Verslag van een vergadering met AI: opstellen, nalezen en verdelen

De vergadering is afgelopen, maar de belangrijke beslissingen moeten nog worden teruggevonden, het verslag moet nog worden geschreven, de taken moeten nog worden toegewezen en de informatie moet nog naar de juiste mensen.

Daar begint meestal het vervelendste deel.

U neemt uw notities opnieuw door, controleert wat beslist is, zoekt uit wie wat moet doen, luistert soms een fragment terug en zet alles daarna netjes op papier voor u het verslag eindelijk kunt versturen.

Met een AI-notulist kan een groot deel van dat werk automatisch worden voorbereid.

De tool neemt de vergadering op, zet ze om in tekst en maakt een eerste verslag op basis van wat gezegd is. U krijgt de beslissingen, de acties, de verantwoordelijken en de deadlines die tijdens het gesprek zijn genoemd.

Wat overblijft, is het document nalezen, het corrigeren waar nodig en het, afhankelijk van het type vergadering, laten goedkeuren voor u het verstuurt.

Wat is een verslag van een vergadering gemaakt door AI?

Op het einde van een vergadering kan een AI-notulist twee verschillende documenten opleveren.

De transcriptie geeft weer wat er gezegd is, in volgorde, met de verschillende sprekers.

Ze is vooral nuttig wanneer u een zin wilt terugvinden, een passage wilt nakijken of precies wilt weten wat er gezegd is.

Het verslag bevat de informatie die u na de vergadering nodig hebt: de behandelde onderwerpen, de genomen beslissingen, de toegewezen taken en de aangekondigde deadlines.

Dat is doorgaans het document dat u naleest en daarna deelt.

Onze gebruikers wijzen ons op dat verschil tussen beide formaten. Een transcriptie "kan nuttig zijn als u iets wilt terugvinden, maar is niet meteen bruikbaar".

De transcriptie brengt u terug naar het gesprek. Het verslag maakt er een document van dat u meteen kunt gebruiken.

Verslag, transcriptie, notulen, beslissingenlijst: de verschillen

Al deze documenten vertrekken van een vergadering, maar ze dienen niet hetzelfde doel.

Een verslag geeft de belangrijke punten van een werkvergadering weer.

Een beslissingenlijst gaat verder in de samenvatting en houdt vooral de genomen beslissingen en de acties over.

Notulen horen bij formelere vergaderingen, zoals een ondernemingsraad, een raad van bestuur of een algemene vergadering. De structuur ligt meestal op voorhand vast en het document moet vaak worden goedgekeurd.

Onze gebruikers maken dat onderscheid duidelijk. Eén van hen spreekt over "de gewone notulen" aan de ene kant en "de optie samenvatting van deze vergadering" aan de andere.

Welk document u laat maken, hangt dus vooral af van het type vergadering en van wie het zal lezen.

Hoe AI het verslag opstelt na de vergadering

Zodra de vergadering is afgelopen, wordt de audio omgezet in een transcriptie.

De AI gebruikt die transcriptie vervolgens om het verslag op te stellen volgens de structuur die u hebt gekozen.

Voor een teamvergadering kunt u bijvoorbeeld de beslissingen, de uit te voeren acties, de verantwoordelijken en de deadlines laten opvallen.

Voor een verkoopgesprek kan de structuur eerder de geuite behoeften, de besproken punten en de volgende stappen bevatten.

Het verslag staat daarna in uw omgeving en kan worden verstuurd volgens de instellingen die u hebt gekozen.

Wat onze gebruikers met hun verslag willen doen

Om te begrijpen welke onderwerpen echt terugkomen rond het verslag, hebben we 1.753 gesprekken met Leexi-gebruikers tussen januari en juni 2026 geanalyseerd, uit demonstraties, begeleidingen en schriftelijke uitwisselingen.

Dit zijn de onderwerpen die we het vaakst terugvonden.

Deze cijfers komen uit de analyse van 1.753 gesprekken met Leexi-gebruikers tussen januari en juni 2026. Ze weerspiegelen de onderwerpen uit onze eigen gesprekken met onze gebruikers en zijn niet representatief voor de hele markt.

Wat uit deze gesprekken naar voren komt, is dat het probleem niet stopt bij het genereren van de samenvatting.

Onze gebruikers hebben het minstens evenveel over wat daarna komt: naar wie het document moet, hoe ze het nalezen, in welke vorm ze het delen en hoe ze snel bij de beslissingen en de taken raken.

Hoeveel tijd kost een verslag dat met de hand wordt geschreven?

