Glossario dello strumento di note IA

I termini che un professionista incontra scegliendo uno strumento di note IA, spiegati semplicemente. Ogni definizione è in una-tre frasi, scritta per essere ripresa così com'è da motori di ricerca o IA. Per domande d'acquisto, la FAQ conformità e sovranità risponde punto per punto; per vedere queste funzioni insieme, prova Leexi in una tua riunione.

Il prodotto e il verbale

Strumento di note IA. Un software che si unisce alla tua riunione (in videoconferenza, telefono o presenza), la trascrive e ne redige il verbale: decisioni, azioni, scadenze. Scrive le note al posto tuo, invece di aiutarti a scriverle. Il funzionamento completo è dettagliato su la presa di note da riunione con IA.

Notetaker. Termine inglese comune per uno strumento di note IA. In Leexi si dice «strumento di note IA».

Verbale (CR). Documento redatto dopo la riunione: riassunto, decisioni prese, compiti assegnati e scadenze. È il deliverable, a differenza della trascrizione grezza. Alcuni strumenti di verbali di riunione lo producono automaticamente.

Verbale ufficiale (PV). Verbale formale di un organismo: consiglio d'amministrazione, assemblea generale, CSE, consiglio comunale. Stessa logica del CR, con requisiti formali più rigidi.

Trascrizione. Testo parola per parola di quanto detto in riunione. Serve da base al riassunto, ma resta grezza: va elaborata per estrarne l'essenziale.

Identificazione oratore (chi parla). Assegnazione di ogni parte della trascrizione alla persona che l'ha detta. Permette di sapere chi ha preso quale impegno.

Riassunto automatico. Sintesi generata dalla trascrizione: l'essenziale della riunione, senza rileggerla tutta.

Template di riassunto. Modello di verbale adatto a un tipo di riunione, es. colloquio o incontro commerciale. Il riassunto evidenzia ciò che conta per quel tipo.

Libreria. Storico delle tue riunioni registrate, consultabile. Trovi uno scambio passato senza riaprire la registrazione.

Assistente (bot). Agente che si unisce alla riunione per registrarla e trascriverla. Visibile in riunione, come richiesto dall'EU AI Act.

Autofill CRM. Compilazione automatica dei campi CRM dal verbale, senza reinserimento. Il verbale giusto arriva nella scheda giusta, tramite integrazioni CRM e videoconferenza.

Presenza fisica. Riunione in sala, contrapposta alla videoconferenza. Uno strumento di note IA che funziona solo in video non cattura queste; l'app mobile registra la sala.

Conformità e sovranità

GDPR. Regolamento europeo sui dati personali. Per uno strumento di note IA impone base legale alla registrazione, informazione ai partecipanti e durata conservazione controllata.

Base legale. Fondamento giuridico che autorizza la registrazione. Internamente, il datore può basarsi su interesse legittimo dopo test bilanciamento e informazione; per chiamate con esterni serve consenso esplicito.

Consenso datato. Prova datata che i partecipanti sono stati informati e hanno acconsentito, conservata in log esportabile e configurabile per team e paese.

ISO 27001. Norma volontaria di sicurezza informativa. Non obbligatoria per legge, ma prerequisito in gare B2B, grandi clienti e appalti pubblici. Dettagli su certificazioni, audit e conformità.

ISO 42001. Norma di gestione dei sistemi di intelligenza artificiale. In Leexi è in corso.

NIS2. Direttiva europea che impone obbligo legale di sicurezza per entità «essenziali» e «importanti». È lei, non ISO 27001, a creare obbligo; ISO 27001 è un modo per rispettarlo.

EU AI Act. Quadro europeo sull'intelligenza artificiale. Impone trasparenza (assistente visibile in riunione) e analisi d'impatto per usi sensibili. L'impegno di Leexi sull'EU AI Act è documentato.

Cloud Act. Legge USA che consente alle autorità americane di accedere a dati detenuti da società USA, anche se archiviati altrove. Per questo un hosting AWS in Francia non basta per sovranità stretta.

Hosting sovrano. Hosting che soddisfa tre condizioni: datacenter fisici in Francia, entità giuridica non soggetta a leggi extraterritoriali, controllo azionario europeo.

HDS (Host dati sanitari). Certificazione obbligatoria per ospitare dati sanitari personali in Francia. Senza, uno strumento non può trattare questi dati per strutture sanitarie.

SecNumCloud. Qualifica ANSSI che attesta alto livello di sicurezza e immunità da leggi extraeuropee. Riguarda soprattutto settore pubblico e dati sensibili.

DPA (accordo trattamento dati). Contratto che regola il trattamento dati da parte di un fornitore. È uno dei primi documenti richiesti da un DPO prima dell'acquisto.

