Personalizar o modelo de ata de reunião: um modelo por tipo de reunião

Uma comissão executiva, uma entrevista de recrutamento e uma reunião comercial não têm qualquer razão para ter a mesma ata.

No Leexi, você pode criar um modelo diferente para cada tipo de reunião: as informações a destacar, a ordem do resumo, o nível de detalhe, os intervenientes a ter em conta ou o destino da ata.

O modelo certo pode depois aplicar-se automaticamente quando o Leexi reconhece o tipo de reunião.

E se não sair a ata certa, verifique primeiro três coisas:

1. o modelo está associado ao tipo de conversa certo
2. a reunião recebeu esse tipo
3. o tipo de conversa continua ativo

Entre janeiro e junho de 2026, 25 pedidos enviados ao suporte do Leexi diziam respeito precisamente à configuração dos modelos de ata.

O que pode personalizar numa ata

Pode agir em vários níveis.

A ideia não é, portanto, ter um modelo único para toda a empresa.

Uma entrevista de RH, uma chamada comercial, uma reunião de acompanhamento com um cliente ou uma comissão executiva podem ter cada uma a sua própria estrutura.

Associar um modelo a cada tipo de reunião

O Leexi escolhe o tipo de conversa a partir da sua descrição e do título da reunião.

Pode ter, por exemplo:

• um modelo para as reuniões comerciais;
• um modelo para as entrevistas de recrutamento;
• um modelo para as reuniões internas;
• um modelo para as comissões executivas;
• um modelo para os conselhos de administração.

Uma vez reconhecido o tipo, o Leexi utiliza o modelo que lhe está associado.

Fazer reconhecer corretamente o tipo de reunião

Evite descrições demasiado longas.

O suporte do Leexi recomenda descrever o tipo de conversa em 3 frases no máximo, e precisa que quanto mais curta for a descrição, melhor.

Os títulos das reuniões também contam.

Um erro de escrita, um acento ou até um espaço esquecido podem impedir a deteção correta.

Se um tipo de reunião nunca é reconhecido, comece por simplificar a sua descrição e verificar os títulos utilizados na sua agenda.

É aplicado o modelo errado: o que verificar?

Três verificações bastam na maioria dos casos.

1. O modelo está associado ao tipo de conversa?

Criar um modelo não basta.

É preciso depois associá-lo ao tipo de reunião em causa.

Um utilizador tinha, por exemplo, criado o seu modelo sem o associar ao tipo de conversa correspondente. O modelo existia, mas nunca era utilizado.

Esta associação tem de ser feita por um administrador de sistema ou por um super administrador.

2. A reunião recebeu o tipo certo?

O Leexi pode por vezes atribuir o tipo de conversa errado.

Pode alterá-lo depois da reunião.

Uma vez selecionado o tipo certo, volte a gerar a ata para aplicar o modelo correspondente.

3. O tipo continua ativo?

Verifique também se o seu tipo de conversa não foi desativado.

Um cliente encontrou um tipo passado a inativo duas semanas depois de ter sido criado. O modelo padrão tinha então ocupado o seu lugar.

Como escrever a instrução do modelo

A instrução explica à IA o que você quer encontrar na ata.

O suporte do Leexi recomenda incluir quatro coisas:

• o papel que a IA deve assumir;
• a estrutura esperada;
• o nível de detalhe;
• as regras a respeitar.

Para uma reunião comercial, pode pedir, por exemplo:

• as necessidades expressas;
• as objeções;
• as decisões tomadas;
• os próximos passos.

Para uma comissão executiva:

• os temas discutidos;
• as decisões;
• os responsáveis;
• as ações a acompanhar.

Atenção ao campo "Description"

O campo Description do modelo não é lido pela IA.

Serve apenas para lhe lembrar o que o modelo faz.

Se quiser impor uma estrutura, um tom ou uma regra precisa, ela tem de estar na própria instrução.

Um cliente tinha precisamente acrescentado as suas instruções de formatação na descrição e não percebia porque nunca eram aplicadas.

