Ata de reunião com IA: gerar, rever e enviar

A reunião terminou, mas ainda faltam encontrar as decisões importantes, redigir a ata, atribuir as tarefas e enviar as informações às pessoas certas.

É muitas vezes aqui que começa a parte mais penosa.

É preciso rever as notas, verificar o que foi decidido, descobrir quem deve fazer o quê, por vezes voltar a ouvir um excerto e depois organizar tudo antes de finalmente poder enviar a ata.

Com uma ferramenta de tomada de notas com IA, grande parte deste trabalho pode ser preparada automaticamente.

A ferramenta grava a reunião, transcreve-a e gera uma primeira ata a partir do que foi dito. Assim, recupera as decisões, as ações, os responsáveis e os prazos mencionados durante a conversa.

Só falta rever o documento, corrigi-lo se necessário e, consoante o tipo de reunião, pedir a sua validação antes de o enviar.

O que é uma ata de reunião gerada por IA?

No final de uma reunião, uma ferramenta de tomada de notas com IA pode produzir dois documentos diferentes.

A transcrição reproduz o que foi dito pela ordem em que aconteceu, com os diferentes intervenientes.

É sobretudo útil quando se pretende encontrar uma frase, verificar um excerto ou voltar precisamente ao que foi dito.

A ata reúne as informações a conservar após a reunião: os temas abordados, as decisões tomadas, as tarefas atribuídas e os prazos anunciados.

É geralmente este o documento que irá rever e partilhar.

Os nossos utilizadores, aliás, salientam-nos esta diferença entre os dois formatos. A transcrição «pode ser útil se quisermos encontrar alguma coisa, mas não é diretamente utilizável».

A transcrição permite, portanto, voltar às conversas. A ata serve para delas extrair um documento diretamente utilizável.

Ata, transcrição, ata oficial, lista de decisões: quais são as diferenças?

Todos estes documentos têm origem numa reunião, mas não servem para a mesma coisa.

Uma ata reproduz as conversas importantes de uma reunião de trabalho.

Uma lista de decisões vai mais longe na síntese e conserva sobretudo as decisões tomadas e as ações a realizar.

Uma ata oficial diz respeito a reuniões mais formais, como um CSE, um conselho de administração ou uma assembleia geral. A sua estrutura é geralmente definida antecipadamente e o documento tem frequentemente de ser aprovado.

Os nossos utilizadores distinguem claramente estes formatos. Um deles fala, por um lado, da «ata normal» e, por outro, da «opção de resumo desta reunião».

O documento a gerar depende, portanto, sobretudo do tipo de reunião e da pessoa que o terá de ler.

Como é que a IA gera uma ata depois da reunião

Assim que a reunião termina, o áudio é transformado em transcrição.

Em seguida, a IA utiliza essa transcrição para preparar a ata de acordo com a estrutura escolhida.

Numa reunião de equipa, por exemplo, pode destacar as decisões, as ações a realizar, os responsáveis e os prazos.

Numa reunião comercial, a estrutura pode antes incluir as necessidades expressas, os pontos discutidos e os próximos passos.

A ata fica depois disponível no seu espaço e pode ser enviada de acordo com as definições escolhidas.

O que os nossos utilizadores procuram fazer com a sua ata

Para compreender os temas que surgem realmente em torno da ata, analisámos 1 753 conversas com utilizadores Leexi entre janeiro e junho de 2026, provenientes de demonstrações, acompanhamentos e trocas escritas.

Eis os temas que encontrámos com maior frequência.

Estes números resultam da análise de 1 753 conversas com utilizadores Leexi entre janeiro e junho de 2026. Refletem os temas encontrados nas nossas próprias conversas com os utilizadores e não representam todo o mercado.

O que se destaca nestas conversas é que o problema não termina com a geração do resumo.

Os nossos utilizadores também falam muito do que acontece depois: a quem enviar o documento, como o rever, em que formato o partilhar e como recuperar rapidamente as decisões e as tarefas.

Quanto tempo demora a redigir uma ata manualmente?

Os nossos utilizadores referem-nos regularmente o tempo despendido após a reunião para produzir o documento final.

