Bewerbungsgespräch aufzeichnen: Welche DSGVO-Regeln gelten?

Sie zeichnen Ihre Bewerbungsgespräche auf, um ein Protokoll und einen Bewertungsbogen zu erhalten? Das ist möglich, aber ein Bewerber ist weder Ihr Mitarbeiter noch Ihr Kunde: Er bewirbt sich, und eine Ablehnung kann ihm teuer erscheinen.

Dieses Ungleichgewicht bestimmt, wie Sie um sein Einverständnis bitten und wie lange Sie seine Daten aufbewahren.

Darf ein Bewerbungsgespräch aufgezeichnet werden?

Ja, aber eine Ablehnung darf den Bewerber nichts kosten.

Ein aufgezeichnetes Gespräch enthält den Werdegang des Bewerbers, seine Motivation, seine Situation, manchmal Dinge, die er nicht preisgeben wollte. Es stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.

Sie müssen insbesondere:

• vor der Aufzeichnung das Einverständnis des Bewerbers einholen;
• ihn über die Aufbewahrungsdauer informieren;
• Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;
• den Zweck der Aufzeichnung festlegen;
• den Zugriff auf den Bewertungsbogen beschränken;
• ihm die Ausübung seiner Rechte ermöglichen.

Eine Aufzeichnung ohne Wissen der anwesenden Personen fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch (Code pénal), das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45.000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Intimität des Privatlebens anderer verletzt: 1° indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte erfasst, aufzeichnet oder übermittelt“ (Artikel 226-1).

Wer Bewerbungsgespräche aufzeichnet, sagt es selbst: eine Personalberatung, die „Vorstellungsgespräche per Videokonferenz führt“ und „Bewerbungsunterlagen über Notizen im Gespräch erstellt“ (April 2026), eine Vertriebsleiterin, die das Tool „bei Interviews, zwei oder drei in den letzten Tagen, als Teleprompter genutzt“ hat (Januar), eine Trainerin, die jeden Bewerber dreißig Stunden lang vor Ort begleitet (März), ein HR-Berater in „Auditphasen, den ganzen Tag“ (März). Recruiting gehört zu den vor dem Kauf am häufigsten besprochenen Themen: 837 Demos sprechen es im betrachteten Zeitraum an.

Ist ein aufgezeichnetes Bewerbungsgespräch ein personenbezogenes Datum?

Ja, und zwar in besonders dichter Form.

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).

Ein Bewerbungsgespräch handelt von einer namentlich bekannten Person, ihrem Werdegang und ihren Kompetenzen.

Transkript, Protokoll und Bewertungsbogen sind ebenfalls betroffen.

Warum verlangt die Personalauswahl mehr Vorsicht?

Weil die aufgezeichnete Person um etwas bittet.

Sie ist nicht in der Position, die Bedingungen des Gesprächs zu verhandeln, und eine Ablehnung der Aufzeichnung kann ihr nachteilig erscheinen, selbst wenn sie es nicht ist. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite ein berufliches Meeting aufzeichnen beschrieben.

Sie führen außerdem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durch:

aufzeichnen → transkribieren → Protokoll verfassen → Bewertungsbogen erstellen → an das Gremium weitergeben.

Eine Personalberatung fasste die Rollenverteilung so zusammen: „Ich rekrutiere, sie stellen ein.“ Das Protokoll wandert also von einer Organisation zur anderen, und die Frage, wer es erhält, stellt sich schon beim Gespräch.

Welche Daten werden aufgezeichnet?

Je nach verwendetem Tool können Sie aufbewahren:

• die Audioaufnahme des Gesprächs;
• das Transkript;
• die Namen der Beteiligten;
• das Datum des Gesprächs;
• das Protokoll;
• die Stärken und die zu vertiefenden Punkte;
• den Bewertungsbogen.

Der Bewertungsbogen ist eine Beurteilung einer Person: Er verdient dieselbe Sorgfalt wie der Rest. Wenn er in eine Bewerbermanagement-Software wie Boond oder RecruitCRM übertragen wird, entsteht dort eine zweite Kopie.

