Registrare un colloquio di lavoro: quali regole GDPR?

Registri i tuoi colloqui per ottenere un resoconto e una griglia di valutazione? È possibile, ma un candidato non è né un tuo dipendente né un tuo cliente: si sta candidando, e un rifiuto può sembrargli costoso.

È questo squilibrio che determina il modo di chiedere il suo accordo, e la durata per cui conservi i suoi dati.

Si può registrare un colloquio di lavoro?

Sì, ma non senza inquadrare il trattamento.

Un colloquio registrato contiene il percorso del candidato, le sue motivazioni, la sua situazione, a volte elementi che non aveva previsto di rivelare. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.

Devi in particolare:

• chiedere l'accordo del candidato prima della registrazione;
• informarlo della durata di conservazione;
• determinare la tua base giuridica;
• definire la finalità della registrazione;
• limitare l'accesso alla griglia di valutazione;
• permettergli di esercitare i suoi diritti.

Registrare all'insaputa delle persone presenti rientra inoltre nel Codice penale francese, che punisce «con un anno di reclusione e 45.000 euro di ammenda il fatto di violare volontariamente, con qualsiasi mezzo, l'intimità della vita privata altrui: 1° captando, registrando o trasmettendo, senza il consenso del loro autore, parole pronunciate a titolo privato o confidenziale» (articolo 226-1).

Un colloquio registrato è un dato personale?

Sì, e in modo particolarmente denso.

Il GDPR definisce il dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (articolo 4, punto 1).

Un colloquio riguarda una persona con nome e cognome, il suo percorso e le sue competenze.

Anche la trascrizione, il resoconto e la griglia di valutazione sono interessati.

Perché la selezione richiede più precauzioni?

Perché la persona registrata sta chiedendo qualcosa.

Non è in posizione di negoziare le condizioni dello scambio, e un rifiuto della registrazione può sembrarle penalizzante, anche quando non lo è. Il quadro comune è descritto nella pagina registrare una riunione professionale.

Effettui inoltre più trattamenti successivi:

registrare → trascrivere → redigere il resoconto → produrre la griglia → trasmettere alla commissione.

Quali dati vengono registrati?

A seconda dello strumento utilizzato, puoi conservare:

• l'audio del colloquio;
• la trascrizione;
• il nome dei partecipanti;
• la data del colloquio;
• il resoconto;
• i punti di forza e i punti da approfondire;
• la griglia di valutazione.

La griglia è una valutazione espressa su una persona: merita la stessa cura del resto.

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Bisogna avvisare il candidato prima di registrare il colloquio?

Sì.

L'informazione deve avvenire prima o nel momento in cui i dati vengono raccolti. Il testo richiede che sia fornita «nel momento in cui i dati personali sono ottenuti» (GDPR, articolo 13, paragrafo 1).

In un colloquio, l'informazione non basta: chiedi anche il suo accordo.

Quando bisogna avvisarlo?

Prima di avviare la registrazione.

In pratica, puoi annunciarlo nel messaggio di convocazione, poi porre la domanda all'apertura.

La convocazione prepara. Solo la domanda a voce permette al candidato di rifiutare.

Cosa bisogna dirgli?

La CNIL indica che le persone interessate «devono essere informate in particolare: dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del titolare del trattamento; delle finalità perseguite».

Devi quindi poter spiegare in modo semplice:

chi registra → perché → chi vedrà il resoconto → per quanto tempo i dati sono conservati.

Bisogna annunciare la durata di conservazione?

Sì, ed è un'esigenza propria della selezione.

La CNIL indica che il fascicolo «potrà essere conservato per 2 anni dopo il suo ultimo contatto con il selezionatore, o più a lungo se ha dato il suo accordo formale», e che è «a condizione di informarla e di aver ottenuto il suo accordo» che un selezionatore può conservare i dati.

Bisogna precisare che un'IA redige il resoconto?

Sì.

La registrazione audio e il trattamento effettuato in seguito dall'IA sono due operazioni che è utile distinguere.

Il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori garantiscono che i sistemi di IA destinati a interagire direttamente con le persone fisiche sono progettati e sviluppati in modo tale che le persone fisiche interessate siano informate del fatto di stare interagendo con un sistema di IA» (articolo 50, paragrafo 1). Questi obblighi si applicano dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore del sistema; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla dottrina della CNIL.

