Registrare un colloquio di lavoro: quali regole GDPR?

Registri i tuoi colloqui per ottenere un resoconto e una griglia di valutazione? È possibile, ma un candidato non è né un tuo dipendente né un tuo cliente: si sta candidando, e un rifiuto può sembrargli costoso.

È questo squilibrio che determina il modo di chiedere il suo accordo, e la durata per cui conservi i suoi dati.

Si può registrare un colloquio di lavoro?

Sì, ma un rifiuto del candidato non deve costargli nulla.

Un colloquio registrato contiene il percorso del candidato, le sue motivazioni, la sua situazione, a volte elementi che non aveva previsto di rivelare. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.

Devi in particolare:

• chiedere l'accordo del candidato prima della registrazione;
• informarlo della durata di conservazione;
• determinare la tua base giuridica;
• definire la finalità della registrazione;
• limitare l'accesso alla griglia di valutazione;
• permettergli di esercitare i suoi diritti.

Registrare all'insaputa delle persone presenti rientra inoltre nel Codice penale francese, che punisce «con un anno di reclusione e 45.000 euro di ammenda il fatto di violare volontariamente, con qualsiasi mezzo, l'intimità della vita privata altrui: 1° captando, registrando o trasmettendo, senza il consenso del loro autore, parole pronunciate a titolo privato o confidenziale» (articolo 226-1).

Chi registra i colloqui lo racconta in prima persona: una società di selezione che «fa colloqui di lavoro in videoconferenza» e «genera i fascicoli di candidatura grazie alla presa di appunti durante il colloquio» (aprile 2026), una direttrice commerciale che l'ha «usato durante le interviste, due o tre negli ultimi giorni, come gobbo» (gennaio), una formatrice che segue ogni candidato per trenta ore in presenza (marzo), un consulente in risorse umane nei «periodi di audit, tutto il giorno» (marzo). La selezione è uno dei temi più discussi prima dell'acquisto: 837 demo ne parlano nel periodo.

Un colloquio registrato è un dato personale?

Sì, e in modo particolarmente denso.

Il GDPR definisce il dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (articolo 4, punto 1).

Un colloquio riguarda una persona con nome e cognome, il suo percorso e le sue competenze.

Anche la trascrizione, il resoconto e la griglia di valutazione sono interessati.

Perché la selezione richiede più precauzioni?

Perché la persona registrata sta chiedendo qualcosa.

Non è in posizione di negoziare le condizioni dello scambio, e un rifiuto della registrazione può sembrarle penalizzante, anche quando non lo è. Il quadro comune è descritto nella pagina registrare una riunione professionale.

Effettui inoltre più trattamenti successivi:

registrare → trascrivere → redigere il resoconto → produrre la griglia → trasmettere alla commissione.

Una società di selezione riassumeva così la divisione dei ruoli: «io seleziono, loro assumono». Il resoconto passa quindi da un'organizzazione all'altra, e la questione di chi lo riceve si pone fin dal colloquio.

Quali dati vengono registrati?

A seconda dello strumento utilizzato, puoi conservare:

• l'audio del colloquio;
• la trascrizione;
• il nome dei partecipanti;
• la data del colloquio;
• il resoconto;
• i punti di forza e i punti da approfondire;
• la griglia di valutazione.

La griglia è una valutazione espressa su una persona: merita la stessa cura del resto. Quando finisce in un software di gestione delle candidature, Boond o RecruitCRM, vi crea una seconda copia.

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Bisogna avvisare il candidato prima di registrare il colloquio?

Sì.

L'informazione deve avvenire prima o nel momento in cui i dati vengono raccolti. Il testo richiede che sia fornita «nel momento in cui i dati personali sono ottenuti» (GDPR, articolo 13, paragrafo 1).

In un colloquio, l'informazione non basta: chiedi anche il suo accordo.