Numa entidade pública, por exemplo, um responsável explica que uma ata oficial pode «demorar tanto tempo como a própria reunião».

Numa empresa de serviços, um diretor fala de «20 a 30 minutos para formatar a ata e enviá-la às diferentes partes interessadas».

Numa associação do setor médico-social, a secretária assiste ao conselho de administração e depois tem de voltar a ouvir a gravação para preparar o documento.

O diretor descreve esta etapa como ter de «voltar a passar por uma segunda reunião» e fala de «8 horas que não servem para nada».

As durações não são, naturalmente, iguais em todas as reuniões, mas estes testemunhos revelam um problema comum: quando a reunião termina, ainda há trabalho a fazer para transformar as conversas num documento utilizável.

Quem deve validar a ata antes de a enviar?

Os nossos utilizadores também nos relatam situações em que a ata não pode ser enviada imediatamente.

Numa entidade pública, por exemplo, a regra é designar um responsável por cada reunião, que valida a ata antes da sua divulgação.

Na mesma conversa, o seu adjunto reconhece, contudo, que «na prática, não funciona assim».

A vantagem de uma ata gerada automaticamente é então fornecer ao responsável uma primeira versão para rever, em vez de lhe pedir que redija tudo de raiz.

Como é uma boa ata de reunião gerada por IA?

Uma ata útil deve permitir encontrar rapidamente aquilo que é importante reter da reunião.

As decisões, as tarefas e os prazos

Entre as necessidades que os nossos utilizadores nos comunicam, surge regularmente a necessidade de saber exatamente o que deve ser feito depois da reunião.

Um responsável de um centro hospitalar exprime-o assim:

«um plano das ações, saber quem faz o quê, quem deve fazer o quê, quem deve entregar o quê, se há eventualmente entregáveis a redigir».

Uma ata pode, portanto, apresentar nomeadamente:

• as decisões tomadas;
• as ações a realizar;
• a pessoa responsável;
• os prazos anunciados durante a reunião.

A ideia não é simplesmente resumir a conversa, mas permitir às pessoas envolvidas encontrar rapidamente os próximos passos.

Utilizar a ata para redigir o email de acompanhamento

Os nossos utilizadores também nos relatam que a ata serve frequentemente de base a outras tarefas.

Depois de uma reunião comercial, por exemplo, pode ser utilizada para preparar o email enviado ao cliente.

Um comercial explica que a sua utilidade consiste em «ir buscar à ata» as informações de que precisa para escrever a sua mensagem de acompanhamento.

A ata torna-se então uma base de trabalho para o que se segue, em vez de ser apenas um documento de arquivo.

O que a IA não pode incluir na ata

A ata é gerada a partir do que foi dito durante a reunião.

Uma informação que nunca foi dita não pode, portanto, ser corretamente incluída.

Se uma decisão for tomada depois da reunião, numa mensagem privada, terá de ser adicionada manualmente.

O mesmo se aplica a uma informação apenas subentendida ou que nunca tenha sido formulada de forma clara.

A IA pode organizar o que foi dito. Não pode inventar o que não foi dito.

Rever e corrigir uma ata gerada por IA

A ata gerada deve ser considerada uma primeira versão.

Antes de a enviar, é necessário fazer uma revisão.

O que verificar antes de enviar a ata?

Um utilizador explica-nos:

«em dez minutos, depois de a reunião terminar, revejo a ata feita pelo Leexi e posso enviá-la de seguida».

A revisão pode incidir nomeadamente em quatro pontos.

As decisões

Verifique se as decisões incluídas na ata correspondem efetivamente ao que foi decidido.

As tarefas

Cada ação deve ser atribuída à pessoa certa e os prazos devem corresponder ao que foi anunciado.

Os nomes e os números

Um nome mal escrito, uma data errada ou um montante incorreto tornam-se rapidamente visíveis num documento enviado a várias pessoas.

As informações que não devem ser divulgadas

Tudo o que é dito durante uma reunião não tem necessariamente de aparecer no documento final.

Uma observação interna ou um montante ainda em discussão podem, por exemplo, ser retirados antes do envio.

Identificar quem disse o quê

A identificação das pessoas que falam surge em 9 % das 1 753 conversas que analisámos.

