Grabar un comité directivo: ¿qué reglas RGPD?

¿Graba sus comités para obtener un acta de decisiones fiable? Es posible, y la cuestión del derecho a grabar se resuelve rápido, ya que los participantes son sus propios empleados.

La verdadera cuestión está en otra parte: quién podrá leer el acta, y qué ocurre con los comentarios hechos sobre personas que no están en la sala.

¿Se puede grabar un comité directivo?

Sí, pero no sin enmarcar el tratamiento.

Un comité directivo nombra a personas, discute sus resultados y a veces su futuro en la organización. Constituye por tanto un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD.

Debe en particular:

• informar a los miembros del comité antes de la grabación;
• determinar su base jurídica;
• definir la finalidad de la grabación;
• limitar el plazo de conservación;
• restringir la difusión del acta;
• tener en cuenta a las personas ausentes de las que se habla.

Grabar sin el conocimiento de las personas presentes está además sujeto al Código Penal francés, que castiga «con un año de prisión y una multa de 45 000 euros el hecho de atentar voluntariamente, por cualquier medio, contra la intimidad de la vida privada de otra persona: 1.º captando, grabando o transmitiendo, sin el consentimiento de su autor, palabras pronunciadas con carácter privado o confidencial» (artículo 226-1).

¿La grabación de un comité es un dato personal?

Sí.

El RGPD define los datos personales como «toda información sobre una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).

Los participantes son identificables, y las personas citadas en la sesión lo son igualmente.

La transcripción y el acta también están afectadas.

¿Por qué este tipo de reunión es diferente?

Porque los datos más sensibles no conciernen a los participantes.

Conciernen a las personas de las que se habla y que no están en la sala: un empleado cuya situación se discute, un cliente, un socio. El marco común a todas las reuniones se detalla en la página grabar una reunión profesional.

Además, realiza varios tratamientos sucesivos:

grabar → transcribir → redactar → difundir al comité → conservar → suprimir.

¿Qué datos se graban?

Según la herramienta utilizada, puede conservar:

• el audio de la sesión;
• la transcripción;
• el nombre de los participantes;
• la fecha y la duración;
• el acta;
• las decisiones adoptadas;
• las acciones asignadas;
• las menciones de personas ausentes.

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¿Hay que avisar a los miembros del comité antes de grabar?

Sí.

La información debe facilitarse antes o en el momento en que se recogen los datos. El texto exige que se proporcione «en el momento en que estos se obtengan» (RGPD, artículo 13, apartado 1).

En un comité recurrente, el anuncio se hace una vez al implantar el dispositivo, y luego se recuerda al abrir cada sesión.

¿Qué hay que decirles?

La CNIL indica que las personas afectadas «deben ser informadas en particular: de la existencia del dispositivo; de la identidad del responsable del tratamiento; de las finalidades perseguidas».

En este tipo de reunión, un punto cuenta más que los demás: la lista de personas que tendrán acceso al acta.

Debe por tanto poder explicar de forma sencilla:

quién graba → por qué → quién leerá el acta → cuánto tiempo se conserva.

¿Hay que informar a las personas de las que se habla en la sesión?

La cuestión merece abordarse en su política interna.

El RGPD prevé una información a las personas cuyos datos se tratan. Un comité que aborda con regularidad situaciones individuales gana tratando este punto de antemano en lugar de en la sesión.

¿Hay que precisar que una IA redacta el acta?

Sí.

La grabación de audio y el tratamiento efectuado después por la IA son dos operaciones que conviene distinguir.

El reglamento europeo sobre la inteligencia artificial prevé que «los proveedores garantizarán que los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas físicas se diseñen y desarrollen de tal forma que las personas físicas de que se trate estén informadas de que están interactuando con un sistema de IA» (artículo 50, apartado 1). Estas obligaciones se aplican desde el 2 de agosto de 2026 y se dirigen al proveedor del sistema; su obligación de informar proviene del RGPD y de la doctrina de la CNIL.

