Transcripties en verslagen van vergaderingen exporteren: Word, PDF, Google Docs, Notion en API

Soms moet u al uw vergaderingen in één keer ophalen: om ze te archiveren, aan een wettelijke verplichting te voldoen, een opzegging voor te bereiden, ze naar een andere AI te sturen of gewoon om te voorkomen dat u oude opnames kwijtraakt.

Het probleem: vanuit de tool gebeurt de export vergadering per vergadering.

Dat is trouwens het belangrijkste exportonderwerp dat bij de support van Leexi binnenkomt: 12 van de 43 aanvragen tussen januari en juni 2026 gingen over het ophalen van de volledige geschiedenis.

En in sommige gevallen moet u niet wachten. Eenmaal verwijderd zijn audio- en videobestanden niet meer te herstellen. Een bedrijf ontdekte dat in januari 2026, toen het video's van februari 2025 opvroeg die al gewist waren.

Afhankelijk van uw behoefte is de oplossing dus niet dezelfde: Word of PDF voor één vergadering, een volledige export of de API voor de hele geschiedenis, Google Docs, Notion of SharePoint om de volgende verslagen automatisch te versturen.

Een vergadering exporteren

Vanaf de pagina van een vergadering kunt u de transcriptie, het verslag of de opname downloaden.

De export gebeurt vergadering per vergadering.

Exporteren naar Word of PDF

Beide formaten zijn beschikbaar.

Als u alleen een verslag nodig hebt om het te versturen, te archiveren of te herwerken, is dit de eenvoudigste oplossing.

Toch zijn er enkele beperkingen aan de support gemeld.

Een lege PDF bij een lange vergadering

Een gebruiker kreeg bij sommige lange vergaderingen een PDF zonder inhoud, terwijl de Word-export correct werkte.

Overkomt u dat, gebruik dan Word.

Geen paginanummering in de PDF

Automatische paginanummering is momenteel niet beschikbaar.

Verschillen in opmaak in Word

Sommige gebruikers merkten ook problemen op na het openen van het bestand:

• tekst die niet meer correct wordt uitgevuld;
• tabellen die vervormen.

De inhoud wordt wel geëxporteerd, maar de lay-out kan enkele aanpassingen vragen.

Alleen een fragment van een vergadering delen

U bent niet verplicht het volledige gesprek te delen.

Wilt u alleen een passage versturen, bijvoorbeeld tussen de 20e minuut en het eerste uur, selecteer dan dat deel in de opname om een fragment te maken.

Bij het delen wordt vervolgens een link aangemaakt waarmee het fragment als MP3 kan worden gedownload.

Het downloaden werkt niet

Tussen januari en juni 2026 werden twee gevallen aan de support gemeld.

Het eerste ging over een betalingsachterstand. Het downloaden van Word-transcripties en opnames was tijdelijk beperkt.

In een ander geval verborg de feedbackknop gewoon de downloadknop op het scherm.

Kunt u een vergadering niet meer exporteren, controleer dan eerst de status van het account en de interface voordat u naar een complexer probleem zoekt.

Uw hele geschiedenis in één keer exporteren

Hier toont de export vergadering per vergadering snel zijn beperkingen.

Leexi biedt geen knop waarmee de gebruiker zijn hele geschiedenis in één keer kan downloaden.

Om enkele honderden of duizenden vergaderingen op te halen, hebt u twee mogelijkheden:

1. een export aanvragen bij het team van Leexi;
2. de publieke API gebruiken.

Een volledige export aanvragen bij Leexi

Neem contact op met de support en vermeld de periode die u wilt ophalen.

Bijvoorbeeld:

• alle gesprekken sinds het begin;
• alleen het lopende jaar;
• een specifieke periode.

Het team kan vervolgens leveren:

• de transcripties en samenvattingen als .txt-bestanden, gebundeld in een .zip-map;
• de video's als downloadlinks, met één link per video.

Let op met deze links: hun geldigheidsduur is beperkt.

In de gevallen die de support behandelde, was dat 12 uur voor de ene klant en een week voor een andere.

Ontvangt u een video-export, download die dan best snel.

Voor een zeer grote geschiedenis: gebruik de API

Vanaf een bepaald volume wordt een volledige export aanvragen onpraktisch.

Voor een account met ongeveer 24.000 gesprekken raadde de support de publieke API aan in plaats van een globale export, die te zwaar zou zijn om te genereren en te verwerken.

Waarom bedrijven hun hele geschiedenis exporteren

Uit de aanvragen aan de support komen vier hoofdredenen naar voren.

