Het sjabloon voor uw vergaderverslag aanpassen: een sjabloon per vergadertype

Een directiecomité, een sollicitatiegesprek en een verkoopgesprek hebben geen enkele reden om hetzelfde verslag te krijgen.

In Leexi kunt u voor elk vergadertype een ander sjabloon maken: de informatie die naar voren moet komen, de volgorde van de samenvatting, het detailniveau, de sprekers waarmee rekening moet worden gehouden of de bestemming van het verslag.

Het juiste sjabloon kan vervolgens automatisch worden toegepast wanneer Leexi het vergadertype herkent.

En als niet het juiste verslag eruit komt, controleer dan eerst drie dingen:

1. het sjabloon is gekoppeld aan het juiste gesprekstype
2. de vergadering heeft dat type gekregen
3. het gesprekstype is nog actief

Tussen januari en juni 2026 gingen 25 aanvragen bij de support van Leexi precies over het instellen van verslagsjablonen.

Wat u in een verslag kunt aanpassen

U kunt op verschillende niveaus ingrijpen.

Het idee is dus niet om één sjabloon voor het hele bedrijf te hebben.

Een HR-gesprek, een verkoopcall, een klantoverleg of een directiecomité kunnen elk hun eigen structuur hebben.

Een sjabloon koppelen aan elk vergadertype

Leexi kiest het gesprekstype op basis van de beschrijving ervan en van de titel van de vergadering.

U kunt bijvoorbeeld hebben:

• een sjabloon voor verkoopvergaderingen;
• een sjabloon voor sollicitatiegesprekken;
• een sjabloon voor interne vergaderingen;
• een sjabloon voor directiecomités;
• een sjabloon voor raden van bestuur.

Zodra het type is herkend, gebruikt Leexi het sjabloon dat eraan is gekoppeld.

Het vergadertype correct laten herkennen

Vermijd te lange beschrijvingen.

De support van Leexi raadt aan het gesprekstype in maximaal 3 zinnen te beschrijven, en geeft aan dat hoe korter de beschrijving is, hoe beter.

De titels van de vergaderingen tellen ook mee.

Een tikfout, een accent of zelfs een vergeten spatie kan de juiste herkenning verhinderen.

Als een vergadertype nooit wordt herkend, begin dan met het vereenvoudigen van de beschrijving en controleer de titels die in uw agenda worden gebruikt.

Het verkeerde sjabloon wordt toegepast: wat controleren?

Drie controles volstaan in de meeste gevallen.

1. Is het sjabloon gekoppeld aan het gesprekstype?

Een sjabloon maken volstaat niet.

U moet het daarna koppelen aan het betreffende vergadertype.

Een gebruiker had bijvoorbeeld zijn sjabloon gemaakt zonder het te koppelen aan het overeenkomstige gesprekstype. Het sjabloon bestond dus wel, maar werd nooit gebruikt.

Deze koppeling moet worden gemaakt door een systeembeheerder of een superbeheerder.

2. Heeft de vergadering het juiste type gekregen?

Leexi kan soms het verkeerde gesprekstype toekennen.

U kunt het na de vergadering wijzigen.

Zodra het juiste type is geselecteerd, genereert u het verslag opnieuw om het overeenkomstige sjabloon toe te passen.

3. Is het type nog actief?

Controleer ook of uw gesprekstype niet is gedeactiveerd.

Een klant ontdekte dat een type twee weken na de aanmaak op inactief was gezet. Het standaardsjabloon had toen zijn plaats ingenomen.

Hoe schrijft u de instructie van het sjabloon

De instructie legt de AI uit wat u in het verslag wilt terugvinden.

De support van Leexi raadt aan er vier dingen in op te nemen:

• de rol die de AI moet aannemen;
• de verwachte structuur;
• het detailniveau;
• de regels die moeten worden nageleefd.

Voor een verkoopgesprek kunt u bijvoorbeeld vragen naar:

• de geuite behoeften;
• de bezwaren;
• de genomen beslissingen;
• de volgende stappen.

Voor een directiecomité:

• de besproken onderwerpen;
• de beslissingen;
• de verantwoordelijken;
• de op te volgen acties.

Let op het veld "Description"

Het veld Description van het sjabloon wordt niet door de AI gelezen.

Het dient alleen om u eraan te herinneren wat het sjabloon doet.

Als u een structuur, een toon of een precieze regel wilt opleggen, moet die in de instructie zelf staan.

Een klant had zijn opmaakinstructies juist in de beschrijving gezet en begreep niet waarom ze nooit werden toegepast.

Een gegeven alleen tonen als het is vermeld

U kunt de AI vragen een gegeven alleen te tonen wanneer het echt is besproken.

