt bovendien aan de kandidaat op het moment van het gesprek over dit recht te informeren.

Kan hij bezwaar maken tegen de opname?

Ja, en bij een sollicitatiegesprek neemt dat de vorm aan van een weigering, vóór of tijdens het gesprek.

De betrokkene heeft „te allen tijde het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) of f)” (GDPR, artikel 21, lid 1).

U stopt dan de opname en maakt notities.

Binnen welke termijn moet u antwoorden?

In principe binnen een maand. De verwerkingsverantwoordelijke antwoordt „onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek” (GDPR, artikel 12, lid 3).

---

Welke verplichtingen gelden wanneer de AI de notities maakt?

De AI voegt een verwerking toe aan de eenvoudige opname.

De werking kan als volgt worden samengevat:

audio → transcript → analyse → verslag → evaluatierooster.

Wat doet de AI concreet?

Ze kan:

• het gesprek transcriberen;
• de sprekers identificeren;
• de sterke punten noteren;
• de punten om uit te diepen noteren;
• een verslag opstellen;
• een evaluatierooster invullen.

Mag de beslissing op deze samenvatting berusten?

De samenvatting is een hulpmiddel, geen beslissing.

Ze wordt nagelezen en gecorrigeerd voordat ze aan de beslissers wordt doorgegeven.

Twee gevallen tonen waarom. Op 16 april stelde een recruiter vast dat een vermelding „in elk verslag staat, zelfs wanneer ik het niet met de kandidaat bespreek”, en vroeg hij hoe hij ze alleen kon laten verschijnen wanneer ze werd uitgesproken. Op 3 juni bevatte een transcript van een opleidingsvergadering over werving „een onverklaarbare reeks getallen”, toegeschreven aan meerdere sprekers en nooit uitgesproken. Een gespreksverslag dat een zin bevat die de kandidaat niet heeft gezegd, is een onjuist gegeven, en het kan op een beslissing wegen.

Welk verslagsjabloon gebruikt u?

Dat van het sollicitatiegesprek, en u controleert het vóór de eerste kandidaat.

Een recruiter vond het sjabloon niet terug dat hij had aangemaakt in de categorie „sollicitatiegesprek, HR” (2 januari). Een ander zag een stuurgroepsjabloon toegepast worden op een HR-rapport (10 april). Het sjabloon bepaalt de secties van het verslag, en dus wat u over de kandidaat bewaart.

Waar worden de gegevens opgeslagen?

Dat is een van de eerste vragen die u uw leverancier moet stellen.

Bij Leexi blijven opnames, transcripten en verslagen in de regio Parijs, op AWS. Boven een bepaald aantal licenties kan hosting bij Scaleway worden gekozen. De tien subverwerkers van Leexi worden bij naam genoemd in artikel 6.1 van zijn verwerkersovereenkomst, met hun rol en hun hostingzone.

Wie verwerkt de gegevens?

De leverancier van het hulpmiddel treedt op als verwerker binnen het kader dat de GDPR voorziet.

Uw software voor kandidaatopvolging is een tweede verwerker. Het nalevingsdossier van Leexi beschrijft zijn eigen verwerkingsketen in detail.

In het geval van Leexi levert OpenAI het taalmodel en voert Leexi het uit via Azure France, in een gesloten circuit.

Hebt u een verwerkersovereenkomst met de leverancier nodig?

Ja, wanneer de leverancier optreedt als verwerker.

Artikel 28 van de GDPR bepaalt dat „de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling […] die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven” (lid 3).

De verwerkersovereenkomst van Leexi is openbaar, in versie 2.0 sinds 6 juli 2026 (Nederlandse versie, toegelicht op de pagina DPA en AI-notitietool). Ze legt de standaardbewaring vast op maximaal twee jaar, in te korten op verzoek of in de instellingen (artikel 9.1), de teruggave of wissing van alle gegevens aan het einde van het contract (artikel 11.2), en de melding van een datalek binnen 24 uur (artikel 5.4).