Os nossos utilizadores referem-nos, nomeadamente, o problema das atas em que os intervenientes aparecem com nomes genéricos.

Um responsável de uma entidade pública explica-o assim:

«não estamos sempre a ter de mudar manualmente, orador 1, orador 2; sabemos que é o Sr. [nome], identificámo-lo».

O problema é particularmente visível nas reuniões presenciais, em que várias pessoas podem falar para o mesmo microfone.

Uma diretora conta, por exemplo, que um teste realizado com outra ferramenta «não foi nada satisfatório» e questiona se isso se devia precisamente ao facto de as pessoas à volta da mesa não terem sido identificadas.

Nos casos de utilização comunicados pelos nossos clientes, surgem duas soluções: fazer uma ronda de apresentações com os nomes antes de começar ou utilizar a lista de participantes para recuperar corretamente os nomes.

Corrigir a ata ou alterar o modelo?

Nem todos os erros exigem a mesma correção.

Um erro pontual num nome pode ser corrigido diretamente no documento.

Mas se as suas atas forem sistematicamente demasiado longas, demasiado curtas ou omitirem sempre a mesma informação, é preferível alterar o modelo utilizado para as gerar.

Corrige assim o problema uma vez, em vez de repetir a mesma alteração depois de cada reunião.

Um utilizador resume assim o seu nível de tolerância:

«há pequenos erros, mas é lógico, continua a ser um robô».

Por outro lado, um estabelecimento hospitalar explica-nos que deixou de utilizar uma ferramenta porque os documentos exigiam demasiadas correções:

«já vi atas, isto não é mesmo nada disso, a tal ponto que não a utilizamos».

A vantagem desaparece inevitavelmente se o documento tiver de ser totalmente reescrito.

Validar a ata antes de a divulgar

Nem todas as reuniões exigem o mesmo nível de validação.

Algumas podem ser partilhadas rapidamente.

Outras têm de ser revistas por uma pessoa específica antes de os participantes poderem receber o documento.

Impedir o envio antes da validação

Um responsável de uma entidade pública explica-nos, por exemplo, que algumas comissões são gravadas, mas que a ata não deve ser divulgada imediatamente.

«antes de aprovar a ata, não queremos que seja divulgada aos participantes»

Esclarece depois:

«não queremos que o Sr. [nome] a receba imediatamente, antes de a termos devidamente revista e validada».

Neste caso, a ata pode ser gerada sem ser enviada.

A pessoa responsável revê-a primeiro e decide depois quando o documento pode ser divulgado.

Todas as atas têm de ser validadas?

Não.

O mesmo utilizador dá o exemplo de reuniões internas para as quais esta verificação formal não é necessária:

«às vezes fazemos reuniões e não precisamos de verificar isso».

O nível de validação depende, portanto, do contexto da reunião e das pessoas que irão receber o documento.

Uma ata interna entre colegas não segue necessariamente o mesmo circuito que um documento enviado a um cliente, a uma direção ou aos membros de uma instância oficial.

Redigir a ata oficial de um CSE, de um conselho de administração ou de uma assembleia geral

Nestas reuniões, a estrutura do documento é frequentemente repetida de uma sessão para outra.

Um utilizador explica-nos, por exemplo, que a ata oficial «é enviada para a reunião seguinte, onde é aprovada», ou que pode ser enviada por email entre duas reuniões para obter aprovação.

Outro esclarece-nos:

«o secretário da reunião redige uma ata oficial. A estrutura da ata é sempre a mesma, os temas é que mudam».

Esta repetição permite precisamente criar um modelo de ata adaptado a este tipo de reunião.

A estrutura mantém-se, enquanto o conteúdo muda em cada sessão.

As regras relativas à gravação destas reuniões estão detalhadas nas nossas páginas sobre a gravação de uma comissão executiva e a gravação de uma comissão de acompanhamento.

Informar os participantes de que a reunião está a ser gravada

Os participantes devem ser informados antes do início da gravação.

Um dos nossos utilizadores indica a frase que utiliza:

«atenção, estou a gravar a reunião para poder depois elaborar uma ata».

