Protokoll einer Besprechung mit KI: erstellen, prüfen und verteilen

Die Besprechung ist beendet, doch wichtige Entscheidungen müssen noch gefunden, das Protokoll verfasst, Aufgaben zugewiesen und Informationen an die richtigen Personen gesendet werden.

Oft beginnt hier der mühsamste Teil.

Man muss seine Notizen durchgehen, überprüfen, was beschlossen wurde, herausfinden, wer was tun soll, manchmal eine Passage erneut anhören und anschließend alles sauber aufbereiten, bevor das Protokoll endlich verschickt werden kann.

Mit einem KI-Tool zur Notizerstellung kann ein großer Teil dieser Arbeit automatisch vorbereitet werden.

Das Tool zeichnet die Besprechung auf, transkribiert sie und erstellt auf Grundlage des Gesagten ein erstes Protokoll. Sie erhalten so die während des Austauschs genannten Entscheidungen, Maßnahmen, Verantwortlichen und Fristen.

Anschließend muss das Dokument noch gelesen, bei Bedarf korrigiert und je nach Art der Besprechung vor dem Versand freigegeben werden.

Was ist ein von KI erstelltes Besprechungsprotokoll?

Am Ende einer Besprechung kann ein KI-Tool zur Notizerstellung zwei verschiedene Dokumente erstellen.

Die Transkription gibt das Gesagte in der richtigen Reihenfolge und mit den verschiedenen Sprechern wieder.

Sie ist vor allem hilfreich, wenn man einen Satz wiederfinden, eine Passage überprüfen oder genau nachvollziehen möchte, was gesagt wurde.

Das Protokoll enthält die Informationen, die nach der Besprechung festgehalten werden sollen: die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen, zugewiesenen Aufgaben und angekündigten Fristen.

In der Regel ist es dieses Dokument, das Sie noch einmal lesen und anschließend teilen.

Unsere Nutzer weisen uns übrigens auf diesen Unterschied zwischen den beiden Formaten hin. Einer von ihnen sagt, die Transkription „kann interessant sein, wenn man etwas wiederfinden möchte, aber nicht direkt nutzbar ist“.

Die Transkription ermöglicht also die Rückkehr zu den Gesprächen. Das Protokoll dient dazu, daraus ein direkt nutzbares Dokument zu erstellen.

Protokoll, Transkription, Sitzungsniederschrift, Entscheidungsübersicht: die Unterschiede

Alle diese Dokumente gehen aus einer Besprechung hervor, erfüllen aber nicht denselben Zweck.

Ein Protokoll gibt die wichtigen Gespräche einer Arbeitsbesprechung wieder.

Eine Entscheidungsübersicht fasst stärker zusammen und hält vor allem die getroffenen Entscheidungen sowie die zu erledigenden Aufgaben fest.

Eine Sitzungsniederschrift betrifft formellere Sitzungen, etwa eines CSE, eines Verwaltungsrats oder einer Hauptversammlung. Ihre Struktur ist in der Regel im Voraus festgelegt, und das Dokument muss häufig genehmigt werden.

Unsere Nutzer unterscheiden diese Formate ebenfalls klar. Einer spricht auf der einen Seite vom „normalen Protokoll“ und auf der anderen von der „Zusammenfassungsoption dieser Besprechung“.

Welches Dokument erstellt werden soll, hängt daher vor allem von der Art der Besprechung und der Person ab, die es lesen muss.

Wie die KI nach der Besprechung ein Protokoll erstellt

Nach dem Ende der Besprechung wird die Audiodatei in eine Transkription umgewandelt.

Anschließend nutzt die KI diese Transkription, um das Protokoll nach der von Ihnen gewählten Struktur vorzubereiten.

Bei einer Teambesprechung können beispielsweise Entscheidungen, zu erledigende Aufgaben, Verantwortliche und Fristen hervorgehoben werden.

Bei einem Kundentermin kann die Struktur eher die geäußerten Bedürfnisse, besprochenen Punkte und nächsten Schritte enthalten.

