Acta de reunión con IA: generarla, revisarla y enviarla

La reunión ha terminado, pero aún quedan por recuperar las decisiones importantes, redactar el acta, asignar las tareas y enviar la información a las personas adecuadas.

A menudo, es ahí cuando empieza la parte más tediosa.

Hay que repasar las notas, comprobar qué se decidió, averiguar quién debe hacer qué, volver a escuchar un fragmento en algunos casos y, después, ponerlo todo en limpio antes de poder enviar por fin el acta.

Con una herramienta de toma de notas con IA, gran parte de este trabajo puede prepararse automáticamente.

La herramienta graba la reunión, la transcribe y genera un primer acta a partir de lo que se ha dicho. Así, recupera las decisiones, las acciones, los responsables y los plazos mencionados durante el intercambio.

Solo queda revisar el documento, corregirlo si es necesario y, según el tipo de reunión, hacer que se valide antes de enviarlo.

¿Qué es un acta de reunión generada por IA?

Al finalizar una reunión, una herramienta de toma de notas con IA puede producir dos documentos diferentes.

La transcripción recoge lo que se ha dicho en orden, con los distintos participantes.

Sirve sobre todo cuando se quiere encontrar una frase, comprobar un fragmento o volver con precisión sobre lo que se ha dicho.

El acta recoge la información que debe conservarse después de la reunión: los temas tratados, las decisiones tomadas, las tareas asignadas y los plazos anunciados.

Normalmente, este es el documento que se revisa y después se comparte.

De hecho, nuestros usuarios nos señalan esta diferencia entre ambos formatos. La transcripción «puede ser útil si queremos encontrar algo, pero no se puede utilizar directamente».

Por tanto, la transcripción permite volver a los intercambios. El acta sirve para convertirlos en un documento directamente utilizable.

Acta, transcripción, acta oficial, registro de decisiones: diferencias

Todos estos documentos parten de una reunión, pero no sirven para lo mismo.

Un acta recoge los intercambios importantes de una reunión de trabajo.

Un registro de decisiones sintetiza aún más y conserva sobre todo las decisiones tomadas y las acciones que deben llevarse a cabo.

Un acta oficial corresponde a reuniones más formales, como un CSE, un consejo de administración o una junta general. Su estructura suele estar definida de antemano y el documento a menudo debe aprobarse.

Nuestros usuarios también distinguen claramente estos formatos. Uno de ellos habla del «acta normal» por un lado y de la «opción de resumen de esta reunión» por otro.

Por tanto, el documento que debe generarse depende ante todo del tipo de reunión y de la persona que tendrá que leerlo.

Cómo genera la IA un acta después de la reunión

Una vez terminada la reunión, el audio se convierte en una transcripción.

A continuación, la IA utiliza esta transcripción para preparar el acta según la estructura elegida.

Para una reunión de equipo, por ejemplo, se pueden destacar las decisiones, las acciones que deben realizarse, los responsables y los plazos.

Para una reunión comercial, la estructura puede centrarse más bien en las necesidades expresadas, los puntos tratados y los siguientes pasos.

Después, el acta está disponible en el espacio del usuario y puede enviarse según la configuración elegida.

Qué buscan hacer nuestros usuarios con sus actas

Para comprender los temas que realmente se repiten en torno al acta, analizamos 1 753 conversaciones con usuarios de Leexi entre enero y junio de 2026, procedentes de demostraciones, sesiones de acompañamiento e intercambios escritos.

Estos son los temas que encontramos con mayor frecuencia.

Estas cifras proceden del análisis de 1 753 conversaciones con usuarios de Leexi entre enero y junio de 2026. Reflejan los temas encontrados en nuestros propios intercambios con los usuarios y no representan la totalidad del mercado.

Lo que se desprende de estas conversaciones es que el problema no termina con la generación del resumen.

Nuestros usuarios también hablan mucho de lo que ocurre después: a quién enviar el documento, cómo revisarlo, en qué formato compartirlo y cómo recuperar rápidamente las decisiones y las tareas.

¿Cuánto tiempo lleva redactar un acta manualmente?

Nuestros usuarios nos comentan con frecuencia el tiempo que dedican después de la reunión a elaborar el documento final.

