Glosario de la herramienta IA de toma de notas

Los términos que un profesional encuentra al elegir una herramienta IA de toma de notas, definidos de forma sencilla. Cada definición tiene de una a tres frases, escritas para ser usadas tal cual por buscadores o IA. Para dudas de compra, la FAQ cumplimiento y soberanía responde punto por punto; para ver estas piezas en acción, prueba Leexi en una de tus reuniones.

Producto y cuenta

Herramienta IA de toma de notas. Software que se une a tu reunión (videoconferencia, llamada o presencial), la transcribe y genera el resumen: decisiones, acciones, plazos. Escribe las notas por ti, no solo te ayuda a escribirlas. Más detalles en toma de notas por IA.

Notetaker. Término inglés común para herramienta IA de toma de notas. En Leexi, decimos «herramienta IA de toma de notas».

Cuenta (CR). Documento redactado tras la reunión: resumen, decisiones, tareas asignadas y plazos. Es el entregable, a diferencia de la transcripción cruda. Algunos herramientas de cuentas de reunión lo generan automáticamente.

Acta (PV). Cuenta formal de una instancia: junta directiva, asamblea, CSE, consejo municipal. Igual que un CR, pero con forma más estricta.

Transcripción. Texto palabra por palabra de lo dicho en la reunión. Base para el resumen, pero cruda: hay que depurarla para extraer lo esencial.

Identificación del hablante. Asignar cada fragmento de la transcripción a quien lo dijo. Permite saber quién asumió qué compromiso.

Resumen automático. Síntesis generada desde la transcripción: lo esencial de la reunión sin releer todo.

Plantilla de resumen. Modelo de cuenta adaptado a tipo de reunión, por ejemplo entrevista o cita comercial. El resumen destaca lo importante para ese tipo.

Biblioteca. Historial consultable de tus reuniones grabadas. Encuentras intercambios pasados sin abrir grabaciones.

Asistente (bot). Agente que se une a la reunión para grabar y transcribir. Visible en la reunión, como exige el EU AI Act.

Autorrelleno CRM. Completa automáticamente campos del CRM desde el resumen, sin reingreso. El resumen correcto se asocia a la ficha adecuada vía integraciones CRM y videoconferencia.

Presencial. Reunión en sala, frente a videoconferencia. Herramienta IA solo en video no capta estas; app móvil graba la sala.

Cumplimiento y soberanía

RGPD. Reglamento europeo de datos personales. Para herramienta IA, exige base legal para grabar, informar a participantes y controlar tiempo de conservación.

Base legal. Fundamento jurídico que autoriza grabar. Internamente, empleador puede usar interés legítimo tras balance y aviso; con externos, suele requerirse consentimiento explícito.

Consentimiento fechado. Prueba fechada de que participantes fueron informados y consintieron, guardada en registro exportable y configurable por equipo y país.

ISO 27001. Norma voluntaria de seguridad informática. No es obligación legal, pero es requisito en licitaciones B2B, grandes cuentas y sector público. Detalles en certificaciones, auditorías y cumplimiento.

ISO 42001. Norma para gestión de sistemas de IA. En Leexi, está en proceso.

NIS2. Directiva europea que impone seguridad legal a entidades «esenciales» e «importantes». Es la obligación legal, no ISO 27001, que es medio para cumplirla.

EU AI Act. Marco europeo de inteligencia artificial. Impone transparencia (asistente visible) y análisis de impacto para usos sensibles. Compromiso de Leexi con EU AI Act.

Cloud Act. Ley estadounidense que permite acceso a datos de empresas US aunque estén almacenados fuera. Por eso, AWS en Francia no basta para soberanía estricta.

Alojamiento soberano. Alojamiento que cumple tres condiciones: datacenters en Francia, entidad legal no sujeta a leyes extraterritoriales y control europeo.

HDS (Alojador de Datos de Salud). Certificación obligatoria para alojar datos personales de salud en Francia. Sin ella, herramienta no puede tratar datos para estructura sanitaria.

SecNumCloud. Calificación ANSSI que garantiza alto nivel de seguridad e inmunidad a leyes extraeuropeas. Principalmente para sector público y datos sensibles.

DPA (acuerdo de procesamiento de datos). Contrato que regula tratamiento de tus datos por proveedor. Es uno de los primeros documentos que un DPO pide antes de comprar.

