Bewerbungsgespräch aufzeichnen: Welche DSGVO-Regeln gelten?

Sie zeichnen Ihre Bewerbungsgespräche auf, um ein Protokoll und einen Bewertungsbogen zu erhalten? Das ist möglich, aber ein Bewerber ist weder Ihr Mitarbeiter noch Ihr Kunde: Er bewirbt sich, und eine Ablehnung kann ihm teuer erscheinen.

Dieses Ungleichgewicht bestimmt, wie Sie um sein Einverständnis bitten und wie lange Sie seine Daten aufbewahren.

Darf man ein Bewerbungsgespräch aufzeichnen?

Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.

Ein aufgezeichnetes Gespräch enthält den Werdegang des Bewerbers, seine Motivation, seine Situation, manchmal Dinge, die er nicht preisgeben wollte. Es stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.

Sie müssen insbesondere:

• vor der Aufzeichnung das Einverständnis des Bewerbers einholen;
• ihn über die Aufbewahrungsdauer informieren;
• Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;
• den Zweck der Aufzeichnung festlegen;
• den Zugriff auf den Bewertungsbogen beschränken;
• ihm die Ausübung seiner Rechte ermöglichen.

Eine Aufzeichnung ohne Wissen der anwesenden Personen fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch (Code pénal), das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45.000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Intimität des Privatlebens anderer verletzt: 1° indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte erfasst, aufzeichnet oder übermittelt“ (Artikel 226-1).

Ist ein aufgezeichnetes Bewerbungsgespräch ein personenbezogenes Datum?

Ja, und zwar in besonders dichter Form.

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).

Ein Bewerbungsgespräch handelt von einer namentlich bekannten Person, ihrem Werdegang und ihren Kompetenzen.

Transkript, Protokoll und Bewertungsbogen sind ebenfalls betroffen.

Warum verlangt die Personalauswahl mehr Vorsicht?

Weil die aufgezeichnete Person um etwas bittet.

Sie ist nicht in der Position, die Bedingungen des Gesprächs zu verhandeln, und eine Ablehnung der Aufzeichnung kann ihr nachteilig erscheinen, selbst wenn sie es nicht ist. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite ein berufliches Meeting aufzeichnen beschrieben.

Sie führen außerdem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durch:

aufzeichnen → transkribieren → Protokoll verfassen → Bewertungsbogen erstellen → an das Gremium weitergeben.

Welche Daten werden aufgezeichnet?

Je nach verwendetem Tool können Sie aufbewahren:

• die Audioaufnahme des Gesprächs;
• das Transkript;
• die Namen der Beteiligten;
• das Datum des Gesprächs;
• das Protokoll;
• die Stärken und die zu vertiefenden Punkte;
• den Bewertungsbogen.

Der Bewertungsbogen ist eine Beurteilung einer Person: Er verdient dieselbe Sorgfalt wie der Rest.

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Muss der Bewerber vor der Aufzeichnung des Gesprächs informiert werden?

Ja.

Die Information muss vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Artikel 13, Absatz 1).

Bei einem Bewerbungsgespräch reicht die Information nicht aus: Sie bitten auch um sein Einverständnis.

Wann muss man ihn informieren?

Bevor die Aufzeichnung gestartet wird.

In der Praxis können Sie es in der Einladung ankündigen und dann zu Beginn die Frage stellen.

Die Einladung bereitet vor. Nur die mündliche Frage erlaubt dem Bewerber, abzulehnen.

Was muss man ihm sagen?

Die CNIL gibt an, dass die betroffenen Personen „insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Systems; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.

Sie müssen also einfach erklären können:

wer aufzeichnet → warum → wer das Protokoll sieht → wie lange die Daten aufbewahrt werden.

Muss die Aufbewahrungsdauer angekündigt werden?

Ja, und das ist eine Anforderung, die speziell für die Personalauswahl gilt.

Die CNIL gibt an, dass die Bewerbungsunterlagen „2 Jahre nach Ihrem letzten Kontakt mit dem Recruiter aufbewahrt werden können, oder länger, wenn Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben haben“, und dass ein Recruiter die Daten nur „unter der Bedingung, Sie darüber zu informieren und Ihr Einverständnis eingeholt zu haben“ aufbewahren darf.

Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll verfasst?

Ja.

Die Audioaufzeichnung und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei Vorgänge, die man sinnvollerweise unterscheidet.

Die europäische KI-Verordnung sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der Doktrin der CNIL.

Bei einem Bewerbungsgespräch zählt diese Information doppelt: Der Bewerber möchte vielleicht wissen, dass eine automatische Zusammenfassung als Entscheidungsgrundlage dient.

