Verbale di riunione con IA: generarlo, rileggerlo e inviarlo

La riunione è terminata, ma restano ancora da recuperare le decisioni importanti, da redigere il verbale, da assegnare le attività e da inviare le informazioni alle persone giuste.

Spesso è proprio qui che inizia la parte più impegnativa.

Bisogna riprendere gli appunti, verificare cosa è stato deciso, capire chi deve fare cosa, a volte riascoltare un passaggio e poi mettere tutto per iscritto prima di poter finalmente inviare il verbale.

Con uno strumento di presa di appunti basato sull'IA, gran parte di questo lavoro può essere preparata automaticamente.

Lo strumento registra la riunione, la trascrive e genera una prima versione del verbale a partire da ciò che è stato detto. In questo modo recuperate le decisioni, le attività, i responsabili e le scadenze menzionate durante la conversazione.

Resta da rileggere il documento, correggerlo se necessario e, a seconda del tipo di riunione, farlo approvare prima di inviarlo.

Che cos'è un verbale di riunione generato dall'IA?

Al termine di una riunione, uno strumento di presa di appunti basato sull'IA può produrre due documenti diversi.

La trascrizione riprende ciò che è stato detto nell'ordine in cui è stato detto, indicando i diversi partecipanti.

È utile soprattutto quando si vuole ritrovare una frase, verificare un passaggio o tornare con precisione su ciò che è stato detto.

Il verbale raccoglie le informazioni da conservare dopo la riunione: gli argomenti trattati, le decisioni prese, le attività assegnate e le scadenze annunciate.

In genere è questo il documento che rileggerete e poi condividerete.

I nostri utenti ci segnalano spesso proprio questa differenza tra i due formati. Uno di loro osserva che la trascrizione «può essere utile se si vuole ritrovare qualcosa, ma non è direttamente utilizzabile».

La trascrizione permette quindi di tornare agli scambi. Il verbale serve a trasformarli in un documento immediatamente utilizzabile.

Verbale, trascrizione, resoconto ufficiale, riepilogo delle decisioni: le differenze

Tutti questi documenti derivano da una riunione, ma non hanno la stessa funzione.

Un verbale riprende gli scambi più importanti di una riunione di lavoro.

Un riepilogo delle decisioni va oltre la sintesi e conserva soprattutto le decisioni prese e le azioni da intraprendere.

Un resoconto ufficiale riguarda riunioni più formali, come un CSE, un consiglio di amministrazione o un'assemblea generale. La sua struttura è generalmente definita in anticipo e spesso il documento deve essere approvato.

Anche i nostri utenti distinguono chiaramente questi formati. Uno di loro parla del «normale verbale» da una parte e dell'«opzione riepilogo di questa riunione» dall'altra.

Il documento da generare dipende quindi soprattutto dal tipo di riunione e dalla persona che dovrà leggerlo.

Come l'IA genera un verbale dopo la riunione

Una volta terminata la riunione, l'audio viene trasformato in una trascrizione.

L'IA utilizza poi questa trascrizione per preparare il verbale secondo la struttura scelta.

Per una riunione di team, ad esempio, potete mettere in evidenza le decisioni, le azioni da realizzare, i responsabili e le scadenze.

Per un appuntamento commerciale, la struttura può invece riprendere le esigenze espresse, i punti discussi e le prossime tappe.

Il verbale è quindi disponibile nel vostro spazio e può essere inviato in base alle impostazioni selezionate.

Cosa vogliono fare i nostri utenti con il loro verbale

Per comprendere gli argomenti che ricorrono realmente attorno al verbale, abbiamo analizzato 1.753 conversazioni con utenti Leexi tra gennaio e giugno 2026, provenienti da dimostrazioni, sessioni di accompagnamento e scambi scritti.

Ecco gli argomenti che abbiamo riscontrato più spesso.

Queste cifre derivano dall'analisi di 1.753 conversazioni con utenti Leexi tra gennaio e giugno 2026. Riflettono gli argomenti emersi nei nostri scambi con gli utenti e non rappresentano l'intero mercato.

Da queste conversazioni emerge che il problema non si esaurisce con la generazione del riepilogo.

I nostri utenti ci parlano anche molto di ciò che viene dopo: a chi inviare il documento, come rileggerlo, in quale formato condividerlo e come recuperare rapidamente decisioni e attività.

Quanto tempo richiede la redazione manuale di un verbale?

I nostri utenti ci segnalano regolarmente il tempo impiegato dopo la riunione per produrre il documento finale.

