Grabar entrevista laboral: ¿qué reglas RGPD?

¿Grabas tus entrevistas para obtener un acta y una parrilla de evaluación? Es posible, pero un candidato no es ni tu empleado ni tu cliente: se está postulando, y negarse puede parecerle costoso.

Es ese desequilibrio el que dicta la manera de pedir su acuerdo, y el tiempo durante el cual conservas sus datos.

¿Se puede grabar una entrevista de trabajo?

Sí, pero no sin encuadrar el tratamiento.

Una entrevista grabada contiene la trayectoria del candidato, sus motivaciones, su situación y, a veces, elementos que no tenía previsto revelar. Constituye, por tanto, un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD.

Debes, en particular:

• pedir el acuerdo del candidato antes de grabar;
• informarle del plazo de conservación;
• determinar tu base legal;
• definir la finalidad de la grabación;
• restringir el acceso a la parrilla de evaluación;
• permitirle ejercer sus derechos.

Grabar sin que lo sepan las personas presentes entra además en el ámbito del Código Penal francés, que castiga «con un año de prisión y 45 000 euros de multa el hecho de atentar voluntariamente, por cualquier medio, contra la intimidad de la vida privada de otra persona: 1.º captando, grabando o transmitiendo, sin el consentimiento de su autor, palabras pronunciadas a título privado o confidencial» (artículo 226-1).

¿Una entrevista grabada es un dato personal?

Sí, y de forma especialmente densa.

El RGPD define el dato personal como «toda información sobre una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).

Una entrevista trata de una persona con nombre, de su trayectoria y de sus competencias.

La transcripción, el acta y la parrilla de evaluación también están afectadas.

¿Por qué la selección de personal exige más precauciones?

Porque la persona grabada está pidiendo algo.

No está en posición de negociar las condiciones del intercambio, y negarse a la grabación puede parecerle penalizador, incluso cuando no lo es. El marco común se detalla en la página grabar una reunión profesional.

Además, realizas varios tratamientos sucesivos:

grabar → transcribir → redactar el acta → producir la parrilla → transmitir al comité.

¿Qué datos se graban?

Según la herramienta utilizada, puedes conservar:

• el audio de la entrevista;
• la transcripción;
• el nombre de los participantes;
• la fecha de la entrevista;
• el acta;
• los puntos fuertes y los puntos a profundizar;
• la parrilla de evaluación.

La parrilla es una valoración sobre una persona: merece el mismo cuidado que el resto.

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¿Hay que avisar al candidato antes de grabar la entrevista?

Sí.

La información debe darse antes o en el momento en que se recogen los datos. El texto exige que se facilite «en el momento en que estos se obtengan» (RGPD, artículo 13, apartado 1).

En una entrevista, informar no basta: también pides su acuerdo.

¿Cuándo hay que avisarle?

Antes de iniciar la grabación.

En la práctica, puedes anunciarlo en el mensaje de convocatoria y después plantear la pregunta al inicio.

La convocatoria prepara. Solo la pregunta oral permite al candidato negarse.

¿Qué hay que decirle?

La CNIL indica que las personas afectadas «deben ser informadas, en particular: de la existencia del dispositivo; de la identidad del responsable del tratamiento; de las finalidades perseguidas».

Debes poder explicar, por tanto, de forma sencilla:

quién graba → por qué → quién verá el acta → cuánto tiempo se conservan los datos.

¿Hay que anunciar el plazo de conservación?

Sí, y es una exigencia propia de la selección de personal.

La CNIL indica que el expediente «podrá conservarse 2 años después de su último contacto con el reclutador, o más tiempo si ha dado su acuerdo formal», y que es «a condición de informarle y de haber obtenido su acuerdo» que un reclutador puede conservar los datos.

¿Hay que precisar que una IA redacta el acta?

Sí.

La grabación de audio y el tratamiento que realiza después la IA son dos operaciones que conviene distinguir.

El Reglamento europeo de inteligencia artificial prevé que «los proveedores garantizarán que los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas físicas se diseñen y desarrollen de forma que las personas físicas de que se trate estén informadas de que están interactuando con un sistema de IA» (artículo 50, apartado 1). Estas obligaciones se aplican desde el 2 de agosto de 2026 y se dirigen al proveedor del sistema; tu obligación de informar procede del RGPD y de la doctrina de la CNIL.

