Verslag van een vergadering met AI: opstellen, nalezen en verdelen

De vergadering is afgelopen, maar er moeten nog belangrijke beslissingen worden teruggevonden, het verslag moet worden opgesteld, taken moeten worden toegewezen en informatie moet naar de juiste personen worden gestuurd.

Vaak begint daar het lastigste deel.

U moet uw notities opnieuw bekijken, controleren wat er is besloten, nagaan wie wat moet doen, soms een passage opnieuw beluisteren en alles netjes uitwerken voordat u het verslag eindelijk kunt versturen.

Met een AI-notitietool kan een groot deel van dit werk automatisch worden voorbereid.

De tool neemt de vergadering op, transcribeert deze en genereert op basis van wat er is gezegd een eerste verslag. U krijgt dan de beslissingen, acties, verantwoordelijken en deadlines die tijdens het gesprek zijn genoemd.

U hoeft het document alleen nog na te lezen, indien nodig te corrigeren en het, afhankelijk van het type vergadering, te laten goedkeuren voordat u het verstuurt.

Wat is een door AI gegenereerd vergaderverslag?

Aan het einde van een vergadering kan een AI-notitietool twee verschillende documenten produceren.

De transcriptie geeft weer wat er in chronologische volgorde is gezegd, met de verschillende sprekers.

Deze is vooral nuttig wanneer u een zin wilt terugvinden, een passage wilt controleren of precies wilt nagaan wat er is gezegd.

Het verslag bevat de informatie die na de vergadering moet worden bewaard: de besproken onderwerpen, genomen beslissingen, toegewezen taken en aangekondigde deadlines.

Dit is doorgaans het document dat u naleest en deelt.

Onze gebruikers wijzen ons overigens regelmatig op het verschil tussen beide formaten. De transcriptie « kan nuttig zijn als je iets wilt terugvinden, maar is niet rechtstreeks bruikbaar ».

De transcriptie maakt het dus mogelijk om terug te gaan naar de gesprekken. Het verslag dient om daaruit een direct bruikbaar document te maken.

Verslag, transcriptie, notulen, besluitenlijst: de verschillen

Al deze documenten komen voort uit een vergadering, maar ze dienen niet hetzelfde doel.

Een verslag bevat de belangrijkste uitwisselingen van een werkvergadering.

Een besluitenlijst gaat verder in de samenvatting en bevat vooral de genomen beslissingen en uit te voeren acties.

Notulen hebben betrekking op formelere vergaderingen, zoals een CSE, een raad van bestuur of een algemene vergadering. De structuur ligt doorgaans vooraf vast en het document moet vaak worden goedgekeurd.

Onze gebruikers maken dit onderscheid overigens duidelijk. Een van hen spreekt enerzijds over de « gewone notulen » en anderzijds over de « samenvattingsoptie van deze vergadering ».

Het te genereren document hangt dus vooral af van het type vergadering en van de persoon die het moet lezen.

Hoe genereert AI na de vergadering een verslag?

Zodra de vergadering is afgelopen, wordt de audio omgezet in een transcriptie.

De AI gebruikt deze transcriptie vervolgens om het verslag op te stellen volgens de structuur die u hebt gekozen.

Voor een teamvergadering kunt u bijvoorbeeld de beslissingen, uit te voeren acties, verantwoordelijken en deadlines naar voren laten komen.

Voor een commerciële afspraak kan de structuur eerder de geuite behoeften, besproken punten en volgende stappen bevatten.

Het verslag is daarna beschikbaar in uw omgeving en kan volgens de gekozen instellingen worden verzonden.

Wat onze gebruikers met hun verslag willen doen

Om inzicht te krijgen in de onderwerpen die in de praktijk rond verslagen terugkomen, analyseerden we 1.753 gesprekken met Leexi-gebruikers tussen januari en juni 2026, afkomstig uit demo's, begeleidingssessies en schriftelijke uitwisselingen.

Dit zijn de onderwerpen die we het vaakst terugvonden.

Deze cijfers zijn gebaseerd op de analyse van 1.753 gesprekken met Leexi-gebruikers tussen januari en juni 2026. Ze weerspiegelen de onderwerpen die in onze eigen gesprekken met gebruikers naar voren kwamen en vertegenwoordigen niet de volledige markt.