Questa informazione è una prassi consolidata tra i selezionatori, e vogliono conservarne traccia. Un selezionatore scriveva il 19 gennaio: «durante i colloqui devo dare un'informativa ai candidati, ma raramente viene ripresa nei resoconti. Come posso modificarlo?». Ciò che viene detto al candidato in apertura fa parte del resoconto, e il modello di resoconto può essere impostato per riprenderlo.

Quando bisogna avvisarlo?

Prima di avviare la registrazione.

In pratica, puoi annunciarlo nel messaggio di convocazione, poi porre la domanda all'apertura. In videoconferenza, il candidato invitato riceve un'e-mail prima del colloquio, l'assistente compare con il suo nome e il consenso riceve una marca temporale all'avvio.

La convocazione prepara. Solo la domanda a voce permette al candidato di rifiutare.

Cosa bisogna dirgli?

La CNIL indica che le persone interessate «devono essere informate in particolare: dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del titolare del trattamento; delle finalità perseguite».

Devi quindi poter spiegare in modo semplice:

chi registra → perché → chi vedrà il resoconto → per quanto tempo i dati sono conservati.

Bisogna annunciare la durata di conservazione?

Sì, ed è un'esigenza propria della selezione.

La CNIL indica che il fascicolo «potrà essere conservato per 2 anni dopo il suo ultimo contatto con il selezionatore, o più a lungo se ha dato il suo accordo formale», e che è «a condizione di informarla e di aver ottenuto il suo accordo» che un selezionatore può conservare i dati.

Bisogna precisare che un'IA redige il resoconto?

Sì.

La registrazione audio e il trattamento effettuato in seguito dall'IA sono due operazioni che è utile distinguere.

Il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori garantiscono che i sistemi di IA destinati a interagire direttamente con le persone fisiche sono progettati e sviluppati in modo tale che le persone fisiche interessate siano informate del fatto di stare interagendo con un sistema di IA» (articolo 50, paragrafo 1). Questi obblighi si applicano dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore del sistema; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla dottrina della CNIL.

In un colloquio, questa informazione conta doppiamente: il candidato può voler sapere che una sintesi automatica servirà da supporto alla decisione.

Puoi ad esempio annunciare:

«Il colloquio è registrato e un assistente IA ne redige automaticamente il resoconto.»

Cosa fare se un secondo valutatore si unisce al colloquio?

Lo informi al suo arrivo, come è stato informato il candidato.

E un solo dispositivo registra. Un colloquio svolto in presenza con due computer collegati alla stessa videoconferenza nella stessa stanza si è concluso con un video non disponibile (17 aprile). Il secondo valutatore si siede, non si collega.

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Quale base giuridica usare per registrare un colloquio?

Il consenso del candidato è il fondamento più adatto.

Il legittimo interesse è più fragile qui, perché la persona interessata non appartiene all'organizzazione.

Perché il consenso?

Perché il candidato non è in un rapporto di lavoro con te.

Il consenso è definito come «qualsiasi manifestazione di volontà libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile» (GDPR, articolo 4, punto 11).

La difficoltà sta nella parola «libera»: un candidato che teme di compromettere la sua candidatura non rifiuta facilmente. La CNIL descrive questo squilibrio per i dipendenti, nel suo quadro di riferimento sulla gestione del personale: «I dipendenti sono solo molto raramente in grado di dare, rifiutare o revocare liberamente il proprio consenso, data la dipendenza che deriva dal rapporto datore di lavoro/dipendente.» Un candidato che si propone può trovarsi in una situazione paragonabile. Il modo di porre la domanda conta quindi quanto la domanda stessa.

Come provare questo consenso?

Il titolare del trattamento deve «essere in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il proprio consenso» (GDPR, articolo 7, paragrafo 1).

Un consenso con marca temporale all'avvio del colloquio permette in particolare di conservare questa prova.

Il candidato può tornare sul suo accordo?

Sì.

Il GDPR prevede che «il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato» (articolo 7, paragrafo 3).

Si può scartare un candidato che rifiuta la registrazione?

No.

