Enregistrer une réunion professionnelle : quelles règles RGPD ?

Vous voulez enregistrer une réunion pour obtenir automatiquement une transcription ou un compte rendu ? C'est possible, mais vous devez respecter plusieurs règles : informer les participants, choisir une base légale, limiter la conservation et contrôler l'accès aux fichiers.

Et si une IA intervient pour transcrire ou rédiger le compte rendu, vous devez également informer les personnes concernées de ce traitement.

Le droit d'enregistrer une réunion professionnelle

Oui, quel que soit le support utilisé pour enregistrer.

Un enregistrement de réunion contient des voix, des noms, des fonctions et des propos. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.

Vous devez notamment :

• informer les participants avant l'enregistrement ;
• déterminer votre base légale ;
• définir la finalité de l'enregistrement ;
• limiter la durée de conservation ;
• restreindre les accès ;
• permettre l'exercice des droits des participants.

Enregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).

Une fois l'outil en place, personne ne demande à Leexi s'il est permis d'enregistrer. La question se pose avant la signature, et souvent sous forme de doute : « c'est pas très GDPR, mais… » (avril 2026), un service juridique qui veut « lever les sujets uniquement si on se sent chaud de partir avec cet outil » (mai), une fondation qui veut « surtout vos documents RGPD » (janvier), un établissement de santé pour qui « ces réunions cas disciplinaires, on a besoin que le secret médical soit conservé » (mars).

Un enregistrement de réunion est-il une donnée personnelle ?

Oui.

Le RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).

Une voix, un nom, une fonction ou les propos tenus pendant une réunion peuvent permettre d'identifier un participant.

La transcription et le compte rendu sont également concernés.

Pourquoi le RGPD s'applique-t-il à une réunion enregistrée ?

Parce que vous effectuez plusieurs traitements successifs :

enregistrer → transcrire → stocker → partager → éventuellement supprimer.

Le support utilisé ne change pas le principe.

Que l'enregistrement soit réalisé avec un téléphone, un dictaphone, un ordinateur ou un assistant qui rejoint une visioconférence, vous traitez des données personnelles. Les contraintes pratiques, elles, diffèrent : voyez l'enregistrement en salle, l'enregistrement d'un appel téléphonique et le cas d'une visite de chantier.

Les réunions que les prospects de Leexi veulent enregistrer couvrent tous ces supports : des réunions internes, des COPIL et des CODIR, des ateliers, un conseil d'administration tenu « l'essentiel en présentiel, une personne en visio », des rendez-vous avec des banquiers d'affaires où « beaucoup d'infos disclosent lors de ces meetings ».

Quelles données sont enregistrées ?

Avec un outil de prise de notes IA, vous conservez :

• l'audio ;
• la transcription, avec l'attribution des propos à chaque intervenant ;
• le compte rendu, rédigé selon un template de résumé ;
• le chapitrage de la réunion ;
• les questions posées ;
• les tâches attribuées aux participants.

L'accord de traitement de Leexi liste à son article 3 les données concernées : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, qualité, société, et la conversation elle-même avec ses métadonnées.

Certaines conversations peuvent également faire apparaître des données sensibles, même si vous ne les aviez pas prévues. Un participant peut évoquer son état de santé, sa situation familiale ou une opinion politique pendant la réunion.

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Faut-il prévenir les participants avant d'enregistrer ?

Oui.

L'information doit intervenir avant ou au moment où les données sont collectées. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).

Dire simplement « la réunion est enregistrée » ne suffit pas nécessairement à couvrir toutes les informations à fournir.

Les questions que les clients de Leexi posent sur ce point ne contestent jamais le principe. Elles portent sur la mécanique : qui reçoit le message, ce qu'il dit, et comment l'adapter.

Quand faut-il prévenir les participants ?

Avant de lancer l'enregistrement.

En pratique, vous pouvez prévenir les participants dans l'invitation, puis rappeler l'information au début de la réunion.

Avec Leexi, cette première étape est automatisée : les invités reçoivent un e-mail avant la réunion, l'assistant apparaît dans la liste des participants sous son nom, un message d'information s'affiche à son entrée, et le consentement est horodaté.

Cette automatisation se règle. Un client écrivait le 16 janvier 2026 : « tous mes invités reçoivent, pour chacune des réunions, de nombreux mails de la part de Leexi et plusieurs se plaignent, j'imagine que c'est en lien avec le RGPD ». Le réglage se fait par équipe, et il vaut la peine d'être vérifié avant la première réunion avec un client.