En una administración local, por ejemplo, un responsable explica que un acta oficial puede «llevar tanto tiempo como la propia reunión».

En una empresa de servicios, un director habla de «20 a 30 minutos para dar formato al acta y enviarla a las distintas partes interesadas».

En una asociación sociosanitaria, la secretaria asiste al consejo de administración y después debe revisar la grabación para preparar el documento.

Su director describe esta etapa como tener que «volver a sufrir una segunda reunión» y habla de «8 horas que no sirven para nada».

Evidentemente, la duración no es la misma en todas las reuniones, pero estos comentarios muestran un mismo problema: una vez terminada la reunión, todavía queda trabajo para convertir los intercambios en un documento utilizable.

¿Quién debe validar el acta antes de enviarla?

Nuestros usuarios también nos describen situaciones en las que el acta no puede enviarse inmediatamente.

En una administración local, por ejemplo, la norma es designar a un responsable para cada reunión, que debe validar el acta antes de su difusión.

Sin embargo, en la misma conversación, su adjunto reconoce que «en la práctica, no funciona así».

La ventaja de un acta generada automáticamente es entonces proporcionar al responsable una primera versión para revisar, en lugar de pedirle que la redacte desde cero.

¿Cómo es una buena acta de reunión generada por IA?

Un acta útil debe permitir encontrar rápidamente lo que hay que recordar de la reunión.

Las decisiones, las tareas y los plazos

Entre las necesidades que nos comunican nuestros usuarios, aparece con frecuencia la necesidad de saber exactamente qué debe hacerse después de la reunión.

Un responsable de un centro hospitalario lo expresa así:

«un desarrollo de las acciones, saber quién hace qué, quién debe hacer qué, quién debe entregar qué y si hay entregables que deban redactarse».

Por tanto, un acta puede mostrar, entre otros elementos:

• las decisiones tomadas;
• las acciones que deben realizarse;
• la persona responsable;
• los plazos anunciados durante la reunión.

La idea no es simplemente resumir la conversación, sino permitir que las personas implicadas encuentren rápidamente los siguientes pasos.

Utilizar el acta para redactar el correo de seguimiento

Nuestros usuarios también nos señalan que el acta suele servir de base para otras tareas.

Después de una reunión comercial, por ejemplo, puede utilizarse para preparar el correo que se envía al cliente.

Un comercial explica que su utilidad consiste en «sacar del acta» la información que necesita para escribir su mensaje de seguimiento.

El acta se convierte así en una base de trabajo para lo que viene después, en lugar de ser un simple documento de archivo.

Lo que la IA no puede incluir en el acta

El acta se genera a partir de lo que se ha dicho durante la reunión.

Por tanto, una información que nunca se haya mencionado no puede recogerse correctamente.

Si se toma una decisión después de la reunión en un mensaje privado, habrá que añadirla manualmente.

Lo mismo ocurre con una información que solo se sobreentiende o que nunca se ha formulado claramente.

La IA puede organizar lo que se ha dicho. No puede inventar lo que no se ha dicho.

Revisar y corregir un acta generada por IA

El acta generada debe considerarse una primera versión.

Antes de enviarla, sigue siendo necesario revisarla.

¿Qué hay que comprobar antes de enviar el acta?

Un usuario nos explica:

«en diez minutos, una vez terminada la reunión, reviso el acta que ha elaborado Leexi y después puedo reenviarla».

La revisión puede centrarse especialmente en cuatro puntos.

Las decisiones

Compruebe que las decisiones recogidas en el acta corresponden realmente a lo que se decidió.

Las tareas

Cada acción debe asignarse a la persona adecuada y los plazos deben corresponder a lo anunciado.

Los nombres y las cifras

Un nombre mal escrito, una fecha incorrecta o un importe equivocado se detectan rápidamente en un documento enviado a varias personas.

La información que no debe difundirse

No todo lo que se dice durante una reunión tiene necesariamente que aparecer en el documento final.

Por ejemplo, un comentario interno o un importe que aún se esté debatiendo pueden eliminarse antes del envío.

Identificar quién dijo qué

La identificación de las personas que hablan aparece en el 9 % de las 1 753 conversaciones que analizamos.

Nuestros usuarios nos señalan especialmente el problema de las actas en las que los participantes aparecen con nombres genéricos.