Gegevens bewaren om wettelijke redenen

Een bedrijf formuleerde zijn aanvraag bijvoorbeeld zo:

"We need for legal reasons to download and store all videos, transcription".

Het moest een kopie van de video's en transcripties buiten Leexi bewaren.

Opnames veiligstellen voor ze worden verwijderd

Als uw oude audio- of videobestanden het einde van hun bewaartermijn naderen, kunt u ze exporteren om ze elders te bewaren.

Uw gegevens ophalen voor u opzegt

Sommige bedrijven vragen een volledige export aan voordat ze hun account sluiten, en daarna de verwijdering van de gegevens na de export.

Een AI of een kennisbank voeden

Een gebruiker wilde ongeveer 200 transcripties in .txt ophalen om een model te trainen.

Een andere gebruikte zijn vergaderingen om een Notion-database te voeden die als RAG diende.

In dit soort gevallen is de API vaak praktischer dan een handmatige export.

Hoe lang worden vergaderingen bewaard?

De duur hangt af van het abonnement en het type gegevens.

Bij AI-Meeting en Business geldt de grens van 2 jaar dus alleen voor audio en video.

Transcripties en verslagen worden standaard onbeperkt bewaard.

Een verwijderde video kan niet worden hersteld

Dit is het punt om in de gaten te houden als u uw opnames op lange termijn moet bewaren.

Een bedrijf vroeg in januari 2026 om video's van februari 2025 op te halen.

Zijn omgeving was ingesteld met een bewaartermijn van zes maanden.

De support antwoordde:

"De video's en de audio zijn definitief verwijderd."

Eenmaal verwijderd kunnen deze bestanden dus niet meer worden hersteld.

Moet u ze bewaren, exporteer ze dan voor het einde van de voorziene periode.

De bewaarregels staan beschreven in de FAQ over naleving en soevereiniteit.

Verslagen automatisch naar Google Docs sturen

Als u vooral de volgende vergaderingen niet meer handmatig wilt downloaden, kunt u Google Docs koppelen.

De integratie maakt automatisch een document aan voor elke nieuwe betrokken vergadering.

Kiezen welke verslagen u verstuurt

De instelling gebeurt in elk verslagsjabloon.

In het meldingsgedeelte kiest u of dit sjabloon aan het Google-document moet worden toegevoegd.

U kunt dus het hoofdverslag versturen en bepaalde secundaire samenvattingen achterwege laten.

De volledige transcriptie wordt niet verstuurd

De Google Docs-integratie verstuurt de verslagen, niet de integrale transcriptie.

Wilt u alles ophalen wat tijdens de vergadering is gezegd, dan moet u de export van de transcriptie of de API gebruiken.

De documenten worden in de persoonlijke Drive aangemaakt

Elk document wordt aangemaakt in de persoonlijke Drive van de gebruiker.

Een Google Workspace-beheerder wilde de verslagen automatisch centraliseren in een gedeelde Drive.

Dat is vandaag niet mogelijk.

Oude vergaderingen komen niet door

De integratie werkt voor vergaderingen die na de koppeling plaatsvonden.

Ze haalt de geschiedenis niet automatisch op.

Voor oude vergaderingen moet u de API gebruiken of een export aanvragen.

De verslagen komen niet meer aan in Google Docs

Vier gebruikers meldden dit probleem tussen januari en juni 2026.

Als de documenten eerder wel werden aangemaakt en daarna niet meer aankwamen, vraagt de support onder meer de datum van de laatste correct ontvangen vergadering om de diagnose te starten.

Vergaderingen naar Notion sturen

Met de Notion-integratie kunnen nieuwe vergaderingen rechtstreeks in uw database terechtkomen.

Ook hier haalt de integratie oude vergaderingen niet automatisch op.

Om de geschiedenis te importeren, moet u gebruikmaken van:

• de API;
• of een export uitgevoerd door het team van Leexi.

In één geval stelde de support voor om ongeveer 6.500 vergaderingen naar de Notion-database van een klant te exporteren.

Sommige Notion-eigenschappen blijven leeg

Bij een klant bleven onder meer de eigenschappen « entreprise » en « utilisateur » leeg, ondanks de koppeling van zijn gebruikers.

Komt de vergadering wel in Notion aan maar zijn sommige kolommen niet ingevuld, controleer dan de configuratie van de eigenschappen.

Het bedrijf blokkeert de integratie

Als u de melding ziet:

« Votre entreprise n'autorise pas l'intégration de nouvelles intégrations »

dan is de integratie op organisatieniveau geblokkeerd.

Een beheerder moet ze toestaan voordat u ze kunt koppelen.

