Enregistrer un rendez-vous commercial : quelles règles RGPD ?

Vous enregistrez vos rendez-vous clients pour récupérer automatiquement le compte rendu et alimenter votre CRM sans avoir à tout ressaisir ? C'est possible. Mais un rendez-vous commercial n'est pas une réunion interne : la personne que vous enregistrez ne fait pas partie de votre organisation.

Cela change la base légale du traitement, mais aussi ce que vous devez lui expliquer avant de commencer l'enregistrement.

Peut-on enregistrer un rendez-vous commercial ?

Oui, à condition d'encadrer correctement le traitement.

Un enregistrement de rendez-vous peut contenir le nom de votre contact, sa fonction, ses objections, ses besoins ou encore ses engagements. Il s'agit donc bien d'un traitement de données personnelles au sens du RGPD.

Avant de mettre en place ce type d'enregistrement, vous devez notamment :

• obtenir l'accord de votre interlocuteur avant de commencer ;
• déterminer la base légale du traitement ;
• définir précisément pourquoi vous conservez l'enregistrement ;
• fixer une durée de conservation ;
• prendre en compte la copie éventuellement envoyée dans votre CRM ;
• permettre à votre interlocuteur d'exercer ses droits.

Il y a également un aspect pénal à ne pas négliger. Enregistrer une personne à son insu peut relever de l'article 226-1 du Code pénal, qui sanctionne le fait de porter volontairement atteinte à l'intimité de la vie privée en captant, enregistrant ou transmettant, sans son consentement, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel.

Dans la pratique, les commerciaux utilisent l'enregistrement pour différentes raisons : garder une trace précise des échanges, ne rien oublier, mieux suivre les engagements pris ou encore exploiter les informations apparues pendant le rendez-vous. Des utilisateurs interrogés par Leexi évoquent par exemple le besoin d'avoir « le record », de « verrouiller les échanges » ou de conserver les informations importantes apparues pendant les meetings.

Un enregistrement de rendez-vous est-il une donnée personnelle ?

Oui.

Le RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).

Dans un rendez-vous commercial, le compte rendu peut identifier votre contact par son nom, sa fonction ou certains éléments liés à sa situation.

L'enregistrement audio est donc concerné, mais pas seulement. La transcription et les informations extraites ou enregistrées dans le CRM le sont également.

Pourquoi le rendez-vous client est-il un cas à part ?

Parce que la personne enregistrée n'est pas votre salariée. Et surtout, le traitement ne s'arrête pas au moment où vous lancez l'enregistrement.

Le parcours ressemble plutôt à ceci :

enregistrer → transcrire → rédiger → envoyer dans le CRM → conserver → supprimer.

À chaque étape, les données peuvent donc être copiées, transmises ou consultées.

Votre interlocuteur n'a par ailleurs aucune raison de considérer qu'il accepte automatiquement d'être enregistré simplement parce qu'il participe à un rendez-vous commercial. Le cadre applicable aux réunions professionnelles est détaillé dans la page consacrée à l'enregistrement d'une réunion professionnelle.

Que contient un compte rendu de rendez-vous ?

Selon l'outil utilisé, plusieurs types de données peuvent être conservés :

• l'audio de la conversation ;
• la transcription ;
• le nom des différents intervenants ;
• la date du rendez-vous ;
• le compte rendu ;
• les besoins exprimés ;
• les objections ;
• les prochaines étapes.

Ces informations peuvent ensuite être envoyées dans votre CRM. Vous avez alors une deuxième copie des données dans un autre système.

Leexi propose par exemple des connexions avec onze CRM : HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics 365, Zoho, Sellsy, Odoo, Attio, Koban, Adminpulse et Tribe. Les champs de la fiche client peuvent notamment être complétés automatiquement.

---

Faut-il prévenir le client avant d'enregistrer ?

Oui.

L'information doit être donnée avant ou au moment où les données sont collectées. L'article 13 du RGPD précise qu'elle doit être fournie « au moment où les données en question sont obtenues ».

Pour un rendez-vous commercial, il faut toutefois distinguer deux choses : informer votre interlocuteur et obtenir son accord.