Un rifiuto della registrazione non dice nulla della candidatura. Trattarlo come un segnale renderebbe inoltre il consenso non libero. Per un'implementazione interna, considera anche i tempi della consultazione dei rappresentanti del personale: un responsabile spiegava di essere «ancora bloccato dal CSE», il comitato sociale ed economico (gennaio).

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Per quanto tempo conservare la registrazione di un colloquio?

Per il tempo necessario alla finalità perseguita, e non oltre.

Il GDPR impone dati «conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati» (articolo 5, paragrafo 1, lettera e). La selezione dispone inoltre di un riferimento proprio.

Per quanto tempo conservare il fascicolo di candidatura?

Due anni dopo l'ultimo contatto. La CNIL indica che il fascicolo «potrà essere conservato per 2 anni dopo il suo ultimo contatto con il selezionatore, o più a lungo se ha dato il suo accordo formale».

Il punto di partenza è l'ultimo contatto, non la data del colloquio.

Bisogna conservare l'audio tanto a lungo quanto la griglia?

Nulla lo impone.

Una volta riletto il resoconto e compilata la griglia, la registrazione originale può non avere più la stessa utilità.

Per le registrazioni delle chiamate sul lavoro, la CNIL indica una durata massima di sei mesi, e fino a un anno per i documenti di analisi.

Cosa fare dei colloqui dei candidati non selezionati?

Seguono la stessa regola del fascicolo, con un'archiviazione separata.

Il quadro di riferimento sulle durate di conservazione nelle risorse umane pubblicato dalla CNIL il 2 aprile 2026 distingue due durate. In base attiva, i dati di un candidato non selezionato inseriti in una banca dati di CV si conservano «fino a 2 anni a decorrere dall'ultimo contatto con il candidato non selezionato», con il suo accordo o salvo sua opposizione. In archiviazione intermedia, si conservano «a fini probatori, per eventuali azioni per discriminazione: 5 anni a decorrere dalla data in cui il posto è stato coperto», sulla base dell'articolo L. 1134-5 del Codice del lavoro francese, che il quadro di riferimento classifica come obbligo. Per il candidato selezionato, la durata in base attiva è «il tempo della procedura di selezione fino all'esito della candidatura», dopodiché i suoi dati confluiscono nella gestione del personale.

Cosa significa per te: l'audio e il resoconto del colloquio di un candidato non selezionato non si cancellano al momento della decisione. Passano in un'archiviazione ad accesso limitato per cinque anni, consultabili solo dalle persone autorizzate, prima della cancellazione.

La conservazione predefinita dello strumento è sufficiente?

No, non da sola.

Presso Leexi, la conservazione predefinita è fissata dall'accordo sul trattamento dei dati a un massimo di due anni, riducibile nelle impostazioni (articolo 9.1). I cinque anni di archiviazione intermedia del quadro di riferimento della CNIL superano questa durata. Per un candidato non selezionato, il resoconto e la griglia si esportano quindi verso la tua archiviazione ad accesso limitato prima della scadenza, oppure la conservazione si prolunga su richiesta. Nessun selezionatore l'ha ancora chiesto: è un'impostazione che non si fa ancora.

Una politica efficace deve prevedere:

colloquio → resoconto → decisione → cancellazione dell'audio → archiviazione ad accesso limitato → scadenza.

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Chi può accedere al resoconto di un colloquio?

Solo le persone che partecipano alla decisione.

Il selezionatore, il manager interessato e la commissione di selezione. Non l'intero team, né i futuri colleghi del candidato.

Selezionatore, manager, risorse umane

Ognuno il suo livello, impostato per team.

L'esigenza di un accesso eccezionale esiste. Un responsabile scriveva il 3 marzo: «per motivi urgenti e HR ho bisogno di accedere alla seguente conversazione». Un accesso d'urgenza si prevede nelle regole, con la persona autorizzata a concederlo, anziché essere improvvisato.

