Transkripte und Protokolle von Besprechungen exportieren: Word, PDF, Google Docs, Notion und API

Manchmal müssen Sie alle Ihre Besprechungen auf einmal abrufen: um sie zu archivieren, eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen, eine Kündigung vorzubereiten, sie an eine andere KI zu senden oder einfach, um alte Aufnahmen nicht zu verlieren.

Das Problem: Im Tool erfolgt der Export Besprechung für Besprechung.

Das ist übrigens das häufigste Exportthema, das an den Support von Leexi herangetragen wird: 12 von 43 Anfragen zwischen Januar und Juni 2026 betrafen das Abrufen des gesamten Verlaufs.

Und in manchen Fällen sollten Sie nicht warten. Einmal gelöscht, lassen sich Audio- und Videodateien nicht mehr wiederherstellen. Ein Unternehmen stellte das im Januar 2026 fest, als es Videos vom Februar 2025 anforderte, die bereits gelöscht worden waren.

Je nach Bedarf ist die Lösung also nicht dieselbe: Word oder PDF für eine Besprechung, Komplettexport oder API für den gesamten Verlauf, Google Docs, Notion oder SharePoint, um die nächsten Protokolle automatisch zu versenden.

Eine Besprechung exportieren

Auf der Seite einer Besprechung können Sie das Transkript, das Protokoll oder die Aufnahme herunterladen.

Der Export erfolgt Besprechung für Besprechung.

Als Word oder PDF exportieren

Beide Formate sind verfügbar.

Wenn Sie nur ein Protokoll abrufen müssen, um es zu versenden, zu archivieren oder zu überarbeiten, ist das die einfachste Lösung.

Einige Einschränkungen wurden dem Support dennoch gemeldet.

Ein leeres PDF bei einer langen Besprechung

Ein Nutzer erhielt bei einigen langen Besprechungen ein PDF ohne Inhalt, während der Word-Export korrekt funktionierte.

Wenn Ihnen das passiert, nutzen Sie Word.

Keine Seitennummerierung im PDF

Die automatische Seitennummerierung ist derzeit nicht verfügbar.

Formatierungsunterschiede in Word

Einige Nutzer haben außerdem nach dem Öffnen der Datei Probleme festgestellt:

• Text, der nicht mehr korrekt im Blocksatz ausgerichtet wird;
• Tabellen, die sich verziehen.

Der Inhalt wird zwar exportiert, aber das Layout kann einige Anpassungen erfordern.

Nur einen Ausschnitt einer Besprechung teilen

Sie müssen nicht das gesamte Gespräch teilen.

Wenn Sie nur eine Passage senden möchten, zum Beispiel zwischen der 20. Minute und der ersten Stunde, markieren Sie diesen Teil in der Aufnahme, um einen Ausschnitt zu erstellen.

Beim Teilen wird anschließend ein Link erzeugt, über den der Ausschnitt als MP3 heruntergeladen werden kann.

Der Download funktioniert nicht

Zwischen Januar und Juni 2026 wurden dem Support zwei Fälle gemeldet.

Der erste betraf einen Zahlungsrückstand. Der Download von Word-Transkripten und Aufnahmen war vorübergehend eingeschränkt worden.

In einem anderen Fall verdeckte die Feedback-Schaltfläche einfach die Download-Schaltfläche auf dem Bildschirm.

Wenn Sie eine Besprechung nicht mehr exportieren können, prüfen Sie also zuerst den Kontostatus und die Oberfläche, bevor Sie nach einem komplexeren Problem suchen.

Den gesamten Verlauf auf einmal exportieren

Hier stößt der Export Besprechung für Besprechung schnell an seine Grenzen.

Leexi bietet keine Schaltfläche, mit der der Nutzer seinen gesamten Verlauf auf einmal herunterladen kann.

Um mehrere hundert oder tausend Besprechungen abzurufen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. einen Export beim Leexi-Team anfordern;
2. die öffentliche API nutzen.