Gebruikt de AI uw sollicitatiegesprekken om haar modellen te trainen?

Dat hangt af van de leverancier.

Bij Leexi trainen de gesprekken geen enkel model, op alle accounts. Die toezegging staat in het privacybeleid en in de FAQ naleving, en wordt toegelicht op de pagina geen AI-training op uw vergaderingen.

---

Hoe vraagt u een kandidaat om akkoord vóór de opname?

U kunt een eenvoudige en precieze formulering gebruiken. Wat u bij het begin zegt, komt in het transcript terecht, en het verslagsjabloon kan het overnemen in een aparte sectie.

Bij het begin van het gesprek

„Voordat we beginnen: ik neem het gesprek op en een AI-assistent stelt het verslag op, zodat ik naar u kan luisteren in plaats van notities te maken. Het verslag wordt gedeeld met de personen die aan de beslissing deelnemen. Uw gegevens worden twee jaar na ons laatste contact bewaard, en u kunt op elk moment vragen ze te wissen. Gaat u daarmee akkoord?”

Voor een technisch gesprek

„Zoals bij de andere kandidaten neem ik het gesprek op om met het team op uw technische antwoorden te kunnen terugkomen. Als u liever hebt dat ik met de hand notities maak, kan dat en het verandert niets aan uw kandidatuur.”

Voor een eindgesprek

„Het gesprek wordt opgenomen en het verslag gaat naar het wervingscomité. U kunt me een kopie vragen van wat u betreft. Is dat goed voor u?”

---

Welke fouten moet u vermijden?

1. De vraag zo stellen dat weigeren ongemakkelijk is

„U hebt daar toch geen bezwaar tegen?” laat niet echt een keuze.

2. De bewaartermijn niet aankondigen

De CNIL maakt er een voorwaarde van voor het bewaren van het dossier, geen facultatieve informatie.

3. Het evaluatierooster breed laten circuleren

Het is een beoordeling van een persoon; het blijft beperkt tot de deelnemers aan de beslissing.

4. Een verslagsjabloon gebruiken dat voor een ander gebruik is ontworpen

Een stuurgroepsjabloon in een HR-rapport (10 april). Het voegt secties toe die er niets mee te maken hebben en schrijft aan de recruiter acties toe die aan de kandidaat toekomen.

5. Het sjabloon een vermelding laten toevoegen die de kandidaat niet heeft gezegd

Een vermelding die in elk verslag terugkomt, zelfs wanneer de recruiter ze niet heeft besproken (16 april). U verwijdert ze uit het sjabloon vóór het volgende gesprek.

6. De informatie aan de kandidaat verliezen

De informatie die bij het begin wordt gegeven, wordt „zelden overgenomen in de verslagen” (19 januari). Het is uw bewijs dat de kandidaat werd geïnformeerd, en het wordt samen met het rooster bewaard.

7. Een fysiek gesprek opnemen met twee computers in hetzelfde videogesprek

Onbeschikbare video (17 april). Een gesprek in een zaal wordt vanaf één toestel opgenomen, en de regels voor opnames op locatie zijn van toepassing.

---

Hoe neemt u een sollicitatiegesprek op met Leexi?

Zodra het GDPR-kader is vastgelegd, komt het gebruik van het hulpmiddel neer op enkele stappen.

1. Deelnemen aan het gesprek

Leexi kan vanuit uw agenda deelnemen aan uw videogesprekken, en een telefonisch preselectiegesprek volgt de regels voor het opnemen van een telefoongesprek. Voor een gesprek in persoon kan de opname worden gestart vanuit de mobiele app, en gelden de regels voor vergaderingen op locatie.

2. Het verslag aanpassen aan het type gesprek

Het formaat kan worden ingesteld naargelang het om een eerste gesprek, een technisch gesprek of een eindgesprek gaat, met een sectie voor de informatie die aan de kandidaat is gegeven.