Onze gebruikers melden ons geregeld hoeveel tijd er na de vergadering nog kruipt in het eindresultaat.

Bij een lokaal bestuur legt een verantwoordelijke uit dat notulen "evenveel tijd kunnen kosten als de vergadering" zelf.

In een dienstenbedrijf spreekt een directeur over "20 tot 30 minuten om het verslag op te maken en naar de verschillende betrokkenen te sturen".

In een zorgvereniging woont de secretaresse de raad van bestuur bij en moet ze daarna de opname opnieuw doornemen om het document op te stellen.

Haar directeur omschrijft die stap als "een tweede vergadering ondergaan" en spreekt over "8 uur die nergens toe dienen".

De duur verschilt uiteraard van vergadering tot vergadering, maar deze verhalen wijzen op hetzelfde probleem: als de vergadering afgelopen is, blijft er werk over om het gesprek in een bruikbaar document om te zetten.

Wie moet het verslag goedkeuren voor het vertrekt?

Onze gebruikers beschrijven ook situaties waarin het verslag niet meteen kan worden verstuurd.

Bij een lokaal bestuur geldt bijvoorbeeld de regel dat voor elke vergadering een verantwoordelijke wordt aangeduid die het verslag goedkeurt voor het wordt verspreid.

In hetzelfde gesprek geeft zijn adjunct toe dat "het in de praktijk zo niet loopt".

Het nut van een automatisch gegenereerd verslag is dan dat die verantwoordelijke vertrekt van een eerste versie om na te lezen, in plaats van alles vanaf nul te schrijven.

Hoe ziet een goed AI-verslag van een vergadering eruit?

Een bruikbaar verslag laat u snel terugvinden wat u van de vergadering moet onthouden.

De beslissingen, de taken en de deadlines

Bij de behoeften die onze gebruikers melden, komt er één geregeld terug: precies weten wat er na de vergadering moet gebeuren.

Een verantwoordelijke in een ziekenhuis verwoordt het zo:

"een overzicht van de acties, weten wie wat doet, wie wat moet doen, wie wat moet opleveren, of er eventueel documenten moeten worden geschreven".

Een verslag kan dus tonen:

• de genomen beslissingen;
• de uit te voeren acties;
• de verantwoordelijke persoon;
• de deadlines die tijdens de vergadering zijn aangekondigd.

Het doel is niet alleen het gesprek samenvatten, maar de betrokkenen snel de volgende stappen laten terugvinden.

Het verslag gebruiken om de opvolgmail te schrijven

Onze gebruikers melden ons ook dat het verslag vaak de basis vormt voor ander werk.

Na een verkoopgesprek kan het bijvoorbeeld dienen om de mail aan de klant voor te bereiden.

Een accountmanager legt uit dat het nut erin zit "uit het verslag te halen" wat hij nodig heeft voor zijn opvolgbericht.

Het verslag wordt dan een werkbasis voor wat volgt, en niet zomaar een archiefstuk.

Wat AI niet in het verslag kan zetten

Het verslag wordt opgesteld op basis van wat tijdens de vergadering is uitgesproken.

Informatie die nooit is gezegd, kan dus niet correct worden overgenomen.

Als een beslissing na de vergadering in een privébericht valt, moet ze handmatig worden toegevoegd.

Hetzelfde geldt voor informatie die alleen wordt gesuggereerd of nooit duidelijk is geformuleerd.

AI kan ordenen wat gezegd is. Ze kan niet verzinnen wat niet gezegd is.

Een AI-verslag nalezen en corrigeren

Een gegenereerd verslag is een eerste versie.

Voor u het verstuurt, blijft nalezen nodig.

Wat controleren voor u het verslag verstuurt?

Een gebruiker vertelt ons:

"in tien minuten, zodra de vergadering afgelopen is, lees ik het verslag van Leexi na en kan ik het meteen doorsturen".

Het nalezen kan zich toespitsen op vier punten.

De beslissingen

Controleer of de beslissingen in het verslag overeenkomen met wat er echt beslist is.

De taken

Elke actie moet bij de juiste persoon staan en de deadlines moeten kloppen met wat is aangekondigd.

De namen en de cijfers

Een verkeerd geschreven naam, een foute datum of een onjuist bedrag valt meteen op in een document dat naar meerdere mensen gaat.

De informatie die niet verspreid mag worden

Niet alles wat tijdens een vergadering wordt gezegd, hoort in het eindverslag.

Een interne opmerking of een bedrag dat nog ter discussie staat, kan er bijvoorbeeld uit voor het vertrekt.