Uit deze gesprekken blijkt dat het probleem niet ophoudt bij het genereren van de samenvatting.

Onze gebruikers praten ook veel over wat daarna komt: naar wie het document moet worden gestuurd, hoe het moet worden nagelezen, in welke vorm het moet worden gedeeld en hoe beslissingen en taken snel kunnen worden teruggevonden.

Hoeveel tijd kost het om een verslag handmatig op te stellen?

Onze gebruikers melden regelmatig hoeveel tijd ze na de vergadering nodig hebben om het definitieve document te maken.

In een overheidsinstantie legt een verantwoordelijke bijvoorbeeld uit dat notulen « evenveel tijd kunnen kosten als de vergadering » zelf.

In een dienstverlenend bedrijf spreekt een directeur over « 20 tot 30 minuten voor het opmaken van het verslag en het versturen ervan naar de verschillende belanghebbenden ».

In een organisatie voor medisch-sociale dienstverlening woont de secretaresse de raad van bestuur bij en moet ze daarna de opname opnieuw beluisteren om het document op te stellen.

Haar directeur omschrijft deze stap als « een tweede vergadering opnieuw moeten ondergaan » en spreekt over « 8 uur die nergens toe dienen ».

De duur verschilt uiteraard per vergadering, maar deze reacties wijzen op hetzelfde probleem: zodra de vergadering is afgelopen, blijft er nog werk over om de gesprekken om te zetten in een bruikbaar document.

Wie moet het verslag goedkeuren voordat het wordt verstuurd?

Onze gebruikers wijzen ons ook op situaties waarin het verslag niet onmiddellijk kan worden verzonden.

In een overheidsinstantie moet bijvoorbeeld voor elke vergadering een verantwoordelijke worden aangewezen die het verslag goedkeurt voordat het wordt verspreid.

In hetzelfde gesprek erkent zijn plaatsvervanger echter dat « het in de praktijk niet zo werkt ».

Het voordeel van een automatisch gegenereerd verslag is dan dat de verantwoordelijke een eerste versie krijgt om na te lezen, in plaats van alles vanaf nul te moeten schrijven.

Hoe ziet een goed door AI gegenereerd vergaderverslag eruit?

Een nuttig verslag moet het mogelijk maken om snel terug te vinden wat uit de vergadering moet worden onthouden.

Beslissingen, taken en deadlines

Een behoefte die onze gebruikers regelmatig noemen, is precies willen weten wat er na de vergadering moet gebeuren.

Een verantwoordelijke in een ziekenhuis formuleert het als volgt:

« een overzicht van de acties, weten wie wat doet, wie wat moet doen, wie wat moet opleveren en of er eventueel deliverables moeten worden opgesteld ».

Een verslag kan dus onder meer het volgende bevatten:

• de genomen beslissingen;
• de uit te voeren acties;
• de verantwoordelijke persoon;
• de deadlines die tijdens de vergadering zijn genoemd.

Het doel is niet alleen om het gesprek samen te vatten, maar ook om de betrokken personen snel de volgende stappen te laten terugvinden.

Het verslag gebruiken om een opvolgmail te schrijven

Onze gebruikers geven ook aan dat het verslag vaak als basis voor andere taken dient.

Na een commerciële afspraak kan het bijvoorbeeld worden gebruikt om de e-mail aan de klant voor te bereiden.

Een verkoper legt uit dat het voordeel is dat hij « de informatie die hij nodig heeft om zijn opvolgbericht te schrijven, uit het verslag kan halen ».

Het verslag wordt dan een werkbasis voor het vervolg, in plaats van slechts een archiefdocument.

Wat AI niet in het verslag kan opnemen

Het verslag wordt opgesteld op basis van wat tijdens de vergadering is uitgesproken.

Informatie die nooit is genoemd, kan dus niet correct worden opgenomen.

Als na de vergadering in een privébericht een beslissing wordt genomen, moet die handmatig worden toegevoegd.

Hetzelfde geldt voor informatie die alleen wordt geïmpliceerd of nooit duidelijk is geformuleerd.