Puede por ejemplo anunciar:

«La sesión se graba y un asistente de IA redacta automáticamente el acta.»

¿Cómo gestionar a un invitado puntual?

Le informa a su llegada.

Su acceso al acta puede además limitarse a la parte que le concierne.

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¿Qué base jurídica utilizar para grabar un comité?

El interés legítimo es el fundamento adoptado para las reuniones internas.

El consentimiento plantea aquí una dificultad que el interés legítimo evita.

¿Se puede utilizar el interés legítimo?

Sí, en particular para un comité interno.

El artículo 6 del RGPD autoriza un tratamiento «necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado» (apartado 1, letra f).

Debe por tanto realizar en particular una ponderación de intereses e informar a los participantes.

¿Por qué no el consentimiento?

Porque la libertad de negarse es discutible.

El consentimiento debe ser libre. Entre un directivo y los miembros de su comité, esta condición es más delicada de establecer. No plantea la misma dificultad en una reunión comercial, donde su interlocutor puede negarse sin consecuencias.

¿Qué finalidad adoptar?

Producir un acta de decisiones y un seguimiento de las acciones.

Es una finalidad clara, que justifica la grabación y que delimita lo que puede hacer con ella.

«Guardamos las sesiones por si acaso» no es una finalidad, y no permite ni justificar el tratamiento ni fijar un plazo.

¿Puede oponerse un miembro del comité?

Sí, en las condiciones previstas por el RGPD, ya que el tratamiento se basa en el interés legítimo.

El interesado tiene «derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en lo dispuesto en el artículo 6, apartado 1, letras e) o f)» (RGPD, artículo 21, apartado 1).

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¿Cuánto tiempo conservar la grabación de un comité?

El tiempo necesario para la finalidad perseguida, y no más.

El RGPD exige datos «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales» (artículo 5, apartado 1, letra e).

¿Cuánto tiempo conservar el audio?

Para la escucha y grabación de llamadas en el trabajo, la CNIL indica que «las grabaciones pueden conservarse hasta un máximo de seis meses».

Un comité directivo no necesita en general su audio más allá de la validación del acta, y es el audio el que contiene las palabras excluidas del acta final.

¿Cuánto tiempo conservar el acta?

La CNIL indica que «los documentos de análisis pueden conservarse hasta un año».

Un acta de decisiones que sirve de memoria puede requerir un plazo más largo, con la condición de que esté escrito y justificado.

¿Hay que tratar todas las sesiones de la misma forma?

No.

Una sesión que aborda situaciones individuales no exige las mismas reglas que una revisión de cifras.

Una política eficaz puede prever:

sesión corriente → conservación estándar · sesión sensible → plazo más corto y acceso más restringido.

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¿Quién puede acceder al acta de un comité?

Únicamente los miembros del comité.

Es el punto que plantea más dificultades en la práctica en este tipo de reunión.

¿Quién puede consultar el audio, la transcripción y el acta?

Los tres archivos no responden necesariamente a la misma necesidad.

Puede por ejemplo:

• compartir el acta con los miembros del comité;
• limitar el acceso a la transcripción;
• conservar el audio para las necesidades realmente justificadas.

El acceso se decide antes de la primera sesión grabada, y no una vez que las actas ya se han producido.

¿Hace falta un espacio separado para estas reuniones?

Es más sencillo de controlar.

Guardar las actas del comité en el mismo espacio que las demás reuniones equivale a hacer que la confidencialidad dependa de los permisos de cada archivo.

¿Hay que cifrar los datos?

La seguridad debe adaptarse al riesgo.

El RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales» (artículo 32, apartado 1).

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¿Cuáles son los derechos de los participantes?

Las personas grabadas disponen de los derechos previstos por el RGPD.

¿Pueden solicitar el acceso a sus datos?

Sí.

El interesado tiene «derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen» (RGPD, artículo 15, apartado 1). Esto puede afectar al audio, a la transcripción y al acta.

¿Pueden solicitar una rectificación?

Sí.

El interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan» (RGPD, artículo 16).

En un comité, una posición mal atribuida en un acta puede tener consecuencias reales.

Una IA puede transcribir mal:

• un nombre propio;
• un importe;
• una decisión;
• un plazo;
• la identidad de la persona que ha hablado.

¿Pueden solicitar la supresión?

Sí, en las condiciones previstas por el RGPD.

El interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan» (RGPD, artículo 17, apartado 1).

¿Y las personas ausentes de las que se habla?

Disponen de los mismos derechos.

Un empleado que se entera de que una sesión ha discutido su situación puede solicitar el acceso a los datos que le conciernen.

¿En qué plazo debe responder?

En principio, en el plazo de un mes. El responsable del tratamiento responde «sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud» (RGPD, artículo 12, apartado 3).

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¿Qué obligaciones cuando la IA toma las notas?

La IA añade un tratamiento a la simple grabación.

El funcionamiento puede resumirse así:

audio → transcripción → análisis → acta de decisiones → difusión.

¿Qué hace concretamente la IA?

Puede:

• transcribir la sesión;
• identificar a los intervinientes;
• extraer las decisiones;
• recoger los arbitrajes;
• producir un acta;
• organizar los plazos.

¿Dónde se almacenan los datos?

Es una de las primeras preguntas que hay que hacer a su proveedor, y se plantea aquí más que en otros casos, ya que son sus propias decisiones las que circulan.

En Leexi, las grabaciones, transcripciones y actas permanecen en la región de París, en AWS. A partir de un cierto volumen de licencias, puede elegirse un alojamiento en Scaleway. El expediente de conformidad detalla los encargados del tratamiento y las certificaciones.

¿Quién trata los datos?

El proveedor de la herramienta interviene como encargado del tratamiento en el marco previsto por el RGPD.

En el caso de Leexi, OpenAI proporciona el modelo de lenguaje y Leexi lo ejecuta a través de Azure France, en circuito cerrado.

¿Hace falta un DPA con el proveedor?

Sí, cuando el proveedor actúa como encargado del tratamiento.

El artículo 28 del RGPD prevé que «el tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico […] que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y las categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable» (apartado 3).

¿La IA utiliza sus sesiones para entrenar sus modelos?

Depende del proveedor.

En Leexi, las conversaciones no entrenan ningún modelo, en todas las cuentas.

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¿Cómo anunciar la grabación de un comité directivo?

Puede utilizar una formulación sencilla y precisa.

Al implantar el dispositivo

«A partir de este mes, las sesiones se graban y el acta se redacta automáticamente: decisiones, arbitrajes, acciones. El acceso se limita a los miembros del comité. La grabación se suprime tras la validación del acta.»

Al abrir la sesión

«Recordatorio: la sesión se graba y el acta se envía a los miembros del comité. Si un punto debe quedar fuera del acta, dígalo y corto.»

Para un invitado puntual

«La sesión se graba y el acta circula en el comité. No tendrá acceso a ella más allá de la parte que le concierne.»

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¿Cuáles son los errores que hay que evitar?

1. Difundir el acta más allá del comité

Es la primera causa de dificultad en este tipo de reunión, y se resuelve en la configuración.

2. Ajustar los accesos a posteriori

La petición de restringir el acceso llega a menudo cuando las actas ya se han producido. La configuración se decide antes de la primera sesión.

3. No definir la finalidad

Sin finalidad escrita, no pueden justificarse ni el plazo de conservación ni el alcance del acceso.

4. Tratar todas las sesiones de la misma forma

Una sesión que aborda situaciones individuales merece un plazo más corto y un acceso más restringido.

5. Guardar el audio tras la validación del acta

Es el audio el que contiene las palabras excluidas del acta final.

6. Olvidar a las personas ausentes de las que se habla

Disponen de los mismos derechos que los participantes.

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¿Cómo grabar un comité con Leexi?

Una vez definido el marco del RGPD, el uso de la herramienta se resume en unos pocos pasos.