Le mail envoyé avant le rendez-vous

Il sert à informer, mais son contenu est important.

Lorsqu'un rendez-vous est planifié avec une invitation, l'invité peut recevoir un e-mail indiquant qu'un outil d'enregistrement ou de prise de notes participera à la réunion. C'est souvent la première information qu'il reçoit sur l'enregistrement.

Il faut donc vérifier précisément ce que dit ce message.

Un cas remonté par un commercial rattaché à une filiale illustre bien le problème : il demandait que l'e-mail mentionne sa propre société plutôt que la maison mère, car ses clients risquaient de ne pas connaître cette dernière.

L'identité du responsable du traitement fait partie des informations que la CNIL demande notamment d'indiquer.

Que se passe-t-il lorsque l'outil rejoint la réunion ?

Il peut annoncer l'enregistrement, mais il faut d'abord avoir configuré correctement son fonctionnement.

Un client demandait par exemple que l'outil « n'entre pas dans la réunion sans demander la permission ». Sur un rendez-vous commercial, son arrivée avant même que vous ayez demandé l'accord peut donner l'impression que l'enregistrement est automatique.

Le réglage de l'admission doit donc être vérifié avant le rendez-vous.

Que faut-il dire au client ?

La CNIL indique que « les salariés ainsi que les interlocuteurs (clients, par exemple) doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».

En pratique, votre interlocuteur doit comprendre simplement :

qui enregistre → pourquoi → ce qui est enregistré → ce qui sera fait des données.

La CNIL précise également que les interlocuteurs doivent être informés de leur droit d'opposition avant la fin de la conversation téléphonique.

Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?

Oui.

Il faut distinguer l'enregistrement lui-même du traitement qui intervient ensuite.

Dans le premier cas, vous captez la conversation. Dans le second, l'IA peut transcrire cette conversation et produire automatiquement un compte rendu.

Le règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que les personnes physiques qui interagissent directement avec certains systèmes d'IA doivent être informées qu'elles interagissent avec un système d'IA. Cette obligation s'applique depuis le 2 août 2026 et concerne notamment les fournisseurs des systèmes. De votre côté, votre obligation d'information relève du RGPD et de la doctrine de la CNIL.

Une formulation simple peut suffire :

« J'enregistre notre échange et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »

Que faire si le client arrive en retard, ou refuse ?

S'il refuse, vous arrêtez l'enregistrement. S'il arrive en retard, vérifiez que l'outil d'enregistrement est toujours présent dans la réunion.

Le problème peut se produire lorsque le commercial rejoint la réunion à l'heure, mais que le prospect n'est pas encore arrivé. Si la caméra et le micro sont coupés pendant l'attente, l'outil peut considérer que la réunion est inactive et quitter automatiquement la visioconférence après quelques minutes.

Un responsable expliquait ainsi que l'outil quittait la réunion après dix minutes d'inactivité, alors que sa commerciale était simplement en train d'attendre son prospect.

Le prospect peut ensuite rejoindre la réunion, mais l'outil n'est plus là pour enregistrer l'échange. Il faut donc vérifier le délai d'inactivité afin qu'il reste présent jusqu'à l'arrivée du prospect.

Une fois le prospect arrivé, vous lui annoncez l'enregistrement et demandez son accord avant de commencer.

Lorsqu'un nouveau participant rejoint une réunion déjà commencée, il doit également être informé avant de prendre la parole.

---

Quelle base légale utiliser pour enregistrer un rendez-vous ?

Dans le contexte commercial décrit ici, le consentement est le fondement le plus adapté.

Votre interlocuteur est extérieur à votre organisation. L'intérêt légitime peut davantage correspondre à certains traitements internes, mais le rendez-vous commercial implique directement une personne extérieure.

C'est également ce que l'on retrouve dans les usages remontés par les prospects de Leexi : certains expliquent vouloir tester l'outil « avec bien sûr l'accord du client ».

Pourquoi le consentement plutôt que l'intérêt légitime ?

Parce que votre interlocuteur doit pouvoir refuser sans conséquence pour lui.

Le RGPD définit le consentement comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (article 4, point 11).

Dans le cadre d'un rendez-vous commercial, cette condition de liberté peut être respectée si le client peut réellement dire non.