Mostrar uma informação apenas se tiver sido mencionada

Pode pedir à IA que mostre uma informação apenas quando ela foi realmente abordada.

Por exemplo, numa entrevista de recrutamento, algumas perguntas podem ser feitas a certos candidatos e não a outros.

Pode, portanto, precisar no modelo:

"Mostra esta secção apenas se o tema for mencionado na transcrição."

Se o tema nunca foi abordado durante a reunião, a IA não deve tentar preencher a rubrica.

É útil para evitar atas preenchidas artificialmente.

Fazer uma ata apenas a partir do que o cliente diz

Também pode escolher que intervenientes devem ser tidos em conta.

Para uma reunião comercial, pode, por exemplo, querer manter apenas:

• as necessidades do potencial cliente;
• as suas objeções;
• as suas perguntas;
• as suas restrições;
• os seus próximos passos.

No modelo, selecione então os contactos em causa.

O suporte aconselha também acrescentar a instrução:

"Take only into account what the $customers are saying".

Criar um modelo para uma comissão executiva ou um conselho de administração

Os modelos são particularmente úteis para as reuniões em que o formato da ata deve manter-se estável.

Um pedido recebido pelo Leexi em abril de 2026 indicava, por exemplo:

"ata sintética que retome as trocas, e decisões tomadas em reunião. frases completas, factuais, e não deve conter informações pessoais ou não pertinentes".

Pode, portanto, criar um modelo sempre com a mesma lógica:

• temas abordados;
• decisões tomadas;
• ações;
• responsáveis;
• próximos prazos.

Para este tipo de necessidade, a configuração pode também ser acompanhada pelo account manager.

Gerar várias atas para a mesma reunião

Uma reunião pode produzir vários resumos.

Cada modelo tem um estado:

• Main: a ata principal;
• Other: uma ata secundária.

Numa chamada comercial, pode gerar, por exemplo:

• um resumo completo;
• uma síntese das necessidades do potencial cliente;
• um email de acompanhamento.

Numa reunião de gestão:

• a ata principal;
• as decisões;
• as ações a atribuir.

O suporte indica até 3 resumos por tipo de conversa.

Foram assinaladas algumas limitações:

• impossível adicionar um modelo secundário se o número máximo já tiver sido atingido;
• resumos secundários por vezes idênticos ao principal quando estão configurados apenas em inglês;
• um modelo não pode ser eliminado diretamente a partir da ferramenta.

Para um modelo antigo, pode mudar-lhe o nome, reutilizá-lo ou pedir ao suporte que o elimine.

Contexto IA e vocabulário personalizado: qual é a diferença?

As duas definições não servem para o mesmo.

O vocabulário personalizado

Serve sobretudo para corrigir a transcrição de termos específicos:

• nomes de colaboradores;
• nomes de clientes;
• siglas internas;
• nomes de produtos;
• vocabulário do setor.

Se o Leexi escreve sistematicamente mal um nome próprio ou um acrónimo da sua empresa, é aqui que tem de agir.

O contexto IA

O contexto IA explica antes a sua atividade à IA.

Pode associá-lo a um ou vários tipos de conversa.

Pode ajudar a compreender, por exemplo:

• a sua empresa;
• os seus produtos;
• as suas equipas;
• certos termos internos;
• o contexto das reuniões.

O seu efeito não é, no entanto, garantido.

Um cliente que tinha acrescentado o equivalente a duas páginas A4 explicava:

"não vi uma grande diferença depois de acrescentar contexto IA".

Testar um novo modelo sem estragar o antigo

Não precisa de substituir diretamente o seu modelo atual.

Pegue numa reunião já gravada, aplique o novo modelo e volte a gerar a ata.

Pode assim comparar as duas versões exatamente na mesma conversa.

É particularmente prático para testar uma nova estrutura de ata comercial, de RH ou de gestão antes de a implementar em toda a equipa.

A regeneração demora alguns minutos e aplica-se um intervalo entre duas regenerações.