3. Het evaluatierooster maken

Het rooster bevat met name de sterke punten, de punten om uit te diepen en de aandachtspunten. De volledige werking staat beschreven op de pagina AI-notities voor werving.

4. De toestemming verzamelen

De toestemming kan worden geregistreerd met een tijdstempel, en de instellingen kunnen per team en per land worden aangepast.

5. Naar de software voor kandidaatopvolging sturen

Het verslag en het rooster kunnen in het dossier van de kandidaat in Boond of RecruitCRM terechtkomen, of naar een ander hulpmiddel worden geëxporteerd.

6. De gegevens controleren

Leexi vermeldt met name hosting in de regio Parijs, een Scaleway-optie, uitvoering van het model via Azure France in een gesloten circuit, versleuteling van de gegevens tijdens overdracht en opslag, en geen training op uw gesprekken. De bewaartermijn wordt ingesteld in de instellingen, en het gesprek wordt vóór de vervaldatum geëxporteerd als uw archivering dat vereist.

---

Welke moeilijkheden ondervinden gebruikers werkelijk?

De juridische vragen zijn niet de enige moeilijkheden in de praktijk.

Van 1.141 verzoeken ontvangen door de support van Leexi tussen januari en juni 2026 gaan er 4 over het opnemen van sollicitatiegesprekken. De redenen betreffen het verslagsjabloon dat niet oplevert wat de recruiter verwacht, informatie die aan de kandidaat is gegeven maar niet in het verslag staat, een noodtoegang gevraagd om een HR-reden, en een assistent die uit de vergadering is uitgesloten.

Geen enkel verzoek vraagt of opnemen toegelaten is. Het onderwerp komt nochtans in 837 demonstraties in die periode aan bod.

Dat geeft een andere lezing van het probleem:

de vraag is niet alleen „mag ik opnemen?”

U moet ook weten:

welk sjabloon wordt toegepast → wat in het rooster staat → wie het ontvangt → hoe lang het wordt bewaard.

---

Een sollicitatiegesprek opnemen: wat u moet onthouden

Controleer deze zes punten voordat u een gesprek opneemt:

• Akkoord: heeft de kandidaat ja gezegd, zonder dat weigeren hem iets kost?
• Aangekondigde termijn: weet hij hoe lang zijn gegevens worden bewaard?
• Rechtsgrond: is toestemming wel degelijk de gekozen grondslag?
• Bewaring: wordt de audio gewist zodra het rooster is ingevuld, en is de archivering van vijf jaar voorzien voor niet-weerhouden kandidaten?
• Toegang: wie ontvangt het evaluatierooster?
• Verwerkers: weet u wie de gegevens verwerkt, uw opvolgingssoftware inbegrepen?

Als er een AI bij betrokken is, voegt u een zevende punt toe:

weet de kandidaat dat een AI-systeem de opname verwerkt om het verslag op te stellen?

Veelgestelde vragen

Mag u een kandidaat afwijzen die de opname weigert?

Nee. Een weigering zegt niets over de kandidatuur, en ze als signaal behandelen zou de toestemming niet vrij maken in de zin van artikel 4, punt 11 van de GDPR. Voorzie notities met de hand als aangekondigd alternatief, en zeg de kandidaat dat deze keuze niets aan zijn kandidatuur verandert.

Wat zegt u de kandidaat voordat u de opname start?

Wie opneemt, waarom, wie het verslag zal zien, hoe lang de gegevens worden bewaard, en dat een AI de samenvatting opstelt. De CNIL maakt van de informatie over de termijn een voorwaarde voor het bewaren van het dossier. De opname bevat daarna die aankondiging, en het verslagsjabloon kan ze overnemen in een aparte sectie.

Hoe lang bewaart u het gesprek van een niet-weerhouden kandidaat?