In un colloquio, questa informazione conta doppiamente: il candidato può voler sapere che una sintesi automatica servirà da supporto alla decisione.

Puoi ad esempio annunciare:

«Il colloquio è registrato e un assistente IA ne redige automaticamente il resoconto.»

Cosa fare se un secondo valutatore si unisce al colloquio?

Lo informi al suo arrivo, come è stato informato il candidato.

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Quale base giuridica usare per registrare un colloquio?

Il consenso del candidato è il fondamento più adatto.

Il legittimo interesse è più fragile qui, perché la persona interessata non appartiene all'organizzazione.

Perché il consenso?

Perché il candidato non è in un rapporto di lavoro con te.

Il consenso è definito come «qualsiasi manifestazione di volontà, libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile» (GDPR, articolo 4, punto 11).

La difficoltà sta nella parola «libera»: un candidato che teme di compromettere la sua candidatura non rifiuta facilmente. Il modo di porre la domanda conta quindi quanto la domanda stessa.

Come provare questo consenso?

Il titolare del trattamento deve «essere in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il proprio consenso» (GDPR, articolo 7, paragrafo 1).

Un consenso con marca temporale all'avvio del colloquio permette in particolare di conservare questa prova.

Il candidato può tornare sul suo accordo?

Sì.

Il GDPR prevede che «il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato» (articolo 7, paragrafo 3).

Si può scartare un candidato che rifiuta la registrazione?

No.

Un rifiuto della registrazione non dice nulla della candidatura. Trattarlo come un segnale renderebbe inoltre il consenso non libero.

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Per quanto tempo conservare la registrazione di un colloquio?

Per il tempo necessario alla finalità perseguita, e non oltre.

Il GDPR impone dati «conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati» (articolo 5, paragrafo 1, lettera e). La selezione dispone inoltre di un riferimento proprio.

Per quanto tempo conservare il fascicolo di candidatura?

Due anni dopo l'ultimo contatto. La CNIL indica che il fascicolo «potrà essere conservato per 2 anni dopo il suo ultimo contatto con il selezionatore, o più a lungo se ha dato il suo accordo formale».

Il punto di partenza è l'ultimo contatto, non la data del colloquio.

Bisogna conservare l'audio tanto a lungo quanto la griglia?

Nulla lo impone.

Una volta riletto il resoconto e compilata la griglia, la registrazione originale può non avere più la stessa utilità.

Per le registrazioni delle chiamate sul lavoro, la CNIL indica una durata massima di sei mesi, e fino a un anno per i documenti di analisi.

Cosa fare dei colloqui dei candidati non selezionati?

Seguono la stessa regola del fascicolo.

Una politica efficace deve prevedere:

colloquio → resoconto → decisione → cancellazione dell'audio → scadenza del fascicolo.

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Chi può accedere al resoconto di un colloquio?

Solo le persone che partecipano alla decisione.

Il selezionatore, il manager interessato e la commissione di selezione. Non l'intero team, né i futuri colleghi del candidato.

Chi può consultare l'audio, la trascrizione e la griglia?

I tre file non rispondono necessariamente allo stesso bisogno.

Puoi ad esempio:

• condividere la griglia con la commissione di selezione;
• limitare l'accesso alla trascrizione;
• conservare l'audio per i bisogni realmente giustificati.

Bisogna cifrare i dati?

La sicurezza deve essere adeguata al rischio.

Il GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso: a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali» (articolo 32, paragrafo 1).

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Quali sono i diritti del candidato?

Le persone registrate dispongono dei diritti previsti dal GDPR.

Può chiedere l'accesso ai suoi dati?

Sì.

Il candidato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano» (GDPR, articolo 15, paragrafo 1). Può riguardare l'audio, la trascrizione, il resoconto e la griglia di valutazione.

Può chiedere una rettifica?

Sì.

L'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 16).

È particolarmente importante con una trascrizione automatica.

Un'IA può trascrivere male:

• un nome proprio;
• un titolo di studio;
• una data;
• una risposta tecnica;
• l'identità della persona che ha parlato.

Può chiedere la cancellazione?

Sì, alle condizioni previste dal GDPR.

L'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 17, paragrafo 1).

La CNIL raccomanda inoltre di informare il candidato di questo diritto al momento del colloquio.

