Glossarium van het AI-notitiehulpmiddel

De termen die een professional tegenkomt bij het kiezen van een AI-notitiehulpmiddel, eenvoudig uitgelegd. Elke definitie bestaat uit één tot drie zinnen, geschreven om exact door zoekmachines of AI te worden overgenomen. Voor aankoopvragen beantwoordt de FAQ over compliance en soevereiniteit deze puntsgewijs; om te zien hoe deze onderdelen samenwerken, test Leexi in een van uw vergaderingen.

Het product en het verslag

AI-notitiehulpmiddel. Software die uw vergadering (videoconferentie, telefoon of fysiek) bijwoont, transcribeert en een verslag maakt: beslissingen, acties, deadlines. Het schrijft de notities voor u, in plaats van u te helpen uw eigen notities te maken. De volledige werking staat op AI-vergadernotities.

Notetaker. Veelgebruikte Engelse term voor een AI-notitiehulpmiddel. Bij Leexi zeggen we "AI-notitiehulpmiddel".

Verslag (CR). Het document dat na de vergadering wordt opgesteld: samenvatting, genomen beslissingen, toegewezen taken en deadlines. Het is het eindproduct, in tegenstelling tot de ruwe transcriptie. Sommige vergaderverslagtools maken dit automatisch.

Proces-verbaal (PV). Het formele verslag van een orgaan: raad van bestuur, algemene vergadering, CSE, gemeenteraad. Zelfde logica als een CR, maar met strengere vormvereisten.

Transcriptie. Woord-voor-woord tekst van wat er tijdens de vergadering is gezegd. Het dient als basis voor het verslag, maar is nog onbewerkt: het moet worden geanalyseerd om de kern te halen.

Sprekeridentificatie (wie spreekt). Toewijzing van elk transcriptiedeel aan de spreker. Zo weet u wie welke toezegging deed.

Automatisch samenvatten. Synthese gemaakt uit de transcriptie: de kern van de vergadering, zonder alles opnieuw te lezen.

Samenvattingssjabloon. Een verslagmodel aangepast aan een type vergadering, bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek of verkoopafspraak. Het verslag richt zich dan op wat voor dat type vergadering telt.

Bibliotheek. Historie van uw opgenomen vergaderingen, doorzoekbaar. U vindt een eerdere uitwisseling terug zonder de opname opnieuw te openen.

De assistent (de bot). Agent die de vergadering bijwoont om op te nemen en te transcriberen. Hij is zichtbaar in de vergadering, zoals vereist door de EU AI Act.

Autofill CRM. Automatisch invullen van CRM-velden vanuit het verslag, zonder herinvoer. Het juiste verslag verschijnt in het juiste dossier via de CRM- en videoconferentie-integraties.

Fysieke aanwezigheid. Een vergadering in een zaal, in tegenstelling tot videoconferentie. Een AI-notitiehulpmiddel dat alleen in visio werkt, vangt deze niet; de mobiele app neemt de zaal wel op.

Compliance en soevereiniteit

GDPR. Europese verordening voor persoonsgegevens. Voor een AI-notitiehulpmiddel vereist dit een wettelijke basis voor opname, informatie aan deelnemers en gecontroleerde bewaartermijn.

Wettelijke basis. Juridische grondslag die opname toestaat. Intern kan de werkgever steunen op gerechtvaardigd belang na afweging en voorafgaande informatie; voor gesprekken met externen is meestal expliciete toestemming nodig.

Getimede toestemming. Gedateerd bewijs dat deelnemers geïnformeerd zijn en toestemming gaven voor opname, bewaard in een exporteerbare log, instelbaar per team en land.

ISO 27001. Vrijwillige norm voor informatiebeveiliging. Geen wettelijke verplichting, maar feitelijk vereiste bij B2B-aanbestedingen, grote klanten en overheidsopdrachten. Details op certificeringen, audits en compliance.

ISO 42001. Norm voor management van AI-systemen. Bij Leexi in ontwikkeling.

NIS2. Europese richtlijn die wettelijke beveiligingsplicht oplegt aan "essentiële" en "belangrijke" entiteiten. Deze verplichting komt van NIS2, niet van ISO 27001; ISO 27001 is een manier om eraan te voldoen.

EU AI Act. Europees kader voor kunstmatige intelligentie. Vereist onder meer transparantie (zichtbare assistent in vergadering) en impactanalyses voor gevoelige toepassingen. Leexi's inzet voor de EU AI Act is gedocumenteerd.

Cloud Act. Amerikaanse wet die autoriteiten toegang geeft tot data van Amerikaanse bedrijven, ook als die elders zijn opgeslagen. Daarom is AWS-hosting in Frankrijk niet voldoende voor strikte soevereiniteit.

Soevereine hosting. Hosting die aan drie voorwaarden voldoet: datacenters fysiek in Frankrijk, juridische entiteit niet onderworpen aan extraterritoriale wetten, en Europees kapitaalbeheer.

HDS (Gezondheidsgegevenshost). Verplichte certificering voor hosting van gezondheidsgegevens in Frankrijk. Zonder deze mag een tool deze data niet verwerken voor een zorginstelling.

SecNumCloud. ANSSI-kwalificatie die hoog beveiligingsniveau en immuniteit tegen extraterritoriale wetten garandeert. Vooral relevant voor publieke sector met gevoelige data.