Das Protokoll steht anschließend in Ihrem Bereich zur Verfügung und kann entsprechend den gewählten Einstellungen versendet werden.

Was unsere Nutzer mit ihrem Protokoll erreichen möchten

Um zu verstehen, welche Themen rund um das Protokoll tatsächlich wiederkehren, haben wir 1.753 Gespräche mit Leexi-Nutzern zwischen Januar und Juni 2026 analysiert, die aus Demonstrationen, Begleitungen und schriftlichem Austausch stammen.

Dies sind die Themen, die wir am häufigsten gefunden haben.

Diese Zahlen stammen aus der Analyse von 1.753 Gesprächen mit Leexi-Nutzern zwischen Januar und Juni 2026. Sie spiegeln die Themen wider, die in unseren eigenen Gesprächen mit unseren Nutzern aufgetreten sind, und repräsentieren nicht den gesamten Markt.

Aus diesen Gesprächen geht hervor, dass das Problem nicht mit der Erstellung der Zusammenfassung endet.

Unsere Nutzer sprechen auch häufig über das, was danach kommt: An wen soll das Dokument gesendet werden, wie liest man es gegen, in welcher Form teilt man es und wie findet man Entscheidungen und Aufgaben schnell wieder?

Wie viel Zeit nimmt ein von Hand verfasstes Protokoll in Anspruch?

Unsere Nutzer berichten regelmäßig von der Zeit, die sie nach der Besprechung benötigen, um das endgültige Dokument zu erstellen.

In einer Gebietskörperschaft erklärt eine Führungskraft beispielsweise, dass eine Sitzungsniederschrift „genauso lange dauern kann wie die Sitzung“ selbst.

In einem Dienstleistungsunternehmen spricht ein Direktor von „20 bis 30 Minuten für die Formatierung des Protokolls und den Versand an die verschiedenen Beteiligten“.

In einem medizinisch-sozialen Verein nimmt die Sekretärin an der Verwaltungsratssitzung teil und muss anschließend die Aufzeichnung erneut durchgehen, um das Dokument vorzubereiten.

Ihr Direktor beschreibt diesen Schritt als „eine zweite Besprechung noch einmal über sich ergehen lassen zu müssen“ und spricht von „8 Stunden, die zu nichts dienen“.

Die Dauer ist natürlich je nach Besprechung unterschiedlich. Diese Rückmeldungen zeigen jedoch dasselbe Problem: Nach dem Ende der Besprechung bleibt noch Arbeit, um die Gespräche in ein nutzbares Dokument zu verwandeln.

Wer muss das Protokoll vor dem Versand freigeben?

Unsere Nutzer berichten auch von Situationen, in denen das Protokoll nicht sofort versendet werden kann.

In einer Gebietskörperschaft gilt beispielsweise die Regel, dass für jede Besprechung eine verantwortliche Person bestimmt wird, die das Protokoll vor seiner Verteilung freigibt.

Im selben Gespräch räumt deren Stellvertreter jedoch ein, dass es „in der Praxis nicht so funktioniert“.

Der Vorteil eines automatisch erstellten Protokolls besteht dann darin, der verantwortlichen Person eine erste Version zur Prüfung vorzulegen, anstatt sie alles von Grund auf verfassen zu lassen.

Wie sieht ein gutes, von KI erstelltes Besprechungsprotokoll aus?

Ein nützliches Protokoll muss ermöglichen, schnell zu finden, was aus der Besprechung wichtig ist.

Entscheidungen, Aufgaben und Fristen

Zu den Anforderungen, die unsere Nutzer regelmäßig nennen, gehört die Notwendigkeit, genau zu wissen, was nach der Besprechung erledigt werden muss.

Eine Führungskraft in einem Krankenhaus formuliert es so:

„eine Übersicht der Maßnahmen, wissen, wer was macht, wer was erledigen muss, wer was abliefern muss und ob gegebenenfalls Ergebnisse zu erstellen sind“.

Ein Protokoll kann insbesondere Folgendes enthalten:

• die getroffenen Entscheidungen;
• die durchzuführenden Maßnahmen;
• die verantwortliche Person;
• die während der Besprechung angekündigten Fristen.