Può opporsi alla registrazione?

Sì, e in un colloquio prende la forma di un rifiuto, prima o durante lo scambio.

L'interessato ha «il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f)» (GDPR, articolo 21, paragrafo 1).

Interrompi allora la registrazione e prendi appunti.

Entro quale termine devi rispondere?

In linea di principio, entro un mese. Il titolare del trattamento risponde «senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta» (GDPR, articolo 12, paragrafo 3).

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Quali obblighi quando l'IA prende gli appunti?

L'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.

Il funzionamento può essere riassunto così:

audio → trascrizione → analisi → resoconto → griglia di valutazione.

Cosa fa concretamente l'IA?

Può:

• trascrivere il colloquio;
• identificare i partecipanti;
• rilevare i punti di forza;
• rilevare i punti da approfondire;
• produrre un resoconto;
• compilare una griglia di valutazione.

La decisione può basarsi su questa sintesi?

La sintesi è un supporto, non una decisione.

Si rilegge e si corregge prima di essere trasmessa alle persone che decidono.

Dove sono archiviati i dati?

È una delle prime domande da porre al tuo fornitore.

Presso Leexi, registrazioni, trascrizioni e resoconti restano nella regione di Parigi, su AWS. Oltre un certo volume di licenze, può essere scelto un hosting presso Scaleway.

Chi tratta i dati?

Il fornitore dello strumento interviene come responsabile del trattamento nel quadro previsto dal GDPR.

Il tuo software di gestione delle candidature costituisce un secondo responsabile del trattamento. Il dossier di conformità di Leexi descrive in dettaglio la propria catena di trattamento.

Nel caso di Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico e Leexi lo esegue tramite Azure France, a circuito chiuso.

Serve un DPA con il fornitore?

Sì, quando il fornitore agisce come responsabile del trattamento.

L'articolo 28 del GDPR prevede che «i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico […] che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento, stipulando la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento» (paragrafo 3).

L'IA utilizza i tuoi colloqui per addestrare i suoi modelli?

Dipende dal fornitore.

Presso Leexi, le conversazioni non addestrano alcun modello, su tutti gli account.

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Come chiedere l'accordo di un candidato prima di registrare?

Puoi usare una formulazione semplice e precisa.

In apertura di colloquio

«Prima di cominciare: registro il colloquio e un assistente IA ne redige il resoconto, così posso ascoltarla invece di prendere appunti. Il resoconto è condiviso con le persone che partecipano alla decisione. I suoi dati sono conservati per due anni dopo il nostro ultimo contatto, e può chiederne la cancellazione in qualsiasi momento. È d'accordo?»

Per un colloquio tecnico

«Come per gli altri candidati, registro lo scambio per poter tornare sulle sue risposte tecniche con il team. Se preferisce che prenda appunti a mano, è possibile e non cambia nulla per la sua candidatura.»

Per un colloquio finale

«Lo scambio è registrato e il resoconto andrà alla commissione di selezione. Può chiedermi una copia di ciò che la riguarda. Le va bene?»

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Quali sono gli errori da evitare?

1. Porre la domanda in modo che un rifiuto sia imbarazzante

«Non ha nulla in contrario, vero?» non lascia davvero la scelta.

2. Non annunciare la durata di conservazione

La CNIL ne fa una condizione della conservazione del fascicolo, non un'informazione facoltativa.

3. Lasciare circolare ampiamente la griglia di valutazione

È una valutazione espressa su una persona, si limita ai partecipanti alla decisione.

4. Usare un modello di resoconto concepito per un altro uso

Un modello scelto male introduce sezioni fuori tema e attribuisce al selezionatore azioni che spettano al candidato.

5. Conservare senza limite i colloqui dei candidati non selezionati

Due anni dopo l'ultimo contatto, salvo accordo formale per una durata più lunga.

6. Non verificare che l'assistente sia effettivamente presente

Un assistente escluso dalla riunione non produce alcun resoconto, e il colloquio è perso.

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Come registrare un colloquio con Leexi?

Una volta definito il quadro GDPR, l'uso dello strumento si riduce a pochi passaggi.

1. Partecipare al colloquio

Leexi può partecipare ai tuoi colloqui in videoconferenza dal tuo calendario. Per un colloquio di persona, la registrazione può essere avviata dall'app mobile, e si applicano le regole delle riunioni in presenza.