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Muss der Bewerber vor der Aufzeichnung des Gesprächs informiert werden?

Ja.

Die Information muss vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Artikel 13, Absatz 1).

Bei einem Bewerbungsgespräch reicht die Information nicht aus: Sie bitten auch um sein Einverständnis.

Diese Information ist bei Recruitern gängige Praxis, und sie möchten sie dokumentiert wissen. Ein Recruiter schrieb am 19. Januar: „Bei den Gesprächen muss ich den Bewerbern eine Information geben, doch diese taucht in den Protokollen selten auf. Wie kann ich das ändern?“ Was dem Bewerber zu Beginn gesagt wird, gehört zum Protokoll, und die Protokollvorlage kann so eingestellt werden, dass sie es übernimmt.

Wann muss man ihn informieren?

Bevor die Aufzeichnung gestartet wird.

In der Praxis können Sie es in der Einladung ankündigen und dann zu Beginn die Frage stellen. Bei einer Videokonferenz erhält der eingeladene Bewerber vor dem Gespräch eine E-Mail, der Assistent erscheint unter seinem Namen, und die Einwilligung wird beim Start mit Zeitstempel erfasst.

Die Einladung bereitet vor. Nur die mündliche Frage erlaubt dem Bewerber, abzulehnen.

Was muss man ihm sagen?

Die CNIL gibt an, dass die betroffenen Personen „insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Systems; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.

Sie müssen also einfach erklären können:

wer aufzeichnet → warum → wer das Protokoll sieht → wie lange die Daten aufbewahrt werden.

Muss die Aufbewahrungsdauer angekündigt werden?

Ja, und das ist eine Anforderung, die speziell für die Personalauswahl gilt.

Die CNIL gibt an, dass die Bewerbungsunterlagen „2 Jahre nach Ihrem letzten Kontakt mit dem Recruiter aufbewahrt werden können, oder länger, wenn Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben haben“, und dass ein Recruiter die Daten nur „unter der Bedingung, Sie darüber zu informieren und Ihr Einverständnis eingeholt zu haben“ aufbewahren darf.

Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll verfasst?

Ja.

Die Audioaufzeichnung und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei Vorgänge, die man sinnvollerweise unterscheidet.

Die europäische KI-Verordnung sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der Doktrin der CNIL.

Bei einem Bewerbungsgespräch zählt diese Information doppelt: Der Bewerber möchte vielleicht wissen, dass eine automatische Zusammenfassung als Entscheidungsgrundlage dient.

Sie können zum Beispiel ankündigen:

„Das Gespräch wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“

Was tun, wenn ein zweiter Interviewer zum Gespräch dazukommt?

Sie informieren ihn bei seiner Ankunft, so wie der Bewerber informiert wurde.

Und nur ein Gerät zeichnet auf. Ein Präsenzgespräch mit zwei Computern, die im selben Raum mit derselben Videokonferenz verbunden waren, endete mit einem nicht verfügbaren Video (17. April). Der zweite Interviewer setzt sich dazu, er verbindet sich nicht.

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Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung eines Bewerbungsgesprächs?

Die Einwilligung des Bewerbers ist die am besten geeignete Grundlage.

Das berechtigte Interesse ist hier fragiler, weil die betroffene Person nicht zur Organisation gehört.

Warum die Einwilligung?

Weil der Bewerber in keinem Arbeitsverhältnis zu Ihnen steht.

Die Einwilligung ist definiert als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung“ (DSGVO, Artikel 4, Nummer 11).

Die Schwierigkeit liegt im Wort „freiwillig“: Ein Bewerber, der fürchtet, seine Bewerbung zu gefährden, lehnt nicht leicht ab. Die CNIL beschreibt dieses Ungleichgewicht für Beschäftigte in ihrem Referenzrahmen zur Personalverwaltung: „Beschäftigte sind angesichts der Abhängigkeit, die sich aus dem Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem ergibt, nur sehr selten in der Lage, ihre Einwilligung frei zu erteilen, zu verweigern oder zu widerrufen.“ Ein Bewerber kann sich in einer vergleichbaren Lage befinden. Die Art, wie die Frage gestellt wird, zählt daher ebenso viel wie die Frage selbst.