Un responsable de una administración local lo explica así:

«no tenemos que estar cambiando cada vez entre ponente 1 y ponente 2; sabemos que es el Sr. [nombre], lo hemos identificado».

El problema es especialmente visible en las reuniones presenciales, donde varias personas pueden hablar por el mismo micrófono.

Una directora cuenta, por ejemplo, que una prueba realizada con otra herramienta «no era nada satisfactoria» y se pregunta si se debía precisamente a que no se identificaba a las personas sentadas alrededor de la mesa.

En los usos que nos comunican nuestros clientes, aparecen dos soluciones: hacer una ronda nominal antes de empezar o utilizar la lista de participantes para recuperar correctamente los nombres.

¿Corregir el acta o modificar la plantilla?

No todos los errores requieren la misma corrección.

Un error puntual en un nombre puede corregirse directamente en el documento.

Pero si sus actas son sistemáticamente demasiado largas, demasiado cortas o siempre olvidan la misma información, es mejor modificar la plantilla utilizada para generarlas.

Así se corrige el problema una sola vez, en lugar de repetir la misma modificación después de cada reunión.

Un usuario resume así su nivel de tolerancia:

«hay pequeños errores, pero es lógico, sigue siendo un robot».

Por el contrario, un centro hospitalario nos explica que dejó de utilizar una herramienta porque los documentos requerían demasiadas correcciones:

«ya he visto actas que no tenían nada que ver, hasta tal punto que no la utilizamos».

La ventaja desaparece inevitablemente si el documento tiene que reescribirse por completo.

Hacer validar el acta antes de difundirla

No todas las reuniones requieren el mismo nivel de validación.

Algunas pueden compartirse rápidamente.

Otras deben ser revisadas por una persona concreta antes de que los participantes puedan recibir el documento.

Impedir el envío antes de la validación

Por ejemplo, un responsable de una administración local nos explica que algunas comisiones se graban, pero el acta no debe difundirse inmediatamente.

«antes de aprobar el acta, no queremos que se distribuya a los participantes»

A continuación, precisa:

«no queremos que el Sr. [nombre] la tenga inmediatamente, antes de que la hayamos revisado y validado correctamente».

En este caso, el acta puede generarse sin enviarse todavía.

Primero la revisa la persona responsable y después decide cuándo puede difundirse el documento.

¿Deben validarse todas las actas?

No.

El mismo usuario pone como ejemplo las reuniones internas en las que esta comprobación formal no es necesaria:

«a veces hacemos reuniones y no necesitamos comprobarlo».

Por tanto, el nivel de validación depende del contexto de la reunión y de las personas que recibirán el documento.

Un acta interna entre compañeros no sigue necesariamente el mismo circuito que un documento enviado a un cliente, a la dirección o a los miembros de una instancia oficial.

Redactar el acta oficial de un CSE, un consejo de administración o una junta general

En estas reuniones, la estructura del documento suele repetirse de una sesión a otra.

Por ejemplo, un usuario nos explica que el acta oficial «se envía a la reunión siguiente, en la que se aprueba», o que puede enviarse por correo electrónico entre dos reuniones para obtener su aprobación.

Otro nos precisa:

«el secretario de la sesión redacta un acta oficial. La estructura del acta es siempre la misma, los temas cambian».

Esta repetición permite precisamente crear una plantilla de acta adaptada a este tipo de reunión.

La estructura se mantiene, mientras que el contenido cambia en cada sesión.

Las normas relativas a la grabación de estas reuniones se detallan en nuestras páginas sobre la grabación de un comité de dirección y la grabación de un comité de seguimiento.

Informar a los participantes de que la reunión se está grabando

Los participantes deben ser informados antes de que comience la grabación.

Uno de nuestros usuarios indica la frase que utiliza:

«atención, grabo la reunión para poder elaborar después un acta».

Las normas aplicables según el tipo de reunión se detallan en nuestra página dedicada a la grabación de una reunión profesional y el RGPD.

Enviar y archivar el acta después de la reunión

Una vez listo el documento, todavía hay que hacerlo llegar al lugar adecuado.

Este es el tema que más se repite en las conversaciones que analizamos.

El 39 % de las 1 753 conversaciones analizadas con usuarios de Leexi hablan del envío del acta.