In un ente locale, ad esempio, un responsabile spiega che un resoconto ufficiale può «richiedere tanto tempo quanto la riunione» stessa.

In una società di servizi, un direttore parla di «20-30 minuti per impaginare il verbale e inviarlo ai diversi stakeholder».

In un'associazione medico-sociale, la segretaria partecipa al consiglio di amministrazione e poi deve riprendere la registrazione per preparare il documento.

Il suo direttore descrive questa fase come il dover «rivivere una seconda riunione» e parla di «8 ore che non servono a nulla».

Naturalmente le durate variano a seconda delle riunioni, ma questi feedback evidenziano lo stesso problema: una volta terminata la riunione, resta ancora del lavoro per trasformare gli scambi in un documento utilizzabile.

Chi deve approvare il verbale prima dell'invio?

I nostri utenti ci segnalano anche situazioni in cui il verbale non può essere inviato immediatamente.

In un ente locale, ad esempio, la regola prevede che venga designato un responsabile per ogni riunione, incaricato di approvare il verbale prima della sua diffusione.

Nella stessa conversazione, tuttavia, il suo vice ammette che «nei fatti, non funziona così».

Il vantaggio di un verbale generato automaticamente è allora fornire al responsabile una prima versione da rileggere, invece di chiedergli di redigere tutto da zero.

Che aspetto ha un buon verbale di riunione generato dall'IA?

Un verbale utile deve permettere di ritrovare rapidamente ciò che è importante ricordare della riunione.

Decisioni, attività e scadenze

Tra le esigenze che i nostri utenti ci segnalano, ricorre spesso la necessità di sapere con precisione cosa deve essere fatto dopo la riunione.

Un responsabile di un centro ospedaliero lo formula così:

«una sequenza delle azioni, sapere chi fa cosa, chi deve fare cosa, chi deve consegnare cosa, se ci sono eventualmente dei materiali da redigere».

Un verbale può quindi evidenziare, in particolare:

• le decisioni prese;
• le azioni da intraprendere;
• la persona responsabile;
• le scadenze annunciate durante la riunione.

L'obiettivo non è semplicemente riassumere la conversazione, ma permettere alle persone interessate di ritrovare rapidamente le prossime tappe.

Utilizzare il verbale per redigere l'email di follow-up

I nostri utenti ci segnalano inoltre che il verbale serve spesso come base per altre attività.

Dopo un appuntamento commerciale, ad esempio, può essere utilizzato per preparare l'email da inviare al cliente.

Un commerciale spiega che il vantaggio consiste nel «recuperare dal verbale» le informazioni necessarie per scrivere il messaggio di follow-up.

Il verbale diventa così una base di lavoro per le attività successive, anziché un semplice documento d'archivio.

Cosa non può inserire l'IA nel verbale

Il verbale viene generato a partire da ciò che è stato pronunciato durante la riunione.

Un'informazione che non è mai stata detta non può quindi essere riportata correttamente.

Se una decisione viene presa dopo la riunione in un messaggio privato, dovrà essere aggiunta manualmente.

Lo stesso vale per un'informazione solo implicita o mai formulata chiaramente.

L'IA può organizzare ciò che è stato detto. Non può inventare ciò che non è stato detto.

Rileggere e correggere un verbale generato dall'IA

Il verbale generato deve essere considerato una prima versione.

Prima di inviarlo, è comunque necessario rileggerlo.

Cosa verificare prima di inviare il verbale?

Un utente ci spiega:

«in dieci minuti, una volta terminata la riunione, rileggo il verbale realizzato da Leexi e poi posso reinviarlo».

La rilettura può riguardare in particolare quattro aspetti.

Le decisioni

Verificate che le decisioni riportate nel verbale corrispondano effettivamente a quanto deciso.

Le attività

Ogni azione deve essere assegnata alla persona giusta e le scadenze devono corrispondere a quanto annunciato.

Nomi e cifre

Un nome scritto male, una data errata o un importo incorretto sono subito visibili in un documento inviato a più persone.

Le informazioni che non devono essere diffuse

Non tutto ciò che viene detto durante una riunione è necessariamente destinato a comparire nel documento finale.

Ad esempio, un'osservazione interna o un importo ancora in discussione possono essere rimossi prima dell'invio.

Identificare chi ha detto cosa

L'identificazione delle persone che parlano compare nel 9% delle 1.753 conversazioni che abbiamo analizzato.

I nostri utenti ci segnalano in particolare il problema dei verbali in cui i partecipanti compaiono con nomi generici.