Wie weist man diese Einwilligung nach?

Der Verantwortliche muss „nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat“ (DSGVO, Artikel 7, Absatz 1).

Eine zu Beginn des Gesprächs mit Zeitstempel erfasste Einwilligung ermöglicht es insbesondere, diesen Nachweis aufzubewahren.

Kann der Bewerber sein Einverständnis zurücknehmen?

Ja.

Die DSGVO sieht vor, dass „der Widerruf der Einwilligung so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein muss“ (Artikel 7, Absatz 3).

Darf man einen Bewerber ausschließen, der die Aufzeichnung ablehnt?

Nein.

Eine Ablehnung der Aufzeichnung sagt nichts über die Bewerbung aus. Sie als Signal zu behandeln, würde außerdem die Einwilligung unfreiwillig machen. Planen Sie bei einer internen Einführung auch die Zeit für die Anhörung der Personalvertretung ein: Ein Verantwortlicher erklärte, er sei „immer noch vom CSE blockiert“ (Januar).

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Wie lange darf die Aufzeichnung eines Bewerbungsgesprächs aufbewahrt werden?

So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.

Die DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e). Für die Personalauswahl gibt es außerdem einen eigenen Richtwert.

Wie lange die Bewerbungsunterlagen aufbewahren?

Zwei Jahre nach dem letzten Kontakt. Die CNIL gibt an, dass die Unterlagen „2 Jahre nach Ihrem letzten Kontakt mit dem Recruiter aufbewahrt werden können, oder länger, wenn Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben haben“.

Ausgangspunkt ist der letzte Kontakt, nicht das Datum des Gesprächs.

Muss die Audioaufnahme so lange aufbewahrt werden wie der Bewertungsbogen?

Nichts schreibt das vor.

Sobald das Protokoll durchgesehen und der Bewertungsbogen ausgefüllt ist, hat die ursprüngliche Aufzeichnung möglicherweise nicht mehr denselben Nutzen.

Für Aufzeichnungen von Anrufen am Arbeitsplatz sieht die CNIL eine Höchstdauer von sechs Monaten vor und bis zu einem Jahr für Analysedokumente.

Was tun mit den Gesprächen nicht berücksichtigter Bewerber?

Sie folgen derselben Regel wie die Unterlagen, mit einer gesonderten Archivierung.

Der von der CNIL am 2. April 2026 veröffentlichte Referenzrahmen für Aufbewahrungsfristen im Personalwesen unterscheidet zwei Fristen. Im aktiven Bestand werden die Daten eines nicht berücksichtigten Bewerbers, die in einen Lebenslauf-Pool aufgenommen wurden, „bis zu 2 Jahre ab dem letzten Kontakt mit dem nicht berücksichtigten Bewerber“ aufbewahrt, mit seinem Einverständnis oder sofern er nicht widerspricht. In der Zwischenarchivierung werden sie „zu Beweiszwecken, für etwaige Diskriminierungsklagen: 5 Jahre ab dem Datum, an dem die Stelle besetzt wurde“ aufbewahrt, auf Grundlage von Artikel L. 1134-5 des französischen Arbeitsgesetzbuchs (Code du travail), den der Referenzrahmen als Pflicht einstuft. Für den ausgewählten Bewerber beträgt die Frist im aktiven Bestand „die Dauer des Einstellungsverfahrens bis zum Ergebnis der Bewerbung“; seine Daten gehen danach in die Personalverwaltung über.

Was das für Sie bedeutet: Audioaufnahme und Protokoll des Gesprächs mit einem nicht berücksichtigten Bewerber werden nicht mit der Entscheidung gelöscht. Sie gehen für fünf Jahre in ein zugriffsbeschränktes Archiv über, nur für berechtigte Personen zugänglich, und werden danach gelöscht.

