Die Vorlage für Ihr Besprechungsprotokoll anpassen: eine Vorlage pro Besprechungstyp

Eine Geschäftsleitungssitzung, ein Vorstellungsgespräch und ein Vertriebstermin haben keinen Grund, dasselbe Protokoll zu bekommen.

In Leexi können Sie für jeden Besprechungstyp eine eigene Vorlage erstellen: die hervorzuhebenden Informationen, die Reihenfolge der Zusammenfassung, den Detaillierungsgrad, die zu berücksichtigenden Sprecher oder auch das Ziel des Protokolls.

Die passende Vorlage kann dann automatisch angewendet werden, wenn Leexi den Besprechungstyp erkennt.

Und wenn nicht das richtige Protokoll herauskommt, prüfen Sie zuerst drei Dinge:

1. die Vorlage ist dem richtigen Gesprächstyp zugeordnet
2. die Besprechung hat diesen Typ erhalten
3. der Gesprächstyp ist noch aktiv

Zwischen Januar und Juni 2026 betrafen 25 Anfragen an den Leexi-Support genau die Einrichtung von Protokollvorlagen.

Was Sie in einem Protokoll anpassen können

Sie können auf mehreren Ebenen ansetzen.

Es geht also nicht darum, eine einzige Vorlage für das ganze Unternehmen zu haben.

Ein HR-Gespräch, ein Vertriebscall, ein Kundentermin oder eine Geschäftsleitungssitzung können jeweils ihre eigene Struktur haben.

Jedem Besprechungstyp eine Vorlage zuordnen

Leexi wählt den Gesprächstyp anhand seiner Beschreibung und des Titels der Besprechung.

Sie können zum Beispiel Folgendes haben:

• eine Vorlage für Vertriebsbesprechungen;
• eine Vorlage für Vorstellungsgespräche;
• eine Vorlage für interne Besprechungen;
• eine Vorlage für Geschäftsleitungssitzungen;
• eine Vorlage für Verwaltungsratssitzungen.

Sobald der Typ erkannt ist, verwendet Leexi die ihm zugeordnete Vorlage.

Den Besprechungstyp richtig erkennen lassen

Vermeiden Sie zu lange Beschreibungen.

Der Leexi-Support empfiehlt, den Gesprächstyp in höchstens 3 Sätzen zu beschreiben, und weist darauf hin, dass eine Beschreibung umso besser ist, je kürzer sie ist.

Auch die Titel der Besprechungen zählen.

Ein Tippfehler, ein Akzent oder sogar ein vergessenes Leerzeichen kann die richtige Erkennung verhindern.

Wenn ein Besprechungstyp nie erkannt wird, vereinfachen Sie also zuerst seine Beschreibung und prüfen Sie die Titel, die in Ihrem Kalender verwendet werden.

Die falsche Vorlage wird angewendet: was prüfen?

In den meisten Fällen reichen drei Prüfungen aus.

1. Ist die Vorlage dem Gesprächstyp zugeordnet?

Eine Vorlage zu erstellen reicht nicht aus.

Sie müssen sie anschließend dem betreffenden Besprechungstyp zuordnen.

Ein Nutzer hatte zum Beispiel seine Vorlage erstellt, ohne sie dem entsprechenden Gesprächstyp zuzuordnen. Die Vorlage existierte also, wurde aber nie verwendet.

Diese Zuordnung muss von einem Systemadministrator oder einem Super-Administrator vorgenommen werden.

2. Hat die Besprechung den richtigen Typ erhalten?

Leexi kann manchmal den falschen Gesprächstyp zuweisen.

Sie können ihn nach der Besprechung ändern.

Sobald der richtige Typ ausgewählt ist, generieren Sie das Protokoll neu, um die entsprechende Vorlage anzuwenden.

3. Ist der Typ noch aktiv?

Prüfen Sie auch, ob Ihr Gesprächstyp nicht deaktiviert wurde.

Ein Kunde hatte einen Typ zwei Wochen nach seiner Erstellung als inaktiv vorgefunden. Die Standardvorlage hatte dann seinen Platz eingenommen.

