Personalizzare il modello di verbale di riunione: un modello per tipo di riunione

Un comitato di direzione, un colloquio di selezione e un incontro commerciale non hanno alcun motivo di avere lo stesso verbale.

In Leexi, potete creare un modello diverso per ogni tipo di riunione: le informazioni da far emergere, l'ordine del riassunto, il livello di dettaglio, gli interlocutori da prendere in considerazione o la destinazione del verbale.

Il modello giusto può poi applicarsi automaticamente quando Leexi riconosce il tipo di riunione.

E se non esce il verbale giusto, verificate prima tre cose:

1. il modello è collegato al tipo di conversazione giusto
2. la riunione ha ricevuto quel tipo
3. il tipo di conversazione è ancora attivo

Tra gennaio e giugno 2026, 25 richieste inviate al supporto di Leexi riguardavano proprio la configurazione dei modelli di verbale.

Cosa potete personalizzare in un verbale

Potete intervenire su più livelli.

L'idea non è quindi avere un modello unico per tutta l'azienda.

Un colloquio HR, una call commerciale, un incontro con un cliente o un comitato di direzione possono avere ciascuno la propria struttura.

Associare un modello a ogni tipo di riunione

Leexi sceglie il tipo di conversazione in base alla sua descrizione e al titolo della riunione.

Potete avere, per esempio:

• un modello per le riunioni commerciali;
• un modello per i colloqui di selezione;
• un modello per le riunioni interne;
• un modello per i comitati di direzione;
• un modello per i consigli di amministrazione.

Una volta riconosciuto il tipo, Leexi utilizza il modello associato.

Far riconoscere correttamente il tipo di riunione

Evitate descrizioni troppo lunghe.

Il supporto di Leexi raccomanda di descrivere il tipo di conversazione in 3 frasi al massimo, e precisa che più la descrizione è breve, meglio è.

Contano anche i titoli delle riunioni.

Un errore di battitura, un accento o anche uno spazio dimenticato possono impedire il corretto rilevamento.

Se un tipo di riunione non viene mai riconosciuto, iniziate quindi semplificandone la descrizione e verificando i titoli usati nel vostro calendario.

Viene applicato il modello sbagliato: cosa verificare?

Nella maggior parte dei casi bastano tre verifiche.

1. Il modello è collegato al tipo di conversazione?

Creare un modello non basta.

Occorre poi associarlo al tipo di riunione interessato.

Un utente, per esempio, aveva creato il suo modello senza collegarlo al tipo di conversazione corrispondente. Il modello esisteva, ma non veniva mai utilizzato.

Questo collegamento deve essere fatto da un amministratore di sistema o da un super amministratore.

2. La riunione ha ricevuto il tipo giusto?

Leexi può talvolta attribuire il tipo di conversazione sbagliato.

Potete modificarlo dopo la riunione.

Una volta selezionato il tipo giusto, rigenerate il verbale per applicare il modello corrispondente.

3. Il tipo è ancora attivo?

Verificate anche che il vostro tipo di conversazione non sia stato disattivato.

Un cliente aveva trovato un tipo passato a inattivo due settimane dopo la sua creazione. Il modello standard ne aveva quindi preso il posto.

Come scrivere l'istruzione del modello

L'istruzione spiega all'IA cosa volete trovare nel verbale.

Il supporto di Leexi raccomanda di inserirvi quattro elementi:

• il ruolo che l'IA deve assumere;
• la struttura attesa;
• il livello di dettaglio;
• le regole da rispettare.

Per un incontro commerciale, potete chiedere per esempio:

• le esigenze espresse;
• le obiezioni;
• le decisioni prese;
• i prossimi passi.

Per un comitato di direzione:

• gli argomenti discussi;
• le decisioni;
• i responsabili;
• le azioni da seguire.

Attenzione al campo "Description"

Il campo Description del modello non viene letto dall'IA.

Serve solo a ricordarvi cosa fa il modello.

Se volete imporre una struttura, un tono o una regola precisa, dovete inserirla nell'istruzione stessa.

Un cliente aveva appunto aggiunto le sue istruzioni di formattazione nella descrizione e non capiva perché non venissero mai applicate.