Verslagen naar SharePoint sturen

De verslagen kunnen ook naar SharePoint worden gestuurd.

Ook deze instelling gebeurt in het meldingsgedeelte van het sjabloon.

Zo kunt u kiezen welke soorten verslagen naar SharePoint moeten gaan.

Transcripties automatisch ophalen met de API

Om vergaderingen in uw eigen systeem te gebruiken, is de publieke API van Leexi de voorziene oplossing.

De transcriptie is als tekst beschikbaar in het object dat bij elk gesprek hoort.

Dat is vooral nuttig als u:

• automatisch elke nieuwe transcriptie wilt ophalen;
• uw eigen database wilt voeden;
• vergaderingen naar een AI wilt sturen;
• een kennisbank wilt opbouwen;
• enkele duizenden vergaderingen wilt verwerken.

Een gebruiker liet al eigen agents draaien op de transcripties van een andere tool en had zijn overstap naar Leexi afhankelijk gemaakt van die mogelijkheid: elke transcriptie in JSON ophalen.

Zware video's kunnen problemen geven

Een klant gebruikte de API met een N8N-automatisering.

De zwaarste video's konden niet correct worden gedownload door een gebrek aan beschikbaar geheugen in zijn automatisering.

De support stelde hem toen een bestand voor met één downloadlink per video.

Wat Leexi biedt om uw vergaderingen te exporteren

Afhankelijk van uw behoefte maakt Leexi het volgende mogelijk:

• export vergadering per vergadering in Word of PDF;
• het maken van audio- of videofragmenten die als MP3 kunnen worden gedeeld;
• export van de volledige geschiedenis op aanvraag, met de transcripties en samenvattingen in .txt in een .zip en de video's via links;
• het automatisch versturen van de volgende verslagen naar Google Docs, Notion of SharePoint;
• het automatisch ophalen van transcripties via de publieke API;
• het gebruik van webhooks, Zapier en Make vanaf het AI-Meeting-abonnement, volgens de pagina prijzen;
• het kiezen van bewaartermijnen met de module Governance.

Probeer Leexi bij uw volgende vergadering

Wat we zien in de aanvragen aan de support

Tussen januari en juni 2026 gingen 43 aanvragen rechtstreeks over exporteren.

De eerste behoefte is dus wel degelijk een hele geschiedenis ophalen in plaats van de vergaderingen een voor een te downloaden.

Google Docs en Notion beantwoorden een ander probleem: voorkomen dat u deze exports voor de volgende vergaderingen handmatig opnieuw moet doen.

Veelgestelde vragen

Kunt u al uw vergaderingen in één keer exporteren vanuit Leexi?

Niet rechtstreeks vanuit de interface.

De download die voor de gebruiker beschikbaar is, gebeurt vergadering per vergadering.

Om alles op te halen, neemt u contact op met de support en vermeldt u de gewenste periode.

De transcripties en samenvattingen kunnen in .txt in een .zip worden geleverd, terwijl de video's als downloadlinks worden bezorgd.

Voor een zeer omvangrijke geschiedenis is de publieke API geschikter.

Hoe lang worden opnames bewaard?

Bij Starter worden audio, video, transcripties en verslagen 6 maanden bewaard.

Bij AI-Meeting en Business worden audio en video 2 jaar bewaard, terwijl transcripties en verslagen standaard onbeperkt worden bewaard.

Eenmaal de audio of video verwijderd is, kan die niet meer worden hersteld.

Waarom is de PDF van een lange vergadering leeg?

Dit probleem werd al aan de support gemeld bij sommige lange vergaderingen.

In het gemelde geval werkte de Word-export nog steeds.

Is uw PDF leeg, gebruik dan Word om de inhoud op te halen.

Haalt Google Docs de volledige transcriptie op?

Nee.

De Google Docs-integratie verstuurt de verslagen die in de sjablonen zijn geselecteerd, niet de volledige transcriptie.

Ze haalt ook geen eerdere vergaderingen op en maakt het momenteel niet mogelijk om de documenten rechtstreeks in een gedeelde Drive aan te maken.

Hoe haal ik mijn oude geschiedenis op in Notion?

De Notion-integratie haalt nieuwe vergaderingen op, niet automatisch de vergaderingen die al zijn opgenomen.

Gebruik voor de geschiedenis de publieke API of vraag een export aan bij het team van Leexi.

Kunt u slechts enkele minuten van een vergadering delen?

Ja.

Selecteer de gewenste passage in de opname om een fragment te maken.

Met de aangemaakte link kunt u die passage vervolgens als MP3 downloaden.

Probeer Leexi gratis