Wie Sie die Anweisung der Vorlage schreiben

Die Anweisung erklärt der KI, was Sie im Protokoll wiederfinden möchten.

Der Leexi-Support empfiehlt, vier Dinge hineinzuschreiben:

• die Rolle, die die KI einnehmen soll;
• die erwartete Struktur;
• den Detaillierungsgrad;
• die einzuhaltenden Regeln.

Für einen Vertriebstermin können Sie zum Beispiel Folgendes anfordern:

• die geäußerten Bedürfnisse;
• die Einwände;
• die getroffenen Entscheidungen;
• die nächsten Schritte.

Für eine Geschäftsleitungssitzung:

• die besprochenen Themen;
• die Entscheidungen;
• die Verantwortlichen;
• die nachzuverfolgenden Maßnahmen.

Achtung beim Feld "Description"

Das Feld Description der Vorlage wird von der KI nicht gelesen.

Es dient nur dazu, Sie daran zu erinnern, was die Vorlage tut.

Wenn Sie eine Struktur, einen Ton oder eine bestimmte Regel vorgeben möchten, muss diese in der Anweisung selbst stehen.

Ein Kunde hatte seine Formatierungsanweisungen genau in die Beschreibung geschrieben und verstand nicht, warum sie nie angewendet wurden.

Eine Information nur anzeigen, wenn sie erwähnt wurde

Sie können die KI bitten, eine Information nur dann anzuzeigen, wenn sie tatsächlich angesprochen wurde.

In einem Vorstellungsgespräch können zum Beispiel bestimmte Fragen einigen Kandidaten gestellt werden und anderen nicht.

Sie können daher in der Vorlage angeben:

"Zeige diesen Abschnitt nur an, wenn das Thema im Transkript erwähnt wird."

Wenn das Thema während der Besprechung nie angesprochen wurde, darf die KI nicht versuchen, die Rubrik zu füllen.

Das ist nützlich, um künstlich aufgefüllte Protokolle zu vermeiden.

Ein Protokoll nur auf Grundlage dessen erstellen, was der Kunde sagt

Sie können auch wählen, welche Sprecher berücksichtigt werden sollen.

Bei einem Vertriebstermin möchten Sie zum Beispiel vielleicht nur Folgendes behalten:

• die Bedürfnisse des Interessenten;
• seine Einwände;
• seine Fragen;
• seine Einschränkungen;
• seine nächsten Schritte.

Wählen Sie dann in der Vorlage die betreffenden Kontakte aus.

Der Support rät außerdem, folgende Anweisung hinzuzufügen:

"Take only into account what the $customers are saying".

Eine Vorlage für eine Geschäftsleitungssitzung oder eine Verwaltungsratssitzung erstellen

Vorlagen sind besonders nützlich für Besprechungen, bei denen das Format des Protokolls stabil bleiben muss.

Eine Anfrage, die Leexi im April 2026 erhielt, lautete zum Beispiel:

"zusammenfassendes Protokoll mit den Diskussionen, und in der Sitzung getroffenen Entscheidungen. vollständige, sachliche Sätze, und darf keine persönlichen oder irrelevanten Informationen enthalten".

Sie können also eine Vorlage erstellen, die immer derselben Logik folgt:

• besprochene Themen;
• getroffene Entscheidungen;
• Maßnahmen;
• Verantwortliche;
• nächste Fristen.

Für diese Art von Bedarf kann die Einrichtung auch vom Account Manager begleitet werden.

Mehrere Protokolle für dieselbe Besprechung erstellen

Eine Besprechung kann mehrere Zusammenfassungen erzeugen.

Jede Vorlage hat einen Status:

• Main: das Hauptprotokoll;
• Other: ein sekundäres Protokoll.

Bei einem Vertriebscall können Sie zum Beispiel Folgendes erstellen:

• eine vollständige Zusammenfassung;
• eine Übersicht der Bedürfnisse des Interessenten;
• eine Follow-up-E-Mail.