Un responsabile di un ente locale lo spiega così:

«non dobbiamo riassegnare ogni volta la parola a speaker 1, speaker 2: sappiamo che è il signor [nome], lo abbiamo identificato».

Il problema è particolarmente evidente durante le riunioni in presenza, quando più persone possono parlare nello stesso microfono.

Una direttrice racconta, ad esempio, che un test realizzato con un altro strumento non era «per nulla soddisfacente» e si chiede se dipendesse proprio dal fatto che le persone attorno al tavolo non fossero identificate.

Negli utilizzi descritti dai nostri clienti, ricorrono due soluzioni: fare un giro di presentazioni nominativo prima di iniziare oppure utilizzare l'elenco dei partecipanti per riportare correttamente i nomi.

Correggere il verbale o modificare il modello?

Non tutti gli errori richiedono lo stesso tipo di correzione.

Un errore occasionale in un nome può essere corretto direttamente nel documento.

Ma se i vostri verbali sono sistematicamente troppo lunghi, troppo brevi o dimenticano sempre la stessa informazione, è preferibile modificare il modello utilizzato per generarli.

In questo modo risolvete il problema una volta sola, invece di ripetere la stessa modifica dopo ogni riunione.

Un utente riassume così il proprio livello di tolleranza:

«ci sono piccoli errori, ma è logico: resta pur sempre un robot».

Al contrario, una struttura ospedaliera ci spiega di aver smesso di utilizzare uno strumento perché i documenti richiedevano troppe correzioni:

«ho già visto dei verbali: non è proprio così, al punto che non lo utilizziamo».

Il vantaggio scompare inevitabilmente se il documento deve essere riscritto interamente.

Far approvare il verbale prima di diffonderlo

Non tutte le riunioni richiedono lo stesso livello di approvazione.

Alcune possono essere condivise rapidamente.

Altre devono essere rilette da una persona precisa prima che i partecipanti possano ricevere il documento.

Impedire l'invio prima dell'approvazione

Un responsabile di un ente locale ci spiega, ad esempio, che alcune commissioni vengono registrate, ma il verbale non deve essere diffuso immediatamente.

«prima di approvare il verbale, non vogliamo che venga diffuso ai partecipanti»

Poi precisa:

«non vogliamo che il signor [nome] lo riceva subito, prima di averlo riletto e approvato correttamente».

In questo caso, il verbale può essere generato senza essere necessariamente inviato.

La persona responsabile lo rilegge prima e decide poi quando il documento può essere diffuso.

Tutti i verbali devono essere approvati?

No.

Lo stesso utente porta l'esempio di riunioni interne per le quali questa verifica formale non è necessaria:

«a volte facciamo delle riunioni e non abbiamo bisogno di verificarlo».

Il livello di approvazione dipende quindi dal contesto della riunione e dalle persone che riceveranno il documento.

Un verbale interno tra colleghi non segue necessariamente lo stesso iter di un documento inviato a un cliente, a una direzione o ai membri di un organo ufficiale.

Redigere il resoconto ufficiale di un CSE, di un consiglio di amministrazione o di un'assemblea generale

Per queste riunioni, la struttura del documento ricorre spesso da una sessione all'altra.

Un utente ci spiega, ad esempio, che il resoconto ufficiale «viene trasmesso alla riunione successiva, che lo approva», oppure che può essere inviato via email tra una riunione e l'altra per ottenere l'approvazione.

Un altro precisa:

«il segretario della seduta redige un resoconto ufficiale. La struttura del resoconto è sempre la stessa, cambiano gli argomenti».

Questa ripetizione permette di creare un modello di verbale adatto a questo tipo di riunione.

La struttura rimane la stessa, mentre il contenuto cambia a ogni sessione.

Le regole relative alla registrazione di queste riunioni sono illustrate nelle nostre pagine su come registrare una riunione del comitato direttivo e come registrare una riunione del comitato di coordinamento.

Informare i partecipanti che la riunione viene registrata

I partecipanti devono essere informati prima dell'inizio della registrazione.

Uno dei nostri utenti ci indica la frase che utilizza:

«attenzione, registro la riunione per poter poi redigere un verbale».

Le regole applicabili a seconda del tipo di riunione sono illustrate nella nostra pagina dedicata alla registrazione di una riunione professionale e al GDPR.

Inviare e archiviare il verbale dopo la riunione

Una volta pronto il documento, bisogna ancora farlo arrivare nel posto giusto.

È l'argomento che ricorre più spesso nelle conversazioni analizzate.

Il 39% delle 1.753 conversazioni analizzate con utenti Leexi riguarda l'invio del verbale.