Comment prouver le consentement ?

C'est à vous, en tant que responsable du traitement, de pouvoir démontrer que la personne a bien donné son accord.

L'article 7, paragraphe 1, du RGPD précise que le responsable du traitement doit « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement ».

Un accord donné oralement au début du rendez-vous peut apparaître directement dans l'enregistrement. Un consentement horodaté par l'outil permet également de conserver une preuve distincte.

Le client peut-il revenir sur son accord ?

Oui.

Le RGPD prévoit qu'« il est aussi simple de retirer que de donner son consentement » (article 7, paragraphe 3).

Si votre interlocuteur retire son consentement, vous devez donc traiter cette demande, notamment en supprimant l'enregistrement lorsque cela est requis.

Peut-on enregistrer un prospect qui ne vous connaît pas encore ?

Oui, dans les mêmes conditions.

Le fait qu'il s'agisse d'un premier contact ne change pas le principe. La demande d'accord doit simplement intervenir au début de l'échange, avant de lancer l'enregistrement.

---

Combien de temps conserver l'enregistrement d'un rendez-vous ?

Aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité prévue, mais pas plus longtemps.

Le RGPD impose que les données soient « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).

Dans le cas commercial, il faut cependant regarder au-delà de l'audio : le compte rendu peut également être conservé dans le CRM.

Combien de temps conserver l'audio ?

Pour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».

La bonne question à vous poser est donc :

À partir de quel moment l'audio ne m'est-il plus utile ?

Chez Leexi, la conservation par défaut est fixée par l'accord de traitement à deux ans maximum, avec la possibilité de la réduire sur demande ou dans les paramètres (article 9.1). En fin de contrat, les données sont restituées ou supprimées conformément à l'article 11.2.

Combien de temps conserver le compte rendu dans le CRM ?

La CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».

La durée réellement applicable dépend toutefois de votre politique de gestion de la relation client.

Il faut surtout retenir un point : le compte rendu envoyé dans le CRM suit la politique de conservation du CRM, pas celle de l'outil qui a généré le compte rendu.

Vous devez donc aligner les deux systèmes.

Que faire du lien de replay envoyé au client ?

Le lien de replay doit lui aussi avoir une durée de vie.

Un lien permettant de revoir l'enregistrement constitue un moyen d'accéder à la donnée. Sa durée de validité fait donc partie du sujet de la conservation et du contrôle des accès.

Des commerciaux ont notamment rencontré des problèmes avec des liens de replay expirés qu'ils souhaitaient renvoyer à des prospects.

L'expiration d'un lien n'est donc pas nécessairement un problème : elle permet justement de limiter l'accès dans le temps.

Définissez simplement combien de temps le client doit pouvoir revoir la réunion. Lorsque l'audio n'est plus nécessaire, le compte rendu peut être partagé seul.

Que faire des rendez-vous qui n'ont pas abouti ?

Un prospect qui ne devient finalement pas client conserve ses droits.

Vous ne pouvez donc pas conserver indéfiniment ses données simplement parce que le rendez-vous a été enregistré. La conservation doit rester liée à la finalité définie.

---

Qui peut accéder à l'enregistrement d'un rendez-vous ?

Les personnes qui en ont réellement besoin pour leur travail.

Cela peut notamment être le commercial qui a mené le rendez-vous, son responsable ou les personnes qui reprennent le dossier.

Dans Leexi

La gestion des accès se fait notamment par équipe et par dossier.

Les demandes des utilisateurs montrent l'importance de cette distinction : certains veulent qu'un rendez-vous soit accessible à l'équipe qui reprend le dossier, tandis que d'autres cherchent à contrôler précisément quels appels sont visibles par quels collaborateurs.

Les règles d'accès doivent donc être définies avant que les enregistrements commencent à circuler.

Dans le CRM

Les droits du CRM prennent le relais.

Lorsqu'un compte rendu est envoyé dans HubSpot ou Salesforce, il est soumis aux droits associés à la fiche concernée.

Il faut donc vérifier la façon dont les deux systèmes communiquent. Des problèmes de liens HubSpot ou de réunions créées en double montrent qu'une mauvaise synchronisation peut également conduire à dupliquer les données.