Es geht nicht nur darum, das Gespräch zusammenzufassen, sondern den betroffenen Personen zu ermöglichen, die nächsten Schritte schnell wiederzufinden.

Das Protokoll zum Verfassen der Nachfass-E-Mail nutzen

Unsere Nutzer berichten außerdem, dass das Protokoll häufig als Grundlage für weitere Aufgaben dient.

Nach einem Kundentermin kann es beispielsweise zur Vorbereitung der an den Kunden gesendeten E-Mail verwendet werden.

Ein Vertriebsmitarbeiter erklärt, der Vorteil bestehe darin, die benötigten Informationen „aus dem Protokoll herauszuholen“, um seine Follow-up-Nachricht zu schreiben.

Das Protokoll wird dadurch zu einer Arbeitsgrundlage für die nächsten Schritte und nicht nur zu einem Archivdokument.

Was die KI nicht in das Protokoll aufnehmen kann

Das Protokoll wird auf Grundlage dessen erstellt, was während der Besprechung gesagt wurde.

Eine Information, die nie erwähnt wurde, kann daher nicht korrekt übernommen werden.

Wird eine Entscheidung erst nach der Besprechung in einer privaten Nachricht getroffen, muss sie manuell hinzugefügt werden.

Dasselbe gilt für eine Information, die nur angedeutet oder nie klar formuliert wurde.

Die KI kann das Gesagte ordnen. Sie kann nichts erfinden, was nicht gesagt wurde.

Ein von KI erstelltes Protokoll lesen und korrigieren

Das erstellte Protokoll sollte als erste Version betrachtet werden.

Vor dem Versand ist eine Prüfung weiterhin erforderlich.

Was muss vor dem Versand des Protokolls überprüft werden?

Ein Nutzer erklärt uns:

„Innerhalb von zehn Minuten, sobald die Besprechung beendet ist, lese ich das von Leexi erstellte Protokoll gegen und kann es anschließend weiterleiten.“

Die Prüfung kann sich insbesondere auf vier Punkte beziehen.

Die Entscheidungen

Überprüfen Sie, ob die im Protokoll wiedergegebenen Entscheidungen tatsächlich dem Beschlossenen entsprechen.

Die Aufgaben

Jede Maßnahme muss der richtigen Person zugewiesen sein, und die Fristen müssen den getroffenen Angaben entsprechen.

Namen und Zahlen

Ein falsch geschriebener Name, ein falsches Datum oder ein fehlerhafter Betrag fallen in einem an mehrere Personen gesendeten Dokument schnell auf.

Informationen, die nicht verbreitet werden sollen

Nicht alles, was während einer Besprechung gesagt wird, soll zwangsläufig im endgültigen Dokument erscheinen.

Eine interne Bemerkung oder ein noch diskutierter Betrag kann beispielsweise vor dem Versand entfernt werden.

Erkennen, wer was gesagt hat

Die Identifizierung der sprechenden Personen kommt in 9 % der 1.753 von uns analysierten Gespräche vor.

Unsere Nutzer berichten insbesondere von Protokollen, in denen die Gesprächsteilnehmer unter generischen Namen erscheinen.

Eine Führungskraft einer Gebietskörperschaft erklärt es so:

„Wir müssen nicht jedes Mal zwischen Sprecher 1 und Sprecher 2 wechseln; wir wissen, dass es Herr [Name] ist, wir haben ihn identifiziert.“

Dieses Problem ist bei Präsenzbesprechungen besonders sichtbar, da mehrere Personen in dasselbe Mikrofon sprechen können.

Eine Direktorin berichtet beispielsweise, dass ein Versuch mit einem anderen Tool „überhaupt nicht zufriedenstellend“ gewesen sei. Sie fragt sich, ob dies gerade daran lag, dass die Personen am Tisch nicht identifiziert wurden.

In den Anwendungsfällen, von denen unsere Kunden berichten, tauchen zwei Lösungen immer wieder auf: vor Beginn eine namentliche Vorstellungsrunde durchführen oder die Teilnehmerliste verwenden, um die Namen korrekt zu übernehmen.