Las preguntas sobre la exportación aparecen, por su parte, en el 17 % de las conversaciones.

Evitar copiar y pegar después de cada reunión

Por ejemplo, un director nos describe su funcionamiento actual.

Alguien toma notas durante la reunión.

Después, estas notas pasan «por una herramienta de IA, Claude, Copilot».

A continuación, el acta obtenida se revisa para enviarla por correo electrónico a las personas implicadas.

La IA ya se utiliza, pero siguen siendo necesarias varias operaciones antes de obtener el documento final.

Una herramienta como Leexi, conectada directamente a la reunión, permite reducir estos pasos intermedios.

Enviar el acta por correo electrónico, en PDF o al CRM

El destino del acta depende de su uso.

Para los participantes o las personas ausentes, puede enviarse por correo electrónico.

Para un cliente, algunos de nuestros usuarios indican que prefieren enviar un documento separado. Uno de ellos explica que envía «directamente en PDF el acta completa».

En una reunión comercial, la información también puede enviarse al CRM.

Un usuario describe de forma muy sencilla el trabajo manual que se evita:

«cuando llego a la oficina, copio y pego en el CRM».

Leexi permite enviar la información a HubSpot, Salesforce, Pipedrive y Dynamics.

El funcionamiento se detalla en nuestra página sobre el rellenado automático del CRM después de una reunión.

Eliminar una grabación y su acta

La cuestión de la conservación de las reuniones también aparece en las conversaciones.

Por ejemplo, un usuario nos pregunta qué ocurre cuando «ya no queremos que Leexi conserve un registro de una llamada».

Las normas relativas a la eliminación y al periodo de conservación se detallan en el acuerdo de tratamiento de datos de Leexi.

Personalizar el acta según el tipo de reunión

Una reunión comercial, una reunión de equipo y un consejo de administración no necesitan el mismo documento.

Por tanto, la plantilla utilizada para generar el acta permite adaptar su estructura a cada uso.

Qué cambia la plantilla en el acta

Nuestros usuarios nos señalan que la configuración de la plantilla puede cambiar considerablemente el resultado obtenido.

Uno de ellos habla, por ejemplo, de un acta «hiperredundante que no me servía para nada».

Por tanto, el problema puede proceder menos de la transcripción que de las instrucciones dadas a la IA para construir el documento.

Si la plantilla solicita demasiados detalles, el acta puede volverse innecesariamente larga.

Si solicita demasiado pocos, es posible que no aparezca cierta información importante.

¿Qué apartados incluir en un acta?

Para una reunión de trabajo, se pueden incluir, entre otros:

• el contexto;
• las decisiones;
• las acciones;
• los temas que siguen pendientes.

El nivel de detalle depende después de la reunión.

Para una reunión semanal, puede bastar con un documento breve.

Para un consejo de administración, algunos de nuestros usuarios señalan que necesitan mucho más detalle.

Uno de ellos habla de «la exhaustividad de los debates, actas sólidas, sin pérdida de información durante el proceso».

La división también puede cambiar.

Por ejemplo, un usuario considera útil tener un acta «dividida en capítulos» para encontrar más fácilmente una parte concreta de la reunión.

Utilizar una plantilla diferente para cada tipo de reunión

Nuestros usuarios también nos señalan las diferencias de calidad cuando varias personas redactan las actas a su manera.

Un director de una asociación nos explica que, según quién dirija la reunión, los documentos son «demasiado sintéticos, insuficientes o reinterpretados».

Utilizar la misma plantilla para un mismo tipo de reunión permite mantener una estructura más estable.

Por ejemplo, las reuniones comerciales pueden incluir siempre los siguientes pasos.

Las reuniones de equipo pueden destacar las decisiones y las acciones.

Los consejos de administración pueden conservar una estructura más detallada.

Una plantilla demasiado detallada también puede plantear problemas

Añadir más apartados no significa que la IA siempre pueda completarlos.

El acta depende de lo que realmente se haya dicho durante la reunión.

Por ejemplo, un consultor nos explica que una plantilla que solicita información muy detallada sobre un servicio «nunca llegará a completarse» si esa información nunca se menciona oralmente.

Por tanto, la plantilla debe ser coherente con el contenido real de la reunión.