Weten wie wat gezegd heeft

Het herkennen van de sprekers komt terug in 9 % van de 1.753 geanalyseerde gesprekken.

Onze gebruikers wijzen vooral op verslagen waarin de sprekers onder algemene labels staan.

Een verantwoordelijke bij een lokaal bestuur legt het zo uit:

"we willen ze niet telkens opnieuw moeten hernoemen, speaker 1, speaker 2, we weten dat het de heer [naam] is, we hebben hem geïdentificeerd".

Het probleem valt vooral op bij vergaderingen ter plaatse, waar meerdere mensen in dezelfde micro spreken.

Een directrice vertelt dat een test met een andere tool "helemaal niet voldeed", en vraagt zich af of dat net kwam doordat de mensen rond de tafel niet werden herkend.

In wat onze klanten ons vertellen, komen twee oplossingen terug: een voorstelronde bij naam voor de start, of de deelnemerslijst gebruiken om de namen correct over te nemen.

Het verslag corrigeren of het sjabloon aanpassen?

Niet elke fout vraagt dezelfde correctie.

Een eenmalige fout in een naam corrigeert u rechtstreeks in het document.

Maar als uw verslagen stelselmatig te lang of te kort zijn, of altijd dezelfde informatie missen, past u beter het sjabloon aan dat ze genereert.

U lost het probleem dan één keer op, in plaats van na elke vergadering dezelfde aanpassing te doen.

Een gebruiker vat zijn tolerantie zo samen:

"er zitten kleine fouten in, maar dat is logisch, het blijft een robot".

Een ziekenhuis vertelt ons omgekeerd dat het met een tool gestopt is omdat de documenten te veel herwerking vroegen:

"ik heb al verslagen gezien, dit is het echt niet, tot op het punt dat we het niet gebruiken".

De winst verdwijnt als het document volledig moet worden herschreven.

Het verslag laten goedkeuren voor u het verdeelt

Niet elke vergadering vraagt hetzelfde niveau van goedkeuring.

Sommige verslagen kunnen meteen worden gedeeld.

Andere moeten eerst door een welbepaalde persoon worden nagelezen voor de deelnemers het document mogen krijgen.

Verhinderen dat het verslag vertrekt voor de goedkeuring

Een verantwoordelijke bij een lokaal bestuur legt uit dat bepaalde commissies worden opgenomen, maar dat het verslag niet meteen verspreid mag worden.

"voor het verslag is goedgekeurd, willen we niet dat het naar de deelnemers gaat"

Hij voegt eraan toe:

"we willen niet dat de heer [naam] het meteen heeft, voor we het goed hebben nagelezen en goedgekeurd".

Het verslag kan dan al worden gegenereerd zonder te worden verstuurd.

De verantwoordelijke leest het eerst na en beslist daarna wanneer het document mag vertrekken.

Moeten alle verslagen worden goedgekeurd?

Nee.

Diezelfde gebruiker geeft het voorbeeld van interne vergaderingen waar die formele controle niet nodig is:

"soms hebben we vergaderingen waarbij we dat niet hoeven na te kijken".

Het niveau van goedkeuring hangt dus af van de context van de vergadering en van wie het document krijgt.

Een intern verslag onder collega's volgt niet noodzakelijk dezelfde weg als een document dat naar een klant, naar een directie of naar de leden van een officieel orgaan gaat.

De notulen van een ondernemingsraad, een raad van bestuur of een algemene vergadering opstellen

Bij deze vergaderingen keert de structuur van het document vaak terug van de ene zitting op de andere.

Een gebruiker legt uit dat de notulen "worden doorgegeven aan de volgende vergadering, waar ze worden goedgekeurd", of dat ze tussen twee zittingen per mail kunnen worden verstuurd om goedkeuring te krijgen.

Een andere preciseert:

"de secretaris van de zitting stelt de notulen op. De structuur van de notulen is altijd dezelfde, de onderwerpen veranderen."

Net die herhaling maakt een eigen sjabloon voor dit type vergadering nuttig.

De structuur blijft dezelfde, de inhoud verandert bij elke zitting.

De regels voor het opnemen van deze vergaderingen staan in onze pagina's over het opnemen van een directiecomité en het opnemen van een stuurgroep.

De deelnemers verwittigen dat de vergadering wordt opgenomen

De deelnemers moeten worden geïnformeerd voor de opname start.

Een van onze gebruikers geeft de zin die hij gebruikt:

"let op, ik neem de vergadering op zodat we er daarna een verslag van hebben".

De regels per type vergadering staan in onze pagina over het opnemen van een professionele vergadering en de AVG.