Cette seconde étape, le rappel à l'oral, est particulièrement importante lorsqu'une personne rejoint la réunion après son commencement.

Que faut-il leur dire ?

La CNIL indique que « les salariés ainsi que les interlocuteurs (clients, par exemple) doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».

Vous devez donc pouvoir expliquer simplement :

qui enregistre → pourquoi → ce qui est enregistré → ce qui sera fait des données.

L'identité du responsable de traitement se vérifie jusque dans l'e-mail préalable. Un commercial rattaché à une filiale demandait le 20 janvier que ce mail annonce sa propre société, et non la maison mère, à ses clients. Le texte de cet e-mail est adaptable, et c'est lui que vos interlocuteurs liront en premier.

Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?

Oui.

L'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.

Le règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.

Si un assistant transcrit la réunion puis génère automatiquement un compte rendu, vous devez l'indiquer aux participants.

Vous pouvez par exemple annoncer :

« La réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »

Si une personne rejoint la réunion plus tard, vous lui donnez la même information avant qu'elle ne commence à parler.

Que faire si quelqu'un arrive en cours de réunion ?

Vous l'informez avant qu'il ne prenne la parole.

En visioconférence, l'assistant peut apparaître dans la liste des participants. En réunion physique, la personne peut ne rien voir.

L'inverse existe aussi : l'assistant qui arrive avant que les participants soient prêts. Un client demandait le 30 janvier « que l'assistant n'entre pas dans la réunion sans demander la permission, si on ne répond pas il entre automatiquement, ce qui est parfois vu comme abusif ». Le réglage de l'admission fait partie du cadre à définir avant la première réunion.

Vous pouvez dire :

« Je vous préviens avant que vous ne preniez la parole : la réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige le compte rendu. Si cela vous pose un problème, dites-le et j'arrête l'enregistrement. »

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Quelle base légale utiliser pour enregistrer une réunion ?

La base légale dépend notamment de la personne enregistrée et du contexte de la réunion.

Deux fondements apparaissent ici principalement : l'intérêt légitime et le consentement. Le fondement retenu change selon la réunion : voyez le détail pour un rendez-vous commercial, un entretien de recrutement, un comité de direction ou un comité de pilotage.

Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?

Oui, notamment pour certaines réunions internes.

L'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).

Vous devez donc notamment réaliser un test de balance des intérêts et informer les participants.

Peut-on utiliser le consentement ?

Oui, lorsque le consentement constitue le fondement approprié du traitement.

Le consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (RGPD, article 4, point 11).

Le responsable du traitement doit par ailleurs « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement » (RGPD, article 7, paragraphe 1).

Un consentement horodaté permet notamment de conserver cette preuve.

Peut-on enregistrer une réunion entre collaborateurs sans leur consentement ?

Oui, cela peut être possible sur le fondement de l'intérêt légitime, après information préalable et test de balance.

La situation d'un salarié face à son employeur n'est pas la même que celle d'un client ou d'un prospect. La CNIL l'écrit dans son référentiel relatif à la gestion du personnel : « Les employés ne sont que très rarement en mesure de donner, de refuser ou de révoquer librement leur consentement, étant donné la dépendance qui découle de la relation employeur/employé. Ils ne peuvent donner leur libre consentement que dans le cas où l'acceptation ou le rejet d'une proposition n'entraine aucune conséquence sur leur situation. » C'est la raison pour laquelle l'intérêt légitime, avec information préalable, est le fondement habituel en interne.

Le passage devant les instances représentatives du personnel est un fait de terrain. Un responsable expliquait en janvier « on est toujours bloqué par le CSE, les choses n'ont pas avancé », et un autre en mars que son CSE « va regarder où sont stockées nos données ». Prévoyez ce temps dans votre déploiement.

Peut-on enregistrer un client ou un prospect ?

Oui, mais vous devez obtenir son accord lorsque le consentement est le fondement retenu.

Vous demandez son accord avant de lancer l'enregistrement. C'est la pratique que décrivent les prospects eux-mêmes : l'un prévoyait en janvier de tester l'outil « via les téléphones, avec bien sûr l'accord du client ».

