Esportare le trascrizioni e i verbali di riunione: Word, PDF, Google Docs, Notion e API

A volte avete bisogno di recuperare tutte le vostre riunioni in una volta: per archiviarle, rispettare un obbligo di legge, preparare una disdetta, inviarle a un'altra IA o semplicemente evitare di perdere le vecchie registrazioni.

Il problema: dallo strumento, l'esportazione avviene riunione per riunione.

È del resto il primo tema legato all'esportazione segnalato al supporto di Leexi: 12 richieste su 43 tra gennaio e giugno 2026 riguardavano il recupero di tutto lo storico.

E in alcuni casi non bisogna aspettare. Una volta eliminati, i file audio e video non sono più recuperabili. Un'azienda lo ha scoperto a gennaio 2026 chiedendo dei video di febbraio 2025 che erano già stati cancellati.

A seconda della vostra esigenza, la soluzione non è quindi la stessa: Word o PDF per una riunione, esportazione completa o API per tutto lo storico, Google Docs, Notion o SharePoint per inviare automaticamente i prossimi verbali.

Esportare una riunione

Dalla pagina di una riunione, potete scaricare la trascrizione, il verbale o la registrazione.

L'esportazione avviene riunione per riunione.

Esportare in Word o in PDF

Entrambi i formati sono disponibili.

Se avete solo bisogno di recuperare un verbale per inviarlo, archiviarlo o rielaborarlo, è la soluzione più semplice.

Alcuni limiti sono stati comunque segnalati al supporto.

Un PDF vuoto per una riunione lunga

Un utente otteneva un PDF senza contenuto per alcune riunioni lunghe, mentre l'esportazione in Word funzionava correttamente.

Se vi succede, utilizzate Word.

Nessuna numerazione delle pagine nel PDF

La numerazione automatica delle pagine non è disponibile per il momento.

Differenze di formattazione in Word

Alcuni utenti hanno inoltre riscontrato problemi dopo l'apertura del file:

• testo che non si giustifica più correttamente;
• tabelle che si deformano.

Il contenuto viene esportato, ma l'impaginazione può richiedere qualche ritocco.

Condividere solo un estratto di una riunione

Non siete obbligati a condividere la chiamata completa.

Se volete inviare solo un passaggio, ad esempio tra il 20° minuto e la prima ora, selezionate quella parte nella registrazione per creare un estratto.

La condivisione genera poi un link che permette di scaricare l'estratto in MP3.

Il download non funziona

Tra gennaio e giugno 2026 sono stati segnalati al supporto due casi.

Il primo riguardava un pagamento in ritardo. Il download delle trascrizioni Word e delle registrazioni era stato temporaneamente limitato.

In un altro caso, il pulsante di feedback nascondeva semplicemente il pulsante di download sullo schermo.

Se non riuscite più a esportare una riunione, verificate quindi prima lo stato dell'account e l'interfaccia, prima di cercare un problema più complesso.

Esportare tutto il proprio storico in una volta

È qui che l'esportazione riunione per riunione mostra rapidamente i suoi limiti.

Leexi non offre un pulsante che permetta all'utente di scaricare tutto il proprio storico in una sola volta.

Per recuperare diverse centinaia o migliaia di riunioni, avete due possibilità:

1. chiedere un'esportazione al team di Leexi;
2. utilizzare l'API pubblica.

Chiedere un'esportazione completa a Leexi

Occorre contattare il supporto precisando il periodo che desiderate recuperare.

Ad esempio:

• tutte le conversazioni dall'inizio;
• solo l'anno in corso;
• un periodo preciso.

Il team può quindi fornire:

• le trascrizioni e i riassunti in file .txt, raggruppati in una cartella .zip;
• i video sotto forma di link di download, con un link per video.

Attenzione a questi link: la loro durata di validità è limitata.

Nei casi gestiti dal supporto, era di 12 ore per un cliente e di una settimana per un altro.

Se ricevete un'esportazione video, conviene quindi scaricarla rapidamente.

Per uno storico molto grande, utilizzare l'API

Oltre un certo volume, chiedere un'esportazione completa diventa poco pratico.

Per un account di circa 24.000 chiamate, il supporto ha consigliato l'API pubblica anziché un'esportazione globale, troppo pesante da generare e da gestire.

Perché le aziende esportano tutto il loro storico

Le richieste inviate al supporto fanno emergere quattro motivi principali.