Le domande sull'esportazione compaiono invece nel 17% delle conversazioni.

Evitare copia-incolla dopo ogni riunione

Un direttore descrive, ad esempio, il proprio funzionamento attuale.

Qualcuno prende appunti durante la riunione.

Questi appunti vengono poi «passati al vaglio da uno strumento di IA, Claude, Copilot».

Il verbale ottenuto viene quindi ripreso per essere inviato via email alle persone interessate.

L'IA è già utilizzata, ma prima di ottenere il documento finale sono ancora necessarie diverse operazioni.

Uno strumento come Leexi, direttamente collegato alla riunione, permette di ridurre questi passaggi intermedi.

Inviare il verbale via email, in PDF o nel CRM

La destinazione del verbale dipende dal suo utilizzo.

Per i partecipanti o gli assenti, può essere inviato via email.

Per un cliente, alcuni nostri utenti indicano di preferire l'invio di un documento separato. Uno di loro spiega di inviare «direttamente in PDF il verbale completo».

Per una riunione commerciale, le informazioni possono inoltre essere inviate al CRM.

Un utente descrive molto semplicemente il lavoro manuale che si evita:

«quando arrivo in ufficio copio e incollo nel CRM».

Leexi permette in particolare di inviare le informazioni a HubSpot, Salesforce, Pipedrive e Dynamics.

Il funzionamento è descritto nella nostra pagina sulla compilazione automatica del CRM dopo una riunione.

Eliminare una registrazione e il relativo verbale

Anche la questione della conservazione delle riunioni ricorre nelle conversazioni.

Un utente ci chiede, ad esempio, cosa succede quando «non si vuole più che Leexi conservi una traccia di una chiamata».

Le regole relative all'eliminazione e al periodo di conservazione sono illustrate nell'accordo sul trattamento dei dati di Leexi.

Personalizzare il verbale in base al tipo di riunione

Una riunione commerciale, un incontro di team e un consiglio di amministrazione non necessitano dello stesso documento.

Il modello utilizzato per generare il verbale permette quindi di adattarne la struttura a ogni utilizzo.

Cosa cambia il modello nel verbale

I nostri utenti ci segnalano che la configurazione del modello può modificare notevolmente il risultato ottenuto.

Uno di loro parla, ad esempio, di un verbale «iper-ridondante che non mi serviva a nulla».

Il problema può quindi dipendere meno dalla trascrizione che dalle istruzioni fornite all'IA per costruire il documento.

Se il modello richiede troppi dettagli, il verbale può diventare inutilmente lungo.

Se ne richiede troppo pochi, alcune informazioni importanti potrebbero non comparire.

Quali sezioni inserire in un verbale?

Per una riunione di lavoro, si possono evidenziare in particolare:

• il contesto;
• le decisioni;
• le azioni;
• gli argomenti ancora in sospeso.

Il livello di dettaglio dipende poi dalla riunione.

Per un incontro settimanale può essere sufficiente un documento breve.

Per un consiglio di amministrazione, alcuni nostri utenti segnalano la necessità di un documento molto più dettagliato.

Uno di loro parla di «completezza delle discussioni, verbali solidi, senza perdita di informazioni durante il percorso».

Anche la suddivisione può cambiare.

Un utente ritiene, ad esempio, utile avere un verbale «diviso in capitoli» per ritrovare più facilmente una parte specifica della riunione.

Utilizzare un modello diverso per ogni tipo di riunione

I nostri utenti ci segnalano anche differenze qualitative quando più persone redigono i verbali a modo loro.

Un direttore di un'associazione ci spiega che, a seconda della persona che conduce la riunione, i documenti risultano «troppo sintetici, non abbastanza sintetici oppure reinterpretati».

Utilizzare lo stesso modello per lo stesso tipo di riunione permette di mantenere una struttura più stabile.

Le riunioni commerciali possono, ad esempio, riportare sempre le prossime tappe.

Le riunioni di team possono mettere in evidenza decisioni e azioni.

I consigli di amministrazione possono mantenere una struttura più dettagliata.

Anche un modello troppo dettagliato può creare problemi

Aggiungere più sezioni non significa che l'IA sarà sempre in grado di compilarle.

Il verbale dipende da ciò che è stato realmente detto durante la riunione.

Un consulente ci spiega, ad esempio, che un modello che richiede informazioni molto dettagliate su un servizio «non verrà mai compilato» se tali informazioni non vengono mai menzionate oralmente.

Il modello deve quindi rimanere coerente con il contenuto reale della riunione.