Et une fiche client dupliquée, c'est potentiellement une donnée personnelle dupliquée.

Et si les comptes rendus sont stockés sur un drive ?

C'est souvent à cet endroit que le contrôle devient plus compliqué.

Un responsable signalait par exemple que les comptes rendus étaient envoyés vers le drive personnel de chaque commercial et souhaitait les centraliser sur le drive de l'entreprise.

Un document conservé dans l'espace personnel d'un commercial peut sortir de la politique d'accès prévue par l'organisation. Il peut également rester accessible après son départ.

Quelques précautions simples :

• utiliser un espace partagé comme destination par défaut ;
• limiter l'accès aux personnes qui travaillent réellement sur le dossier ;
• vérifier régulièrement où sont stockés les comptes rendus, notamment après une modification des paramètres.

Faut-il chiffrer les données ?

La sécurité doit être proportionnée au risque.

L'article 32 du RGPD demande la mise en place de « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque », et cite notamment la pseudonymisation et le chiffrement des données personnelles.

---

Quels sont les droits de votre interlocuteur ?

Une personne dont la voix, la transcription ou les informations personnelles sont enregistrées bénéficie des droits prévus par le RGPD.

Leexi a notamment reçu, sur la période étudiée, deux demandes d'effacement provenant de participants extérieurs à l'organisation qui enregistrait les réunions.

Le cas commercial est donc bien concerné.

Peut-il demander l'accès à ses données ?

Oui.

L'article 15 du RGPD donne à la personne concernée « le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées ».

La demande peut concerner l'audio, la transcription ou encore le compte rendu.

Dans beaucoup de cas, les commerciaux envoient déjà le compte rendu au client, ce qui permet de répondre à une partie de la demande de manière assez simple.

Peut-il demander une rectification ?

Oui.

L'article 16 du RGPD prévoit que la personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes ».

C'est particulièrement important lorsqu'une IA intervient dans la transcription.

Une transcription automatique peut par exemple se tromper sur :

• un nom propre ;
• un montant ;
• une échéance ;
• une objection ;
• l'identité de la personne qui parle.

Peut-il demander l'effacement ?

Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.

L'article 17 prévoit que la personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant ».

La demande doit cependant être examinée en fonction de la finalité du traitement et des éventuelles obligations légales de conservation.

Peut-il s'opposer à l'enregistrement ?

Oui. Dans un rendez-vous commercial, cela peut simplement prendre la forme d'un refus avant ou pendant l'échange.

L'article 21, paragraphe 1, du RGPD prévoit un droit d'opposition à certains traitements fondés sur l'article 6, paragraphe 1, points e) ou f).

Concrètement, si votre interlocuteur refuse l'enregistrement, vous arrêtez l'enregistrement et vous prenez vos notes vous-même.

Peut-on transmettre son enregistrement à un tiers ?

Pas si cette utilisation n'a pas été prévue dans la finalité annoncée.

Un responsable demandait par exemple s'il pouvait extraire un enregistrement vocal pour le transmettre à un tiers afin d'obtenir un regard critique sur le discours de ses commerciaux.

La formation des commerciaux peut constituer une finalité, mais dans ce cas la voix du client quitte votre organisation.

Il faut donc que cette utilisation soit annoncée au client au moment où vous demandez son accord.

Dans quel délai devez-vous répondre ?

En principe, dans un délai d'un mois.

L'article 12, paragraphe 3, du RGPD prévoit que le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande ».

---

Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?

L'IA ajoute une étape supplémentaire au traitement classique d'un enregistrement.

Le fonctionnement peut être résumé ainsi :

audio → transcription → analyse → compte rendu → fiche CRM.

Que fait concrètement l'IA ?

Selon l'outil et sa configuration, elle peut :

• transcrire l'échange ;
• identifier les différents intervenants ;
• extraire les besoins exprimés ;
• relever les objections ;
• produire un compte rendu ;
• remplir automatiquement certains champs de la fiche client.

Dans quelle langue arrive le compte rendu ?

Dans la langue configurée dans l'outil.

Ce réglage mérite d'être vérifié avant le premier envoi automatique vers le CRM.