Conservare i dati per motivi legali

Un'azienda ha ad esempio formulato la sua richiesta così:

«We need for legal reasons to download and store all videos, transcription».

Aveva bisogno di conservare una copia dei video e delle trascrizioni al di fuori di Leexi.

Salvare le registrazioni prima della loro eliminazione

Se i vostri vecchi file audio o video stanno arrivando alla fine del loro periodo di conservazione, potete esportarli per conservarli altrove.

Recuperare i propri dati prima della disdetta

Alcune aziende chiedono un'esportazione completa prima di chiudere il loro account, poi l'eliminazione dei dati dopo l'esportazione.

Alimentare un'IA o una base di conoscenza

Un utente voleva recuperare circa 200 trascrizioni in .txt per addestrare un modello.

Un altro utilizzava le sue riunioni per alimentare un database Notion che fungeva da RAG.

In questo tipo di casi, l'API diventa spesso più pratica di un'esportazione manuale.

Per quanto tempo vengono conservate le riunioni?

La durata dipende dal piano e dal tipo di dato.

Su AI-Meeting e Business, il limite di 2 anni riguarda quindi solo l'audio e il video.

Le trascrizioni e i verbali sono conservati senza limite per impostazione predefinita.

Un video eliminato non può essere recuperato

È il punto da tenere d'occhio se avete bisogno di conservare le vostre registrazioni a lungo termine.

Un'azienda ha chiesto a gennaio 2026 di recuperare dei video di febbraio 2025.

Il suo spazio era stato configurato con un periodo di conservazione di sei mesi.

Il supporto le ha risposto:

«I video e l'audio sono stati eliminati definitivamente».

Una volta eliminati, questi file non possono quindi più essere ripristinati.

Se dovete conservarli, esportateli prima della fine del periodo previsto.

Le regole di conservazione sono descritte nelle FAQ su conformità e sovranità.

Inviare automaticamente i verbali a Google Docs

Se la vostra esigenza principale è non dover più scaricare manualmente le prossime riunioni, potete collegare Google Docs.

L'integrazione crea automaticamente un documento per ogni nuova riunione interessata.

Scegliere quali verbali inviare

L'impostazione si effettua in ogni modello di verbale.

Nella sezione notifiche, scegliete se questo modello deve essere aggiunto al documento Google.

Potete quindi inviare il verbale principale lasciando da parte alcuni riassunti secondari.

La trascrizione completa non viene inviata

L'integrazione Google Docs invia i verbali, non la trascrizione integrale.

Se volete recuperare tutto ciò che è stato detto durante la riunione, dovete passare dall'esportazione della trascrizione o dall'API.

I documenti vengono creati nel Drive personale

Ogni documento viene creato nel Drive personale dell'utente.

Un'amministratrice Google Workspace voleva centralizzare automaticamente i verbali in un Drive condiviso.

Oggi non è possibile.

Le riunioni passate non vengono recuperate

L'integrazione funziona per le riunioni svolte dopo il suo collegamento.

Non recupera automaticamente lo storico.

Per le riunioni passate, occorre utilizzare l'API o chiedere un'esportazione.

I verbali non arrivano più in Google Docs

Quattro utenti hanno segnalato questo problema tra gennaio e giugno 2026.

Se i documenti venivano creati correttamente in precedenza e poi hanno smesso di arrivare, il supporto chiede in particolare la data dell'ultima riunione ricevuta correttamente per avviare la diagnosi.

Inviare le riunioni a Notion

Con l'integrazione Notion, le nuove riunioni possono arrivare direttamente nel vostro database.

Anche in questo caso, l'integrazione non recupera automaticamente le riunioni passate.

Per importare lo storico, occorre utilizzare:

• l'API;
• oppure un'esportazione effettuata dal team di Leexi.

In un caso, il supporto ha proposto di esportare circa 6.500 riunioni nel database Notion di un cliente.

Alcune proprietà Notion restano vuote

Un cliente vedeva in particolare le proprietà « entreprise » e « utilisateur » restare vuote nonostante il collegamento dei suoi utenti.

Se la riunione arriva in Notion ma alcune colonne non sono compilate, verificate la configurazione delle proprietà.

L'azienda blocca l'integrazione

Se vedete il messaggio:

« Votre entreprise n'autorise pas l'intégration de nouvelles intégrations »

l'integrazione è bloccata a livello dell'organizzazione.

