Exportar las transcripciones y las actas de reunión: Word, PDF, Google Docs, Notion y API

A veces necesita recuperar todas sus reuniones de una vez: para archivarlas, cumplir una obligación legal, preparar una baja, enviarlas a otra IA o simplemente evitar perder las grabaciones antiguas.

El problema: desde la herramienta, la exportación se hace reunión por reunión.

De hecho, es el primer tema relacionado con la exportación que llega al soporte de Leexi: 12 solicitudes de 43 entre enero y junio de 2026 se referían a la recuperación de todo el historial.

Y en algunos casos no hay que esperar. Una vez eliminados, los archivos de audio y vídeo ya no se pueden recuperar. Una empresa lo descubrió en enero de 2026 al solicitar vídeos de febrero de 2025 que ya se habían borrado.

Según su necesidad, la solución no es la misma: Word o PDF para una reunión, exportación completa o API para todo el historial, Google Docs, Notion o SharePoint para enviar automáticamente las próximas actas.

Exportar una reunión

Desde la página de una reunión, puede descargar la transcripción, el acta o la grabación.

La exportación se hace reunión por reunión.

Exportar en Word o en PDF

Los dos formatos están disponibles.

Si solo necesita recuperar un acta para enviarla, archivarla o retocarla, es la solución más sencilla.

No obstante, se han señalado algunos límites al soporte.

Un PDF vacío en una reunión larga

Un usuario obtenía un PDF sin contenido en algunas reuniones largas, mientras que la exportación a Word funcionaba correctamente.

Si le ocurre, utilice Word.

Sin numeración de páginas en el PDF

La numeración automática de páginas no está disponible por el momento.

Diferencias de formato en Word

Algunos usuarios también han observado problemas tras abrir el archivo:

• texto que ya no se justifica correctamente;
• tablas que se deforman.

El contenido se exporta, pero el diseño puede requerir algunos ajustes.

Compartir solo un fragmento de una reunión

No está obligado a compartir la llamada completa.

Si quiere enviar solo un pasaje, por ejemplo entre el minuto 20 y la primera hora, seleccione esa parte en la grabación para crear un fragmento.

Al compartirlo se genera un enlace que permite descargar el fragmento en MP3.

La descarga no funciona

Entre enero y junio de 2026 se comunicaron dos casos al soporte.

El primero se debía a un pago atrasado. La descarga de las transcripciones en Word y de las grabaciones se había restringido temporalmente.

En otro caso, el botón de comentarios simplemente tapaba el botón de descarga en la pantalla.

Si ya no puede exportar una reunión, compruebe primero el estado de la cuenta y la interfaz antes de buscar un problema más complejo.

Exportar todo su historial de una vez

Aquí es donde la exportación reunión por reunión muestra rápidamente sus límites.

Leexi no ofrece un botón que permita al usuario descargar todo su historial de una sola vez.

Para recuperar varios cientos o miles de reuniones, tiene dos posibilidades:

1. solicitar una exportación al equipo de Leexi;
2. utilizar la API pública.

Solicitar una exportación completa a Leexi

Póngase en contacto con el soporte indicando el periodo que desea recuperar.

Por ejemplo:

• todas las conversaciones desde el principio;
• solo el año en curso;
• un periodo concreto.

El equipo puede entonces facilitar:

• las transcripciones y los resúmenes en archivos .txt, agrupados en una carpeta .zip;
• los vídeos en forma de enlaces de descarga, con un enlace por vídeo.

Atención a estos enlaces: su periodo de validez es limitado.

En los casos tratados por el soporte, era de 12 horas para un cliente y de una semana para otro.

Si recibe una exportación de vídeo, es mejor descargarla rápidamente.

Para un historial muy grande, utilizar la API

A partir de cierto volumen, solicitar una exportación completa resulta poco práctico.

Para una cuenta de unas 24.000 llamadas, el soporte recomendó la API pública en lugar de una exportación global, demasiado pesada de generar y de explotar.

Por qué las empresas exportan todo su historial

Las solicitudes dirigidas al soporte muestran cuatro motivos principales.