AI kan ordenen wat is gezegd. Het kan niet verzinnen wat niet is gezegd.

Een door AI gegenereerd verslag nalezen en corrigeren

Het gegenereerde verslag moet als een eerste versie worden beschouwd.

Voordat u het verstuurt, blijft nalezen noodzakelijk.

Wat moet u controleren voordat u het verslag verstuurt?

Een gebruiker legt uit:

« tien minuten nadat de vergadering is afgelopen, lees ik het door Leexi gemaakte verslag na en kan ik het daarna opnieuw versturen ».

Bij het nalezen kunt u met name vier punten controleren.

De beslissingen

Controleer of de beslissingen in het verslag overeenkomen met wat daadwerkelijk is besloten.

De taken

Elke actie moet aan de juiste persoon zijn toegewezen en de deadlines moeten overeenkomen met wat is aangekondigd.

Namen en cijfers

Een verkeerd gespelde naam, een verkeerde datum of een onjuist bedrag valt snel op in een document dat naar meerdere personen wordt gestuurd.

Informatie die niet mag worden verspreid

Niet alles wat tijdens een vergadering wordt uitgesproken, hoeft in het definitieve document te staan.

Een interne opmerking of een bedrag waarover nog wordt onderhandeld, kan bijvoorbeeld vóór verzending worden verwijderd.

Identificeren wie wat heeft gezegd

Het identificeren van sprekers komt voor in 9 % van de 1.753 gesprekken die we hebben geanalyseerd.

Onze gebruikers melden met name het probleem dat sprekers in verslagen onder generieke namen verschijnen.

Een verantwoordelijke bij een overheidsinstantie legt het als volgt uit:

« we hoeven niet telkens opnieuw te wisselen tussen spreker 1 en spreker 2; we weten dat het de heer [naam] is, we hebben hem geïdentificeerd ».

Het probleem is vooral zichtbaar tijdens fysieke vergaderingen, waar meerdere mensen in dezelfde microfoon kunnen spreken.

Een directrice vertelt bijvoorbeeld dat een test met een andere tool « helemaal niet bevredigend » was en vraagt zich af of dat juist kwam doordat de mensen rond de tafel niet waren geïdentificeerd.

In de toepassingen die onze klanten met ons delen, komen twee oplossingen vaak terug: vóór de start een voorstelronde met namen houden of de deelnemerslijst gebruiken om de namen correct over te nemen.

Het verslag corrigeren of het sjabloon aanpassen?

Niet alle fouten vragen om dezelfde correctie.

Een losse fout in een naam kunt u rechtstreeks in het document corrigeren.

Maar als uw verslagen systematisch te lang of te kort zijn, of als steeds dezelfde informatie ontbreekt, is het beter om het gebruikte sjabloon voor het genereren ervan aan te passen.

U lost het probleem dan één keer op, in plaats van na elke vergadering dezelfde wijziging opnieuw uit te voeren.

Een gebruiker vat zijn tolerantieniveau als volgt samen:

« er zijn kleine fouten, maar dat is logisch, het blijft een robot ».

Omgekeerd vertelt een ziekenhuis dat het is gestopt met een tool omdat de documenten te veel nabewerking vereisten:

« ik heb al verslagen gezien, dit is het echt niet; op een gegeven moment gebruikten we het niet meer ».

De tijdwinst verdwijnt uiteraard als het document volledig moet worden herschreven.

Het verslag laten goedkeuren voordat het wordt verspreid

Niet voor elke vergadering is hetzelfde niveau van goedkeuring nodig.

Sommige verslagen kunnen snel worden gedeeld.

Andere moeten eerst door een specifieke persoon worden nagelezen voordat de deelnemers het document mogen ontvangen.

Verzending vóór goedkeuring voorkomen

Een verantwoordelijke bij een overheidsinstantie legt bijvoorbeeld uit dat sommige commissievergaderingen worden opgenomen, maar dat het verslag niet onmiddellijk mag worden verspreid.

« voordat we het verslag goedkeuren, willen we niet dat het onder de deelnemers wordt verspreid »

Daarna verduidelijkt hij:

« we willen niet dat de heer [naam] het meteen krijgt, voordat we het goed hebben nagelezen en goedgekeurd ».