Un amministratore deve autorizzarla prima che possiate collegarla.

Inviare i verbali a SharePoint

I verbali possono anche essere inviati a SharePoint.

Anche questa impostazione si effettua nella sezione notifiche del modello.

Potete così scegliere quali tipi di verbali devono essere inviati a SharePoint.

Recuperare automaticamente le trascrizioni con l'API

Per utilizzare le riunioni nel vostro sistema, l'API pubblica di Leexi è la soluzione prevista.

La trascrizione è disponibile come testo nell'oggetto corrispondente a ogni chiamata.

È particolarmente utile se volete:

• recuperare automaticamente ogni nuova trascrizione;
• alimentare il vostro database;
• inviare le riunioni a un'IA;
• costruire una base di conoscenza;
• elaborare diverse migliaia di riunioni.

Un utente faceva già girare i propri agenti sulle trascrizioni di un altro strumento e aveva subordinato il suo passaggio a Leexi a questa possibilità: recuperare ogni trascrizione in JSON.

I video pesanti possono creare problemi

Un cliente utilizzava l'API con un'automazione N8N.

I video più pesanti non potevano essere scaricati correttamente per mancanza di memoria disponibile nella sua automazione.

Il supporto gli ha quindi proposto un file contenente un link di download per video.

Cosa offre Leexi per esportare le vostre riunioni

A seconda della vostra esigenza, Leexi consente:

• l'esportazione riunione per riunione in Word o in PDF;
• la creazione di estratti audio o video condivisibili in MP3;
• l'esportazione completa dello storico su richiesta, con le trascrizioni e i riassunti in .txt in un .zip e i video tramite link;
• l'invio automatico dei prossimi verbali a Google Docs, Notion o SharePoint;
• il recupero automatico delle trascrizioni tramite l'API pubblica;
• l'utilizzo di webhook, Zapier e Make a partire dal piano AI-Meeting secondo la pagina prezzi;
• la scelta dei periodi di conservazione con il modulo Governance.

Provate Leexi nella vostra prossima riunione

Cosa osserviamo nelle richieste al supporto

Tra gennaio e giugno 2026, 43 richieste riguardavano direttamente l'esportazione.

La prima esigenza è quindi proprio recuperare un intero storico anziché scaricare le riunioni una per una.

Google Docs e Notion rispondono a un altro problema: evitare di dover rifare manualmente queste esportazioni per le prossime riunioni.

Domande frequenti

È possibile esportare tutte le riunioni in una volta da Leexi?

Non direttamente dall'interfaccia.

Il download disponibile per l'utente avviene riunione per riunione.

Per recuperare tutto, contattate il supporto precisando il periodo desiderato.

Le trascrizioni e i riassunti possono essere forniti in .txt in un .zip, mentre i video vengono trasmessi sotto forma di link di download.

Per uno storico molto voluminoso, l'API pubblica è più adatta.

Per quanto tempo vengono conservate le registrazioni?

Con Starter, l'audio, il video, le trascrizioni e i verbali sono conservati per 6 mesi.

Con AI-Meeting e Business, l'audio e il video sono conservati per 2 anni, mentre le trascrizioni e i verbali sono conservati senza limite per impostazione predefinita.

Una volta eliminato l'audio o il video, non è più recuperabile.

Perché il PDF di una riunione lunga è vuoto?

Questo problema è già stato segnalato al supporto per alcune riunioni lunghe.

Nel caso segnalato, l'esportazione in Word funzionava ancora.

Se il vostro PDF risulta vuoto, utilizzate quindi Word per recuperare il contenuto.

Google Docs recupera tutta la trascrizione?

No.

L'integrazione Google Docs invia i verbali selezionati nei modelli, non la trascrizione completa.

Non recupera nemmeno le riunioni passate e attualmente non consente di creare i documenti direttamente in un Drive condiviso.

Come recupero il mio vecchio storico in Notion?

L'integrazione Notion recupera le nuove riunioni, non automaticamente quelle già registrate.

Per lo storico, utilizzate l'API pubblica o chiedete un'esportazione al team di Leexi.

È possibile condividere solo qualche minuto di una riunione?

Sì.

Selezionate il passaggio desiderato nella registrazione per creare un estratto.

Il link generato permette poi di scaricare questo passaggio in formato MP3.

Prova Leexi gratis