Bij een sollicitatiegesprek kunnen bijvoorbeeld sommige vragen aan bepaalde kandidaten worden gesteld en aan andere niet.

U kunt dus in het sjabloon aangeven:

"Toon deze sectie alleen als het onderwerp in de transcriptie wordt vermeld."

Als het onderwerp tijdens de vergadering nooit aan bod is gekomen, mag de AI niet proberen de rubriek aan te vullen.

Dat is handig om kunstmatig opgevulde verslagen te vermijden.

Een verslag maken alleen op basis van wat de klant zegt

U kunt ook kiezen met welke sprekers rekening moet worden gehouden.

Voor een verkoopgesprek wilt u bijvoorbeeld misschien alleen het volgende bewaren:

• de behoeften van de prospect;
• zijn bezwaren;
• zijn vragen;
• zijn beperkingen;
• zijn volgende stappen.

Selecteer dan in het sjabloon de betreffende contacten.

De support raadt ook aan de volgende instructie toe te voegen:

"Take only into account what the $customers are saying".

Een sjabloon maken voor een directiecomité of een raad van bestuur

Sjablonen zijn vooral nuttig voor vergaderingen waarbij het formaat van het verslag stabiel moet blijven.

Een aanvraag die Leexi in april 2026 ontving, vermeldde bijvoorbeeld:

"beknopt verslag met de besprekingen, en de beslissingen genomen in de vergadering. volledige, feitelijke zinnen, en mag geen persoonlijke of irrelevante informatie bevatten".

U kunt dus een sjabloon maken dat altijd dezelfde logica volgt:

• besproken onderwerpen;
• genomen beslissingen;
• acties;
• verantwoordelijken;
• volgende deadlines.

Voor dit soort behoeften kan de instelling ook worden begeleid door de accountmanager.

Meerdere verslagen genereren voor dezelfde vergadering

Een vergadering kan meerdere samenvattingen opleveren.

Elk sjabloon heeft een status:

• Main: het hoofdverslag;
• Other: een secundair verslag.

Bij een verkoopcall kunt u bijvoorbeeld genereren:

• een volledige samenvatting;
• een samenvatting van de behoeften van de prospect;
• een opvolgmail.

Bij een managementvergadering:

• het hoofdverslag;
• de beslissingen;
• de toe te wijzen acties.

De support vermeldt tot 3 samenvattingen per gesprekstype.

Er zijn enkele beperkingen gemeld:

• een secundair sjabloon toevoegen is onmogelijk als het maximale aantal al is bereikt;
• secundaire samenvattingen zijn soms identiek aan de hoofdsamenvatting wanneer ze alleen in het Engels zijn ingesteld;
• een sjabloon kan niet rechtstreeks vanuit de tool worden verwijderd.

Een oud sjabloon kunt u hernoemen, hergebruiken of de support vragen het te verwijderen.

AI-context en aangepaste woordenschat: wat is het verschil?

De twee instellingen dienen niet hetzelfde doel.

De aangepaste woordenschat

Deze dient vooral om de transcriptie te corrigeren van specifieke termen:

• namen van medewerkers;
• namen van klanten;
• interne afkortingen;
• productnamen;
• vakjargon.

Als Leexi een eigennaam of een afkorting van uw bedrijf telkens verkeerd schrijft, moet u hier ingrijpen.

De AI-context

De AI-context legt de AI eerder uw activiteit uit.

U kunt hem koppelen aan een of meer gesprekstypes.

Hij kan bijvoorbeeld helpen om het volgende te begrijpen:

• uw bedrijf;
• uw producten;
• uw teams;
• bepaalde interne termen;
• de context van de vergaderingen.

Het effect ervan is echter niet gegarandeerd.

Een klant die het equivalent van twee A4-pagina's had toegevoegd, legde uit:

"ik heb geen groot verschil gezien na het toevoegen van AI-context".

Een nieuw sjabloon testen zonder het oude te breken

U hoeft uw huidige sjabloon niet meteen te vervangen.

Neem een vergadering die al is opgenomen, pas het nieuwe sjabloon toe en genereer het verslag opnieuw.

Zo kunt u de twee versies vergelijken op precies hetzelfde gesprek.

Dat is bijzonder handig om een nieuwe structuur voor commerciële, HR- of managementverslagen te testen voordat u ze voor het hele team uitrolt.

Het opnieuw genereren duurt enkele minuten en er geldt een wachttijd tussen twee generaties.

Het verslag naar uw CRM, per e-mail of naar Google Docs sturen

Elk sjabloon kan een eigen bestemming hebben.