Sie können zum Beispiel ankündigen:

„Das Gespräch wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“

Was tun, wenn ein zweiter Interviewer zum Gespräch dazukommt?

Sie informieren ihn bei seiner Ankunft, so wie der Bewerber informiert wurde.

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Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung eines Bewerbungsgesprächs?

Die Einwilligung des Bewerbers ist die am besten geeignete Grundlage.

Das berechtigte Interesse ist hier fragiler, weil die betroffene Person nicht zur Organisation gehört.

Warum die Einwilligung?

Weil der Bewerber in keinem Arbeitsverhältnis zu Ihnen steht.

Die Einwilligung ist definiert als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung“ (DSGVO, Artikel 4, Nummer 11).

Die Schwierigkeit liegt im Wort „freiwillig“: Ein Bewerber, der fürchtet, seine Bewerbung zu gefährden, lehnt nicht leicht ab. Die Art, wie die Frage gestellt wird, zählt daher ebenso viel wie die Frage selbst.

Wie weist man diese Einwilligung nach?

Der Verantwortliche muss „nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat“ (DSGVO, Artikel 7, Absatz 1).

Eine zu Beginn des Gesprächs mit Zeitstempel erfasste Einwilligung ermöglicht es insbesondere, diesen Nachweis aufzubewahren.

Kann der Bewerber sein Einverständnis zurücknehmen?

Ja.

Die DSGVO sieht vor, dass „der Widerruf der Einwilligung so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein muss“ (Artikel 7, Absatz 3).

Darf man einen Bewerber ausschließen, der die Aufzeichnung ablehnt?

Nein.

Eine Ablehnung der Aufzeichnung sagt nichts über die Bewerbung aus. Sie als Signal zu behandeln, würde außerdem die Einwilligung unfreiwillig machen.

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Wie lange darf die Aufzeichnung eines Bewerbungsgesprächs aufbewahrt werden?

So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.

Die DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e). Für die Personalauswahl gibt es außerdem einen eigenen Richtwert.

Wie lange die Bewerbungsunterlagen aufbewahren?

Zwei Jahre nach dem letzten Kontakt. Die CNIL gibt an, dass die Unterlagen „2 Jahre nach Ihrem letzten Kontakt mit dem Recruiter aufbewahrt werden können, oder länger, wenn Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben haben“.

Ausgangspunkt ist der letzte Kontakt, nicht das Datum des Gesprächs.

Muss die Audioaufnahme so lange aufbewahrt werden wie der Bewertungsbogen?

Nichts schreibt das vor.

Sobald das Protokoll durchgesehen und der Bewertungsbogen ausgefüllt ist, hat die ursprüngliche Aufzeichnung möglicherweise nicht mehr denselben Nutzen.

Für Aufzeichnungen von Anrufen am Arbeitsplatz sieht die CNIL eine Höchstdauer von sechs Monaten vor und bis zu einem Jahr für Analysedokumente.

Was tun mit den Gesprächen nicht berücksichtigter Bewerber?

Sie folgen derselben Regel wie die Unterlagen.

Eine wirksame Richtlinie muss vorsehen:

Gespräch → Protokoll → Entscheidung → Löschung der Audioaufnahme → Ablauf der Unterlagen.

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Wer darf auf das Protokoll eines Bewerbungsgesprächs zugreifen?

Nur die Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind.

Der Recruiter, die betroffene Führungskraft und das Auswahlgremium. Nicht das gesamte Team und nicht die künftigen Kollegen des Bewerbers.

Wer darf Audio, Transkript und Bewertungsbogen einsehen?

Die drei Dateien dienen nicht unbedingt demselben Bedarf.

Sie können zum Beispiel:

• den Bewertungsbogen mit dem Auswahlgremium teilen;
• den Zugriff auf das Transkript beschränken;
• die Audioaufnahme nur für wirklich begründete Bedürfnisse aufbewahren.

Müssen die Daten verschlüsselt werden?

Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.

Die DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).

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Welche Rechte hat der Bewerber?

Die aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.

Kann er Auskunft über seine Daten verlangen?

Ja.

Der Bewerber hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Das kann die Audioaufnahme, das Transkript, das Protokoll und den Bewertungsbogen betreffen.

Kann er eine Berichtigung verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).

Das ist bei einer automatischen Transkription besonders wichtig.

Eine KI kann falsch transkribieren:

• einen Eigennamen;
• einen Abschluss;
• ein Datum;
• eine fachliche Antwort;
• die Identität der Person, die gesprochen hat.

Kann er die Löschung verlangen?

Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).

Die CNIL empfiehlt außerdem, den Bewerber zum Zeitpunkt des Gesprächs über dieses Recht zu informieren.

Kann er der Aufzeichnung widersprechen?