Het verslag versturen en bewaren na de vergadering

Zodra het document klaar is, moet het nog op de juiste plaats terechtkomen.

Dat is het onderwerp dat het vaakst terugkomt in de gesprekken die we hebben geanalyseerd.

39 % van de 1.753 geanalyseerde gesprekken met Leexi-gebruikers gaat over het versturen van het verslag.

Vragen over export komen voor in 17 % van de gesprekken.

Kopiëren en plakken na elke vergadering vermijden

Een directeur beschrijft zijn huidige werkwijze.

Iemand neemt notities tijdens de vergadering.

Die notities gaan daarna "door een AI-tool, Claude, Copilot".

Het verslag dat eruit komt, wordt vervolgens opnieuw opgepikt om per mail naar de betrokkenen te gaan.

AI wordt dus al gebruikt, maar er blijven verschillende handelingen nodig voor het eindresultaat klaar is.

Een tool die rechtstreeks met de vergadering verbonden is, haalt die tussenstappen weg.

Het verslag per mail, als PDF of in het CRM

De bestemming van het verslag hangt af van het gebruik.

Voor deelnemers of afwezigen kan het per mail vertrekken.

Voor een klant sturen sommige van onze gebruikers liever een apart document. Eén van hen legt uit dat hij "het volledige verslag rechtstreeks als PDF" bezorgt.

Bij een verkoopgesprek kan de informatie ook naar het CRM.

Een gebruiker beschrijft heel eenvoudig welk handwerk dat uitspaart:

"als ik op kantoor aankom, kopieer en plak ik in het CRM".

Leexi stuurt de informatie onder meer naar HubSpot, Salesforce, Pipedrive en Dynamics.

De werking staat in onze pagina over het CRM automatisch invullen na een vergadering.

Een opname en het bijbehorende verslag verwijderen

Ook het bewaren van vergaderingen komt terug in de gesprekken.

Een gebruiker vraagt bijvoorbeeld wat er gebeurt wanneer "we niet meer willen dat Leexi een spoor van een gesprek bijhoudt".

De regels over verwijdering en bewaartermijnen staan in de verwerkersovereenkomst van Leexi.

Het verslag afstemmen op het type vergadering

Een verkoopgesprek, een teamoverleg en een raad van bestuur hebben niet hetzelfde document nodig.

Het sjabloon dat het verslag genereert, past de structuur aan elk gebruik aan.

Wat het sjabloon verandert aan het verslag

Onze gebruikers melden dat de instelling van het sjabloon het resultaat sterk kan veranderen.

Eén van hen spreekt over een verslag dat "erg herhalend was en me nergens toe diende".

Het probleem zit dan minder in de transcriptie dan in de instructies die de AI krijgt om het document op te bouwen.

Vraagt het sjabloon te veel detail, dan wordt het verslag onnodig lang.

Vraagt het te weinig, dan ontbreekt er belangrijke informatie.

Welke rubrieken horen in een verslag?

Voor een werkvergadering kunt u onder meer opnemen:

• de context;
• de beslissingen;
• de acties;
• de punten die nog openstaan.

Het detailniveau hangt vervolgens af van de vergadering.

Voor een wekelijks overleg volstaat een kort document.

Voor een raad van bestuur melden sommige gebruikers een veel gedetailleerdere behoefte.

Eén van hen spreekt over "de volledigheid van de debatten, notulen die standhouden, zonder informatieverlies onderweg".

Ook de indeling kan verschillen.

Een gebruiker vindt het nuttig om een verslag "in hoofdstukken verdeeld" te krijgen, om een bepaald deel van de vergadering makkelijker terug te vinden.

Een ander sjabloon voor elk type vergadering

Onze gebruikers wijzen ook op verschillen in kwaliteit wanneer meerdere mensen de verslagen op hun eigen manier schrijven.

Een directeur van een vereniging legt uit dat de documenten, afhankelijk van wie de vergadering leidt, "ofwel te beknopt zijn, ofwel niet beknopt genoeg, ofwel herwerkt".

Eenzelfde sjabloon voor eenzelfde type vergadering houdt de structuur stabiel.

Verkoopgesprekken kunnen altijd eindigen op de volgende stappen.

Teamvergaderingen kunnen de beslissingen en de acties laten opvallen.

Raden van bestuur kunnen een gedetailleerdere structuur behouden.

Een te gedetailleerd sjabloon zorgt ook voor problemen

Meer rubrieken toevoegen betekent niet dat de AI ze altijd kan invullen.

Het verslag hangt af van wat er echt gezegd is tijdens de vergadering.