Reicht die Standardaufbewahrung des Tools aus?

Nein, nicht für sich allein.

Bei Leexi ist die Standardaufbewahrung im Datenverarbeitungsvertrag auf höchstens zwei Jahre festgelegt und in den Einstellungen verkürzbar (Artikel 9.1). Die fünf Jahre Zwischenarchivierung aus dem Referenzrahmen der CNIL gehen über diese Dauer hinaus. Für einen nicht berücksichtigten Bewerber werden Protokoll und Bewertungsbogen daher vor Fristablauf in Ihr zugriffsbeschränktes Archiv exportiert, oder die Aufbewahrung wird auf Anfrage verlängert. Noch kein Recruiter hat das angefragt: Diese Einstellung wird bislang nicht vorgenommen.

Eine wirksame Richtlinie muss vorsehen:

Gespräch → Protokoll → Entscheidung → Löschung der Audioaufnahme → zugriffsbeschränkte Archivierung → Fristablauf.

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Wer darf auf das Protokoll eines Bewerbungsgesprächs zugreifen?

Nur die Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind.

Der Recruiter, die betroffene Führungskraft und das Auswahlgremium. Nicht das gesamte Team und nicht die künftigen Kollegen des Bewerbers.

Recruiter, Führungskraft, Personalabteilung

Jeder mit seiner eigenen Zugriffsstufe, pro Team eingestellt.

Der Bedarf an einem Ausnahmezugriff besteht. Ein Verantwortlicher schrieb am 3. März: „Ich brauche aus dringenden HR-Gründen Zugriff auf das folgende Gespräch.“ Ein Notfallzugriff wird in den Regeln vorgesehen, mit der Person, die ihn gewähren darf, statt improvisiert zu werden.

Die Sensibilität dieser Gespräche formulieren die Kunden selbst. Am 8. April konnte ein Kunde in seinen Analysen die globalen Daten nicht von „sensiblen persönlichen Gesprächen wie Einzelgesprächen über die Vergütung“ trennen. Ein Bewerbungsgespräch gehört zu dieser Kategorie.

Wer darf Audio, Transkript und Bewertungsbogen einsehen?

Die drei Dateien dienen nicht unbedingt demselben Bedarf.

Sie können zum Beispiel:

• den Bewertungsbogen mit dem Auswahlgremium teilen;
• den Zugriff auf das Transkript beschränken;
• die Audioaufnahme nur für wirklich begründete Bedürfnisse aufbewahren.

Die Bewerbermanagement-Software

Nach ihren eigenen Zugriffsrechten.

Der an Boond oder RecruitCRM gesendete Bewertungsbogen übernimmt die Zugriffsrechte der Bewerbungsakte. Ein HR-Bericht, der die falsche Vorlage erhält, landet ebenfalls dort: Ein Kunde meldete am 10. April, dass „das COPIL-Skript erscheint, obwohl es nicht mit dem HR-Bericht verknüpft sein darf“. Die Protokollvorlage entscheidet, was in die Akte des Bewerbers gelangt.

Müssen die Daten verschlüsselt werden?

Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.

Die DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).

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Welche Rechte hat der Bewerber?

Die aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte. Das Recruiting fügt keine eigenen hinzu, und die Löschanfragen, die Leexi im betrachteten Zeitraum erhalten hat, betrafen andere Meetings.

Kann er Auskunft über seine Daten verlangen?

Ja.

Der Bewerber hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Das kann die Audioaufnahme, das Transkript, das Protokoll und den Bewertungsbogen betreffen.

Kann er eine Berichtigung verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).

Das ist bei einer automatischen Transkription besonders wichtig.

Eine KI kann falsch transkribieren:

• einen Eigennamen;
• einen Abschluss;
• ein Datum;
• eine fachliche Antwort;
• die Identität der Person, die gesprochen hat.

Kann er die Löschung verlangen?

Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).

Die CNIL empfiehlt außerdem, den Bewerber zum Zeitpunkt des Gesprächs über dieses Recht zu informieren.

Kann er der Aufzeichnung widersprechen?