Das Protokoll korrigieren oder das Modell ändern?

Nicht jeder Fehler erfordert dieselbe Korrektur.

Ein einzelner Fehler bei einem Namen kann direkt im Dokument korrigiert werden.

Sind Ihre Protokolle jedoch systematisch zu lang oder zu kurz oder fehlt immer dieselbe Information, sollte das für ihre Erstellung verwendete Modell angepasst werden.

So beheben Sie das Problem einmal, anstatt nach jeder Besprechung dieselbe Änderung erneut vorzunehmen.

Ein Nutzer fasst seine Toleranzgrenze so zusammen:

„Es gibt kleine Fehler, aber das ist logisch, es bleibt ein Roboter.“

Umgekehrt erklärt uns eine Krankenhauseinrichtung, sie habe ein Tool nicht mehr verwendet, weil die Dokumente zu stark überarbeitet werden mussten:

„Ich habe schon Protokolle gesehen, die wirklich nicht dem entsprachen, was wir brauchten – so sehr, dass wir es nicht verwenden.“

Der Zeitgewinn verschwindet zwangsläufig, wenn das Dokument vollständig neu geschrieben werden muss.

Das Protokoll vor der Verteilung freigeben lassen

Nicht jede Besprechung erfordert dasselbe Maß an Freigabe.

Manche können schnell geteilt werden.

Andere müssen von einer bestimmten Person geprüft werden, bevor die Teilnehmer das Dokument erhalten können.

Den Versand vor der Freigabe verhindern

Eine Führungskraft einer Gebietskörperschaft erklärt uns beispielsweise, dass bestimmte Kommissionen aufgezeichnet werden, das Protokoll aber nicht sofort verteilt werden darf.

„Bevor das Protokoll genehmigt wurde, möchten wir nicht, dass es an die Teilnehmer verteilt wird.“

Anschließend präzisiert sie:

„Wir möchten nicht, dass Herr [Name] es sofort erhält, bevor wir es gründlich gelesen und freigegeben haben.“

In diesem Fall kann das Protokoll bereits erstellt, aber noch nicht versendet werden.

Die verantwortliche Person liest es zunächst durch und entscheidet anschließend, wann das Dokument verteilt werden darf.

Müssen alle Protokolle freigegeben werden?

Nein.

Derselbe Nutzer nennt das Beispiel interner Besprechungen, bei denen diese formale Prüfung nicht erforderlich ist:

„Manchmal halten wir Besprechungen ab, und wir müssen das nicht überprüfen.“

Das erforderliche Maß an Freigabe hängt daher vom Kontext der Besprechung und von den Personen ab, die das Dokument erhalten.

Ein internes Protokoll unter Kollegen durchläuft nicht unbedingt denselben Prozess wie ein Dokument, das an einen Kunden, eine Geschäftsleitung oder die Mitglieder eines offiziellen Gremiums gesendet wird.

Die Sitzungsniederschrift eines CSE, eines Verwaltungsrats oder einer Hauptversammlung verfassen

Bei diesen Besprechungen kehrt die Struktur des Dokuments häufig von Sitzung zu Sitzung wieder.

Ein Nutzer erklärt uns beispielsweise, dass die Sitzungsniederschrift „an die nächste Sitzung übermittelt und dort genehmigt“ wird oder zwischen zwei Sitzungen per E-Mail zur Genehmigung versendet werden kann.

Ein anderer erläutert:

„Der Schriftführer erstellt eine Sitzungsniederschrift. Die Struktur der Niederschrift ist immer gleich, die Themen ändern sich.“

Diese Wiederholung ermöglicht es, ein auf diese Art von Besprechung zugeschnittenes Protokollmodell zu erstellen.

Die Struktur bleibt gleich, während sich der Inhalt von Sitzung zu Sitzung ändert.

Die Regeln für die Aufzeichnung dieser Besprechungen werden auf unseren Seiten zur Aufzeichnung einer Geschäftsleitungssitzung und zur Aufzeichnung einer Steuerungsausschusssitzung erläutert.