Een consultant legt uit dat een sjabloon dat zeer gedetailleerde informatie over een opdracht vraagt "zichzelf nooit zal invullen" als die informatie nooit hardop wordt genoemd.

Het sjabloon moet dus overeenstemmen met de werkelijke inhoud van de vergadering.

Vergaderingen die meer aandacht vragen

Drie situaties komen in het bijzonder terug in de geanalyseerde gesprekken: vergaderingen ter plaatse, lange vergaderingen en meertalige vergaderingen.

Samen komen ze voor in 704 van de 1.753 geanalyseerde gesprekken met Leexi-gebruikers.

Een verslag maken van een vergadering ter plaatse

Onze gebruikers willen de AI-notulist ook inzetten wanneer de deelnemers in dezelfde ruimte zitten.

Een communicatiebureau zoekt bijvoorbeeld een oplossing die bruikbaar is "tijdens videogesprekken, en ook bij fysieke afspraken met onze klanten".

Ter plaatse spreken vaak meerdere mensen in dezelfde micro.

Sommige gebruikers leggen een telefoon midden op de tafel. Anderen gebruiken de micro's van de zaal.

Twee punten wegen dan het zwaarst: de geluidskwaliteit en het herkennen van wie spreekt.

Een voorstelronde bij naam voor de start helpt om de deelnemers te herkennen.

Het onderwerp staat in onze gids over AI-notities tijdens een vergadering ter plaatse.

Een verslag maken van een vergadering van meerdere uren

Lange vergaderingen brengen eigen problemen mee.

Een gebruiker meldde ons een hele voormiddag die in slechts twee minuten verslag werd samengevat.

Een andere gebruiker verloor het tweede deel van een workshop na de middagpauze.

In zo'n geval maakt u beter twee aparte opnames dan één opname die lang gepauzeerd blijft.

Een verslag maken van een meertalige vergadering

Twee talen spelen een rol: de taal die tijdens de vergadering wordt gesproken en de taal waarin u het verslag wilt.

Een gebruiker legt uit dat u, zodra de samenvatting klaar is, "kunt vragen om ze naar het Spaans of het Engels te vertalen".

Een gebruikster kreeg omgekeerd haar verslag in het Engels. Na een vertaalvraag kreeg ze een document dat afweek van het eerste.

Kent u op voorhand de gewenste taal voor het verslag, stel die dan in voor de vergadering.

Het onderwerp staat in onze gids over een meertalige vergadering transcriberen.

Veelgestelde vragen over het AI-verslag van een vergadering

Heeft een verslag geschreven door AI dezelfde waarde als een verslag geschreven met de hand?

AI gebruiken om het document voor te bereiden, schrapt de goedkeuringsregels niet die al voor uw vergadering gelden.

Als uw organisatie voorschrijft dat een verslag wordt nagelezen voor het vertrekt, blijft die stap nodig.

Voor de notulen van een ondernemingsraad, een raad van bestuur of een algemene vergadering blijft ook het voorziene traject voor opstelling en goedkeuring gelden.

Moeten de deelnemers verwittigd worden dat de vergadering wordt opgenomen?

Ja.

De aanwezigen moeten worden geïnformeerd voor de opname start.

De precieze regels hangen af van de context van de vergadering. Ze staan in onze gids over het opnemen van professionele vergaderingen en de AVG.

Wat gebeurt er als de vergadering van taal verandert?

De transcriptie volgt wat er tijdens de vergadering wordt gesproken.

De taal van het verslag hangt af van de instelling die voor het genereren is gekozen.

Weet u in welke taal u het document wilt, stel die dan op voorhand in.

Kan er een verslag worden gemaakt van een vergadering zonder videogesprek?

Ja.

De vergadering kan worden opgenomen met een telefoon op tafel of met het geluidssysteem van de zaal.

De kwaliteit hangt dan onder meer af van de opgenomen geluidskwaliteit en van het herkennen van de verschillende sprekers.

Wie kan het verslag zien?

Dat hangt af van de rechten en de deelregels die voor de vergadering zijn ingesteld.

Voor vergaderingen die goedkeuring vragen, kan het verslag enkel toegankelijk blijven voor de mensen die het moeten nakijken voor het wordt verspreid.

Kan het verslag rechtstreeks naar het CRM?

Ja, als het proces zo is ingesteld.

Zo hoeft u informatie die tijdens de afspraak al is gegeven, niet opnieuw in het CRM te typen.

Bevat een verslag een bedrag, een belangrijke deadline of informatie die naar de klant gaat, dan blijft nalezen voor verzending nuttig.