Personalizar la plantilla del acta de reunión: una plantilla por tipo de reunión

Un comité de dirección, una entrevista de selección y una reunión comercial no tienen ningún motivo para tener la misma acta.

En Leexi, usted puede crear una plantilla diferente para cada tipo de reunión: la información que debe destacarse, el orden del resumen, el nivel de detalle, los participantes que se deben tener en cuenta o el destino del acta.

La plantilla adecuada puede aplicarse después automáticamente cuando Leexi reconoce el tipo de reunión.

Y si no sale el acta correcta, compruebe primero tres cosas:

1. la plantilla está vinculada al tipo de conversación correcto
2. la reunión ha recibido ese tipo
3. el tipo de conversación sigue activo

Entre enero y junio de 2026, 25 solicitudes enviadas al soporte de Leexi trataban precisamente de la configuración de las plantillas de acta.

Lo que puede personalizar en un acta

Puede actuar en varios niveles.

La idea no es, por tanto, tener una única plantilla para toda la empresa.

Una entrevista de RR. HH., una llamada comercial, una reunión con un cliente o un comité de dirección pueden tener cada uno su propia estructura.

Asociar una plantilla a cada tipo de reunión

Leexi elige el tipo de conversación a partir de su descripción y del título de la reunión.

Puede tener, por ejemplo:

• una plantilla para las reuniones comerciales;
• una plantilla para las entrevistas de selección;
• una plantilla para las reuniones internas;
• una plantilla para los comités de dirección;
• una plantilla para los consejos de administración.

Una vez reconocido el tipo, Leexi utiliza la plantilla asociada a él.

Conseguir que se reconozca correctamente el tipo de reunión

Evite las descripciones demasiado largas.

El soporte de Leexi recomienda describir el tipo de conversación en 3 frases como máximo, y precisa que cuanto más corta sea la descripción, mejor.

Los títulos de las reuniones también cuentan.

Una errata, un acento o incluso un espacio olvidado pueden impedir la detección correcta.

Si un tipo de reunión no se reconoce nunca, empiece por simplificar su descripción y verificar los títulos utilizados en su agenda.

Se aplica la plantilla equivocada: ¿qué comprobar?

Tres comprobaciones bastan en la mayoría de los casos.

1. ¿Está la plantilla vinculada al tipo de conversación?

Crear una plantilla no basta.

Después hay que asociarla al tipo de reunión correspondiente.

Un usuario, por ejemplo, había creado su plantilla sin vincularla al tipo de conversación correspondiente. La plantilla existía, pero nunca se utilizaba.

Esta vinculación debe hacerla un administrador del sistema o un superadministrador.

2. ¿Ha recibido la reunión el tipo correcto?

A veces Leexi puede asignar un tipo de conversación equivocado.

Puede modificarlo después de la reunión.

Una vez seleccionado el tipo correcto, regenere el acta para aplicar la plantilla correspondiente.

3. ¿Sigue activo el tipo?

Compruebe también que su tipo de conversación no se haya desactivado.

Un cliente encontró un tipo pasado a inactivo dos semanas después de su creación. La plantilla estándar había ocupado entonces su lugar.

Cómo redactar la instrucción de la plantilla

La instrucción explica a la IA lo que usted quiere encontrar en el acta.

El soporte de Leexi recomienda incluir cuatro cosas:

• el papel que debe desempeñar la IA;
• la estructura esperada;
• el nivel de detalle;
• las reglas que se deben respetar.

Para una reunión comercial, puede pedir, por ejemplo:

• las necesidades expresadas;
• las objeciones;
• las decisiones tomadas;
• los próximos pasos.

Para un comité de dirección:

• los temas tratados;
• las decisiones;
• los responsables;
• las acciones que hay que seguir.

Atención al campo "Description"

El campo Description de la plantilla no lo lee la IA.

Solo sirve para recordarle lo que hace la plantilla.

Si quiere imponer una estructura, un tono o una regla concreta, debe colocarla en la propia instrucción.

Un cliente había añadido precisamente sus instrucciones de formato en la descripción y no entendía por qué nunca se aplicaban.