S'il refuse, vous n'enregistrez pas l'échange.

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Combien de temps conserver un enregistrement de réunion ?

Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.

Le RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).

Une bibliothèque contenant plusieurs années de réunions sans aucune règle de suppression pose donc un problème de gouvernance des données.

C'est une question que les clients posent, dans les deux sens. Le 31 mars, un client demandait combien de temps Leexi conserve les enregistrements, sans trouver le réglage. Le 2 avril, un autre demandait « est-il possible de personnaliser la durée de conservation pour mettre 15 jours ? ». Le 7 avril, un troisième ne voyait « qu'un an d'historique alors que notre abonnement inclut 2 ans d'archive ». Le 19 mai, un client qui avait reçu une alerte de suppression des anciennes conversations souhaitait les garder.

Combien de temps conserver l'audio ?

Pour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».

Dans une réunion, vous pouvez donc vous demander :

À quel moment l'audio ne m'est-il plus utile ?

Une fois le compte rendu vérifié et validé, l'enregistrement original peut ne plus avoir la même utilité.

Combien de temps conserver une transcription ?

La CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».

La durée applicable dépend toutefois de votre finalité et du traitement mis en place.

Chez Leexi, la conservation par défaut est fixée par l'accord de traitement à deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1). La page tarifs indique six mois de stockage sur l'offre Starter et deux ans sur les autres offres. Si votre finalité impose une durée plus courte, c'est à vous de la régler.

Que faire des anciens enregistrements ?

Vous devez prévoir leur suppression.

Ne faites pas reposer cette opération sur la mémoire des utilisateurs.

Une politique efficace doit prévoir :

création → conservation → échéance → suppression.

Le cas inverse existe : un client demandait le 12 janvier à télécharger et conserver l'ensemble de ses vidéos et transcriptions par l'API, « for legal reasons ». Une obligation de conservation propre à votre activité s'écrit dans la politique au même titre que l'échéance de suppression. En fin de contrat, l'accord de traitement prévoit la restitution ou la suppression de toutes les données, sauvegardes comprises (article 11.2).

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Qui peut accéder à une réunion enregistrée ?

Uniquement les personnes qui en ont besoin pour leur travail.

Un enregistrement contient davantage d'informations qu'un compte rendu finalisé.

Il faut donc distinguer les différents niveaux d'accès.

Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?

Les trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.

Vous pouvez par exemple :

• partager le compte rendu avec les participants ;
• limiter l'accès à la transcription ;
• conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.

L'accès doit rester proportionné à la finalité du traitement.

Les demandes des clients montrent où la proportion se joue. Un client demandait le 16 mars de l'aide pour « gérer quels appels sont accessibles à qui », et s'assurer que les appels commerciaux soient partagés avec la bonne équipe. Un autre, le 17 mars, cherchait « comment empêcher les utilisateurs non admin de supprimer des enregistrements ». Un troisième, le 8 avril, ne pouvait pas séparer l'accès aux analyses globales et aux « discussions personnelles sensibles, comme les entretiens individuels qui portent sur la rémunération ». Le même jour, un responsable n'arrivait pas à consulter les réunions de son équipe alors que ses droits étaient bien configurés.

Côté produit, l'accès se règle par la bibliothèque, les dossiers, les règles d'accès par équipe, et la connexion par SSO Google ou Microsoft. Un RSSI demandait le 17 mars quels droits Leexi réclame sur le calendrier Outlook, faute de l'avoir trouvé dans la documentation : c'est le genre de question à poser avant le déploiement.

Faut-il chiffrer les données ?

La sécurité doit être adaptée au risque.

Le RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).

Leexi chiffre les données en transit et au repos, et décrit ses mesures de sécurité à l'article 5.3 de son accord de traitement. Le dossier de conformité de Leexi détaille l'hébergement, les sous-traitants et les certifications.

Lorsque vous choisissez un fournisseur, la sécurité du stockage et des transferts fait donc partie des points à vérifier.

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Quels sont les droits des participants ?

Les personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.

Ces demandes arrivent. Un utilisateur demandait le 6 janvier une copie de ses données au titre du RGPD. Le 27 mars, un participant extérieur demandait l'effacement immédiat de ses données après une visioconférence tenue le jour même. Le 26 mai, un avocat qui avait participé à deux réunions enregistrées réclamait l'effacement, demandait si des données avaient été transférées hors de l'Espace économique européen, si des sous-traitants en gardaient des copies, et comment l'enregistrement avait été possible alors que l'organisateur l'avait interdit dans Teams. Huit demandes de suppression de compte ont été reçues sur la période.

Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?

Oui.

La personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.

Peuvent-elles demander une rectification ?

Oui.

La personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).

C'est particulièrement important avec une transcription automatique.

Une IA peut mal retranscrire :

• un nom propre ;
• un montant ;
• une date ;
• une décision ;
• l'identité de la personne qui a parlé.

Peuvent-elles demander l'effacement ?

Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.

La personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).

Une personne peut demander l'effacement de ses données personnelles, mais cette demande doit être examinée au regard de la finalité du traitement et des éventuelles obligations de conservation.

Peuvent-elles s'opposer à l'enregistrement ?

Oui lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, dans les conditions prévues par le RGPD.

La personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).

Le droit d'opposition accompagne donc directement le choix de cette base légale.

Dans quel délai devez-vous répondre ?

En principe, dans un délai d'un mois. Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).

Encore faut-il être capable de retrouver rapidement les réunions concernées.

Une bibliothèque correctement organisée facilite donc aussi l'exercice des droits. L'accord de traitement de Leexi prévoit à son article 7 que Leexi vous assiste dans les réponses aux personnes concernées.

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Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?

L'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.

Le fonctionnement peut être résumé ainsi :

audio → transcription → analyse → compte rendu → stockage.

Chaque étape doit être comprise dans votre cadre de protection des données.

Que fait concrètement l'IA ?

Elle peut :

• transcrire les échanges ;
• identifier les intervenants ;
• extraire les décisions ;
• identifier les actions ;
• produire un compte rendu ;
• organiser les échéances.

Le compte rendu n'est donc pas simplement une copie de l'enregistrement : il résulte d'un traitement supplémentaire.

Ce traitement se relit. Les cas rencontrés le montrent : un compte rendu produit pour une réunion que l'assistant n'avait pas suivie, une suite de nombres retranscrite que personne n'avait prononcée (3 juin), un nom de produit remplacé par celui d'une autre société dans un résumé (12 mars), et quatre comptes rendus rédigés en anglais au lieu du français en janvier. Le droit de rectification des participants suppose que quelqu'un, chez vous, relise avant de diffuser.

Où sont stockées les données ?

C'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.

Chez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi. Les dix sous-traitants de Leexi sont nommés à l'article 6.1 de son accord de traitement des données, avec leur rôle et leur zone d'hébergement : AWS, Azure, Google Workspace, Gladia, New Relic, Eleven Labs, Scaleway, Cloudflare, Mailgun et Mistral. Tout ajout de sous-traitant vous est notifié, avec quinze jours pour vous y opposer (article 6.2).

Qui traite les données ?

Le fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.

Dans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.

Faut-il un DPA avec le fournisseur ?

Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.

L'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).

Le DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026 (version française). Il est accepté à la souscription, essai gratuit compris. Il fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1), la restitution ou la suppression de toutes les données en fin de contrat (article 11.2), la notification d'une violation de données sous 24 heures (article 5.4), et un droit d'audit une fois par an (article 10.1). La certification ISO 27001:2022 y est citée à l'article 5.3, et les documents de conformité sont réunis sur le Trust Center.

C'est ce document que votre service juridique demandera généralement sous le nom de DPA. Ce qu'il doit contenir et ce que celui de Leexi prévoit sont détaillés sur la page DPA et outil de prise de notes IA.

L'IA utilise-t-elle vos conversations pour entraîner ses modèles ?

Cela dépend du fournisseur.

C'est donc un point à vérifier avant de choisir votre outil.

Chez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. L'engagement est écrit dans la politique de confidentialité et dans la FAQ conformité, et détaillé sur la page non-entraînement de l'IA sur vos réunions.

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Comment informer les participants qu'une IA enregistre la réunion ?

Vous pouvez utiliser une formulation simple et précise. Pour une réunion avec invitation, l'e-mail préalable envoyé par Leexi fait la première annonce, et son texte s'adapte à votre société et à votre finalité. L'annonce orale complète cet e-mail.