Ja, und bei einem Bewerbungsgespräch nimmt das die Form einer Ablehnung an, vor oder während des Gesprächs.

Die betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).

Sie stoppen dann die Aufzeichnung und machen sich Notizen.

Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?

Grundsätzlich innerhalb eines Monats. Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).

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Welche Pflichten gelten, wenn die KI die Notizen macht?

Die KI fügt der bloßen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.

Die Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:

Audio → Transkript → Analyse → Protokoll → Bewertungsbogen.

Was macht die KI konkret?

Sie kann:

• das Gespräch transkribieren;
• die Sprecher identifizieren;
• die Stärken festhalten;
• die zu vertiefenden Punkte festhalten;
• ein Protokoll erstellen;
• einen Bewertungsbogen ausfüllen.

Darf die Entscheidung auf dieser Zusammenfassung beruhen?

Die Zusammenfassung ist eine Hilfe, keine Entscheidung.

Sie wird durchgesehen und korrigiert, bevor sie an die Entscheidungsträger weitergegeben wird.

Wo werden die Daten gespeichert?

Das ist eine der ersten Fragen, die Sie Ihrem Anbieter stellen sollten.

Bei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.

Wer verarbeitet die Daten?

Der Anbieter des Tools tritt als Auftragsverarbeiter im Rahmen der DSGVO auf.

Ihre Bewerbermanagement-Software ist ein zweiter Auftragsverarbeiter. Die Compliance-Dokumentation von Leexi beschreibt die eigene Verarbeitungskette im Detail.

Im Fall von Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, und Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf aus.

Braucht man einen AVV mit dem Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.

Artikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […] erfolgt, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).

Nutzt die KI Ihre Gespräche, um ihre Modelle zu trainieren?

Das hängt vom Anbieter ab.

Bei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.

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Wie holt man das Einverständnis eines Bewerbers vor der Aufzeichnung ein?

Sie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.

Zu Beginn des Gesprächs

„Bevor wir anfangen: Ich zeichne das Gespräch auf, und ein KI-Assistent verfasst das Protokoll, damit ich Ihnen zuhören kann, statt Notizen zu machen. Das Protokoll wird mit den an der Entscheidung beteiligten Personen geteilt. Ihre Daten werden zwei Jahre nach unserem letzten Kontakt aufbewahrt, und Sie können jederzeit ihre Löschung verlangen. Sind Sie damit einverstanden?“

Bei einem Fachgespräch

„Wie bei den anderen Bewerbern zeichne ich unser Gespräch auf, um mit dem Team auf Ihre fachlichen Antworten zurückkommen zu können. Wenn Sie lieber möchten, dass ich handschriftlich Notizen mache, ist das möglich und ändert nichts an Ihrer Bewerbung.“

Bei einem Abschlussgespräch

„Das Gespräch wird aufgezeichnet, und das Protokoll geht an das Auswahlgremium. Sie können von mir eine Kopie dessen verlangen, was Sie betrifft. Ist das für Sie in Ordnung?“

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Welche Fehler sollte man vermeiden?

1. Die Frage so stellen, dass eine Ablehnung unangenehm ist

„Sie haben doch nichts dagegen?“ lässt nicht wirklich eine Wahl.

2. Die Aufbewahrungsdauer nicht ankündigen

Die CNIL macht sie zur Bedingung für die Aufbewahrung der Unterlagen, nicht zu einer optionalen Information.

3. Den Bewertungsbogen weit zirkulieren lassen

Er ist eine Beurteilung einer Person und bleibt auf die an der Entscheidung Beteiligten beschränkt.

4. Eine für einen anderen Zweck konzipierte Protokollvorlage verwenden

Eine schlecht gewählte Vorlage fügt themenfremde Abschnitte ein und ordnet dem Recruiter Aufgaben zu, die dem Bewerber zukommen.

5. Die Gespräche nicht berücksichtigter Bewerber unbegrenzt aufbewahren

Zwei Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern kein ausdrückliches Einverständnis für eine längere Dauer vorliegt.

6. Nicht prüfen, ob der Assistent tatsächlich anwesend ist

Ein aus dem Meeting ausgeschlossener Assistent erstellt kein Protokoll, und das Gespräch ist verloren.

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Wie zeichnet man ein Bewerbungsgespräch mit Leexi auf?

Sobald der DSGVO-Rahmen definiert ist, beschränkt sich die Nutzung des Tools auf wenige Schritte.

1. Dem Gespräch beitreten

Leexi kann Ihren Videointerviews aus Ihrem Kalender heraus beitreten. Bei einem Gespräch vor Ort kann die Aufzeichnung über die mobile App gestartet werden, und es gelten die Regeln für Präsenzmeetings.