La sensibilità di questi scambi è espressa dai clienti stessi. L'8 aprile, un cliente non riusciva a separare, nelle sue analisi, i dati complessivi dalle «discussioni personali sensibili, come i colloqui individuali che riguardano la retribuzione». Un colloquio di selezione appartiene a questa categoria.

Chi può consultare l'audio, la trascrizione e la griglia?

I tre file non rispondono necessariamente allo stesso bisogno.

Puoi ad esempio:

• condividere la griglia con la commissione di selezione;
• limitare l'accesso alla trascrizione;
• conservare l'audio per i bisogni realmente giustificati.

Il software di gestione delle candidature

Secondo i suoi diritti.

La griglia inviata in Boond o RecruitCRM eredita i diritti del fascicolo di candidatura. Anche un report HR che riceve il modello sbagliato vi finisce dentro: un cliente segnalava il 10 aprile che «lo script COPIL compare mentre non deve essere associato al report HR». Il modello di resoconto decide cosa finisce nel fascicolo del candidato.

Bisogna cifrare i dati?

La sicurezza deve essere adeguata al rischio.

Il GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso: a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali» (articolo 32, paragrafo 1).

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Quali sono i diritti del candidato?

Le persone registrate dispongono dei diritti previsti dal GDPR. La selezione non vi aggiunge nulla di specifico, e le richieste di cancellazione ricevute da Leexi nel periodo riguardavano altre riunioni.

Può chiedere l'accesso ai suoi dati?

Sì.

Il candidato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano» (GDPR, articolo 15, paragrafo 1). Può riguardare l'audio, la trascrizione, il resoconto e la griglia di valutazione.

Può chiedere una rettifica?

Sì.

L'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 16).

È particolarmente importante con una trascrizione automatica.

Un'IA può trascrivere male:

• un nome proprio;
• un titolo di studio;
• una data;
• una risposta tecnica;
• l'identità della persona che ha parlato.

Può chiedere la cancellazione?

Sì, alle condizioni previste dal GDPR.

L'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 17, paragrafo 1).

La CNIL raccomanda inoltre di informare il candidato di questo diritto al momento del colloquio.

Può opporsi alla registrazione?

Sì, e in un colloquio prende la forma di un rifiuto, prima o durante lo scambio.

L'interessato ha «il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f)» (GDPR, articolo 21, paragrafo 1).

Interrompi allora la registrazione e prendi appunti.

Entro quale termine devi rispondere?

In linea di principio, entro un mese. Il titolare del trattamento risponde «senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta» (GDPR, articolo 12, paragrafo 3).

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Quali obblighi quando l'IA prende gli appunti?

L'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.

Il funzionamento può essere riassunto così:

audio → trascrizione → analisi → resoconto → griglia di valutazione.

Cosa fa concretamente l'IA?

Può:

• trascrivere il colloquio;
• identificare i partecipanti;
• rilevare i punti di forza;
• rilevare i punti da approfondire;
• produrre un resoconto;
• compilare una griglia di valutazione.

La decisione può basarsi su questa sintesi?

La sintesi è un supporto, non una decisione.

Si rilegge e si corregge prima di essere trasmessa alle persone che decidono.

Due casi mostrano perché. Il 16 aprile, un selezionatore constatava che una dicitura «è riportata in ogni resoconto, anche quando non ne parlo con il candidato», e chiedeva come farla comparire solo quando è stata detta. Il 3 giugno, la trascrizione di una riunione di formazione sulla selezione conteneva «una sequenza di numeri inspiegabile», attribuita a più partecipanti, mai pronunciata. Un resoconto di colloquio che contiene una frase che il candidato non ha detto è un dato inesatto, e può pesare su una decisione.

Quale modello di resoconto usare?

Quello del colloquio, e va verificato prima del primo candidato.

Un selezionatore non ritrovava il modello creato nella categoria «colloquio di selezione, HR» (2 gennaio). Un altro vedeva un modello di comitato di pilotaggio applicarsi a un report HR (10 aprile). Il modello decide le sezioni del resoconto, quindi ciò che conservi sul candidato.