Le riunioni che richiedono maggiore attenzione

Tre situazioni ricorrono in particolare nelle conversazioni analizzate: le riunioni in presenza, le riunioni lunghe e le riunioni multilingue.

Nel complesso, compaiono in 704 delle 1.753 conversazioni analizzate con utenti Leexi.

Redigere il verbale di una riunione in presenza

I nostri utenti cercano di utilizzare la presa di appunti basata sull'IA anche quando i partecipanti si trovano nella stessa stanza.

Un'agenzia ci spiega, ad esempio, di cercare una soluzione utilizzabile «durante le videoconferenze e anche negli appuntamenti in presenza con i nostri clienti».

In presenza, spesso più persone parlano nello stesso microfono.

Alcuni nostri utenti posizionano un telefono al centro del tavolo. Altri utilizzano i microfoni della sala.

In questo caso, ricorrono soprattutto due aspetti: la qualità dell'audio e l'identificazione delle persone che parlano.

Un giro di presentazioni nominativo prima di iniziare può aiutare a identificare i diversi partecipanti.

L'argomento è approfondito nella nostra guida sulla presa di appunti basata sull'IA durante una riunione in presenza.

Redigere il verbale di una riunione di diverse ore

Anche le riunioni lunghe presentano problemi specifici.

Abbiamo, ad esempio, ricevuto il feedback di un utente la cui intera mattinata era stata restituita in soli due minuti di verbale.

Un altro utente ci ha segnalato di aver perso la seconda parte di un workshop dopo una pausa pranzo.

In questo tipo di situazione, è preferibile creare due registrazioni distinte invece di mantenere un'unica registrazione in pausa per un lungo periodo.

Redigere il verbale di una riunione in più lingue

Possono essere coinvolte due lingue: quella parlata durante la riunione e quella in cui desiderate ricevere il verbale.

Un utente ci spiega, ad esempio, che una volta generato il riepilogo «si può chiedere di tradurlo in spagnolo o in inglese».

Al contrario, un'utente ci ha segnalato di aver ricevuto il verbale in inglese. Dopo aver richiesto una traduzione, ha ottenuto un documento diverso dal primo.

Se conoscete in anticipo la lingua desiderata per il verbale, è quindi preferibile impostarla direttamente prima della riunione.

L'argomento è approfondito nella nostra guida per trascrivere una riunione multilingue.

Domande frequenti sul verbale di riunione generato dall'IA

Un verbale scritto da un'IA ha lo stesso valore di un verbale redatto a mano?

L'utilizzo dell'IA per preparare il documento non elimina le procedure di approvazione già applicabili alla vostra riunione.

Se la vostra organizzazione prevede che un verbale venga riletto prima dell'invio, questo passaggio rimane necessario.

Per un resoconto ufficiale di un CSE, di un consiglio di amministrazione o di un'assemblea generale, continua ad applicarsi anche la procedura prevista per la redazione e l'approvazione.

È necessario informare i partecipanti che la riunione viene registrata?

Sì.

Le persone presenti devono essere informate prima dell'avvio della registrazione.

Le regole precise dipendono poi dal contesto della riunione. Sono illustrate nella nostra guida sulla registrazione delle riunioni professionali e il GDPR.

Cosa succede se la riunione cambia lingua?

La trascrizione riprende ciò che viene detto durante la riunione.

La lingua del verbale dipende invece dall'impostazione scelta per la sua generazione.

Se sapete in quale lingua desiderate ricevere il documento, è quindi preferibile definirla in anticipo.

È possibile redigere il verbale di una riunione senza videoconferenza?

Sì.

La riunione può essere registrata da un telefono appoggiato sul tavolo o dal sistema audio della sala.

La qualità del risultato dipende quindi, in particolare, dalla qualità dell'audio registrato e dall'identificazione delle diverse persone che parlano.

Chi può vedere il verbale?

Dipende dai diritti e dalle regole di condivisione definiti per la riunione.

Per le riunioni che richiedono un'approvazione, il verbale può rimanere accessibile solo alle persone incaricate di verificarlo prima della diffusione.

Il verbale può essere inviato direttamente al CRM?

Sì, se il processo è stato configurato in questo modo.

Ciò permette in particolare di evitare di ricopiare manualmente nel CRM le informazioni già fornite durante l'appuntamento.

Quando un verbale contiene un importo, una scadenza importante o un'informazione da trasmettere al cliente, una rilettura prima dell'invio consente comunque di verificare che le informazioni riportate siano corrette. Provate Leexi gratuitamente