Twee jaar vanaf het laatste contact in de actieve databank als het in een cv-databank is opgenomen, daarna vijf jaar „vanaf de datum waarop de functie werd ingevuld” in tussentijdse archivering, voor bewijsdoeleinden bij een vordering wegens discriminatie (referentiekader van de CNIL van 2 april 2026, artikel L. 1134-5 van het Franse Arbeidswetboek). De standaardbewaring van twee jaar van het hulpmiddel dekt die archivering niet op zichzelf: exporteer of verleng.

Mag het door de AI gegenereerde evaluatierooster de basis vormen voor de beslissing?

Het dient als hulpmiddel, het wordt nagelezen en gecorrigeerd voordat het aan de beslissers wordt doorgegeven. Een verslagsjabloon kan een vermelding toevoegen die de kandidaat niet heeft gezegd, en een transcript kan uitspraken aan de verkeerde persoon toeschrijven: dat zijn onjuiste gegevens in de zin van artikel 16, en ze zouden op een beslissing wegen.

Wie mag het verslag van een sollicitatiegesprek raadplegen?

Alleen de personen die aan de beslissing deelnemen: recruiter, betrokken manager, wervingscomité. Het rooster dat naar software voor kandidaatopvolging wordt gestuurd, erft de rechten van het dossier. Een noodtoegang wordt in de regels voorzien, met de persoon die gemachtigd is om ze toe te kennen, in plaats van geïmproviseerd te worden.

Kan een kandidaat een kopie van zijn gesprek krijgen?

Ja, op grond van het recht van inzage (GDPR, artikel 15), dat de audio, het transcript, het verslag en het evaluatierooster over hem kan omvatten. U antwoordt binnen een maand (artikel 12, lid 3). De CNIL beveelt aan de kandidaat op het moment van het gesprek over dit recht te informeren.

Volgt een fysiek sollicitatiegesprek dezelfde regels?

Ja, met een praktisch verschil: er is geen assistent zichtbaar, het akkoord wordt mondeling gevraagd, slechts één toestel neemt op, en de tweede beoordelaar gaat zitten zonder in te loggen. Een telefonisch preselectiegesprek valt onder de regels die eigen zijn aan telefoongesprekken. De details staan op de pagina's opnemen op locatie en een telefoongesprek opnemen.

---

Samengevat

Een sollicitatiegesprek opnemen is mogelijk.

Maar de juiste reflex is niet alleen vragen:

„Mag ik opnemen?”

U moet eerder de hele keten controleren, tot aan het rooster dat zal dienen om te beslissen:

akkoord vragen → de termijn aankondigen → opnemen → transcriberen → het rooster maken → de toegang beperken → archiveren → wissen.

Het is die volledige keten die door uw gegevensbeschermingsbeleid moet worden omkaderd.

Verdienen uw sollicitatiegesprekken een gestructureerd verslag? Test Leexi bij uw volgende sollicitatiegesprek

Bronnen

Teksten opgezocht in primaire bronnen op 22 augustus 2026.

• GDPR, artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 en 32
• Frans Strafwetboek (Code pénal), artikel 226-1
• CNIL, Werving en bewaring van het kandidaatsdossier
• CNIL, Meeluisteren en opnemen van gesprekken op de werkplek
• Europese AI-verordening, artikel 50
• Leexi, Verwerkersovereenkomst, versie 2.0 van kracht sinds 6 juli 2026
• CNIL, Referentiekader voor de verwerking van persoonsgegevens voor personeelsbeheer, aangenomen op 21 november 2019, gewijzigd op 23 mei 2022 (opgezocht op 2 september 2026)
• CNIL, Referentiekader voor de bewaartermijnen van persoonsgegevens, human resources management, 2 april 2026 (opgezocht op 2 september 2026)

Gebruiksgegevens: klantverzoeken en commerciële gesprekken van Leexi, januari tot juni 2026, geanonimiseerd.

Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Ze vormt geen juridisch advies.

Probeer Leexi gratis