Conservar los datos por motivos legales

Una empresa formuló, por ejemplo, su solicitud así:

«We need for legal reasons to download and store all videos, transcription».

Necesitaba conservar una copia de los vídeos y las transcripciones fuera de Leexi.

Guardar las grabaciones antes de su eliminación

Si sus antiguos archivos de audio o vídeo llegan al final de su periodo de conservación, puede exportarlos para guardarlos en otro lugar.

Recuperar sus datos antes de darse de baja

Algunas empresas solicitan una exportación completa antes de cerrar su cuenta y, después, la eliminación de los datos tras la exportación.

Alimentar una IA o una base de conocimientos

Un usuario quería recuperar unas 200 transcripciones en .txt para entrenar un modelo.

Otro utilizaba sus reuniones para alimentar una base de Notion que servía de RAG.

En este tipo de casos, la API suele ser más práctica que una exportación manual.

¿Cuánto tiempo se conservan las reuniones?

La duración depende del plan y del tipo de dato.

En AI-Meeting y Business, el límite de 2 años afecta, por tanto, solo al audio y al vídeo.

Las transcripciones y las actas se conservan sin límite por defecto.

Un vídeo eliminado no se puede recuperar

Es el punto que debe vigilar si necesita conservar sus grabaciones a largo plazo.

Una empresa pidió en enero de 2026 recuperar vídeos de febrero de 2025.

Su espacio se había configurado con un periodo de conservación de seis meses.

El soporte le respondió:

«Los vídeos, así como el audio, se han eliminado definitivamente».

Una vez eliminados, estos archivos ya no se pueden restaurar.

Si debe conservarlos, expórtelos antes del final del periodo previsto.

Las reglas de conservación se detallan en las preguntas frecuentes sobre cumplimiento y soberanía.

Enviar automáticamente las actas a Google Docs

Si lo que necesita sobre todo es dejar de descargar manualmente las próximas reuniones, puede conectar Google Docs.

La integración crea automáticamente un documento para cada nueva reunión afectada.

Elegir qué actas enviar

El ajuste se hace en cada plantilla de acta.

En la sección de notificación, usted elige si esta plantilla debe añadirse al documento de Google.

Así puede enviar el acta principal y dejar de lado algunos resúmenes secundarios.

La transcripción completa no se envía

La integración con Google Docs envía las actas, no la transcripción íntegra.

Si quiere recuperar todo lo que se dijo durante la reunión, debe utilizar la exportación de la transcripción o la API.

Los documentos se crean en el Drive personal

Cada documento se crea en el Drive personal del usuario.

Una administradora de Google Workspace quería centralizar automáticamente las actas en una unidad compartida.

Hoy no es posible.

Las reuniones antiguas no se recuperan

La integración funciona para las reuniones realizadas después de su conexión.

No recupera automáticamente el historial.

Para las reuniones antiguas, debe utilizar la API o solicitar una exportación.

Las actas ya no llegan a Google Docs

Cuatro usuarios señalaron este problema entre enero y junio de 2026.

Si los documentos se creaban bien antes y luego dejaron de llegar, el soporte pide, entre otras cosas, la fecha de la última reunión recibida correctamente para empezar el diagnóstico.

Enviar las reuniones a Notion

Con la integración con Notion, las nuevas reuniones pueden llegar directamente a su base.

También aquí, la integración no recupera automáticamente las reuniones antiguas.

Para importar el historial, debe utilizar:

• la API;
• o una exportación realizada por el equipo de Leexi.

En un caso, el soporte propuso exportar unas 6.500 reuniones a la base de Notion de un cliente.

Algunas propiedades de Notion quedan vacías

Un cliente veía en particular que sus propiedades « entreprise » y « utilisateur » quedaban vacías pese a la vinculación de sus usuarios.

Si la reunión llega a Notion pero algunas columnas no se rellenan, compruebe la configuración de las propiedades.

La empresa bloquea la integración

Si ve el mensaje:

« Votre entreprise n'autorise pas l'intégration de nouvelles intégrations »

la integración está bloqueada a nivel de la organización.