Die Teilnehmer darüber informieren, dass die Besprechung aufgezeichnet wird

Die Teilnehmer müssen vor Beginn der Aufzeichnung informiert werden.

Einer unserer Nutzer nennt den von ihm verwendeten Satz:

„Achtung, ich zeichne die Besprechung auf, um anschließend ein Protokoll erstellen zu können.“

Die je nach Art der Besprechung geltenden Regeln werden auf unserer Seite zur Aufzeichnung einer beruflichen Besprechung und zur DSGVO erläutert.

Das Protokoll nach der Besprechung versenden und archivieren

Sobald das Dokument fertig ist, muss es noch an den richtigen Ort gelangen.

Dieses Thema kommt in den von uns analysierten Gesprächen am häufigsten vor.

39 % der 1.753 analysierten Gespräche mit Leexi-Nutzern betreffen den Versand des Protokolls.

Fragen zum Export treten in 17 % der Gespräche auf.

Nach jeder Besprechung Copy-and-paste vermeiden

Ein Direktor beschreibt beispielsweise seine derzeitige Vorgehensweise.

Jemand macht während der Besprechung Notizen.

Diese Notizen werden anschließend „durch ein KI-Tool wie Claude oder Copilot gejagt“.

Das erhaltene Protokoll wird danach nochmals bearbeitet und per E-Mail an die betreffenden Personen versendet.

Die KI wird bereits eingesetzt, doch bis zum endgültigen Dokument sind weiterhin mehrere Arbeitsschritte erforderlich.

Ein Tool wie Leexi, das direkt mit der Besprechung verbunden ist, kann diese Zwischenschritte reduzieren.

Das Protokoll per E-Mail, als PDF oder im CRM versenden

Das Ziel des Protokolls hängt von seiner Verwendung ab.

Für Teilnehmer oder abwesende Personen kann es per E-Mail versendet werden.

Bei einem Kunden bevorzugen einige unserer Nutzer nach eigener Aussage den Versand eines separaten Dokuments. Einer von ihnen erklärt, er versende „das vollständige Protokoll direkt als PDF“.

Bei einer Vertriebsbesprechung können die Informationen auch an das CRM gesendet werden.

Ein Nutzer beschreibt sehr einfach, welche manuelle Arbeit dadurch entfällt:

„Wenn ich ins Büro komme, kopiere ich alles in das CRM.“

Leexi kann Informationen insbesondere an HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Dynamics senden.

Die Funktionsweise wird auf unserer Seite zum automatischen Ausfüllen des CRM nach einer Besprechung erläutert.

Eine Aufzeichnung und ihr Protokoll löschen

Auch die Frage nach der Aufbewahrung von Besprechungen kommt in den Gesprächen immer wieder auf.

Ein Nutzer fragt uns beispielsweise, was passiert, wenn „man nicht mehr möchte, dass Leexi eine Spur eines Anrufs besitzt“.

Die Regeln zur Löschung und Aufbewahrungsdauer werden im Datenverarbeitungsvertrag von Leexi erläutert.

Das Protokoll an die Art der Besprechung anpassen

Eine Vertriebsbesprechung, ein Team-Update und eine Verwaltungsratssitzung benötigen nicht dasselbe Dokument.

Das für die Erstellung des Protokolls verwendete Modell ermöglicht daher, seine Struktur an den jeweiligen Zweck anzupassen.

Was das Modell im Protokoll verändert

Unsere Nutzer berichten, dass die Einstellung des Modells das erzielte Ergebnis stark verändern kann.

Einer von ihnen spricht beispielsweise von einem „extrem redundanten Protokoll, das mir nichts nützte“.

Das Problem liegt dann möglicherweise weniger in der Transkription als in den Anweisungen, die der KI zum Erstellen des Dokuments gegeben werden.

Fordert das Modell zu viele Details an, kann das Protokoll unnötig lang werden.

Fordert es zu wenige an, erscheinen möglicherweise wichtige Informationen nicht.