Mostrar una información solo si se ha mencionado

Puede pedir a la IA que muestre una información únicamente cuando se haya tratado realmente.

Por ejemplo, en una entrevista de selección, algunas preguntas pueden hacerse a ciertos candidatos y no a otros.

Puede, por tanto, precisar en la plantilla:

"Muestra esta sección solo si el tema se menciona en la transcripción."

Si el tema nunca se trató durante la reunión, la IA no debe intentar completar el apartado.

Es útil para evitar actas rellenadas artificialmente.

Hacer un acta únicamente a partir de lo que dice el cliente

También puede elegir qué participantes deben tenerse en cuenta.

Para una reunión comercial, por ejemplo, puede que quiera conservar únicamente:

• las necesidades del cliente potencial;
• sus objeciones;
• sus preguntas;
• sus limitaciones;
• sus próximos pasos.

En la plantilla, seleccione entonces los contactos correspondientes.

El soporte aconseja también añadir la instrucción:

"Take only into account what the $customers are saying".

Crear una plantilla para un comité de dirección o un consejo de administración

Las plantillas son especialmente útiles para las reuniones en las que el formato del acta debe mantenerse estable.

Una solicitud recibida por Leexi en abril de 2026 indicaba, por ejemplo:

"acta sintética que recoja los intercambios, y decisiones tomadas en la reunión. frases completas, factuales, y no debe contener información personal o no pertinente".

Puede, por tanto, crear una plantilla con siempre la misma lógica:

• temas tratados;
• decisiones tomadas;
• acciones;
• responsables;
• próximos plazos.

Para este tipo de necesidad, el account manager también puede acompañar la configuración.

Generar varias actas para una misma reunión

Una reunión puede producir varios resúmenes.

Cada plantilla tiene un estado:

• Main: el acta principal;
• Other: un acta secundaria.

En una llamada comercial, puede generar, por ejemplo:

• un resumen completo;
• una síntesis de las necesidades del cliente potencial;
• un email de seguimiento.

En una reunión de dirección:

• el acta principal;
• las decisiones;
• las acciones que hay que asignar.

El soporte indica hasta 3 resúmenes por tipo de conversación.

Se han señalado algunas limitaciones:

• imposible añadir una plantilla secundaria si ya se ha alcanzado el número máximo;
• resúmenes secundarios a veces idénticos al principal cuando se configuran solo en inglés;
• una plantilla no se puede eliminar directamente desde la herramienta.

Para una plantilla antigua, puede cambiarle el nombre, reutilizarla o pedir al soporte que la elimine.

Contexto IA y vocabulario personalizado: ¿qué diferencia hay?

Los dos ajustes no sirven para lo mismo.

El vocabulario personalizado

Sirve sobre todo para corregir la transcripción de términos específicos:

• nombres de colaboradores;
• nombres de clientes;
• siglas internas;
• nombres de productos;
• vocabulario del sector.

Si Leexi escribe sistemáticamente mal un nombre propio o un acrónimo de su empresa, es aquí donde hay que actuar.

El contexto IA

El contexto IA explica más bien su actividad a la IA.

Puede vincularlo a uno o varios tipos de conversación.

Puede ayudar a comprender, por ejemplo:

• su empresa;
• sus productos;
• sus equipos;
• ciertos términos internos;
• el contexto de las reuniones.

Sin embargo, su efecto no está garantizado.

Un cliente que había añadido el equivalente a dos páginas A4 explicaba:

"no he visto una gran diferencia después de añadir contexto IA".

Probar una nueva plantilla sin romper la anterior

No hace falta sustituir directamente su plantilla actual.

Tome una reunión ya grabada, aplique la nueva plantilla y regenere el acta.

Así podrá comparar las dos versiones sobre exactamente la misma conversación.

Es especialmente práctico para probar una nueva estructura de acta comercial, de RR. HH. o de dirección antes de desplegarla en todo el equipo.

La regeneración tarda unos minutos y se aplica un plazo entre dos regeneraciones.

Enviar el acta a su CRM, por email o a Google Docs

Cada plantilla puede tener su propio destino.