Dove sono archiviati i dati?

È una delle prime domande da porre al tuo fornitore.

Presso Leexi, registrazioni, trascrizioni e resoconti restano nella regione di Parigi, su AWS. Oltre un certo volume di licenze, può essere scelto un hosting presso Scaleway. I dieci responsabili del trattamento di Leexi sono indicati all'articolo 6.1 del suo accordo sul trattamento dei dati, con il loro ruolo e la loro area di hosting.

Chi tratta i dati?

Il fornitore dello strumento interviene come responsabile del trattamento nel quadro previsto dal GDPR.

Il tuo software di gestione delle candidature costituisce un secondo responsabile del trattamento. Il dossier di conformità di Leexi descrive in dettaglio la propria catena di trattamento.

Nel caso di Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico e Leexi lo esegue tramite Azure France, a circuito chiuso.

Serve un DPA con il fornitore?

Sì, quando il fornitore agisce come responsabile del trattamento.

L'articolo 28 del GDPR prevede che «i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico […] che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento» (paragrafo 3).

Il DPA di Leexi è pubblico, nella versione 2.0 dal 6 luglio 2026 (versione italiana, descritto in dettaglio nella pagina DPA e strumento di presa di appunti IA). Fissa la conservazione predefinita a un massimo di due anni, riducibile su richiesta o nelle impostazioni (articolo 9.1), la restituzione o la cancellazione di tutti i dati alla fine del contratto (articolo 11.2) e la notifica di una violazione dei dati entro 24 ore (articolo 5.4).

L'IA utilizza i tuoi colloqui per addestrare i suoi modelli?

Dipende dal fornitore.

Presso Leexi, le conversazioni non addestrano alcun modello, su tutti gli account. L'impegno è scritto nell'informativa sulla privacy e nelle FAQ conformità, ed è descritto in dettaglio nella pagina non addestramento dell'IA sulle tue riunioni.

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Come chiedere l'accordo di un candidato prima di registrare?

Puoi usare una formulazione semplice e precisa. Ciò che dici in apertura si ritrova nella trascrizione, e il modello di resoconto può riprenderlo in una sezione dedicata.

In apertura di colloquio

«Prima di cominciare: registro il colloquio e un assistente IA ne redige il resoconto, così posso ascoltarla invece di prendere appunti. Il resoconto è condiviso con le persone che partecipano alla decisione. I suoi dati sono conservati per due anni dopo il nostro ultimo contatto, e può chiederne la cancellazione in qualsiasi momento. È d'accordo?»

Per un colloquio tecnico

«Come per gli altri candidati, registro lo scambio per poter tornare sulle sue risposte tecniche con il team. Se preferisce che prenda appunti a mano, è possibile e non cambia nulla per la sua candidatura.»

Per un colloquio finale

«Lo scambio è registrato e il resoconto andrà alla commissione di selezione. Può chiedermi una copia di ciò che la riguarda. Le va bene?»

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Quali sono gli errori da evitare?

1. Porre la domanda in modo che un rifiuto sia imbarazzante

«Non ha nulla in contrario, vero?» non lascia davvero la scelta.

2. Non annunciare la durata di conservazione

La CNIL ne fa una condizione della conservazione del fascicolo, non un'informazione facoltativa.

3. Lasciare circolare ampiamente la griglia di valutazione

È una valutazione espressa su una persona, si limita ai partecipanti alla decisione.

4. Usare un modello di resoconto concepito per un altro uso

Un modello di comitato di pilotaggio in un report HR (10 aprile). Introduce sezioni fuori tema e attribuisce al selezionatore azioni che spettano al candidato.

5. Lasciare che il modello aggiunga una dicitura che il candidato non ha detto

Una dicitura ripresa in ogni resoconto, anche quando il selezionatore non ne ha parlato (16 aprile). Va rimossa dal modello prima del prossimo colloquio.