Plusieurs cas rencontrés en janvier montrent le problème : comptes rendus en anglais alors que le rendez-vous était en français, résumés envoyés en anglais dans Zoho, rendez-vous en allemand avec un résumé en anglais ou encore compte rendu en anglais dans HubSpot.

Si le contact ou l'équipe commerciale ne lit pas la langue utilisée, l'erreur peut ensuite se retrouver directement dans la fiche client.

Quel modèle de compte rendu utiliser ?

Le modèle doit correspondre au type de rendez-vous.

Une réunion terrain ne produit pas forcément les mêmes informations qu'une visioconférence commerciale.

Le template doit donc être choisi en fonction du rendez-vous et idéalement figé une fois validé.

Les demandes remontées par les utilisateurs montrent ce qui peut arriver autrement : modèle qui reprend tous les interlocuteurs alors qu'il ne le devrait pas, structure qui change alors qu'elle avait été validée, note trop longue dans Dynamics, structure différente de celle attendue ou encore nom de produit remplacé par celui d'une autre société.

Le modèle détermine finalement quelles informations sont extraites et conservées dans la fiche client.

Où sont stockées les données ?

C'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.

Chez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi.

Les dix sous-traitants de Leexi sont identifiés dans l'article 6.1 de son accord de traitement des données, avec leur rôle et leur zone d'hébergement.

Qui traite les données ?

Le fournisseur de l'outil intervient comme sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.

Le CRM constitue également un autre sous-traitant, puisque le compte rendu y est ensuite transmis et conservé.

Le dossier de conformité de Leexi détaille sa propre chaîne de traitement.

Dans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.

Faut-il un DPA avec le fournisseur ?

Oui, lorsque le fournisseur agit en tant que sous-traitant.

L'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement ».

Ce contrat doit notamment définir l'objet et la durée du traitement, sa nature et sa finalité, les types de données concernés, les catégories de personnes concernées ainsi que les obligations et droits du responsable du traitement.

Le DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026. Il prévoit notamment une conservation par défaut de deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres, ainsi que la restitution ou la suppression des données à la fin du contrat. Une notification d'une violation de données est également prévue sous 24 heures. Le détail des articles utiles à un dossier d'achat est repris dans la page consacrée à l'accord de traitement des données.

L'IA utilise-t-elle vos conversations pour entraîner ses modèles ?

Cela dépend du fournisseur.

Chez Leexi, les conversations ne servent pas à entraîner les modèles, quel que soit le compte.

Cet engagement est indiqué dans la politique de confidentialité et dans la FAQ conformité. Le sujet est également détaillé dans la page consacrée au non-entraînement de l'IA sur les réunions.

---

Comment demander l'accord d'un client avant d'enregistrer ?

L'e-mail envoyé avant le rendez-vous permet de prévenir votre interlocuteur. Mais au moment de commencer la réunion, il faut également demander clairement son accord.

Il n'est pas nécessaire de transformer cette demande en long discours juridique. Une phrase simple et compréhensible suffit.

En ouverture de rendez-vous

« Avant qu'on entre dans le sujet : est-ce que vous êtes d'accord pour que j'enregistre notre échange ? Un assistant IA me rédige le compte rendu, ça m'évite de prendre des notes pendant qu'on se parle. Je vous l'envoie si vous le souhaitez. »

Pour un rendez-vous chez le client

« Je vous préviens : j'enregistre depuis mon téléphone et le compte rendu est rédigé automatiquement. Il reste interne à mon équipe. Est-ce que ça vous convient ? »

Pour un rendez-vous à plusieurs côté client

« Je précise pour tout le monde : la réunion est enregistrée et un assistant IA rédige le compte rendu. Si l'un d'entre vous préfère que je coupe, dites-le maintenant. »

---

Quelles sont les erreurs à éviter ?

1. Demander l'accord après avoir commencé l'enregistrement

L'ordre des étapes compte.

L'information doit être donnée avant ou au moment de la collecte des données. Il faut donc demander l'accord avant de lancer l'enregistrement.

2. Considérer que l'invitation vaut accord

L'e-mail envoyé avant le rendez-vous informe le client. Il ne doit pas être considéré comme le consentement lui-même.