Einen Komplettexport bei Leexi anfordern

Wenden Sie sich an den Support und geben Sie den Zeitraum an, den Sie abrufen möchten.

Zum Beispiel:

• alle Gespräche seit Beginn;
• nur das laufende Jahr;
• einen bestimmten Zeitraum.

Das Team kann dann Folgendes bereitstellen:

• die Transkripte und Zusammenfassungen als .txt-Dateien, gebündelt in einem .zip-Ordner;
• die Videos als Download-Links, mit einem Link pro Video.

Achten Sie auf diese Links: Ihre Gültigkeitsdauer ist begrenzt.

In den vom Support bearbeiteten Fällen betrug sie 12 Stunden bei einem Kunden und eine Woche bei einem anderen.

Wenn Sie einen Videoexport erhalten, laden Sie ihn also am besten schnell herunter.

Bei einem sehr großen Verlauf die API nutzen

Ab einem bestimmten Volumen wird es unpraktisch, einen Komplettexport anzufordern.

Für ein Konto mit rund 24.000 Gesprächen empfahl der Support die öffentliche API statt eines Gesamtexports, der zu aufwendig zu erstellen und zu verarbeiten gewesen wäre.

Warum Unternehmen ihren gesamten Verlauf exportieren

Aus den Anfragen an den Support gehen vier Hauptgründe hervor.

Daten aus rechtlichen Gründen aufbewahren

Ein Unternehmen formulierte seine Anfrage zum Beispiel so:

„We need for legal reasons to download and store all videos, transcription".

Es musste eine Kopie der Videos und Transkripte außerhalb von Leexi aufbewahren.

Aufnahmen vor ihrer Löschung sichern

Wenn Ihre alten Audio- oder Videodateien das Ende ihrer Aufbewahrungsfrist erreichen, können Sie sie exportieren, um sie an anderer Stelle aufzubewahren.

Daten vor der Kündigung abrufen

Manche Unternehmen fordern einen Komplettexport an, bevor sie ihr Konto schließen, und danach die Löschung der Daten nach dem Export.

Eine KI oder eine Wissensdatenbank speisen

Ein Nutzer wollte rund 200 Transkripte als .txt abrufen, um ein Modell zu trainieren.

Ein anderer nutzte seine Besprechungen, um eine Notion-Datenbank zu speisen, die als RAG diente.

In solchen Fällen ist die API oft praktischer als ein manueller Export.

Wie lange werden Besprechungen aufbewahrt?

Die Dauer hängt vom Plan und von der Art der Daten ab.

Bei AI-Meeting und Business gilt die Grenze von 2 Jahren also nur für Audio und Video.

Transkripte und Protokolle werden standardmäßig unbegrenzt aufbewahrt.

Ein gelöschtes Video lässt sich nicht wiederherstellen

Das ist der Punkt, auf den Sie achten sollten, wenn Sie Ihre Aufnahmen langfristig aufbewahren müssen.

Ein Unternehmen bat im Januar 2026 darum, Videos vom Februar 2025 abzurufen.

Sein Arbeitsbereich war mit einer Aufbewahrungsfrist von sechs Monaten konfiguriert worden.

Der Support antwortete:

„Die Videos sowie das Audio wurden endgültig gelöscht."

Einmal gelöscht, lassen sich diese Dateien also nicht mehr wiederherstellen.

Wenn Sie sie aufbewahren müssen, exportieren Sie sie vor Ablauf des vorgesehenen Zeitraums.

Die Aufbewahrungsregeln sind in den FAQ zu Konformität und Souveränität beschrieben.

Protokolle automatisch an Google Docs senden

Wenn Sie vor allem die nächsten Besprechungen nicht mehr manuell herunterladen möchten, können Sie Google Docs verbinden.

Die Integration erstellt automatisch ein Dokument für jede neue betroffene Besprechung.