2. Adattare il resoconto al tipo di colloquio

Il formato può essere configurato a seconda che si tratti di un primo contatto, di un colloquio tecnico o di un colloquio finale.

3. Produrre la griglia di valutazione

La griglia riprende in particolare i punti di forza, i punti da approfondire e gli elementi di attenzione. Il funzionamento completo è descritto nella pagina presa di appunti IA per la selezione.

4. Raccogliere il consenso

Il consenso può essere registrato con marca temporale, e le impostazioni possono essere adattate per team e per paese.

5. Controllare i dati

Leexi indica in particolare un hosting nella regione di Parigi, un'opzione Scaleway, un'esecuzione del modello tramite Azure France a circuito chiuso, la cifratura dei dati in transito e a riposo e l'assenza di addestramento sulle tue conversazioni.

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Quali difficoltà incontrano realmente gli utenti?

Le questioni giuridiche non sono le uniche difficoltà incontrate nella pratica.

Su 1.141 ticket di supporto ricevuti tra gennaio e giugno 2026, 4 riguardano la registrazione di colloqui di selezione. I motivi riguardano in particolare il modello di resoconto che non produce ciò che il selezionatore si aspetta, un'informazione data al candidato che non compare nel resoconto e un assistente escluso dalla riunione.

Nessuno di questi ticket chiede se sia permesso registrare.

Questo dà un'altra lettura del problema:

la questione non è solo «ho il diritto di registrare?»

Bisogna anche sapere:

quale modello viene applicato → cosa figura nella griglia → chi la riceve → per quanto tempo viene conservata.

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Registrare un colloquio di lavoro: cosa ricordare

Prima di registrare un colloquio, verifica questi sei punti:

• Accordo: il candidato ha detto sì, senza che il rifiuto gli costi nulla?
• Durata annunciata: sa per quanto tempo i suoi dati sono conservati?
• Base giuridica: il consenso è effettivamente il fondamento scelto?
• Conservazione: l'audio viene cancellato una volta compilata la griglia?
• Accesso: chi riceve la griglia di valutazione?
• Responsabili del trattamento: sai chi tratta i dati, software di gestione delle candidature compreso?

Se interviene un'IA, aggiungi un settimo punto:

il candidato sa che un sistema di IA tratta la registrazione per produrre il resoconto?

Domande frequenti

È legale registrare un colloquio di lavoro?

Sì, con l'accordo del candidato, ottenuto prima della registrazione, e a condizione di informarlo della durata di conservazione dei suoi dati.

Per quanto tempo si può conservare il colloquio di un candidato?

La CNIL indica due anni dopo l'ultimo contatto con il selezionatore, salvo accordo formale del candidato per una durata più lunga.

Un candidato può chiedere una copia del suo resoconto?

Sì, in virtù del diritto di accesso previsto dal GDPR. Può coprire il resoconto e la griglia di valutazione che lo riguardano.

Un candidato può rifiutare la registrazione?

Sì, e questo rifiuto non deve avere alcuna conseguenza sulla sua candidatura.

Un candidato può chiedere la cancellazione del suo colloquio?

Sì, alle condizioni previste dal diritto alla cancellazione del GDPR.

La sintesi generata può servire come base per la decisione?

Serve da supporto. Si rilegge e si corregge prima di essere trasmessa alle persone che decidono.

Si possono confrontare i candidati a partire dai resoconti?

Sì, a condizione che tutti i colloqui seguano la stessa struttura, cosa che un modello di resoconto comune permette.

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In sintesi

Registrare un colloquio di lavoro è possibile.

Ma il riflesso giusto non è solo chiedersi:

«Ho il diritto di registrare?»

Bisogna piuttosto verificare tutta la catena, fino alla griglia che servirà per decidere:

chiedere l'accordo → annunciare la durata → registrare → trascrivere → produrre la griglia → limitare l'accesso → cancellare.

È questa catena completa che deve essere inquadrata dalla tua politica di protezione dei dati.

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Fonti

Testi rilevati da fonti primarie il 22 agosto 2026.

• GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32
• Codice penale francese, articolo 226-1
• CNIL, Selezione e conservazione del fascicolo di candidatura
• CNIL, Ascolto e registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro
• Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, articolo 50

Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce un parere legale.