3. Ne pas vérifier que l'outil est bien présent dans la réunion

C'est un problème très concret.

Des utilisateurs ont signalé que leur outil d'enregistrement ne rejoignait parfois pas les rendez-vous, qu'il se déconnectait de manière inattendue ou qu'il arrivait avec plusieurs minutes de retard.

Dans certains cas, l'outil était bien présent dans Teams mais les notes ne remontaient ensuite ni dans le CRM ni dans Leexi.

Vous pouvez donc avoir annoncé au client qu'il allait être enregistré alors que l'enregistrement n'a finalement pas eu lieu.

4. Laisser les comptes rendus dans les espaces personnels

Un compte rendu envoyé sur le drive personnel d'un commercial sort potentiellement de la politique d'accès de l'entreprise.

Il faut savoir où les documents sont stockés et qui peut réellement y accéder.

5. Envoyer un compte rendu dans la mauvaise langue au CRM

Plusieurs cas ont été signalés en janvier.

Le problème est simple : la fiche client peut alors contenir un texte que le commercial suivant ne comprend pas ou ne relit pas.

6. Enregistrer un rendez-vous depuis l'application sans pouvoir vérifier qu'il est bien conservé

Des cas de rendez-vous individuels enregistrés depuis l'application puis perdus ont également été signalés.

Le problème est particulièrement gênant lorsque le client avait bien donné son accord : la réunion a eu lieu, l'enregistrement était autorisé, mais il n'en reste finalement rien.

---

Comment enregistrer un rendez-vous avec Leexi ?

Une fois le cadre RGPD défini, la mise en place de l'outil reste assez simple.

1. Inviter l'outil de prise de notes

Leexi peut rejoindre vos rendez-vous Teams, Meet et Zoom depuis votre agenda.

Pour un rendez-vous chez le client, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile. Les règles spécifiques à l'enregistrement en présentiel s'appliquent alors.

2. Prévenir le client

L'e-mail d'information est envoyé avant le rendez-vous.

Son contenu et son activation peuvent être configurés dans les paramètres, notamment avec le nom de votre société.

3. Choisir le modèle de compte rendu

Le compte rendu peut notamment reprendre les besoins exprimés, les objections, les décisions et les prochaines étapes.

Le modèle est choisi selon le type de rendez-vous, par exemple pour un rendez-vous terrain ou une visioconférence.

4. Envoyer le compte rendu dans le CRM

Le compte rendu et les tâches peuvent être synchronisés avec HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics 365 et sept autres CRM, puis associés au bon contact.

Le fonctionnement complet est présenté sur la page prise de notes IA pour les commerciaux.

Les appels téléphoniques suivent un fonctionnement similaire. Une intégration Google Drive et une API permettent également d'utiliser d'autres destinations.

5. Partager, puis supprimer

Le replay peut être partagé par lien, avec une durée de validité.

Lorsque l'audio n'est pas nécessaire, vous pouvez simplement transmettre le compte rendu.

La réunion peut être supprimée depuis la bibliothèque et les informations présentes dans la fiche peuvent être traitées depuis le CRM.

6. Contrôler les données

Leexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, ainsi que le chiffrement des données en transit et au repos.

L'entreprise indique également que les conversations ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles.

---

Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?

Les questions de conformité ne sont qu'une partie du problème.

Sur 1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026, 9 concernent l'enregistrement d'un rendez-vous commercial, tandis que 176 portent sur la connexion avec un CRM.

Les difficultés les plus fréquentes concernent l'outil qui ne rejoint pas la réunion, le compte rendu qui n'arrive pas ou qui arrive au mauvais endroit, la langue utilisée ou encore un modèle de compte rendu qui ne correspond pas au rendez-vous.

Le rendez-vous commercial apparaît par ailleurs dans 550 démonstrations sur la même période.

Cela permet de voir le problème sous un autre angle.

La vraie question n'est pas seulement : « Ai-je le droit d'enregistrer ? »

Il faut aussi savoir :

où va le compte rendu → qui peut le voir → dans quelle fiche il est enregistré → comment il sera supprimé.