6. Perdere l'informativa data al candidato

L'informativa data in apertura «raramente ripresa nei resoconti» (19 gennaio). È la tua prova che il candidato è stato informato, e va conservata con la griglia.

7. Registrare un colloquio in presenza con due computer nella stessa videoconferenza

Video non disponibile (17 aprile). Un colloquio in sala si registra da un solo dispositivo, e si applicano le regole della registrazione in presenza.

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Come registrare un colloquio con Leexi?

Una volta definito il quadro GDPR, l'uso dello strumento si riduce a pochi passaggi.

1. Partecipare al colloquio

Leexi può partecipare ai tuoi colloqui in videoconferenza dal tuo calendario, e un colloquio di preselezione telefonico segue le regole della registrazione di una chiamata. Per un colloquio di persona, la registrazione può essere avviata dall'app mobile, e si applicano le regole delle riunioni in presenza.

2. Adattare il resoconto al tipo di colloquio

Il formato può essere configurato a seconda che si tratti di un primo contatto, di un colloquio tecnico o di un colloquio finale, con una sezione per l'informativa data al candidato.

3. Produrre la griglia di valutazione

La griglia riprende in particolare i punti di forza, i punti da approfondire e gli elementi di attenzione. Il funzionamento completo è descritto nella pagina presa di appunti IA per la selezione.

4. Raccogliere il consenso

Il consenso può essere registrato con marca temporale, e le impostazioni possono essere adattate per team e per paese.

5. Inviare al software di gestione delle candidature

Il resoconto e la griglia possono confluire nel fascicolo del candidato in Boond o RecruitCRM, oppure essere esportati verso un altro strumento.

6. Controllare i dati

Leexi indica in particolare un hosting nella regione di Parigi, un'opzione Scaleway, un'esecuzione del modello tramite Azure France a circuito chiuso, la cifratura dei dati in transito e a riposo e l'assenza di addestramento sulle tue conversazioni. La durata di conservazione si imposta nelle impostazioni, e il colloquio si esporta prima della scadenza se la tua archiviazione lo richiede.

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Quali difficoltà incontrano realmente gli utenti?

Le questioni giuridiche non sono le uniche difficoltà incontrate nella pratica.

Su 1.141 richieste ricevute dal supporto di Leexi tra gennaio e giugno 2026, 4 riguardano la registrazione di colloqui di selezione. I motivi riguardano il modello di resoconto che non produce ciò che il selezionatore si aspetta, un'informativa data al candidato che non compare nel resoconto, un accesso d'urgenza richiesto per un motivo HR e un assistente escluso dalla riunione.

Nessuna chiede se sia permesso registrare. Eppure il tema è presente in 837 demo nel periodo.

Questo dà un'altra lettura del problema:

la questione non è solo «ho il diritto di registrare?»

Bisogna anche sapere:

quale modello viene applicato → cosa figura nella griglia → chi la riceve → per quanto tempo viene conservata.

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Registrare un colloquio di lavoro: cosa ricordare

Prima di registrare un colloquio, verifica questi sei punti:

• Accordo: il candidato ha detto sì, senza che il rifiuto gli costi nulla?
• Durata annunciata: sa per quanto tempo i suoi dati sono conservati?
• Base giuridica: il consenso è effettivamente il fondamento scelto?
• Conservazione: l'audio viene cancellato una volta compilata la griglia, ed è prevista l'archiviazione di cinque anni per i candidati non selezionati?
• Accesso: chi riceve la griglia di valutazione?
• Responsabili del trattamento: sai chi tratta i dati, software di gestione delle candidature compreso?

Se interviene un'IA, aggiungi un settimo punto:

il candidato sa che un sistema di IA tratta la registrazione per produrre il resoconto?

Domande frequenti

Si può scartare un candidato che rifiuta la registrazione?

No. Un rifiuto non dice nulla della candidatura, e trattarlo come un segnale renderebbe il consenso non libero ai sensi dell'articolo 4, punto 11 del GDPR. Prevedi la presa di appunti a mano come alternativa annunciata, e di' al candidato che questa scelta non cambia nulla per la sua candidatura.