Ja, und bei einem Bewerbungsgespräch nimmt das die Form einer Ablehnung an, vor oder während des Gesprächs.

Die betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).

Sie stoppen dann die Aufzeichnung und machen sich Notizen.

Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?

Grundsätzlich innerhalb eines Monats. Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).

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Welche Pflichten gelten, wenn die KI die Notizen macht?

Die KI fügt der bloßen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.

Die Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:

Audio → Transkript → Analyse → Protokoll → Bewertungsbogen.

Was macht die KI konkret?

Sie kann:

• das Gespräch transkribieren;
• die Sprecher identifizieren;
• die Stärken festhalten;
• die zu vertiefenden Punkte festhalten;
• ein Protokoll erstellen;
• einen Bewertungsbogen ausfüllen.

Darf die Entscheidung auf dieser Zusammenfassung beruhen?

Die Zusammenfassung ist eine Hilfe, keine Entscheidung.

Sie wird durchgesehen und korrigiert, bevor sie an die Entscheidungsträger weitergegeben wird.

Zwei Fälle zeigen, warum. Am 16. April stellte ein Recruiter fest, dass ein Hinweis „in jedem Protokoll aufgeführt wird, selbst wenn ich ihn mit dem Bewerber nicht anspreche“, und fragte, wie er nur dann erscheinen könne, wenn er tatsächlich gesagt wurde. Am 3. Juni enthielt das Transkript einer Schulung zum Thema Recruiting „eine unerklärliche Zahlenfolge“, mehreren Sprechern zugeordnet und nie ausgesprochen. Ein Gesprächsprotokoll, das einen Satz enthält, den der Bewerber nicht gesagt hat, ist ein unrichtiges Datum, und es kann eine Entscheidung beeinflussen.

Welche Protokollvorlage verwenden?

Die für Bewerbungsgespräche, und sie wird vor dem ersten Bewerber geprüft.

Ein Recruiter fand die in der Kategorie „Bewerbungsgespräch, HR“ erstellte Vorlage nicht wieder (2. Januar). Ein anderer sah, wie eine Vorlage für Steuerungsausschüsse auf einen HR-Bericht angewendet wurde (10. April). Die Vorlage bestimmt die Abschnitte des Protokolls, also das, was Sie über den Bewerber aufbewahren.

Wo werden die Daten gespeichert?

Das ist eine der ersten Fragen, die Sie Ihrem Anbieter stellen sollten.

Bei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden. Die zehn Unterauftragsverarbeiter von Leexi sind in Artikel 6.1 seines Datenverarbeitungsvertrags mit ihrer Rolle und ihrem Hosting-Standort aufgeführt.

Wer verarbeitet die Daten?

Der Anbieter des Tools tritt als Auftragsverarbeiter im Rahmen der DSGVO auf.

Ihre Bewerbermanagement-Software ist ein zweiter Auftragsverarbeiter. Die Compliance-Dokumentation von Leexi beschreibt die eigene Verarbeitungskette im Detail.

Im Fall von Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, und Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf aus.

Braucht man einen AVV mit dem Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.

Artikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […] erfolgt, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).

Der AVV von Leexi ist öffentlich, seit dem 6. Juli 2026 in Version 2.0 (deutsche Version, ausführlich erläutert auf der Seite AVV und KI-Notiztool). Er legt die Standardaufbewahrung auf höchstens zwei Jahre fest, auf Anfrage oder in den Einstellungen verkürzbar (Artikel 9.1), die Rückgabe oder Löschung aller Daten bei Vertragsende (Artikel 11.2) und die Meldung einer Datenschutzverletzung innerhalb von 24 Stunden (Artikel 5.4).

Nutzt die KI Ihre Bewerbungsgespräche, um ihre Modelle zu trainieren?

Das hängt vom Anbieter ab.

Bei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten. Diese Zusage ist in der Datenschutzerklärung und in der Compliance-FAQ festgehalten und auf der Seite kein KI-Training mit Ihren Meetings ausführlich beschrieben.