Bei einer Management-Besprechung:

• das Hauptprotokoll;
• die Entscheidungen;
• die zuzuweisenden Maßnahmen.

Der Support nennt bis zu 3 Zusammenfassungen pro Gesprächstyp.

Einige Einschränkungen wurden gemeldet:

• es ist nicht möglich, eine sekundäre Vorlage hinzuzufügen, wenn die Höchstzahl bereits erreicht ist;
• sekundäre Zusammenfassungen sind manchmal identisch mit der Hauptzusammenfassung, wenn sie nur auf Englisch konfiguriert sind;
• eine Vorlage kann nicht direkt im Tool gelöscht werden.

Eine alte Vorlage können Sie umbenennen, wiederverwenden oder vom Support löschen lassen.

KI-Kontext und benutzerdefiniertes Vokabular: was ist der Unterschied?

Die beiden Einstellungen dienen nicht demselben Zweck.

Das benutzerdefinierte Vokabular

Es dient vor allem dazu, die Transkription bestimmter Begriffe zu korrigieren:

• Namen von Mitarbeitenden;
• Namen von Kunden;
• interne Abkürzungen;
• Produktnamen;
• Fachvokabular.

Wenn Leexi einen Eigennamen oder eine Abkürzung Ihres Unternehmens immer falsch schreibt, müssen Sie hier ansetzen.

Der KI-Kontext

Der KI-Kontext erklärt der KI eher Ihre Tätigkeit.

Sie können ihn einem oder mehreren Gesprächstypen zuordnen.

Er kann zum Beispiel helfen, Folgendes zu verstehen:

• Ihr Unternehmen;
• Ihre Produkte;
• Ihre Teams;
• bestimmte interne Begriffe;
• den Kontext der Besprechungen.

Seine Wirkung ist jedoch nicht garantiert.

Ein Kunde, der das Äquivalent von zwei A4-Seiten hinzugefügt hatte, erklärte:

"ich habe keinen großen Unterschied gesehen, nachdem ich KI-Kontext hinzugefügt hatte".

Eine neue Vorlage testen, ohne die alte zu beschädigen

Sie müssen Ihre aktuelle Vorlage nicht direkt ersetzen.

Nehmen Sie eine bereits aufgezeichnete Besprechung, wenden Sie die neue Vorlage an und generieren Sie das Protokoll neu.

So können Sie beide Versionen anhand genau desselben Gesprächs vergleichen.

Das ist besonders praktisch, um eine neue Struktur für Vertriebs-, HR- oder Management-Protokolle zu testen, bevor Sie sie im ganzen Team einführen.

Die Neugenerierung dauert einige Minuten, und zwischen zwei Neugenerierungen gilt eine Wartezeit.

Das Protokoll in Ihr CRM, per E-Mail oder in Google Docs senden

Jede Vorlage kann ihr eigenes Ziel haben.

Im Bereich Benachrichtigungen können Sie das Ergebnis unter anderem senden an:

• eine E-Mail;
• ein CRM;
• ein ATS;
• Google Docs;
• SharePoint.

Ein Vertriebsprotokoll kann also direkt ins CRM gehen, während ein Vorstellungsgespräch an das ATS gesendet werden kann.

Um die Vorlage zu ändern, die an Ihr CRM gesendet wird, öffnen Sie die Unternehmenseinstellungen und dann die Zusammenfassungsvorlagen.

Wählen Sie die betreffende Vorlage aus und aktivieren Sie CRM in den Benachrichtigungen.

Dieselbe Vorlage für das ganze Team verwenden

Gesprächstypen werden auf Ebene des Workspace verwaltet.

Eine einem Typ zugeordnete Vorlage kann also auf alle entsprechenden Besprechungen angewendet werden, unabhängig vom Nutzer.

Das ist besonders nützlich, um Protokolle zu standardisieren.

Zum Beispiel können alle Ihre Vertriebsmitarbeitenden nach ihren Kundenterminen dieselbe Struktur verwenden:

• Bedarf;
• Kontext;
• Einwände;
• Entscheidung;
• nächster Schritt.