Mostrare un'informazione solo se è stata menzionata

Potete chiedere all'IA di far comparire un'informazione solo quando è stata effettivamente affrontata.

Per esempio, in un colloquio di selezione, alcune domande possono essere poste ad alcuni candidati e non ad altri.

Potete quindi precisare nel modello:

"Mostra questa sezione solo se l'argomento è menzionato nella trascrizione."

Se l'argomento non è mai stato affrontato durante la riunione, l'IA non deve cercare di completare la voce.

È utile per evitare verbali riempiti artificialmente.

Fare un verbale solo in base a ciò che dice il cliente

Potete anche scegliere quali interlocutori devono essere presi in considerazione.

Per un incontro commerciale, per esempio, potreste voler conservare solo:

• le esigenze del potenziale cliente;
• le sue obiezioni;
• le sue domande;
• i suoi vincoli;
• i suoi prossimi passi.

Nel modello, selezionate quindi i contatti interessati.

Il supporto consiglia inoltre di aggiungere l'istruzione:

"Take only into account what the $customers are saying".

Creare un modello per un comitato di direzione o un consiglio di amministrazione

I modelli sono particolarmente utili per le riunioni in cui il formato del verbale deve restare stabile.

Una richiesta ricevuta da Leexi ad aprile 2026 precisava per esempio:

"verbale sintetico che riporti gli scambi, e le decisioni prese in riunione. frasi complete, fattuali, e non deve contenere informazioni personali o non pertinenti".

Potete quindi creare un modello che segue sempre la stessa logica:

• argomenti trattati;
• decisioni prese;
• azioni;
• responsabili;
• prossime scadenze.

Per questo tipo di esigenza, la configurazione può anche essere seguita dall'account manager.

Generare più verbali per la stessa riunione

Una riunione può produrre più riassunti.

Ogni modello ha uno stato:

• Main: il verbale principale;
• Other: un verbale secondario.

In una call commerciale, potete generare per esempio:

• un riassunto completo;
• una sintesi delle esigenze del potenziale cliente;
• un'email di follow-up.

In una riunione di management:

• il verbale principale;
• le decisioni;
• le azioni da assegnare.

Il supporto indica fino a 3 riassunti per tipo di conversazione.

Sono stati segnalati alcuni limiti:

• impossibile aggiungere un modello secondario se il numero massimo è già stato raggiunto;
• riassunti secondari a volte identici a quello principale quando sono configurati solo in inglese;
• un modello non può essere eliminato direttamente dallo strumento.

Per un vecchio modello, potete rinominarlo, riutilizzarlo o chiederne l'eliminazione al supporto.

Contesto IA e vocabolario personalizzato: qual è la differenza?

Le due impostazioni non servono alla stessa cosa.

Il vocabolario personalizzato

Serve soprattutto a correggere la trascrizione di termini specifici:

• nomi di collaboratori;
• nomi di clienti;
• sigle interne;
• nomi di prodotti;
• vocabolario di settore.

Se Leexi scrive sistematicamente male un nome proprio o un acronimo della vostra azienda, è qui che occorre intervenire.

Il contesto IA

Il contesto IA spiega piuttosto la vostra attività all'IA.

Potete collegarlo a uno o più tipi di conversazione.

Può aiutare per esempio a comprendere:

• la vostra azienda;
• i vostri prodotti;
• i vostri team;
• alcuni termini interni;
• il contesto delle riunioni.

Il suo effetto, tuttavia, non è garantito.

Un cliente che aveva aggiunto l'equivalente di due pagine A4 spiegava:

"non ho visto una grande differenza dopo aver aggiunto il contesto IA".

Testare un nuovo modello senza rompere il vecchio

Non c'è bisogno di sostituire direttamente il vostro modello attuale.

Prendete una riunione già registrata, applicate il nuovo modello e poi rigenerate il verbale.

Potete così confrontare le due versioni sulla stessa identica conversazione.

È particolarmente pratico per testare una nuova struttura di verbale commerciale, HR o manageriale prima di estenderla a tutto il team.

La rigenerazione richiede qualche minuto e tra due rigenerazioni si applica un intervallo di attesa.