Cosa dire al candidato prima di avviare la registrazione?

Chi registra, perché, chi vedrà il resoconto, per quanto tempo i dati sono conservati, e che un'IA redige la sintesi. La CNIL fa dell'informazione sulla durata una condizione della conservazione del fascicolo. La registrazione contiene poi questo annuncio, e il modello di resoconto può riprenderlo in una sezione dedicata.

Per quanto tempo conservare il colloquio di un candidato non selezionato?

Due anni dall'ultimo contatto in base attiva se è inserito in una banca dati di CV, poi cinque anni «a decorrere dalla data in cui il posto è stato coperto» in archiviazione intermedia, a fini probatori in caso di azione per discriminazione (quadro di riferimento CNIL del 2 aprile 2026, articolo L. 1134-5 del Codice del lavoro francese). La conservazione predefinita di due anni dello strumento non copre da sola questa archiviazione: esporta o prolunga.

La griglia di valutazione generata dall'IA può fondare la decisione?

Serve da supporto, si rilegge e si corregge prima di essere trasmessa alle persone che decidono. Un modello di resoconto può aggiungere una dicitura che il candidato non ha detto, e una trascrizione può attribuire frasi alla persona sbagliata: sono dati inesatti ai sensi dell'articolo 16, e peserebbero su una decisione.

Chi può accedere al resoconto di un colloquio?

Solo le persone che partecipano alla decisione: selezionatore, manager interessato, commissione di selezione. La griglia inviata in un software di gestione delle candidature eredita i diritti del fascicolo. Un accesso d'urgenza si prevede nelle regole, con la persona autorizzata a concederlo, anziché essere improvvisato.

Un candidato può ottenere una copia del suo colloquio?

Sì, in virtù del diritto di accesso (GDPR, articolo 15), che può coprire l'audio, la trascrizione, il resoconto e la griglia di valutazione che lo riguardano. Rispondi entro un mese (articolo 12, paragrafo 3). La CNIL raccomanda di informare il candidato di questo diritto al momento del colloquio.

Un colloquio in presenza segue le stesse regole?

Sì, con una differenza pratica: nessun assistente è visibile, l'accordo si chiede a voce, un solo dispositivo registra e il secondo valutatore si siede senza collegarsi. Un colloquio di preselezione telefonico rientra nelle regole proprie delle chiamate. I dettagli sono nelle pagine registrare in presenza e registrare una chiamata telefonica.

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In sintesi

Registrare un colloquio di lavoro è possibile.

Ma il riflesso giusto non è solo chiedersi:

«Ho il diritto di registrare?»

Bisogna piuttosto verificare tutta la catena, fino alla griglia che servirà per decidere:

chiedere l'accordo → annunciare la durata → registrare → trascrivere → produrre la griglia → limitare l'accesso → archiviare → cancellare.

È questa catena completa che deve essere inquadrata dalla tua politica di protezione dei dati.

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Fonti

Testi rilevati da fonti primarie il 22 agosto 2026.

• GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32
• Codice penale francese, articolo 226-1
• CNIL, Selezione e conservazione del fascicolo di candidatura
• CNIL, Ascolto e registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro
• Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, articolo 50
• Leexi, Accordo sul trattamento dei dati, versione 2.0 in vigore dal 6 luglio 2026
• CNIL, Quadro di riferimento relativo ai trattamenti di dati personali effettuati ai fini della gestione del personale, adottato il 21 novembre 2019, modificato il 23 maggio 2022 (rilevato il 2 settembre 2026)
• CNIL, Quadro di riferimento relativo alle durate di conservazione dei dati personali, gestione delle risorse umane, 2 aprile 2026 (rilevato il 2 settembre 2026)

Dati di utilizzo: richieste dei clienti e scambi commerciali di Leexi, da gennaio a giugno 2026, anonimizzati.

Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce un parere legale.

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