Subappaltatore. Fornitore che tratta dati per conto del fornitore principale. L'elenco subappaltatori è prova richiesta per mappare la catena di trattamento.

No training. Le tue conversazioni non sono usate per addestrare modelli IA. Primo punto verificato dai team tecnici.

Circuito chiuso. Trattamento dove modello linguistico gira in ambiente controllato, senza esporre dati a terzi. In Leexi, modello eseguito via Azure Francia, in circuito chiuso.

Crittografia in transito e a riposo. Protezione dati durante trasferimento e archiviazione.

Schrems II / Data Privacy Framework. Quadro giuridico che regola trasferimenti dati personali UE-USA. Uno strumento che ospita e tratta tutto negli USA dipende da questo.

SOC 2. Rapporto di audit USA, equivalente funzionale a ISO 27001. Acquirenti richiedono uno dei due come prova terza, non semplice dichiarazione.

DPIA / AIPD (analisi impatto). Analisi impatto protezione dati, richiesta per trattamenti sensibili. EU AI Act la rende quasi obbligatoria prima di usare uno strumento IA.

Pseudonimizzazione e anonimizzazione. Pseudonimizzare significa sostituire identificatori con codici reversibili; anonimizzare significa rendere impossibile identificazione. Solo anonimizzazione esclude dato dal GDPR.

Dati personali (PII). Qualsiasi informazione che identifica una persona, direttamente o indirettamente. Una trascrizione riunione quasi sempre li contiene: nomi, ruoli, discorsi.

Residenza dati. Luogo fisico dove i dati sono archiviati. Per Leexi è la Francia.

Sotto il cofano: tecnica

Riconoscimento vocale (ASR, speech-to-text). Conversione voce in testo. Prima tappa della catena: senza trascrizione affidabile, niente verbale affidabile.

Diarizzazione. Termine tecnico per identificazione oratore: segmentare audio e assegnare ogni parte alla persona giusta. Permette di scrivere «chi ha detto cosa».

Rilevamento attività vocale (VAD). Individuazione momenti in cui qualcuno parla, per trascrivere e ignorare silenzi e rumori.

Tasso errore parole (WER). Misura qualità trascrizione: percentuale parole errate. Più basso è, migliore è trascrizione; spesso strumenti si distinguono su francese e olandese.

Elaborazione linguaggio naturale (NLP). Tecniche che permettono a una macchina di analizzare e produrre linguaggio. Trasforma trascrizione grezza in riassunto strutturato.

Grande modello linguistico (LLM). Modello IA che redige riassunto, decisioni e compiti dalla trascrizione. In Leexi è modello OpenAI eseguito via Azure Francia, in circuito chiuso.

Prompt e template prompt. Istruzione data al modello per produrre verbale. Un template per tipo riunione orienta riassunto su ciò che conta per quel tipo.

RAG (generazione aumentata da recupero). Tecnica dove modello risponde basandosi su documenti precisi, non solo memoria. In Leexi, «Ask Leexi» interroga lo storico delle tue riunioni.

Riassunto estrattivo e astrattivo. Estrattivo: si selezionano frasi così come sono. Astrattivo: si riformula. Un buon verbale combina entrambi: decisione riformulata, citazione esatta se rilevante.

Allucinazione. Quando un modello produce informazione plausibile ma falsa. Nel verbale è rischio da monitorare, motivo per cui nulla parte prima della tua revisione.

Vocabolario settore / dizionario personalizzato. Aggiunta di termini specifici del tuo campo (nomi prodotti, sigle, gergo) per trascrizione corretta.

Latenza e tempo reale. Ritardo tra ciò che si dice e trascrizione. In tempo reale, trascrizione appare durante riunione, non dopo.

API e webhook. Punti di connessione tecnica che inviano automaticamente verbale a altro strumento (CRM, knowledge base) senza intervento umano.

Crittografia TLS e AES. TLS protegge dati in trasferimento, AES in archiviazione. È il senso concreto di «crittografato in transito e a riposo».

Integrazioni e distribuzione

CRM. Strumento che centralizza contatti e opportunità (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Sfida per strumento note IA è far arrivare verbale nel posto giusto.

VoIP. Telefonia via Internet (Aircall, Ringover). Permette di catturare e riassumere anche chiamate, non solo videoconferenze.

SSO / SAML. Autenticazione unica che collega strumento alla directory aziendale. Spesso implementata dall'amministratore IT.

Connessione calendario. Collegamento strumento al tuo calendario (Outlook, Google Calendar), che permette all'assistente di unirsi automaticamente alle riunioni pianificate.