1. Unirse a la sesión

Leexi puede unirse a la reunión desde su agenda. En sala, la grabación puede iniciarse desde la aplicación móvil, y se aplican las reglas de la reunión presencial.

2. Generar el acta de decisiones

El acta recoge en particular las decisiones, los arbitrajes, las acciones y los plazos.

3. Restringir el acceso

Usted define los empleados autorizados a consultar las actas.

4. Revisar antes de la difusión

El acta puede revisarse y corregirse antes de ser compartida.

5. Controlar los datos

Leexi indica en particular un alojamiento en la región de París, una opción Scaleway, una ejecución del modelo a través de Azure France en circuito cerrado, el cifrado de los datos en tránsito y en reposo y la ausencia de entrenamiento con sus conversaciones.

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¿Qué dificultades encuentran realmente los usuarios?

Las cuestiones jurídicas no son las únicas dificultades encontradas en la práctica.

De 1 141 tickets de soporte recibidos entre enero y junio de 2026, 2 se refieren a la grabación de un comité directivo. Los dos tratan del mismo tema: el acta que no llega a su destinatario, y la petición de retirar el acceso a los participantes ajenos al equipo directivo.

Ninguno pregunta si está permitido grabar.

Esto ofrece otra lectura del problema:

el tema no es solo «¿tengo derecho a grabar?»

También hay que saber:

quién recibe el acta → quién puede reabrirla más tarde → qué ocurre con el audio → qué queda fuera del acta.

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Grabar un comité directivo: lo que hay que recordar

Antes de grabar sus comités, compruebe estos seis puntos:

• Información: ¿saben los miembros que las sesiones se graban?
• Finalidad: ¿está escrita el acta de decisiones como finalidad?
• Base jurídica: ¿está documentado el interés legítimo, ponderación incluida?
• Acceso: ¿está configurado el alcance de la difusión antes de la primera sesión?
• Conservación: ¿se suprime el audio tras la validación del acta?
• Personas ausentes: ¿prevé su política su información?

Si interviene una IA, añada un séptimo punto:

¿saben los miembros que un sistema de IA trata la grabación para producir el acta?

Preguntas frecuentes

¿Es legal grabar un comité directivo?

Sí, sobre la base del interés legítimo, tras informar a los participantes y realizar una ponderación de intereses.

¿Hace falta el acuerdo de cada miembro del comité?

No, el interés legítimo no exige el consentimiento. La información previa, en cambio, sigue siendo obligatoria.

¿Puede un miembro oponerse a la grabación?

Sí, en las condiciones previstas por el RGPD, por motivos relacionados con su situación particular.

¿Quién debe tener acceso al acta?

Los miembros del comité. Los derechos de acceso se configuran antes de la primera sesión grabada.

¿Se puede cortar la grabación durante un punto sensible?

Sí, y es más fiable que contar con una supresión a posteriori.

¿Cuánto tiempo conservar la grabación?

El plazo depende de la finalidad. Para las grabaciones de llamadas en el trabajo, la CNIL adopta un máximo de seis meses en el marco correspondiente, y hasta un año para los documentos de análisis.

¿Tienen derechos las personas de las que se habla en la sesión?

Sí, los mismos que los participantes: acceso, rectificación, supresión.

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En resumen

Grabar un comité directivo es posible.

Pero el buen reflejo no es solo preguntar:

«¿Tengo derecho a grabar?»

Conviene más bien comprobar toda la cadena, prestando atención a la difusión:

informar → grabar → transcribir → revisar → difundir al comité → suprimir el audio.

Es esta cadena completa la que debe estar enmarcada por su política de protección de datos.

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Fuentes

Textos recogidos de fuentes primarias el 22 de agosto de 2026.

• RGPD, artículos 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 y 32
• Código Penal francés, artículo 226-1
• CNIL, Escucha y grabación de llamadas en el lugar de trabajo
• Reglamento europeo sobre la inteligencia artificial, artículo 50

Esta página describe el marco aplicable. No constituye un asesoramiento jurídico.