2. Das Protokoll an die Art des Gesprächs anpassen

Das Format kann eingestellt werden, je nachdem, ob es sich um ein Erstgespräch, ein Fachgespräch oder ein Abschlussgespräch handelt.

3. Den Bewertungsbogen erstellen

Der Bewertungsbogen enthält insbesondere die Stärken, die zu vertiefenden Punkte und die kritischen Punkte. Der vollständige Ablauf ist auf der Seite KI-Notizen für das Recruiting beschrieben.

4. Die Einwilligung einholen

Die Einwilligung kann erfasst und mit Zeitstempel versehen werden, und die Einstellungen können je Team und Land angepasst werden.

5. Die Daten kontrollieren

Leexi gibt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen an.

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Auf welche Schwierigkeiten stoßen die Nutzer wirklich?

Die rechtlichen Fragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten in der Praxis.

Von 1.141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind, betreffen 4 die Aufzeichnung von Bewerbungsgesprächen. Die Gründe betreffen insbesondere die Protokollvorlage, die nicht das liefert, was der Recruiter erwartet, eine dem Bewerber gegebene Information, die nicht im Protokoll erscheint, und einen aus dem Meeting ausgeschlossenen Assistenten.

Keines dieser Tickets fragt, ob die Aufzeichnung erlaubt ist.

Das erlaubt eine andere Lesart des Problems:

Die Frage lautet nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“

Man muss auch wissen:

welche Vorlage angewendet wird → was im Bewertungsbogen steht → wer ihn erhält → wie lange er aufbewahrt wird.

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Ein Bewerbungsgespräch aufzeichnen: das Wichtigste in Kürze

Prüfen Sie vor der Aufzeichnung eines Gesprächs diese sechs Punkte:

• Einverständnis: Hat der Bewerber Ja gesagt, ohne dass ihn eine Ablehnung etwas kostet?
• Angekündigte Dauer: Weiß er, wie lange seine Daten aufbewahrt werden?
• Rechtsgrundlage: Ist die Einwilligung tatsächlich die gewählte Grundlage?
• Aufbewahrung: Wird die Audioaufnahme gelöscht, sobald der Bewertungsbogen ausgefüllt ist?
• Zugriff: Wer erhält den Bewertungsbogen?
• Auftragsverarbeiter: Wissen Sie, wer die Daten verarbeitet, Ihre Bewerbermanagement-Software eingeschlossen?

Wenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:

Weiß der Bewerber, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?

Häufige Fragen

Ist es legal, ein Bewerbungsgespräch aufzuzeichnen?

Ja, mit dem vor der Aufzeichnung eingeholten Einverständnis des Bewerbers und unter der Bedingung, ihn über die Aufbewahrungsdauer seiner Daten zu informieren.

Wie lange darf man das Gespräch eines Bewerbers aufbewahren?

Die CNIL nennt zwei Jahre nach dem letzten Kontakt mit dem Recruiter, sofern der Bewerber nicht ausdrücklich einer längeren Dauer zustimmt.

Kann ein Bewerber eine Kopie seines Protokolls verlangen?

Ja, im Rahmen des in der DSGVO vorgesehenen Auskunftsrechts. Das kann das Protokoll und den ihn betreffenden Bewertungsbogen umfassen.

Kann ein Bewerber die Aufzeichnung ablehnen?

Ja, und diese Ablehnung darf keine Folgen für seine Bewerbung haben.

Kann ein Bewerber die Löschung seines Gesprächs verlangen?

Ja, unter den Bedingungen des in der DSGVO vorgesehenen Rechts auf Löschung.

Kann die erzeugte Zusammenfassung als Entscheidungsgrundlage dienen?

Sie dient als Hilfe. Sie wird durchgesehen und korrigiert, bevor sie an die Entscheidungsträger weitergegeben wird.

Kann man Bewerber anhand der Protokolle vergleichen?

Ja, sofern alle Gespräche derselben Struktur folgen, was eine gemeinsame Protokollvorlage ermöglicht.

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Zusammenfassung

Ein Bewerbungsgespräch aufzuzeichnen ist möglich.

Aber der richtige Reflex besteht nicht nur darin zu fragen:

„Darf ich aufzeichnen?“

Man sollte vielmehr die gesamte Kette prüfen, bis zum Bewertungsbogen, der für die Entscheidung dient:

Einverständnis einholen → Dauer ankündigen → aufzeichnen → transkribieren → Bewertungsbogen erstellen → Zugriff beschränken → löschen.

Diese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.

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Quellen

Texte am 22. August 2026 aus Primärquellen entnommen.

• DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32
• Französisches Strafgesetzbuch (Code pénal), Artikel 226-1
• CNIL, Recruiting und Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen
• CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz
• Europäische KI-Verordnung, Artikel 50

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