Inviare il verbale al vostro CRM, via email o in Google Docs

Ogni modello può avere la propria destinazione.

Nella sezione notifiche, potete in particolare inviare il risultato a:

• un'email;
• un CRM;
• un ATS;
• Google Docs;
• SharePoint.

Un verbale commerciale può quindi finire direttamente nel CRM, mentre un colloquio di selezione può essere inviato all'ATS.

Per cambiare il modello inviato al vostro CRM, aprite le impostazioni dell'azienda, poi i modelli di riassunto.

Selezionate il modello interessato e attivate CRM nelle notifiche.

Usare lo stesso modello per tutto il team

I tipi di conversazione sono gestiti a livello dello spazio di lavoro.

Un modello collegato a un tipo può quindi applicarsi a tutte le riunioni corrispondenti, qualunque sia l'utente.

È particolarmente utile per standardizzare i verbali.

Per esempio, tutti i vostri commerciali possono usare la stessa struttura dopo i loro incontri con i clienti:

• esigenza;
• contesto;
• obiezioni;
• decisione;
• prossimo passo.

La stessa logica vale per i recruiter, i manager o i team di customer success.

Un'agenzia di eventi, per esempio, aveva standardizzato la sua "nota di stato" interna e voleva ritrovare lo stesso formato dopo ogni call con un cliente.

La configurazione dei tipi resta riservata a un amministratore di sistema o a un super amministratore.

Cosa offre Leexi per personalizzare i vostri verbali

Il numero di modelli personalizzati dipende dal piano:

• Starter: nessuno
• AI-Meeting: 2
• Business: 4
• Coach: 8 aggiuntivi

Leexi offre anche una libreria di modelli pronti all'uso.

A partire dal piano AI-Meeting, Leexi Studio riunisce:

• i modelli;
• il vocabolario personalizzato;
• il contesto IA.

Potete anche riprendere una riunione già registrata e rigenerarne il verbale con un altro modello o un altro tipo di conversazione.

E se il vostro modello non funziona come previsto, il supporto può aiutarvi a correggerlo. Le richieste di creazione più avanzate possono essere seguite dall'account manager.

Cosa osserviamo presso i nostri clienti

Le 25 richieste inviate al supporto tra gennaio e giugno 2026 si concentravano soprattutto su quattro temi:

• scrivere l'istruzione;
• far riconoscere il tipo di riunione giusto;
• gestire i modelli secondari;
• ottenere il formato di output giusto.

Un cliente ritiene che il suo modello gli permetta di avere "l'80, persino il 90 % del lavoro già masticato" e che poi non gli resti che rileggere e aggiustare.

Un altro team utilizzava prima Leexi in modo "artigianale": recuperava la trascrizione e poi la copiava in un altro strumento per produrre il suo verbale.

Un'organizzazione che ha rielaborato i suoi modelli spiega inoltre di non ricevere più osservazioni sui suoi verbali "scritti male".

Domande frequenti

Perché il mio modello di verbale non si applica alle mie riunioni?

Iniziate verificando che il modello sia collegato a un tipo di conversazione.

Guardate poi quale tipo è stato attribuito alla riunione.

Se non è quello giusto, cambiatelo e poi rigenerate il verbale.

Chi può collegare un modello a un tipo di conversazione?

Un amministratore di sistema o un super amministratore.

Un utente può creare un modello, ma il suo collegamento a un tipo di conversazione deve passare per uno di questi due ruoli.

Quanti modelli personalizzati si possono creare?

Dipende dal piano:

• Starter: nessuno;
• AI-Meeting: 2;
• Business: 4;
• Coach: 8 aggiuntivi.

Il supporto indica inoltre fino a 3 riassunti per tipo di conversazione.

Si può modificare un modello senza cambiare i vecchi verbali?

Sì.

I verbali già generati non cambiano automaticamente quando modificate il vostro modello.

Se volete applicare il nuovo modello a una vecchia riunione, dovete rigenerarne il verbale.

Il verbale può riportare solo ciò che dice il cliente?

Sì.

Nel modello, selezionate i contatti come unici interlocutori da prendere in considerazione.

Aggiungete inoltre nell'istruzione che il riassunto deve basarsi unicamente sulle loro parole.

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