Auswählen, welche Protokolle gesendet werden

Die Einstellung erfolgt in jeder Protokollvorlage.

Im Benachrichtigungsbereich legen Sie fest, ob diese Vorlage dem Google-Dokument hinzugefügt werden soll.

Sie können also das Hauptprotokoll senden und bestimmte sekundäre Zusammenfassungen weglassen.

Das vollständige Transkript wird nicht gesendet

Die Google-Docs-Integration sendet die Protokolle, nicht das vollständige Transkript.

Wenn Sie alles abrufen möchten, was in der Besprechung gesagt wurde, müssen Sie den Export des Transkripts oder die API nutzen.

Die Dokumente werden im persönlichen Drive erstellt

Jedes Dokument wird im persönlichen Drive des Nutzers erstellt.

Eine Google-Workspace-Administratorin wollte die Protokolle automatisch in einer geteilten Ablage zentralisieren.

Das ist derzeit nicht möglich.

Frühere Besprechungen werden nicht übernommen

Die Integration funktioniert für Besprechungen, die nach ihrer Verbindung stattgefunden haben.

Sie ruft den Verlauf nicht automatisch ab.

Für frühere Besprechungen müssen Sie die API nutzen oder einen Export anfordern.

Die Protokolle kommen nicht mehr in Google Docs an

Vier Nutzer meldeten dieses Problem zwischen Januar und Juni 2026.

Wenn die Dokumente zuvor korrekt erstellt wurden und dann nicht mehr ankamen, fragt der Support unter anderem nach dem Datum der letzten korrekt empfangenen Besprechung, um mit der Diagnose zu beginnen.

Besprechungen an Notion senden

Mit der Notion-Integration können neue Besprechungen direkt in Ihre Datenbank übertragen werden.

Auch hier ruft die Integration frühere Besprechungen nicht automatisch ab.

Um den Verlauf zu importieren, müssen Sie Folgendes nutzen:

• die API;
• oder einen Export durch das Leexi-Team.

In einem Fall bot der Support an, rund 6.500 Besprechungen in die Notion-Datenbank eines Kunden zu exportieren.

Einige Notion-Eigenschaften bleiben leer

Bei einem Kunden blieben unter anderem die Eigenschaften « entreprise » und « utilisateur » leer, obwohl seine Nutzer zugeordnet waren.

Wenn die Besprechung zwar in Notion ankommt, einige Spalten aber nicht ausgefüllt sind, prüfen Sie die Konfiguration der Eigenschaften.

Das Unternehmen blockiert die Integration

Wenn Sie die Meldung sehen:

« Votre entreprise n'autorise pas l'intégration de nouvelles intégrations »

ist die Integration auf Organisationsebene blockiert.

Ein Administrator muss sie freigeben, bevor Sie sie verbinden können.

Protokolle an SharePoint senden

Die Protokolle können auch an SharePoint gesendet werden.

Die Einstellung erfolgt ebenfalls im Benachrichtigungsbereich der Vorlage.

So können Sie auswählen, welche Arten von Protokollen an SharePoint gehen sollen.

Transkripte automatisch über die API abrufen

Um Besprechungen in Ihrem eigenen System zu nutzen, ist die öffentliche API von Leexi die vorgesehene Lösung.

Das Transkript ist als Text im Objekt verfügbar, das zu jedem Gespräch gehört.

Das ist vor allem nützlich, wenn Sie:

• jedes neue Transkript automatisch abrufen möchten;
• Ihre eigene Datenbank speisen möchten;
• Besprechungen an eine KI senden möchten;
• eine Wissensdatenbank aufbauen möchten;
• mehrere tausend Besprechungen verarbeiten möchten.

Ein Nutzer ließ bereits eigene Agenten auf den Transkripten eines anderen Tools laufen und hatte seinen Wechsel zu Leexi von dieser Möglichkeit abhängig gemacht: jedes Transkript als JSON abrufen.