Avant une réunion

« Avant de commencer : j'enregistre la réunion et un assistant IA en rédige le compte rendu, avec les décisions et les actions. Le compte rendu sera partagé aux participants. L'enregistrement est conservé [durée] puis supprimé. Est-ce que quelqu'un s'y oppose ? »

Pour une réunion interne

« Comme d'habitude, la réunion est enregistrée et le compte rendu est généré automatiquement. Il arrive dans la bibliothèque partagée avec les décisions et les tâches. Si vous préférez que je coupe pour un point précis, dites-le. »

Pour un client ou un prospect

« Avant qu'on entre dans le sujet : est-ce que vous êtes d'accord pour que j'enregistre notre échange ? Un assistant IA me rédige le compte rendu, ça m'évite de prendre des notes pendant qu'on se parle. »

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Quelles sont les erreurs à éviter ?

1. Enregistrer sans prévenir

C'est l'une des erreurs les plus évidentes.

Vous lancez l'enregistrement depuis votre téléphone et oubliez simplement d'en informer les personnes présentes. Un participant belge écrivait le 1er avril, après une réunion, qu'il ne se souvenait pas qu'on lui ait demandé son consentement.

2. Ne pas définir la finalité

« On garde les réunions au cas où » n'est pas une politique de conservation.

Vous devez savoir pourquoi vous enregistrez et combien de temps les données restent utiles.

3. Conserver tous les enregistrements indéfiniment

Deux ans de réunions accumulées sans règle de suppression constituent un stock de données personnelles difficile à contrôler. Le client qui voulait garder ses anciennes conversations à réception de l'alerte de suppression (19 mai) et celui qui voulait une conservation de quinze jours (2 avril) ont le même problème : aucun des deux n'avait décidé de la durée avant.

4. Donner accès à toute l'entreprise

Un compte rendu de comité de direction n'a pas vocation à être accessible par défaut à toute l'organisation. Le client qui ne pouvait pas isoler les entretiens sur la rémunération de ses analyses globales (8 avril) l'a découvert après coup.

5. Laisser chacun utiliser son propre outil

Vous multipliez alors les fournisseurs, les traitements, les emplacements de stockage et les contrats à contrôler. Un responsable constatait le 26 janvier que « les comptes rendus de rendez-vous vont sur le drive perso de chaque commercial ». Un prospect décrivait en mai son « mode débrouille, dictaphone de l'iPhone, transcription, puis Cloud ».

6. Enregistrer toutes les réunions automatiquement

La CNIL indique que « l'employeur ne peut pas mettre en place un dispositif d'écoute ou d'enregistrement permanent ou systématique ».

L'automatisation ne doit donc pas supprimer la nécessité de définir un cadre. L'assistant qui entre sans admission (30 janvier) et le compte rendu produit pour une réunion non suivie sont deux effets d'un enregistrement réglé sur « tout, par défaut ».

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Comment enregistrer une réunion avec Leexi ?

Une fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.

1. Rejoindre la réunion

Leexi peut rejoindre vos réunions Teams, Google Meet, Zoom, Webex, Jitsi et Apizee depuis votre agenda. Treize connecteurs de téléphonie couvrent les appels.

Pour une réunion physique, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile iOS ou Android, ou depuis un ordinateur.

2. Transcrire les échanges

Après la réunion, vous récupérez la transcription à côté du compte rendu.

3. Générer le compte rendu

Le compte rendu reprend notamment les décisions, les actions et les échéances.

Vous choisissez un template de résumé par type de réunion, et vous interrogez l'ensemble de vos réunions avec Ask Leexi. Onze connecteurs CRM envoient le compte rendu dans la fiche du contact.

4. Gérer les accès

Vous définissez les collaborateurs autorisés à consulter les comptes rendus, par équipe et par dossier.

5. Contrôler les données

Leexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations. La durée de conservation se règle dans les paramètres, et une réunion se supprime depuis la bibliothèque. Les certifications et audits sont réunis dans la section sécurité et conformité.

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Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?

Les questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.

Sur 1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026, 51 portent sur l'enregistrement d'une réunion et sur ce qui vient après : 19 sur le consentement et l'information des participants, 27 sur l'enregistrement en salle ou depuis l'application mobile, 9 sur un rendez-vous commercial, 7 sur un appel téléphonique, 4 sur un entretien de recrutement, 2 sur un comité de direction, 2 sur un comité de pilotage, 1 sur une réunion de chantier.