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Wie holt man das Einverständnis eines Bewerbers vor der Aufzeichnung ein?

Sie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden. Was Sie zu Beginn sagen, findet sich im Transkript wieder, und die Protokollvorlage kann es in einem eigenen Abschnitt übernehmen.

Zu Beginn des Gesprächs

„Bevor wir anfangen: Ich zeichne das Gespräch auf, und ein KI-Assistent verfasst das Protokoll, damit ich Ihnen zuhören kann, statt Notizen zu machen. Das Protokoll wird mit den an der Entscheidung beteiligten Personen geteilt. Ihre Daten werden zwei Jahre nach unserem letzten Kontakt aufbewahrt, und Sie können jederzeit ihre Löschung verlangen. Sind Sie damit einverstanden?“

Bei einem Fachgespräch

„Wie bei den anderen Bewerbern zeichne ich unser Gespräch auf, um mit dem Team auf Ihre fachlichen Antworten zurückkommen zu können. Wenn Sie lieber möchten, dass ich handschriftlich Notizen mache, ist das möglich und ändert nichts an Ihrer Bewerbung.“

Bei einem Abschlussgespräch

„Das Gespräch wird aufgezeichnet, und das Protokoll geht an das Auswahlgremium. Sie können von mir eine Kopie dessen verlangen, was Sie betrifft. Ist das für Sie in Ordnung?“

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Welche Fehler sollte man vermeiden?

1. Die Frage so stellen, dass eine Ablehnung unangenehm ist

„Sie haben doch nichts dagegen?“ lässt nicht wirklich eine Wahl.

2. Die Aufbewahrungsdauer nicht ankündigen

Die CNIL macht sie zur Bedingung für die Aufbewahrung der Unterlagen, nicht zu einer optionalen Information.

3. Den Bewertungsbogen weit zirkulieren lassen

Er ist eine Beurteilung einer Person und bleibt auf die an der Entscheidung Beteiligten beschränkt.

4. Eine für einen anderen Zweck konzipierte Protokollvorlage verwenden

Eine Vorlage für Steuerungsausschüsse in einem HR-Bericht (10. April). Sie fügt themenfremde Abschnitte ein und ordnet dem Recruiter Aufgaben zu, die dem Bewerber zukommen.

5. Die Vorlage einen Hinweis hinzufügen lassen, den der Bewerber nicht gesagt hat

Ein Hinweis, der in jedem Protokoll auftaucht, selbst wenn der Recruiter ihn nicht angesprochen hat (16. April). Er wird vor dem nächsten Gespräch aus der Vorlage entfernt.

6. Die dem Bewerber gegebene Information verlieren

Die zu Beginn gegebene Information, die „in den Protokollen selten auftaucht“ (19. Januar). Sie ist Ihr Nachweis, dass der Bewerber informiert wurde, und wird zusammen mit dem Bewertungsbogen aufbewahrt.

7. Ein Präsenzgespräch mit zwei Computern in derselben Videokonferenz aufzeichnen

Video nicht verfügbar (17. April). Ein Gespräch im Raum wird von einem einzigen Gerät aus aufgezeichnet, und es gelten die Regeln für die Aufzeichnung von Präsenzmeetings.

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Wie zeichnet man ein Bewerbungsgespräch mit Leexi auf?

Sobald der DSGVO-Rahmen definiert ist, beschränkt sich die Nutzung des Tools auf wenige Schritte.

1. Dem Gespräch beitreten

Leexi kann Ihren Videointerviews aus Ihrem Kalender heraus beitreten, und ein telefonisches Vorauswahlgespräch folgt den Regeln für die Aufzeichnung eines Anrufs. Bei einem persönlichen Gespräch kann die Aufzeichnung über die mobile App gestartet werden, und es gelten die Regeln für Präsenzmeetings.

2. Das Protokoll an die Art des Gesprächs anpassen

Das Format kann eingestellt werden, je nachdem, ob es sich um ein Erstgespräch, ein Fachgespräch oder ein Abschlussgespräch handelt, mit einem Abschnitt für die dem Bewerber gegebene Information.