Große Videos können Probleme verursachen

Ein Kunde nutzte die API mit einer N8N-Automatisierung.

Die größten Videos ließen sich mangels verfügbaren Speichers in seiner Automatisierung nicht korrekt herunterladen.

Der Support bot ihm daraufhin eine Datei mit einem Download-Link pro Video an.

Was Leexi für den Export Ihrer Besprechungen bietet

Je nach Bedarf ermöglicht Leexi:

• den Export Besprechung für Besprechung als Word oder PDF;
• das Erstellen von Audio- oder Videoausschnitten, die als MP3 geteilt werden können;
• den Export des gesamten Verlaufs auf Anfrage, mit den Transkripten und Zusammenfassungen als .txt in einer .zip-Datei und den Videos über Links;
• das automatische Senden der nächsten Protokolle an Google Docs, Notion oder SharePoint;
• das automatische Abrufen von Transkripten über die öffentliche API;
• die Nutzung von Webhooks, Zapier und Make ab dem Plan AI-Meeting laut der Seite Preise;
• die Wahl der Aufbewahrungsfristen mit dem Modul Governance.

Leexi bei Ihrer nächsten Besprechung testen

Was wir in den Support-Anfragen beobachten

Zwischen Januar und Juni 2026 betrafen 43 Anfragen direkt den Export.

Der wichtigste Bedarf ist also tatsächlich, einen gesamten Verlauf abzurufen, statt die Besprechungen einzeln herunterzuladen.

Google Docs und Notion lösen ein anderes Problem: zu vermeiden, dass diese Exporte für die nächsten Besprechungen manuell wiederholt werden müssen.

Häufig gestellte Fragen

Kann man alle Besprechungen auf einmal aus Leexi exportieren?

Nicht direkt über die Oberfläche.

Der für Nutzer verfügbare Download erfolgt Besprechung für Besprechung.

Um alles abzurufen, wenden Sie sich an den Support und geben Sie den gewünschten Zeitraum an.

Die Transkripte und Zusammenfassungen können als .txt in einer .zip-Datei bereitgestellt werden, während die Videos als Download-Links übermittelt werden.

Bei einem sehr umfangreichen Verlauf ist die öffentliche API besser geeignet.

Wie lange werden Aufnahmen aufbewahrt?

Bei Starter werden Audio, Video, Transkripte und Protokolle 6 Monate aufbewahrt.

Bei AI-Meeting und Business werden Audio und Video 2 Jahre aufbewahrt, während Transkripte und Protokolle standardmäßig unbegrenzt aufbewahrt werden.

Sobald Audio oder Video gelöscht wurde, lässt es sich nicht mehr wiederherstellen.

Warum ist das PDF einer langen Besprechung leer?

Dieses Problem wurde dem Support bereits bei einigen langen Besprechungen gemeldet.

Im gemeldeten Fall funktionierte der Word-Export weiterhin.

Wenn Ihr PDF leer ist, nutzen Sie also Word, um den Inhalt abzurufen.

Ruft Google Docs das gesamte Transkript ab?

Nein.

Die Google-Docs-Integration sendet die in den Vorlagen ausgewählten Protokolle, nicht das vollständige Transkript.

Sie ruft auch keine früheren Besprechungen ab und ermöglicht es derzeit nicht, die Dokumente direkt in einer geteilten Ablage zu erstellen.

Wie rufe ich meinen alten Verlauf in Notion ab?

Die Notion-Integration ruft neue Besprechungen ab, nicht automatisch die bereits aufgezeichneten.

Für den Verlauf nutzen Sie die öffentliche API oder fordern Sie einen Export beim Leexi-Team an.

Kann man nur einige Minuten einer Besprechung teilen?

Ja.

Markieren Sie die gewünschte Passage in der Aufnahme, um einen Ausschnitt zu erstellen.

Über den erzeugten Link können Sie diese Passage anschließend als MP3 herunterladen.

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