En una entrevista, esta información cuenta doblemente: el candidato puede querer saber que una síntesis automática servirá de apoyo a la decisión.

Puedes anunciar, por ejemplo:

«La entrevista se graba y un asistente de IA redacta automáticamente el acta.»

¿Qué hacer si un segundo evaluador se incorpora a la entrevista?

Le informas a su llegada, como se informó al candidato.

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¿Qué base legal usar para grabar una entrevista?

El consentimiento del candidato es la base más adecuada.

El interés legítimo es más frágil aquí, porque la persona afectada no pertenece a la organización.

¿Por qué el consentimiento?

Porque el candidato no tiene una relación laboral contigo.

El consentimiento se define como «toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa» (RGPD, artículo 4, punto 11).

La dificultad está en la palabra «libre»: un candidato que teme comprometer su candidatura no se niega fácilmente. La forma de plantear la pregunta cuenta, por tanto, tanto como la pregunta misma.

¿Cómo probar ese consentimiento?

El responsable del tratamiento «deberá ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales» (RGPD, artículo 7, apartado 1).

Un consentimiento con marca de tiempo al inicio de la entrevista permite conservar esa prueba.

¿Puede el candidato retirar su acuerdo?

Sí.

El RGPD prevé que «será tan fácil retirar el consentimiento como darlo» (artículo 7, apartado 3).

¿Se puede descartar a un candidato que rechaza la grabación?

No.

Una negativa a la grabación no dice nada de la candidatura. Tratarla como una señal equivaldría, además, a hacer que el consentimiento no fuera libre.

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¿Cuánto tiempo conservar la grabación de una entrevista?

Tanto como sea necesario para la finalidad perseguida, y no más.

El RGPD exige que los datos sean «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales» (artículo 5, apartado 1, letra e). La selección de personal dispone, además, de una referencia propia.

¿Cuánto tiempo conservar el expediente de candidatura?

Dos años después del último contacto. La CNIL indica que el expediente «podrá conservarse 2 años después de su último contacto con el reclutador, o más tiempo si ha dado su acuerdo formal».

El punto de partida es el último contacto, no la fecha de la entrevista.

¿Hay que guardar el audio tanto tiempo como la parrilla?

Nada lo impone.

Una vez releido el acta y rellenada la parrilla, la grabación original puede dejar de tener la misma utilidad.

Para las grabaciones de llamadas en el trabajo, la CNIL fija una duración máxima de seis meses, y hasta un año para los documentos de análisis.

¿Qué hacer con las entrevistas de los candidatos no seleccionados?

Siguen la misma regla que el expediente.

Una política eficaz debe prever:

entrevista → acta → decisión → supresión del audio → vencimiento del expediente.

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¿Quién puede acceder al acta de una entrevista?

Únicamente las personas que participan en la decisión.

El reclutador, el manager correspondiente y el comité de selección. No todo el equipo, ni los futuros compañeros del candidato.

¿Quién puede consultar el audio, la transcripción y la parrilla?

Los tres archivos no responden necesariamente a la misma necesidad.

Puedes, por ejemplo:

• compartir la parrilla con el comité de selección;
• limitar el acceso a la transcripción;
• conservar el audio para las necesidades realmente justificadas.

¿Hay que cifrar los datos?

La seguridad debe adaptarse al riesgo.

El RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales» (artículo 32, apartado 1).

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¿Cuáles son los derechos del candidato?

Las personas grabadas disponen de los derechos previstos por el RGPD.

¿Puede solicitar el acceso a sus datos?

Sí.

El candidato tiene «derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen» (RGPD, artículo 15, apartado 1). Puede afectar al audio, la transcripción, el acta y la parrilla de evaluación.

¿Puede solicitar una rectificación?

Sí.

El interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan» (RGPD, artículo 16).

Es especialmente importante con una transcripción automática.

Una IA puede transcribir mal:

• un nombre propio;
• un título académico;
• una fecha;
• una respuesta técnica;
• la identidad de la persona que habló.

¿Puede solicitar la supresión?

Sí, en las condiciones previstas por el RGPD.

El interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan» (RGPD, artículo 17, apartado 1).

La CNIL recomienda, además, informar al candidato de este derecho en el momento de la entrevista.

¿Puede oponerse a la grabación?

Sí, y en una entrevista adopta la forma de una negativa, antes o durante el intercambio.