Welche Abschnitte sollte ein Protokoll enthalten?

Bei einer Arbeitsbesprechung können insbesondere folgende Punkte enthalten sein:

• der Kontext;
• die Entscheidungen;
• die Maßnahmen;
• noch offene Themen.

Der Detailgrad hängt anschließend von der Besprechung ab.

Für ein wöchentliches Update kann ein kurzes Dokument ausreichen.

Für eine Verwaltungsratssitzung äußern einige unserer Nutzer einen deutlich höheren Detailbedarf.

Einer von ihnen spricht von „vollständigen Debatten, belastbaren Sitzungsniederschriften ohne Informationsverlust im Verlauf“.

Auch die Gliederung kann sich ändern.

Ein Nutzer findet es beispielsweise hilfreich, ein „in Kapitel unterteiltes“ Protokoll zu haben, um einen bestimmten Teil der Besprechung leichter wiederzufinden.

Für jede Art von Besprechung ein anderes Modell verwenden

Unsere Nutzer berichten auch von Qualitätsunterschieden, wenn mehrere Personen die Protokolle jeweils auf ihre eigene Art verfassen.

Ein Vereinsdirektor erklärt uns, dass die Dokumente je nach Person, die die Besprechung leitet, „entweder zu knapp, nicht knapp genug oder neu interpretiert“ seien.

Die Verwendung desselben Modells für dieselbe Art von Besprechung sorgt für eine stabilere Struktur.

Vertriebsbesprechungen können beispielsweise immer die nächsten Schritte enthalten.

Teambesprechungen können Entscheidungen und Maßnahmen hervorheben.

Verwaltungsratssitzungen können eine ausführlichere Struktur behalten.

Ein zu detailliertes Modell kann ebenfalls problematisch sein

Mehr Abschnitte hinzuzufügen bedeutet nicht, dass die KI sie immer ausfüllen kann.

Das Protokoll hängt davon ab, was während der Besprechung tatsächlich gesagt wurde.

Ein Berater erklärt uns beispielsweise, dass ein Modell, das sehr detaillierte Informationen zu einer Leistung verlangt, „nie gefüllt werden wird“, wenn diese Informationen mündlich nie erwähnt werden.

Das Modell muss daher mit dem tatsächlichen Inhalt der Besprechung übereinstimmen.

Besprechungen, die mehr Aufmerksamkeit erfordern

Drei Situationen kommen in den von uns analysierten Gesprächen besonders häufig vor: Präsenzbesprechungen, lange Besprechungen und mehrsprachige Besprechungen.

Zusammen treten sie in 704 der 1.753 analysierten Gespräche mit Leexi-Nutzern auf.

Das Protokoll einer Präsenzbesprechung erstellen

Unsere Nutzer möchten die KI-gestützte Notizerstellung auch einsetzen, wenn sich die Teilnehmer im selben Raum befinden.

Eine Agentur erklärt beispielsweise, sie suche nach einer Lösung, die „während Videokonferenzen sowie bei persönlichen Terminen mit unseren Kunden“ eingesetzt werden kann.

Bei Präsenzbesprechungen sprechen oft mehrere Personen in dasselbe Mikrofon.

Einige unserer Nutzer legen ein Telefon in die Mitte des Tisches. Andere verwenden die Mikrofone des Raums.

Dabei stehen insbesondere zwei Punkte im Vordergrund: die Audioqualität und die Identifizierung der sprechenden Personen.

Eine namentliche Vorstellungsrunde vor Beginn kann dabei helfen, die verschiedenen Teilnehmer zu identifizieren.

Das Thema wird in unserem Leitfaden zur KI-gestützten Notizerstellung während einer Präsenzbesprechung ausführlich erläutert.

Das Protokoll einer mehrere Stunden dauernden Besprechung erstellen

Lange Besprechungen bringen ebenfalls besondere Probleme mit sich.

Wir erhielten beispielsweise die Rückmeldung eines Nutzers, bei dem ein ganzer Vormittag in einem nur zwei Minuten langen Protokoll zusammengefasst worden war.