In het meldingengedeelte kunt u het resultaat onder meer sturen naar:

• een e-mail;
• een CRM;
• een ATS;
• Google Docs;
• SharePoint.

Een commercieel verslag kan dus rechtstreeks in het CRM terechtkomen, terwijl een sollicitatiegesprek naar het ATS kan worden gestuurd.

Om het sjabloon te wijzigen dat naar uw CRM wordt gestuurd, opent u de bedrijfsinstellingen en daarna de samenvattingssjablonen.

Selecteer het betreffende sjabloon en activeer CRM in de meldingen.

Hetzelfde sjabloon voor het hele team gebruiken

Gesprekstypes worden beheerd op het niveau van de werkruimte.

Een sjabloon dat aan een type is gekoppeld, kan dus worden toegepast op alle overeenkomstige vergaderingen, ongeacht de gebruiker.

Dat is bijzonder nuttig om verslagen te standaardiseren.

Zo kunnen bijvoorbeeld al uw verkopers na hun klantafspraken dezelfde structuur gebruiken:

• behoefte;
• context;
• bezwaren;
• beslissing;
• volgende stap.

Dezelfde logica geldt voor recruiters, managers of customer success-teams.

Een evenementenbureau had bijvoorbeeld zijn interne "statusnota" gestandaardiseerd en wilde na elke klantcall hetzelfde formaat terugvinden.

Het instellen van de types blijft voorbehouden aan een systeembeheerder of een superbeheerder.

Wat Leexi biedt om uw verslagen aan te passen

Het aantal aangepaste sjablonen hangt af van het abonnement:

• Starter: geen
• AI-Meeting: 2
• Business: 4
• Coach: 8 extra

Leexi biedt ook een bibliotheek met kant-en-klare sjablonen.

Vanaf het AI-Meeting-abonnement bundelt Leexi Studio:

• de sjablonen;
• de aangepaste woordenschat;
• de AI-context.

U kunt ook een al opgenomen vergadering opnieuw openen en het verslag ervan opnieuw genereren met een ander sjabloon of een ander gesprekstype.

En als uw sjabloon niet werkt zoals verwacht, kan de support u helpen het te corrigeren. Meer geavanceerde aanvragen voor het maken van sjablonen kunnen door de accountmanager worden begeleid.

Wat we bij onze klanten zien

De 25 aanvragen die tussen januari en juni 2026 bij de support binnenkwamen, gingen vooral over vier onderwerpen:

• de instructie schrijven;
• het juiste vergadertype laten herkennen;
• de secundaire sjablonen beheren;
• het juiste uitvoerformaat krijgen.

Een klant schat dat zijn sjabloon hem "80 tot zelfs 90 % van het werk al voorgekauwd" levert en dat hij daarna alleen nog moet nalezen en bijsturen.

Een ander team gebruikte Leexi vroeger op een "ambachtelijke" manier: het haalde de transcriptie op en kopieerde die vervolgens naar een andere tool om zijn verslag te maken.

Een organisatie die haar sjablonen heeft herwerkt, zegt ook geen opmerkingen meer te krijgen over "slecht geschreven" verslagen.

Veelgestelde vragen

Waarom wordt mijn verslagsjabloon niet op mijn vergaderingen toegepast?

Controleer eerst of het sjabloon is gekoppeld aan een gesprekstype.

Kijk daarna welk type aan de vergadering is toegekend.

Als dat niet het juiste is, wijzig het en genereer het verslag opnieuw.

Wie kan een sjabloon aan een gesprekstype koppelen?

Een systeembeheerder of een superbeheerder.

Een gebruiker kan een sjabloon maken, maar de koppeling aan een gesprekstype moet via een van deze twee rollen gebeuren.

Hoeveel aangepaste sjablonen kunt u maken?

Dat hangt af van het abonnement:

• Starter: geen;
• AI-Meeting: 2;
• Business: 4;
• Coach: 8 extra.

De support vermeldt ook tot 3 samenvattingen per gesprekstype.

Kunt u een sjabloon wijzigen zonder de oude verslagen te veranderen?

Ja.

Verslagen die al zijn gegenereerd, veranderen niet automatisch wanneer u uw sjabloon wijzigt.

Als u het nieuwe sjabloon op een oude vergadering wilt toepassen, moet u het verslag ervan opnieuw genereren.

Kan het verslag alleen weergeven wat de klant zegt?

Ja.

Selecteer in het sjabloon de contacten als enige sprekers waarmee rekening moet worden gehouden.

Voeg ook in de instructie toe dat de samenvatting alleen op hun uitspraken mag zijn gebaseerd.

Probeer Leexi gratis