En el apartado de notificaciones, puede enviar el resultado, entre otros, a:

• un email;
• un CRM;
• un ATS;
• Google Docs;
• SharePoint.

Un acta comercial puede, por tanto, ir directamente al CRM, mientras que una entrevista de selección puede enviarse al ATS.

Para cambiar la plantilla enviada a su CRM, abra los ajustes de la empresa y después las plantillas de resumen.

Seleccione la plantilla correspondiente y active CRM en las notificaciones.

Utilizar la misma plantilla para todo el equipo

Los tipos de conversación se gestionan a nivel del espacio de trabajo.

Una plantilla vinculada a un tipo puede, por tanto, aplicarse a todas las reuniones correspondientes, sea cual sea el usuario.

Es especialmente útil para estandarizar las actas.

Por ejemplo, todos sus comerciales pueden utilizar la misma estructura después de sus reuniones con clientes:

• necesidad;
• contexto;
• objeciones;
• decisión;
• próximo paso.

La misma lógica vale para los reclutadores, los managers o los equipos de customer success.

Una agencia de eventos, por ejemplo, había estandarizado su "nota de estado" interna y quería encontrar el mismo formato después de cada llamada con un cliente.

La configuración de los tipos sigue reservada a un administrador del sistema o a un superadministrador.

Lo que Leexi ofrece para personalizar sus actas

El número de plantillas personalizadas depende del plan:

• Starter: ninguna
• AI-Meeting: 2
• Business: 4
• Coach: 8 adicionales

Leexi ofrece también una biblioteca de plantillas listas para usar.

A partir del plan AI-Meeting, Leexi Studio reúne:

• las plantillas;
• el vocabulario personalizado;
• el contexto IA.

También puede retomar una reunión ya grabada y regenerar su acta con otra plantilla u otro tipo de conversación.

Y si su plantilla no funciona como estaba previsto, el soporte puede ayudarle a corregirla. Las solicitudes de creación más avanzadas pueden contar con el acompañamiento del account manager.

Lo que observamos en nuestros clientes

Las 25 solicitudes enviadas al soporte entre enero y junio de 2026 se centraban sobre todo en cuatro temas:

• redactar la instrucción;
• conseguir que se reconozca el tipo de reunión correcto;
• gestionar las plantillas secundarias;
• obtener el formato de salida correcto.

Un cliente considera que su plantilla le permite tener "el 80, incluso el 90 % del trabajo ya masticado" y que después solo tiene que releer y ajustar.

Otro equipo utilizaba antes Leexi de manera "artesanal": recuperaba la transcripción y luego la copiaba en otra herramienta para producir su acta.

Una organización que reelaboró sus plantillas explica también que ya no recibe comentarios sobre actas "mal redactadas".

Preguntas frecuentes

¿Por qué mi plantilla de acta no se aplica a mis reuniones?

Empiece por comprobar que la plantilla está vinculada a un tipo de conversación.

Después, mire qué tipo se ha asignado a la reunión.

Si no es el correcto, cámbielo y regenere el acta.

¿Quién puede vincular una plantilla a un tipo de conversación?

Un administrador del sistema o un superadministrador.

Un usuario puede crear una plantilla, pero su vinculación a un tipo de conversación debe pasar por uno de estos dos roles.

¿Cuántas plantillas personalizadas se pueden crear?

Depende del plan:

• Starter: ninguna;
• AI-Meeting: 2;
• Business: 4;
• Coach: 8 adicionales.

El soporte indica también hasta 3 resúmenes por tipo de conversación.

¿Se puede modificar una plantilla sin cambiar las actas anteriores?

Sí.

Las actas ya generadas no cambian automáticamente cuando usted modifica su plantilla.

Si quiere aplicar la nueva plantilla a una reunión anterior, debe regenerar su acta.

¿Puede el acta recoger únicamente lo que dice el cliente?

Sí.

En la plantilla, seleccione los contactos como únicos participantes que se deben tener en cuenta.

Añada también en la instrucción que el resumen debe basarse únicamente en lo que ellos dicen.

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