Las reuniones que requieren más atención

En las conversaciones que analizamos aparecen especialmente tres situaciones: las reuniones presenciales, las reuniones largas y las reuniones multilingües.

En conjunto, aparecen en 704 de las 1 753 conversaciones analizadas con usuarios de Leexi.

Elaborar el acta de una reunión presencial

Nuestros usuarios también buscan utilizar la toma de notas con IA cuando los participantes se encuentran en la misma sala.

Por ejemplo, una agencia nos explica que busca una solución que pueda utilizarse «durante las videoconferencias y también en las reuniones presenciales con nuestros clientes».

En las reuniones presenciales, varias personas suelen hablar por el mismo micrófono.

Algunos de nuestros usuarios colocan un teléfono en el centro de la mesa. Otros utilizan los micrófonos de la sala.

En ese caso, destacan especialmente dos aspectos: la calidad del audio y la identificación de las personas que hablan.

En particular, una ronda nominal antes de empezar puede ayudar a identificar a los distintos participantes.

El tema se desarrolla en nuestra guía sobre la toma de notas con IA durante una reunión presencial.

Elaborar el acta de una reunión de varias horas

Las reuniones largas también plantean problemas específicos.

Por ejemplo, recibimos los comentarios de un usuario cuya mañana completa se había transcrito en un acta de solo dos minutos.

Otro usuario nos informó de que había perdido la segunda parte de un taller después de una pausa para comer.

En este tipo de situaciones, es preferible crear dos grabaciones distintas en lugar de conservar una sola grabación pausada durante un periodo largo.

Elaborar el acta de una reunión en varios idiomas

Pueden estar implicados dos idiomas: el que se habla durante la reunión y aquel en el que se desea recibir el acta.

Por ejemplo, un usuario nos explica que, una vez generado el resumen, «se puede pedir que se traduzca al español o al inglés».

Por el contrario, una usuaria nos indicó que había recibido el acta en inglés. Después de solicitar una traducción, obtuvo un documento diferente del primero.

Por tanto, si se conoce de antemano el idioma deseado para el acta, es mejor definirlo directamente antes de la reunión.

El tema se desarrolla en nuestra guía para transcribir una reunión multilingüe.

Preguntas frecuentes sobre el acta de reunión con IA

¿Tiene el mismo valor un acta escrita por una IA que un acta redactada manualmente?

El uso de una IA para preparar el documento no elimina las normas de validación que ya se aplican a su reunión.

Si su organización establece que un acta debe revisarse antes de enviarse, este paso sigue siendo necesario.

En el caso de un acta oficial de un CSE, un consejo de administración o una junta general, también se mantiene el procedimiento previsto para su redacción y aprobación.

¿Hay que informar a los participantes de que la reunión se está grabando?

Sí.

Las personas presentes deben ser informadas antes de que comience la grabación.

Las normas concretas dependen del contexto de la reunión. Se detallan en nuestra guía sobre la grabación de reuniones profesionales y el RGPD.

¿Qué ocurre si la reunión cambia de idioma?

La transcripción recoge lo que se dice durante la reunión.

El idioma del acta, por su parte, depende de la configuración elegida para generarla.

Por tanto, si sabe en qué idioma desea recibir el documento, es mejor definirlo de antemano.

¿Se puede elaborar el acta de una reunión sin videoconferencia?

Sí.

La reunión puede grabarse desde un teléfono colocado sobre la mesa o desde el sistema de audio de la sala.

La calidad del resultado dependerá, entre otros factores, de la calidad del sonido grabado y de la identificación de las distintas personas que hablan.

¿Quién puede ver el acta?

Depende de los permisos y de las normas de uso compartido definidos para la reunión.

En las reuniones que requieren validación, el acta puede permanecer accesible únicamente para las personas encargadas de revisarla antes de su difusión.

¿Se puede enviar el acta directamente al CRM?

Sí, si el proceso se ha configurado de ese modo.

Esto permite, entre otras cosas, evitar copiar manualmente en el CRM la información que ya se ha proporcionado durante la reunión.

Cuando un acta contiene un importe, un plazo importante o información que debe transmitirse al cliente, una revisión antes del envío permite comprobar que los datos recogidos son correctos. Pruebe Leexi gratis