El interesado tiene «derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en lo dispuesto en el artículo 6, apartado 1, letras e) o f)» (RGPD, artículo 21, apartado 1).

Entonces detienes la grabación y tomas notas.

¿En qué plazo debes responder?

En principio, en el plazo de un mes. El responsable del tratamiento responde «sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud» (RGPD, artículo 12, apartado 3).

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¿Qué obligaciones hay cuando la IA toma las notas?

La IA añade un tratamiento a la simple grabación.

El funcionamiento puede resumirse así:

audio → transcripción → análisis → acta → parrilla de evaluación.

¿Qué hace concretamente la IA?

Puede:

• transcribir la entrevista;
• identificar a los participantes;
• recoger los puntos fuertes;
• recoger los puntos a profundizar;
• producir un acta;
• rellenar una parrilla de evaluación.

¿Puede la decisión basarse en esta síntesis?

La síntesis es un apoyo, no una decisión.

Se relee y se corrige antes de transmitirla a las personas que deciden.

¿Dónde se almacenan los datos?

Es una de las primeras preguntas que hacer a tu proveedor.

En Leexi, las grabaciones, transcripciones y actas permanecen en la región de París, en AWS. A partir de cierto volumen de licencias, puede elegirse un alojamiento en Scaleway.

¿Quién trata los datos?

El proveedor de la herramienta interviene como encargado del tratamiento en el marco previsto por el RGPD.

Tu software de seguimiento de candidaturas constituye un segundo encargado. El expediente de cumplimiento de Leexi detalla su propia cadena de tratamiento.

En el caso de Leexi, OpenAI proporciona el modelo de lenguaje y Leexi lo ejecuta a través de Azure Francia, en circuito cerrado.

¿Hace falta un DPA con el proveedor?

Sí, cuando el proveedor actúa como encargado del tratamiento.

El artículo 28 del RGPD prevé que «el tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico […] que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable» (apartado 3).

¿Utiliza la IA tus entrevistas para entrenar sus modelos?

Depende del proveedor.

En Leexi, las conversaciones no entrenan ningún modelo, en todas las cuentas.

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¿Cómo pedir el acuerdo de un candidato antes de grabar?

Puedes usar una formulación sencilla y precisa.

Al inicio de la entrevista

«Antes de empezar: grabo la entrevista y un asistente de IA redacta el acta, para poder escucharte en lugar de tomar notas. El acta se comparte con las personas que participan en la decisión. Tus datos se conservan dos años después de nuestro último contacto, y puedes pedir su supresión en cualquier momento. ¿Estás de acuerdo?»

Para una entrevista técnica

«Como con el resto de candidatos, grabo la conversación para poder volver sobre tus respuestas técnicas con el equipo. Si prefieres que tome notas a mano, es posible y no cambia nada en tu candidatura.»

Para una entrevista final

«La conversación se graba y el acta irá al comité de selección. Puedes pedirme una copia de lo que te concierne. ¿Te parece bien?»

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¿Qué errores hay que evitar?

1. Plantear la pregunta de forma que negarse resulte incómodo

«¿No te importa, verdad?» no deja realmente elección.

2. No anunciar el plazo de conservación

La CNIL lo convierte en una condición de la conservación del expediente, no en una información opcional.

3. Dejar que la parrilla de evaluación circule ampliamente

Es una valoración sobre una persona; se restringe a los participantes en la decisión.

4. Utilizar una plantilla de acta diseñada para otro uso

Una plantilla mal elegida introduce secciones sin relación y atribuye al reclutador acciones que corresponden al candidato.

5. Conservar sin límite las entrevistas de los candidatos no seleccionados

Dos años después del último contacto, salvo acuerdo formal para una duración mayor.

6. No comprobar que el asistente está realmente presente

Un asistente excluido de la reunión no produce ningún acta, y la entrevista se pierde.

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¿Cómo grabar una entrevista con Leexi?

Una vez definido el marco RGPD, el uso de la herramienta se resume en unos pocos pasos.

1. Unirse a la entrevista

Leexi puede unirse a tus entrevistas por videoconferencia desde tu agenda. Para una entrevista presencial, la grabación puede iniciarse desde la aplicación móvil, y se aplican las reglas de la reunión presencial.