3. Den Bewertungsbogen erstellen

Der Bewertungsbogen enthält insbesondere die Stärken, die zu vertiefenden Punkte und die kritischen Punkte. Der vollständige Ablauf ist auf der Seite KI-Notizen für das Recruiting beschrieben.

4. Die Einwilligung einholen

Die Einwilligung kann erfasst und mit Zeitstempel versehen werden, und die Einstellungen können je Team und Land angepasst werden.

5. An die Bewerbermanagement-Software senden

Protokoll und Bewertungsbogen können in die Akte des Bewerbers in Boond oder RecruitCRM übernommen oder in ein anderes Tool exportiert werden.

6. Die Daten kontrollieren

Leexi gibt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen an. Die Aufbewahrungsdauer wird in den Einstellungen festgelegt, und das Gespräch wird vor Fristablauf exportiert, wenn Ihre Archivierung es erfordert.

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Auf welche Schwierigkeiten stoßen die Nutzer wirklich?

Die rechtlichen Fragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten in der Praxis.

Von 1.141 Anfragen, die zwischen Januar und Juni 2026 beim Leexi-Support eingegangen sind, betreffen 4 die Aufzeichnung von Bewerbungsgesprächen. Die Gründe betreffen die Protokollvorlage, die nicht das liefert, was der Recruiter erwartet, eine dem Bewerber gegebene Information, die nicht im Protokoll erscheint, einen aus HR-Gründen angefragten Notfallzugriff und einen aus dem Meeting ausgeschlossenen Assistenten.

Keine davon fragt, ob die Aufzeichnung erlaubt ist. Dennoch ist das Thema im betrachteten Zeitraum in 837 Demos präsent.

Das erlaubt eine andere Lesart des Problems:

Die Frage lautet nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“

Man muss auch wissen:

welche Vorlage angewendet wird → was im Bewertungsbogen steht → wer ihn erhält → wie lange er aufbewahrt wird.

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Ein Bewerbungsgespräch aufzeichnen: das Wichtigste in Kürze

Prüfen Sie vor der Aufzeichnung eines Gesprächs diese sechs Punkte:

• Einverständnis: Hat der Bewerber Ja gesagt, ohne dass ihn eine Ablehnung etwas kostet?
• Angekündigte Dauer: Weiß er, wie lange seine Daten aufbewahrt werden?
• Rechtsgrundlage: Ist die Einwilligung tatsächlich die gewählte Grundlage?
• Aufbewahrung: Wird die Audioaufnahme gelöscht, sobald der Bewertungsbogen ausgefüllt ist, und ist die fünfjährige Archivierung für nicht berücksichtigte Bewerber vorgesehen?
• Zugriff: Wer erhält den Bewertungsbogen?
• Auftragsverarbeiter: Wissen Sie, wer die Daten verarbeitet, Ihre Bewerbermanagement-Software eingeschlossen?

Wenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:

Weiß der Bewerber, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?

Häufige Fragen

Darf man einen Bewerber ausschließen, der die Aufzeichnung ablehnt?

Nein. Eine Ablehnung sagt nichts über die Bewerbung aus, und sie als Signal zu behandeln, würde die Einwilligung im Sinne von Artikel 4 Nummer 11 DSGVO unfreiwillig machen. Sehen Sie handschriftliche Notizen als angekündigte Alternative vor, und sagen Sie dem Bewerber, dass diese Wahl nichts an seiner Bewerbung ändert.

Was sagt man dem Bewerber vor dem Start der Aufzeichnung?

Wer aufzeichnet, warum, wer das Protokoll sieht, wie lange die Daten aufbewahrt werden und dass eine KI die Zusammenfassung verfasst. Die CNIL macht die Information über die Dauer zur Bedingung für die Aufbewahrung der Unterlagen. Die Aufzeichnung enthält anschließend diese Ankündigung, und die Protokollvorlage kann sie in einem eigenen Abschnitt übernehmen.

Wie lange bewahrt man das Gespräch eines nicht berücksichtigten Bewerbers auf?