In dit geval kan het verslag al worden gegenereerd zonder dat het wordt verzonden.

De verantwoordelijke leest het eerst na en beslist vervolgens wanneer het document mag worden verspreid.

Moeten alle verslagen worden goedgekeurd?

Nee.

Dezelfde gebruiker geeft het voorbeeld van interne vergaderingen waarvoor deze formele controle niet nodig is:

« soms houden we vergaderingen en hoeven we het niet te controleren ».

Het vereiste goedkeuringsniveau hangt dus af van de context van de vergadering en van de personen die het document ontvangen.

Een intern verslag tussen collega's volgt niet noodzakelijk dezelfde procedure als een document dat naar een klant, directie of leden van een officiële instantie wordt gestuurd.

De notulen van een CSE, raad van bestuur of algemene vergadering opstellen

Voor deze vergaderingen keert de structuur van het document vaak van de ene zitting naar de andere terug.

Een gebruiker legt bijvoorbeeld uit dat de notulen « naar de volgende vergadering worden gestuurd, waar ze worden goedgekeurd », of dat ze tussen twee vergaderingen per e-mail kunnen worden verzonden om goedkeuring te verkrijgen.

Een andere gebruiker verduidelijkt:

« de secretaris van de vergadering stelt de notulen op. De structuur van de notulen is altijd hetzelfde, de onderwerpen veranderen. »

Dankzij deze herhaling kan juist een verslagtemplate worden gemaakt dat geschikt is voor dit type vergadering.

De structuur blijft hetzelfde, terwijl de inhoud per zitting verandert.

De regels voor het opnemen van deze vergaderingen worden beschreven op onze pagina's over het opnemen van een directiecomité en het opnemen van een stuurgroep.

Deelnemers informeren dat de vergadering wordt opgenomen

De deelnemers moeten vóór de start van de opname worden geïnformeerd.

Een van onze gebruikers gebruikt de volgende zin:

« let op, ik neem de vergadering op om daarna een verslag te kunnen maken ».

De toepasselijke regels per type vergadering worden beschreven op onze pagina over het opnemen van een zakelijke vergadering en de AVG.

Het verslag na de vergadering versturen en archiveren

Zodra het document klaar is, moet het nog op de juiste plaats terechtkomen.

Dit is het onderwerp dat het vaakst terugkomt in de gesprekken die we hebben geanalyseerd.

39 % van de 1.753 geanalyseerde gesprekken met Leexi-gebruikers gaat over het versturen van het verslag.

Exportvragen komen voor in 17 % van de gesprekken.

Kopiëren en plakken na elke vergadering voorkomen

Een directeur beschrijft bijvoorbeeld zijn huidige werkwijze.

Iemand maakt tijdens de vergadering notities.

Deze notities worden vervolgens « door een AI-tool, Claude of Copilot, gehaald ».

Het verkregen verslag wordt daarna bewerkt om het per e-mail naar de betrokken personen te sturen.

AI wordt al gebruikt, maar voordat het definitieve document klaar is, zijn nog verschillende handelingen nodig.

Een tool zoals Leexi, die rechtstreeks met de vergadering is verbonden, kan deze tussenstappen beperken.

Het verslag per e-mail, als PDF of naar het CRM sturen

De bestemming van het verslag hangt af van het gebruik ervan.

Voor deelnemers of afwezigen kan het per e-mail worden verzonden.

Voor een klant geven sommige van onze gebruikers aan liever een apart document te sturen. Een van hen legt uit dat hij « het volledige verslag rechtstreeks als PDF » verstuurt.

Voor een commerciële vergadering kan de informatie ook naar het CRM worden gestuurd.

Een gebruiker beschrijft heel eenvoudig welk handmatig werk dit voorkomt:

« wanneer ik op kantoor kom, kopieer en plak ik het in het CRM ».

Leexi kan informatie onder meer naar HubSpot, Salesforce, Pipedrive en Dynamics sturen.

De werking wordt uitgelegd op onze pagina over het automatisch invullen van het CRM na een vergadering.

Een opname en het bijbehorende verslag verwijderen

Ook de vraag hoe lang vergaderingen worden bewaard, komt in de gesprekken terug.