2. Adaptar el acta al tipo de entrevista

El formato puede configurarse según se trate de un primer contacto, una entrevista técnica o una entrevista final.

3. Producir la parrilla de evaluación

La parrilla recoge, en particular, los puntos fuertes, los puntos a profundizar y los puntos de atención. El funcionamiento completo se describe en la página toma de notas con IA para la selección de personal.

4. Recoger el consentimiento

El consentimiento puede registrarse con marca de tiempo, y los parámetros pueden adaptarse por equipo y por país.

5. Controlar los datos

Leexi indica, en particular, un alojamiento en la región de París, una opción Scaleway, una ejecución del modelo a través de Azure Francia en circuito cerrado, el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, y la ausencia de entrenamiento con tus conversaciones.

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¿Qué dificultades encuentran realmente los usuarios?

Las cuestiones jurídicas no son las únicas dificultades que se encuentran en la práctica.

De 1 141 tickets de soporte recibidos entre enero y junio de 2026, 4 se refieren a la grabación de entrevistas de selección. Los motivos se refieren, en particular, a la plantilla de acta que no produce lo que el reclutador espera, a una información dada al candidato que no aparece en el acta y a un asistente excluido de la reunión.

Ninguno de estos tickets pregunta si está permitido grabar.

Esto ofrece otra lectura del problema:

la cuestión no es solo «¿tengo derecho a grabar?»

También hay que saber:

qué plantilla se aplica → qué figura en la parrilla → quién la recibe → cuánto tiempo se conserva.

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Grabar una entrevista de trabajo: lo que hay que recordar

Antes de grabar una entrevista, comprueba estos seis puntos:

• Acuerdo: ¿el candidato ha dicho sí, sin que negarse le cueste nada?
• Plazo anunciado: ¿sabe cuánto tiempo se conservan sus datos?
• Base legal: ¿es el consentimiento la base elegida?
• Conservación: ¿se suprime el audio una vez rellenada la parrilla?
• Acceso: ¿quién recibe la parrilla de evaluación?
• Encargados: ¿sabes quién trata los datos, incluido tu software de seguimiento?

Si interviene una IA, añade un séptimo punto:

¿sabe el candidato que un sistema de IA trata la grabación para producir el acta?

Preguntas frecuentes

¿Es legal grabar una entrevista de trabajo?

Sí, con el acuerdo del candidato, obtenido antes de la grabación, y a condición de informarle del plazo de conservación de sus datos.

¿Cuánto tiempo se puede conservar la entrevista de un candidato?

La CNIL fija dos años después del último contacto con el reclutador, salvo acuerdo formal del candidato para una duración mayor.

¿Puede un candidato pedir una copia de su acta?

Sí, en virtud del derecho de acceso previsto por el RGPD. Puede cubrir el acta y la parrilla de evaluación que le conciernen.

¿Puede un candidato rechazar la grabación?

Sí, y esa negativa no debe tener ninguna consecuencia en su candidatura.

¿Puede un candidato pedir la supresión de su entrevista?

Sí, en las condiciones previstas por el derecho de supresión del RGPD.

¿Puede la síntesis generada servir de base para la decisión?

Sirve de apoyo. Se relee y se corrige antes de transmitirla a las personas que deciden.

¿Se pueden comparar candidatos a partir de las actas?

Sí, a condición de que todas las entrevistas sigan la misma estructura, lo que permite una plantilla de acta común.

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En resumen

Grabar una entrevista de trabajo es posible.

Pero el buen reflejo no es solo preguntarse:

«¿Tengo derecho a grabar?»

Hay que verificar más bien toda la cadena, hasta la parrilla que servirá para decidir:

pedir el acuerdo → anunciar el plazo → grabar → transcribir → producir la parrilla → restringir el acceso → suprimir.

Es esta cadena completa la que debe encuadrar tu política de protección de datos.

¿Tus entrevistas merecen un acta estructurada? Probar Leexi en tu próxima entrevista

Fuentes

Textos tomados de fuentes primarias el 22 de agosto de 2026.

• RGPD, artículos 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 y 32
• Código Penal francés, artículo 226-1
• CNIL, Selección de personal y conservación del expediente de candidatura
• CNIL, Escucha y grabación de llamadas en el lugar de trabajo
• Reglamento europeo de inteligencia artificial, artículo 50

Esta página describe el marco aplicable. No constituye un dictamen jurídico.