Enviar a ata para o seu CRM, por email ou para o Google Docs

Cada modelo pode ter o seu próprio destino.

Na parte das notificações, pode nomeadamente enviar o resultado para:

• um email;
• um CRM;
• um ATS;
• Google Docs;
• SharePoint.

Uma ata comercial pode, portanto, ir diretamente para o CRM, enquanto uma entrevista de recrutamento pode ser enviada para o ATS.

Para alterar o modelo enviado para o seu CRM, abra as definições da empresa e depois os modelos de resumo.

Selecione o modelo em causa e ative CRM nas notificações.

Utilizar o mesmo modelo para toda a equipa

Os tipos de conversa são geridos ao nível do espaço de trabalho.

Um modelo associado a um tipo pode, portanto, aplicar-se a todas as reuniões correspondentes, seja qual for o utilizador.

É particularmente útil para normalizar as atas.

Por exemplo, todos os seus comerciais podem utilizar a mesma estrutura depois das suas reuniões com clientes:

• necessidade;
• contexto;
• objeções;
• decisão;
• próximo passo.

A mesma lógica aplica-se aos recrutadores, aos gestores ou às equipas de customer success.

Uma agência de eventos tinha, por exemplo, normalizado a sua "nota de estado" interna e queria encontrar o mesmo formato depois de cada chamada com um cliente.

A configuração dos tipos continua reservada a um administrador de sistema ou a um super administrador.

O que o Leexi propõe para personalizar as suas atas

O número de modelos personalizados depende do plano:

• Starter: nenhum
• AI-Meeting: 2
• Business: 4
• Coach: 8 adicionais

O Leexi propõe também uma biblioteca de modelos prontos a usar.

A partir do plano AI-Meeting, o Leexi Studio reúne:

• os modelos;
• o vocabulário personalizado;
• o contexto IA.

Também pode retomar uma reunião já gravada e voltar a gerar a sua ata com outro modelo ou outro tipo de conversa.

E se o seu modelo não funcionar como previsto, o suporte pode ajudá-lo a corrigi-lo. Os pedidos de criação mais avançados podem ser acompanhados pelo account manager.

O que observamos nos nossos clientes

Os 25 pedidos enviados ao suporte entre janeiro e junho de 2026 concentravam-se sobretudo em quatro temas:

• escrever a instrução;
• fazer reconhecer o tipo de reunião certo;
• gerir os modelos secundários;
• obter o formato de saída certo.

Um cliente considera que o seu modelo lhe permite ter "80, ou mesmo 90 % do trabalho já mastigado" e que depois só tem de rever e ajustar.

Outra equipa utilizava antes o Leexi de forma "artesanal": recuperava a transcrição e depois copiava-a para outra ferramenta para produzir a sua ata.

Uma organização que reformulou os seus modelos explica também que deixou de receber observações sobre atas "mal redigidas".

Perguntas frequentes

Porque é que o meu modelo de ata não se aplica às minhas reuniões?

Comece por verificar se o modelo está associado a um tipo de conversa.

Veja depois que tipo foi atribuído à reunião.

Se não for o certo, altere-o e volte a gerar a ata.

Quem pode associar um modelo a um tipo de conversa?

Um administrador de sistema ou um super administrador.

Um utilizador pode criar um modelo, mas a sua associação a um tipo de conversa tem de passar por uma destas duas funções.

Quantos modelos personalizados se podem criar?

Depende do plano:

• Starter: nenhum;
• AI-Meeting: 2;
• Business: 4;
• Coach: 8 adicionais.

O suporte indica também até 3 resumos por tipo de conversa.

É possível alterar um modelo sem mudar as atas antigas?

Sim.

As atas já geradas não mudam automaticamente quando altera o seu modelo.

Se quiser aplicar o novo modelo a uma reunião antiga, tem de voltar a gerar a sua ata.

A ata pode retomar apenas o que o cliente diz?

Sim.

No modelo, selecione os contactos como únicos intervenientes a ter em conta.

Acrescente também na instrução que o resumo deve basear-se apenas no que eles dizem.

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