Subcontratista. Proveedor que procesa datos para el proveedor principal. Lista de subcontratistas es prueba que comprador exige para mapear cadena de tratamiento.

No entrenamiento. Tus conversaciones no se usan para entrenar modelos IA. Primer punto que verifican equipos técnicos.

Circuito cerrado. Tratamiento donde modelo de lenguaje opera en entorno controlado, sin exponer datos a terceros. En Leexi, modelo corre vía Azure Francia, en circuito cerrado.

Cifrado en tránsito y reposo. Protección de datos durante transferencia y almacenamiento.

Schrems II / Data Privacy Framework. Marco legal que regula transferencias de datos personales UE-EEUU. Herramienta que aloja y procesa todo en EEUU depende de esto.

SOC 2. Informe de auditoría estadounidense, equivalente funcional a ISO 27001. Compradores piden uno u otro como prueba externa, no solo declaración.

DPIA / AIPD (análisis de impacto). Análisis de impacto en protección de datos, requerido para tratamientos sensibles. EU AI Act lo hace casi obligatorio antes de desplegar IA.

Pseudonimización y anonimización. Pseudonimizar: sustituir identificadores por códigos reversibles; anonimizar: hacer imposible identificar. Solo anonimización excluye dato del RGPD.

Datos personales (PII). Información que identifica persona directa o indirectamente. Transcripción suele contener nombres, cargos, comentarios.

Residencia de datos. Lugar físico donde se almacenan tus datos. Para Leexi, es Francia.

Bajo el capó: técnica

Reconocimiento vocal (ASR, speech-to-text). Conversión de voz a texto. Primera etapa: sin transcripción fiable, no hay resumen fiable.

Diarización. Nombre técnico para identificación del hablante: segmentar audio y asignar cada parte a la persona correcta. Permite saber «quién dijo qué».

Detección de actividad vocal (VAD). Detectar cuándo alguien habla para transcribir y omitir silencios y ruido.

Tasa de error de palabras (WER). Medida de calidad de transcripción: porcentaje de palabras mal transcritas. Más baja es mejor; suele diferenciar herramientas en francés y neerlandés.

Procesamiento de lenguaje natural (NLP). Técnicas que permiten a máquina analizar y generar lenguaje. Convierte transcripción cruda en resumen estructurado.

Gran modelo de lenguaje (LLM). Modelo IA que redacta resumen, decisiones y tareas desde transcripción. En Leexi, modelo OpenAI ejecutado vía Azure Francia, en circuito cerrado.

Prompt y plantilla de prompt. Instrucción al modelo para generar cuenta. Plantilla por tipo de reunión orienta resumen a lo importante.

RAG (generación aumentada por recuperación). Técnica donde modelo responde apoyado en documentos precisos, no solo memoria. En Leexi, «Ask Leexi» consulta historial de reuniones.

Resumen extractivo y abstractivo. Extractivo: se seleccionan frases textuales. Abstractivo: se reformula. Buen resumen combina ambos: decisión reformulada, cita exacta si es clave.

Alucinación. Cuando modelo genera información plausible pero falsa. En cuenta, riesgo a vigilar; por eso nada se envía sin tu revisión.

Vocabulario sectorial / diccionario personalizado. Añadir términos propios (productos, siglas, jerga) para que transcripción los escriba bien.

Latencia y tiempo real. Retraso entre lo dicho y transcripción. En tiempo real, transcripción aparece durante reunión, no después.

API y webhook. Puntos técnicos que envían cuenta automáticamente a otra herramienta (CRM, base de conocimientos) sin intervención humana.

Cifrado TLS y AES. TLS protege datos en transferencia, AES en almacenamiento. Es el sentido de «cifrado en tránsito y reposo».

Integraciones y despliegue

CRM. Herramienta que centraliza contactos y oportunidades (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Reto para herramienta IA es subir cuenta al lugar correcto.

VoIP. Telefonía por Internet (Aircall, Ringover). Permite captar y resumir llamadas, no solo videoconferencias.

SSO / SAML. Autenticación única que conecta herramienta al directorio de empresa. Su implementación suele ser por administrador IT.

Conexión al calendario. Enlace de herramienta con tu agenda (Outlook, Google Calendar), que permite al asistente unirse automáticamente a reuniones programadas.