---

Enregistrer un rendez-vous commercial : ce qu'il faut retenir

Avant d'enregistrer un rendez-vous, vérifiez ces six points :

• Accord : votre interlocuteur a-t-il clairement dit oui avant le début de l'enregistrement ?
• Finalité : savez-vous pourquoi vous conservez cet enregistrement ?
• Base légale : avez-vous bien déterminé le fondement juridique du traitement ?
• Conservation : savez-vous combien de temps vous garderez l'audio, le compte rendu et les données présentes dans le CRM ?
• Accès : les comptes rendus sont-ils stockés dans un espace maîtrisé par l'entreprise ?
• Sous-traitants : savez-vous quels prestataires traitent les données, y compris votre CRM ?

Et si une IA intervient, ajoutez un septième point :

Votre client sait-il qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire automatiquement le compte rendu ?

Questions fréquentes

Faut-il l'accord du client, et à quel moment ?

Oui. Pour une personne extérieure à votre organisation, le consentement est le fondement présenté ici comme le plus adapté. La demande doit être faite à l'oral au début du rendez-vous, avant de lancer l'enregistrement.

L'e-mail envoyé avant la réunion sert à informer. Il ne doit pas être considéré comme le consentement lui-même.

Que faire si le client refuse en cours de rendez-vous ?

Vous arrêtez l'enregistrement et vous prenez des notes.

Le RGPD prévoit qu'« il est aussi simple de retirer que de donner son consentement » (article 7, paragraphe 3). La demande doit donc être prise en compte et, lorsque cela est nécessaire, les données enregistrées doivent être supprimées.

Le refus ne doit pas avoir de conséquence sur la relation commerciale.

Le compte rendu envoyé dans le CRM est-il soumis aux mêmes règles ?

Oui.

Il s'agit toujours de données personnelles, mais elles se trouvent désormais dans un deuxième système, avec ses propres règles d'accès et de conservation.

Votre CRM constitue donc un sous-traitant supplémentaire au sens de l'article 28. Et si vous supprimez l'enregistrement original sans traiter la fiche CRM, les données peuvent toujours exister ailleurs.

Peut-on faire écouter l'enregistrement d'un client à un tiers ?

Pas si cette utilisation n'a pas été prévue dans la finalité annoncée au client.

La formation des commerciaux peut constituer une finalité admise par la CNIL, mais la voix du client est alors transmise en dehors de votre organisation.

Cette utilisation doit donc être annoncée lorsque vous demandez l'accord.

Combien de temps garder l'enregistrement d'un prospect qui n'a pas signé ?

Pas plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité poursuivie, conformément au principe de limitation de la conservation prévu par le RGPD.

La CNIL retient six mois pour l'audio et un an pour les documents d'analyse dans le cadre des appels au travail.

Chez Leexi, la conservation par défaut peut aller jusqu'à deux ans, avec une possibilité de réduction dans les paramètres. La fiche CRM, elle, suit sa propre politique de conservation.

Que faire si l'outil d'enregistrement a quitté la réunion avant l'arrivée du prospect ?

Il faut vérifier le délai d'inactivité avant le premier rendez-vous.

Par défaut, l'outil peut quitter une réunion vide après quelques minutes. Si votre commercial attend le prospect avec sa caméra et son micro coupés, il peut donc partir avant son arrivée.

Le prospect peut alors rejoindre la réunion sans que l'outil soit encore présent pour enregistrer la conversation.

Il faut donc prévoir un délai suffisamment long pour que l'outil reste dans la réunion jusqu'à l'arrivée du prospect.

Vérifiez également que l'outil est configuré pour attendre l'admission avant d'entrer dans la réunion.

Le compte rendu peut-il arriver dans la langue du client dans le CRM ?

Oui, si la langue du compte rendu est correctement configurée.

Elle doit être vérifiée avant le premier envoi automatique vers le CRM.

Un compte rendu rédigé dans une langue que le contact ou l'équipe commerciale ne lit pas risque de rester sans relecture. Or une transcription automatique peut contenir des erreurs et le droit de rectification prévu par l'article 16 du RGPD suppose que ces informations puissent être corrigées.

Essayez Leexi gratuitement