Zwei Jahre ab dem letzten Kontakt im aktiven Bestand, wenn es in einen Lebenslauf-Pool aufgenommen wird, danach fünf Jahre „ab dem Datum, an dem die Stelle besetzt wurde“ in der Zwischenarchivierung, zu Beweiszwecken im Fall einer Diskriminierungsklage (Referenzrahmen der CNIL vom 2. April 2026, Artikel L. 1134-5 des französischen Arbeitsgesetzbuchs). Die zweijährige Standardaufbewahrung des Tools deckt diese Archivierung nicht allein ab: Exportieren oder verlängern Sie.

Darf der von der KI erstellte Bewertungsbogen die Entscheidung begründen?

Er dient als Hilfe und wird durchgesehen und korrigiert, bevor er an die Entscheidungsträger weitergegeben wird. Eine Protokollvorlage kann einen Hinweis hinzufügen, den der Bewerber nicht gesagt hat, und ein Transkript kann Aussagen der falschen Person zuordnen: Das sind unrichtige Daten im Sinne von Artikel 16, und sie würden eine Entscheidung beeinflussen.

Wer darf auf das Protokoll eines Bewerbungsgesprächs zugreifen?

Nur die Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind: Recruiter, betroffene Führungskraft, Auswahlgremium. Der an eine Bewerbermanagement-Software gesendete Bewertungsbogen übernimmt die Zugriffsrechte der Akte. Ein Notfallzugriff wird in den Regeln vorgesehen, mit der Person, die ihn gewähren darf, statt improvisiert zu werden.

Kann ein Bewerber eine Kopie seines Gesprächs erhalten?

Ja, im Rahmen des Auskunftsrechts (DSGVO, Artikel 15), das die Audioaufnahme, das Transkript, das Protokoll und den ihn betreffenden Bewertungsbogen umfassen kann. Sie antworten innerhalb eines Monats (Artikel 12, Absatz 3). Die CNIL empfiehlt, den Bewerber zum Zeitpunkt des Gesprächs über dieses Recht zu informieren.

Gelten für ein Präsenzgespräch dieselben Regeln?

Ja, mit einem praktischen Unterschied: Kein Assistent ist sichtbar, das Einverständnis wird mündlich eingeholt, nur ein Gerät zeichnet auf, und der zweite Interviewer setzt sich dazu, ohne sich zu verbinden. Ein telefonisches Vorauswahlgespräch unterliegt den Regeln für Anrufe. Die Einzelheiten finden Sie auf den Seiten ein Präsenzmeeting aufzeichnen und ein Telefonat aufzeichnen.

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Zusammenfassung

Ein Bewerbungsgespräch aufzuzeichnen ist möglich.

Aber der richtige Reflex besteht nicht nur darin zu fragen:

„Darf ich aufzeichnen?“

Man sollte vielmehr die gesamte Kette prüfen, bis zum Bewertungsbogen, der für die Entscheidung dient:

Einverständnis einholen → Dauer ankündigen → aufzeichnen → transkribieren → Bewertungsbogen erstellen → Zugriff beschränken → archivieren → löschen.

Diese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.

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Quellen

Texte am 22. August 2026 aus Primärquellen entnommen.

• DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32
• Französisches Strafgesetzbuch (Code pénal), Artikel 226-1
• CNIL, Recruiting und Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen
• CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz
• Europäische KI-Verordnung, Artikel 50
• Leexi, Datenverarbeitungsvertrag, Version 2.0, gültig ab dem 6. Juli 2026
• CNIL, Referenzrahmen für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zweck der Personalverwaltung, angenommen am 21. November 2019, geändert am 23. Mai 2022 (abgerufen am 2. September 2026)
• CNIL, Referenzrahmen für die Aufbewahrungsfristen personenbezogener Daten, Personalwesen, 2. April 2026 (abgerufen am 2. September 2026)

Nutzungsdaten: Kundenanfragen und Vertriebsgespräche von Leexi, Januar bis Juni 2026, anonymisiert.

Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.

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