Dieselbe Logik gilt für Recruiter, Manager oder Customer-Success-Teams.

Eine Eventagentur hatte zum Beispiel ihre interne "Statusnotiz" standardisiert und wollte nach jedem Kundencall dasselbe Format wiederfinden.

Die Einrichtung der Typen bleibt einem Systemadministrator oder einem Super-Administrator vorbehalten.

Was Leexi bietet, um Ihre Protokolle anzupassen

Die Anzahl der benutzerdefinierten Vorlagen hängt vom Tarif ab:

• Starter: keine
• AI-Meeting: 2
• Business: 4
• Coach: 8 zusätzliche

Leexi bietet außerdem eine Bibliothek mit sofort einsetzbaren Vorlagen.

Ab dem Tarif AI-Meeting bündelt Leexi Studio:

• die Vorlagen;
• das benutzerdefinierte Vokabular;
• den KI-Kontext.

Sie können auch eine bereits aufgezeichnete Besprechung erneut aufrufen und ihr Protokoll mit einer anderen Vorlage oder einem anderen Gesprächstyp neu generieren.

Und wenn Ihre Vorlage nicht wie vorgesehen funktioniert, kann der Support Ihnen helfen, sie zu korrigieren. Weitergehende Erstellungsanfragen können vom Account Manager begleitet werden.

Was wir bei unseren Kunden beobachten

Die 25 Anfragen an den Support zwischen Januar und Juni 2026 betrafen vor allem vier Themen:

• die Anweisung schreiben;
• den richtigen Besprechungstyp erkennen lassen;
• die sekundären Vorlagen verwalten;
• das richtige Ausgabeformat erhalten.

Ein Kunde schätzt, dass seine Vorlage ihm "80 oder sogar 90 % der Arbeit schon vorgekaut" liefert und dass er danach nur noch gegenlesen und anpassen muss.

Ein anderes Team nutzte Leexi zuvor auf "handgestrickte" Weise: Es holte sich das Transkript und kopierte es dann in ein anderes Tool, um sein Protokoll zu erstellen.

Eine Organisation, die ihre Vorlagen überarbeitet hat, berichtet außerdem, keine Bemerkungen mehr über "schlecht geschriebene" Protokolle zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Warum wird meine Protokollvorlage nicht auf meine Besprechungen angewendet?

Prüfen Sie zuerst, ob die Vorlage einem Gesprächstyp zugeordnet ist.

Sehen Sie dann nach, welcher Typ der Besprechung zugewiesen wurde.

Wenn es nicht der richtige ist, ändern Sie ihn und generieren Sie das Protokoll neu.

Wer kann eine Vorlage einem Gesprächstyp zuordnen?

Ein Systemadministrator oder ein Super-Administrator.

Ein Nutzer kann eine Vorlage erstellen, aber die Zuordnung zu einem Gesprächstyp muss über eine dieser beiden Rollen laufen.

Wie viele benutzerdefinierte Vorlagen kann man erstellen?

Das hängt vom Tarif ab:

• Starter: keine;
• AI-Meeting: 2;
• Business: 4;
• Coach: 8 zusätzliche.

Der Support nennt außerdem bis zu 3 Zusammenfassungen pro Gesprächstyp.

Kann man eine Vorlage ändern, ohne die alten Protokolle zu verändern?

Ja.

Bereits generierte Protokolle ändern sich nicht automatisch, wenn Sie Ihre Vorlage ändern.

Wenn Sie die neue Vorlage auf eine alte Besprechung anwenden möchten, müssen Sie deren Protokoll neu generieren.

Kann das Protokoll nur wiedergeben, was der Kunde sagt?

Ja.

Wählen Sie in der Vorlage die Kontakte als einzige zu berücksichtigende Sprecher aus.

Fügen Sie außerdem in der Anweisung hinzu, dass die Zusammenfassung nur auf deren Aussagen beruhen darf.

Leexi kostenlos testen