Een gebruiker vraagt bijvoorbeeld wat er gebeurt wanneer « we niet langer willen dat Leexi een spoor van een gesprek bewaart ».

De regels rond verwijdering en bewaartermijnen worden beschreven in de gegevensverwerkingsovereenkomst van Leexi.

Het verslag aanpassen aan het type vergadering

Een commerciële vergadering, een teamoverleg en een raad van bestuur hebben niet hetzelfde document nodig.

Het gebruikte sjabloon om het verslag te genereren maakt het dus mogelijk om de structuur aan elk gebruik aan te passen.

Wat het sjabloon verandert aan het verslag

Onze gebruikers geven aan dat de instellingen van het sjabloon het verkregen resultaat sterk kunnen beïnvloeden.

Een van hen spreekt bijvoorbeeld over een « hyperredundant verslag waar ik niets aan had ».

Het probleem kan dan minder bij de transcriptie liggen dan bij de instructies die aan de AI zijn gegeven om het document op te bouwen.

Als het sjabloon te veel details vraagt, kan het verslag onnodig lang worden.

Als het te weinig vraagt, bestaat het risico dat belangrijke informatie ontbreekt.

Welke rubrieken moeten in een verslag staan?

Voor een werkvergadering kunnen bijvoorbeeld de volgende elementen worden opgenomen:

• de context;
• de beslissingen;
• de acties;
• onderwerpen die nog openstaan.

Het detailniveau hangt vervolgens af van de vergadering.

Voor een wekelijks overleg kan een kort document volstaan.

Voor een raad van bestuur geven sommige van onze gebruikers aan behoefte te hebben aan veel meer detail.

Een van hen spreekt over « volledige weergave van de debatten, degelijke notulen, zonder informatieverlies onderweg ».

Ook de indeling kan veranderen.

Een gebruiker vindt het bijvoorbeeld nuttig om een verslag « in hoofdstukken verdeeld » te hebben, zodat een specifiek deel van de vergadering gemakkelijker kan worden teruggevonden.

Voor elk type vergadering een ander sjabloon gebruiken

Onze gebruikers wijzen ook op kwaliteitsverschillen wanneer meerdere personen elk op hun eigen manier verslagen opstellen.

Een directeur van een vereniging legt uit dat de documenten, afhankelijk van de persoon die de vergadering leidt, « ofwel te beknopt, ofwel niet beknopt genoeg, ofwel geherinterpreteerd » zijn.

Door voor hetzelfde type vergadering hetzelfde sjabloon te gebruiken, blijft de structuur stabieler.

Commerciële vergaderingen kunnen bijvoorbeeld altijd de volgende stappen bevatten.

Teamvergaderingen kunnen de beslissingen en acties naar voren brengen.

Raden van bestuur kunnen een meer gedetailleerde structuur behouden.

Een te gedetailleerd sjabloon kan ook problemen opleveren

Meer rubrieken toevoegen betekent niet dat AI ze altijd kan invullen.

Het verslag hangt af van wat er tijdens de vergadering daadwerkelijk is gezegd.

Een consultant legt bijvoorbeeld uit dat een sjabloon dat zeer gedetailleerde informatie over een dienstverlening vraagt, « nooit gevuld zal worden » als die informatie nooit mondeling wordt besproken.

Het sjabloon moet dus aansluiten bij de werkelijke inhoud van de vergadering.

Vergaderingen die extra aandacht vereisen

Drie situaties komen bijzonder vaak terug in de gesprekken die we hebben geanalyseerd: fysieke vergaderingen, lange vergaderingen en meertalige vergaderingen.

Samen komen ze voor in 704 van de 1.753 geanalyseerde gesprekken met Leexi-gebruikers.

Een verslag maken van een fysieke vergadering

Onze gebruikers willen AI-notities ook gebruiken wanneer de deelnemers zich in dezelfde ruimte bevinden.

Een bureau legt bijvoorbeeld uit dat het op zoek is naar een oplossing die bruikbaar is « tijdens videoconferenties en ook tijdens fysieke afspraken met onze klanten ».

Bij fysieke vergaderingen spreken vaak meerdere mensen in dezelfde microfoon.