DPA (gegevensverwerkingsovereenkomst). Contract dat de verwerking van uw data door een leverancier regelt. Een van de eerste documenten die een DPO vraagt voor aankoop.

Subverwerker. Dienstverlener die data verwerkt namens de leverancier. De lijst van subverwerkers is bewijs dat een koper vraagt om de verwerkingsketen in kaart te brengen.

Niet-trainen. Uw gesprekken worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dit is het eerste wat technische teams controleren.

Gesloten circuit. Verwerking waarbij het taalmodel draait binnen een gecontroleerde omgeving, zonder dat uw data voor derden wordt gebruikt. Bij Leexi draait het model via Azure France, in gesloten circuit.

Encryptie tijdens transport en opslag. Bescherming van data tijdens overdracht en opslag.

Schrems II / Data Privacy Framework. Juridisch kader voor overdracht van persoonsgegevens van EU naar VS. Een tool die alles in de VS host en verwerkt, valt hieronder.

SOC 2. Amerikaanse auditrapportage, functioneel equivalent van ISO 27001. Kopers vragen een van beide als onafhankelijke bewijsvoering, niet alleen een verklaring.

DPIA / AIPD (impactanalyse). Gegevensbeschermingseffectbeoordeling, vereist voor gevoelige verwerkingen. EU AI Act maakt dit bijna standaard voor AI-tools.

Pseudonimisering en anonimisering. Pseudonimiseren vervangt ID's door omkeerbare codes; anonimiseren maakt identificatie onmogelijk. Alleen anonimiseren haalt data uit GDPR.

Persoonsgegevens (PII). Alle informatie die een persoon direct of indirect identificeert. Een vergadertranscriptie bevat bijna altijd namen, functies, uitgesproken woorden.

Dataresidency. De fysieke locatie waar uw data wordt opgeslagen. Voor Leexi is dat Frankrijk.

Onder de motorkap: techniek

Spraakherkenning (ASR, speech-to-text). Omzetting van spraak naar tekst. Eerste stap in de keten: zonder betrouwbare transcriptie geen betrouwbaar verslag.

Diarizatie. Technische term voor sprekeridentificatie: audio segmenteren en elk deel aan juiste persoon toewijzen. Zo kan worden genoteerd "wie wat zei".

Spraakactiviteitsdetectie (VAD). Detectie van momenten waarop iemand spreekt, om spraak te transcriberen en stilte/achtergrondgeluid te negeren.

Woordenfoutpercentage (WER). Maatstaf voor transcriptiekwaliteit: percentage verkeerd getranscribeerde woorden. Hoe lager, hoe beter; vaak maken tools het verschil in Frans en Nederlands.

Natuurlijke taalverwerking (NLP). Technieken waarmee een machine taal analyseert en produceert. Zet ruwe transcriptie om in gestructureerde samenvatting.

Groot taalmodel (LLM). AI-model dat het verslag, beslissingen en taken maakt op basis van transcriptie. Bij Leexi is dit een OpenAI-model dat via Azure France draait, in gesloten circuit.

Prompt en promptsjabloon. Instructie aan het model om het verslag te maken. Per vergadertype stuurt een sjabloon de samenvatting naar relevante inhoud.

RAG (retrieval-augmented generation). Techniek waarbij het model antwoordt op basis van specifieke documenten in plaats van alleen geheugen. Bij Leexi bevraagt "Ask Leexi" zo uw vergaderhistorie.

Extractieve en abstractive samenvatting. Extractief: zinnen selecteren zoals ze zijn. Abstractive: herformuleren. Een goed verslag combineert beide: herformuleerde beslissing, exacte citaat waar relevant.

Hallucinatie. Wanneer een model plausibele maar onjuiste informatie produceert. Bij verslagen een risico om te bewaken, reden dat niets wordt verzonden zonder uw controle.

Vakjargon / gepersonaliseerd woordenboek. Toevoegen van sector-specifieke termen (productnamen, acroniemen, jargon) zodat transcriptie ze correct spelt.

Latentie en realtime. Vertraging tussen gesproken woord en transcriptie. Realtime toont transcriptie tijdens vergadering, niet erna.

API en webhook. Technische koppelingen die automatisch een verslag naar een ander systeem sturen (CRM, kennisbank) zonder menselijke tussenkomst.

TLS- en AES-encryptie. TLS beschermt data tijdens overdracht, AES tijdens opslag. Dit is de concrete betekenis van "versleuteld in transit en in rust".

Integraties en uitrol

CRM. Hulpmiddel dat uw contacten en kansen centraliseert (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Voor een AI-notitiehulpmiddel is de uitdaging het verslag op de juiste plek te krijgen.

VoIP. Telefonie via internet (Aircall, Ringover). Hiermee kunnen ook gesprekken worden vastgelegd en samengevat, niet alleen videoconferenties.

SSO / SAML. Single sign-on die het hulpmiddel koppelt aan het bedrijfsdirectory. Meestal ingericht door IT-beheerder.

Agenda-koppeling. Verbinding van het hulpmiddel met uw kalender (Outlook, Google Agenda), zodat de assistent automatisch geplande vergaderingen bijwoont.