Ein anderer Nutzer berichtete, dass er nach einer Mittagspause den zweiten Teil eines Workshops verloren habe.

In einer solchen Situation ist es besser, zwei getrennte Aufzeichnungen zu erstellen, anstatt eine einzige Aufzeichnung über einen langen Zeitraum zu pausieren.

Das Protokoll einer mehrsprachigen Besprechung erstellen

Dabei können zwei Sprachen eine Rolle spielen: die Sprache, die während der Besprechung gesprochen wird, und die Sprache, in der Sie das Protokoll erhalten möchten.

Ein Nutzer erklärt beispielsweise, dass man nach der Erstellung der Zusammenfassung „bitten kann, sie ins Spanische oder Englische zu übersetzen“.

Umgekehrt berichtete eine Nutzerin, ihr Protokoll auf Englisch erhalten zu haben. Nachdem sie eine Übersetzung angefordert hatte, bekam sie ein anderes Dokument als das ursprüngliche.

Wenn Sie die gewünschte Sprache für das Protokoll im Voraus kennen, sollten Sie sie daher direkt vor der Besprechung festlegen.

Das Thema wird in unserem Leitfaden zum Transkribieren einer mehrsprachigen Besprechung ausführlich erläutert.

Häufig gestellte Fragen zum KI-Besprechungsprotokoll

Hat ein von einer KI verfasstes Protokoll denselben Wert wie ein von Hand verfasstes?

Der Einsatz einer KI zur Vorbereitung des Dokuments hebt die bereits für Ihre Besprechung geltenden Freigaberegeln nicht auf.

Wenn Ihre Organisation vorsieht, dass ein Protokoll vor dem Versand gelesen wird, bleibt dieser Schritt erforderlich.

Bei einer Sitzungsniederschrift eines CSE, eines Verwaltungsrats oder einer Hauptversammlung gilt der vorgesehene Prozess für Erstellung und Genehmigung ebenfalls weiterhin.

Müssen die Teilnehmer darüber informiert werden, dass die Besprechung aufgezeichnet wird?

Ja.

Die anwesenden Personen müssen vor Beginn der Aufzeichnung informiert werden.

Die genauen Regeln hängen anschließend vom Kontext der Besprechung ab. Sie werden in unserem Leitfaden zur Aufzeichnung beruflicher Besprechungen und zur DSGVO erläutert.

Was passiert, wenn die Besprechung die Sprache wechselt?

Die Transkription gibt wieder, was während der Besprechung gesagt wird.

Die Sprache des Protokolls hängt dagegen von der für seine Erstellung gewählten Einstellung ab.

Wenn Sie wissen, in welcher Sprache Sie das Dokument erhalten möchten, sollten Sie diese daher im Voraus festlegen.

Kann man das Protokoll einer Besprechung ohne Videokonferenz erstellen?

Ja.

Die Besprechung kann über ein auf den Tisch gelegtes Telefon oder über das Audiosystem des Raums aufgezeichnet werden.

Die Qualität des Ergebnisses hängt dann insbesondere von der Qualität des aufgezeichneten Tons und der Identifizierung der verschiedenen sprechenden Personen ab.

Wer kann das Protokoll sehen?

Das hängt von den für die Besprechung festgelegten Zugriffsrechten und Freigaberegeln ab.

Bei Besprechungen, die eine Freigabe erfordern, kann das Protokoll bis zu seiner Verteilung ausschließlich für die mit der Prüfung beauftragten Personen zugänglich bleiben.

Kann das Protokoll direkt an das CRM gesendet werden?

Ja, sofern der Prozess entsprechend eingerichtet wurde.

Dadurch lässt sich insbesondere vermeiden, Informationen, die während des Termins bereits genannt wurden, manuell in das CRM zu übertragen.

Wenn ein Protokoll einen Betrag, eine wichtige Frist oder eine an den Kunden zu übermittelnde Information enthält, ermöglicht eine Prüfung vor dem Versand jedoch, die Richtigkeit der übernommenen Angaben zu kontrollieren.

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