Les motifs les plus fréquents sur l'ensemble concernent le téléversement depuis le mobile, la connexion de l'assistant aux réunions, la transcription des appels, les droits d'accès et la suppression.

Cela donne une autre lecture du problème :

le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »

Il faut aussi savoir :

où va l'enregistrement → qui peut le voir → combien de temps il reste → comment il est supprimé.

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Enregistrer une réunion professionnelle : ce qu'il faut retenir

Avant d'enregistrer une réunion, vérifiez ces six points :

• Information : les participants savent-ils qu'ils sont enregistrés ?
• Finalité : pourquoi conservez-vous l'enregistrement ?
• Base légale : quel fondement juridique utilisez-vous ?
• Conservation : quand l'audio et la transcription seront-ils supprimés ?
• Accès : qui peut consulter les données ?
• Sous-traitants : savez-vous qui traite vos données et où elles sont stockées ?

Si une IA intervient, ajoutez un septième point :

les participants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?

Questions fréquentes

Peut-on enregistrer une réunion interne sans demander le consentement de chaque salarié ?

Oui, sur le fondement de l'intérêt légitime, après information préalable et test de balance des intérêts (RGPD, article 6, paragraphe 1, point f). La CNIL rappelle que les salariés ne sont « que très rarement en mesure de donner, de refuser ou de révoquer librement leur consentement » : le consentement se réserve aux personnes extérieures, client, prospect ou candidat.

Que risque-t-on à enregistrer une réunion sans prévenir les participants ?

Le Code pénal punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende » la captation de paroles prononcées à titre privé ou confidentiel sans le consentement de leur auteur (article 226-1). S'y ajoute un manquement à l'obligation d'information du RGPD (article 13), qui expose le responsable de traitement à une sanction de la CNIL.

Faut-il passer devant le CSE avant de déployer un outil de prise de notes IA ?

Pour l'enregistrement des appels, la CNIL impose que « les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision d'installer » le dispositif. Pour les réunions, les déploiements observés attendent le passage devant le CSE, et le prévoir dans le calendrier évite un blocage après la signature.

Quelle durée de conservation régler dans l'outil ?

Celle que votre finalité justifie, et pas la durée maximale disponible. Chez Leexi, la conservation par défaut est de deux ans maximum, réductible dans les paramètres ou sur demande (accord de traitement, article 9.1). La CNIL retient six mois pour l'audio des appels au travail et un an pour les documents d'analyse : ces repères servent de référence pour une réunion.

Que demander au fournisseur avant de signer ?

Cinq pièces : l'accord de traitement au sens de l'article 28 du RGPD, la liste nommée des sous-traitants avec leur zone d'hébergement, la localisation des données, l'engagement écrit de non-entraînement des modèles sur vos conversations, et le délai de notification d'une violation. Leexi publie son DPA avec dix sous-traitants nommés, un hébergement en région Paris, une notification sous 24 heures et un droit d'audit annuel.

Un participant peut-il exiger la suppression de l'enregistrement après la réunion ?

Oui, au titre du droit à l'effacement (RGPD, article 17), sous réserve de la finalité du traitement et des obligations de conservation qui s'imposent à vous. Vous répondez dans un délai d'un mois (article 12, paragraphe 3), ce qui suppose de retrouver la réunion dans votre bibliothèque. L'accord de traitement de Leexi prévoit son assistance dans ces réponses (article 7).

Un téléphone ou un dictaphone sont-ils soumis aux mêmes règles ?

Oui. Le support ne change ni l'obligation d'information, ni la base légale, ni la conservation. Il change la pratique : en salle, aucun assistant n'est visible et l'annonce se fait à l'oral, et le fichier reste sur l'appareil après téléversement. Le détail est sur la page enregistrer une réunion en présentiel.

En résumé

Enregistrer une réunion est possible.

Mais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :

« Ai-je le droit d'enregistrer ? »

Il faut plutôt vérifier toute la chaîne :

informer → enregistrer → transcrire → analyser → partager → conserver → supprimer.

C'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.

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Sources

Textes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.

• RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32
• Code pénal, article 226-1
• CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail
• Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50
• Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026
• CNIL, Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel, adopté le 21 novembre 2019, modifié le 23 mai 2022 (relevé le 2 septembre 2026)

Données d'usage : demandes clients et échanges commerciaux de Leexi, janvier à juin 2026, anonymisés.

Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.