Un administrador debe autorizarla antes de que usted pueda conectarla.

Enviar las actas a SharePoint

Las actas también pueden enviarse a SharePoint.

El ajuste se hace igualmente en la sección de notificación de la plantilla.

Así puede elegir qué tipos de actas deben enviarse a SharePoint.

Recuperar automáticamente las transcripciones con la API

Para explotar las reuniones en su propio sistema, la API pública de Leexi es la solución prevista.

La transcripción está disponible en texto en el objeto correspondiente a cada llamada.

Es especialmente útil si quiere:

• recuperar automáticamente cada nueva transcripción;
• alimentar su propia base de datos;
• enviar las reuniones a una IA;
• construir una base de conocimientos;
• procesar varios miles de reuniones.

Un usuario ya ejecutaba sus propios agentes sobre las transcripciones de otra herramienta y había condicionado su cambio a Leexi a esta posibilidad: recuperar cada transcripción en JSON.

Los vídeos pesados pueden dar problemas

Un cliente utilizaba la API con una automatización de N8N.

Los vídeos más pesados no podían descargarse correctamente por falta de memoria disponible en su automatización.

El soporte le propuso entonces un archivo con un enlace de descarga por vídeo.

Lo que Leexi ofrece para exportar sus reuniones

Según su necesidad, Leexi permite:

• la exportación reunión por reunión en Word o en PDF;
• la creación de fragmentos de audio o vídeo que se pueden compartir en MP3;
• la exportación completa del historial bajo petición, con las transcripciones y los resúmenes en .txt dentro de un .zip y los vídeos mediante enlaces;
• el envío automático de las próximas actas a Google Docs, Notion o SharePoint;
• la recuperación automática de las transcripciones mediante la API pública;
• el uso de webhooks, Zapier y Make a partir del plan AI-Meeting, según la página de precios;
• la elección de los periodos de conservación con el módulo Governance.

Probar Leexi en su próxima reunión

Lo que observamos en las solicitudes al soporte

Entre enero y junio de 2026, 43 solicitudes trataban directamente sobre la exportación.

La primera necesidad es, por tanto, recuperar todo un historial en lugar de descargar las reuniones una a una.

Google Docs y Notion responden a otro problema: evitar tener que repetir manualmente estas exportaciones para las próximas reuniones.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden exportar todas las reuniones de una vez desde Leexi?

No directamente desde la interfaz.

La descarga disponible para el usuario se hace reunión por reunión.

Para recuperarlo todo, póngase en contacto con el soporte indicando el periodo deseado.

Las transcripciones y los resúmenes pueden entregarse en .txt dentro de un .zip, mientras que los vídeos se envían como enlaces de descarga.

Para un historial muy voluminoso, la API pública es más adecuada.

¿Cuánto tiempo se conservan las grabaciones?

En Starter, el audio, el vídeo, las transcripciones y las actas se conservan 6 meses.

En AI-Meeting y Business, el audio y el vídeo se conservan 2 años, mientras que las transcripciones y las actas se conservan sin límite por defecto.

Una vez eliminado el audio o el vídeo, ya no se puede recuperar.

¿Por qué está vacío el PDF de una reunión larga?

Este problema ya se ha comunicado al soporte en algunas reuniones largas.

En el caso señalado, la exportación a Word seguía funcionando.

Si su PDF sale vacío, utilice Word para recuperar el contenido.

¿Google Docs recupera toda la transcripción?

No.

La integración con Google Docs envía las actas seleccionadas en las plantillas, no la transcripción completa.

Tampoco recupera las reuniones pasadas y actualmente no permite crear los documentos directamente en una unidad compartida.

¿Cómo recupero mi historial antiguo en Notion?

La integración con Notion recupera las nuevas reuniones, no automáticamente las que ya se han grabado.

Para el historial, utilice la API pública o solicite una exportación al equipo de Leexi.

¿Se pueden compartir solo unos minutos de una reunión?

Sí.

Seleccione el pasaje deseado en la grabación para crear un fragmento.

El enlace generado le permite después descargar ese pasaje en formato MP3.

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