Sommige van onze gebruikers leggen een telefoon in het midden van de tafel. Anderen gebruiken de microfoons van de zaal.

Dan komen vooral twee punten naar voren: de audiokwaliteit en de identificatie van de sprekers.

Een voorstelronde met namen vóór de start kan helpen om de verschillende deelnemers te identificeren.

Dit onderwerp wordt uitgebreid behandeld in onze gids over AI-notities tijdens een fysieke vergadering.

Een verslag maken van een vergadering van meerdere uren

Lange vergaderingen brengen ook specifieke problemen met zich mee.

We kregen bijvoorbeeld feedback van een gebruiker van wie een volledige ochtend was samengevat in een verslag van slechts twee minuten.

Een andere gebruiker meldde dat hij het tweede deel van een workshop na een lunchpauze was kwijtgeraakt.

In dergelijke situaties is het beter om twee afzonderlijke opnames te maken dan één opname lange tijd gepauzeerd te laten.

Een verslag maken van een vergadering in meerdere talen

Er kunnen twee talen bij betrokken zijn: de taal die tijdens de vergadering wordt gesproken en de taal waarin u het verslag wilt ontvangen.

Een gebruiker legt bijvoorbeeld uit dat men, zodra de samenvatting is gegenereerd, « kan vragen om die naar het Spaans of Engels te vertalen ».

Omgekeerd meldde een gebruiker dat ze haar verslag in het Engels had ontvangen. Nadat ze om een vertaling had gevraagd, kreeg ze een ander document dan het oorspronkelijke.

Als u vooraf weet in welke taal u het verslag wilt ontvangen, kunt u die dus beter vóór de vergadering rechtstreeks instellen.

Dit onderwerp wordt uitgebreid behandeld in onze gids voor het transcriberen van een meertalige vergadering.

Veelgestelde vragen over AI-vergaderverslagen

Heeft een door AI geschreven verslag dezelfde waarde als een handmatig opgesteld verslag?

Het gebruik van AI om het document voor te bereiden, schaft de goedkeuringsregels die al op uw vergadering van toepassing zijn niet af.

Als uw organisatie voorschrijft dat een verslag moet worden nagelezen voordat het wordt verstuurd, blijft deze stap noodzakelijk.

Voor notulen van een CSE, raad van bestuur of algemene vergadering blijft ook de vastgelegde procedure voor opstelling en goedkeuring van toepassing.

Moeten deelnemers worden geïnformeerd dat de vergadering wordt opgenomen?

Ja.

De aanwezigen moeten vóór de start van de opname worden geïnformeerd.

De precieze regels hangen vervolgens af van de context van de vergadering. Ze worden beschreven in onze gids over het opnemen van zakelijke vergaderingen en de AVG.

Wat gebeurt er als de vergadering van taal verandert?

De transcriptie geeft weer wat er tijdens de vergadering wordt uitgesproken.

De taal van het verslag hangt daarentegen af van de instelling die voor het genereren ervan is gekozen.

Als u weet in welke taal u het document wilt ontvangen, kunt u die dus het beste vooraf instellen.

Kun je een verslag maken van een vergadering zonder videoconferentie?

Ja.

De vergadering kan worden opgenomen met een telefoon die op tafel ligt of via het audiosysteem van de zaal.

De kwaliteit van het resultaat hangt dan onder meer af van de kwaliteit van het opgenomen geluid en van de identificatie van de verschillende sprekers.

Wie kan het verslag bekijken?

Dat hangt af van de rechten en deelregels die voor de vergadering zijn ingesteld.

Voor vergaderingen waarvoor goedkeuring nodig is, kan het verslag uitsluitend toegankelijk blijven voor de personen die het vóór verspreiding moeten controleren.

Kan het verslag rechtstreeks naar het CRM worden gestuurd?

Ja, als het proces zo is geconfigureerd.

Zo hoeft u de informatie die tijdens de afspraak al is gegeven, niet handmatig opnieuw in het CRM in te voeren.

Wanneer een verslag een bedrag, een belangrijke deadline of informatie bevat die aan de klant moet worden doorgegeven, maakt nalezen vóór verzending het wel mogelijk om te controleren of de opgenomen informatie correct is. Probeer Leexi gratis