As regras aplicáveis consoante o tipo de reunião estão detalhadas na nossa página dedicada à gravação de uma reunião profissional e ao RGPD.

Enviar e arquivar a ata depois da reunião

Quando o documento está pronto, ainda é necessário fazê-lo chegar ao local certo.

É o tema que surge com maior frequência nas conversas que analisámos.

39 % das 1 753 conversas analisadas com utilizadores Leexi dizem respeito ao envio da ata.

As questões relacionadas com a exportação surgem, por sua vez, em 17 % das conversas.

Evitar copiar e colar depois de cada reunião

Um diretor descreve-nos, por exemplo, o seu funcionamento atual.

Alguém tira notas durante a reunião.

Essas notas passam depois «pelo crivo de uma ferramenta de IA, Claude, Copilot».

A ata obtida é depois revista para ser enviada por email às pessoas envolvidas.

A IA já é utilizada, mas continuam a ser necessárias várias operações antes de obter o documento final.

Uma ferramenta como o Leexi, diretamente ligada à reunião, permite reduzir estas etapas intermédias.

Enviar a ata por email, em PDF ou para o CRM

O destino da ata depende da sua utilização.

Para os participantes ou os ausentes, pode ser enviada por email.

Para um cliente, alguns dos nossos utilizadores indicam preferir enviar um documento separado. Um deles explica que envia «diretamente em PDF a ata completa».

Numa reunião comercial, as informações também podem ser enviadas para o CRM.

Um utilizador descreve de forma muito simples o trabalho manual evitado:

«quando chego ao escritório, faço copiar e colar para o CRM».

O Leexi permite, nomeadamente, enviar informações para HubSpot, Salesforce, Pipedrive e Dynamics.

O funcionamento está detalhado na nossa página sobre o preenchimento automático do CRM após uma reunião.

Eliminar uma gravação e a respetiva ata

A questão da conservação das reuniões também surge nas conversas.

Um utilizador pergunta-nos, por exemplo, o que acontece quando «já não queremos que o Leexi tenha um registo de uma chamada».

As regras relativas à eliminação e ao período de conservação estão detalhadas no acordo de tratamento de dados do Leexi.

Personalizar a ata de acordo com o tipo de reunião

Uma reunião comercial, uma reunião de equipa e um conselho de administração não precisam do mesmo documento.

O modelo utilizado para gerar a ata permite, portanto, adaptar a sua estrutura a cada utilização.

O que o modelo altera na ata

Os nossos utilizadores referem-nos que a configuração do modelo pode alterar significativamente o resultado obtido.

Um deles fala, por exemplo, de uma ata «extremamente redundante que não me servia para nada».

O problema pode então estar menos relacionado com a transcrição do que com as instruções dadas à IA para construir o documento.

Se o modelo pedir demasiados detalhes, a ata pode tornar-se desnecessariamente longa.

Se pedir poucos, algumas informações importantes podem não aparecer.

Que secções incluir numa ata?

Numa reunião de trabalho, podem ser incluídos, nomeadamente:

• o contexto;
• as decisões;
• as ações;
• os temas ainda pendentes.

O nível de detalhe depende depois da reunião.

Para uma reunião semanal, pode bastar um documento curto.

Para um conselho de administração, alguns dos nossos utilizadores referem uma necessidade muito mais detalhada.

Um deles fala da «exaustividade dos debates, de atas sólidas, sem perda de informação ao longo do processo».

A divisão também pode variar.

Um utilizador considera, por exemplo, útil ter uma ata «dividida em capítulos», para encontrar mais facilmente uma parte específica da reunião.

Utilizar um modelo diferente para cada tipo de reunião

Os nossos utilizadores também nos referem diferenças de qualidade quando várias pessoas redigem as atas à sua maneira.

Um diretor de uma associação explica-nos que, consoante a pessoa que conduz a reunião, os documentos são «ou demasiado sintéticos, ou insuficientes, ou reinterpretados».

Utilizar o mesmo modelo para o mesmo tipo de reunião permite manter uma estrutura mais estável.

As reuniões comerciais podem, por exemplo, incluir sempre os próximos passos.

As reuniões de equipa podem destacar as decisões e as ações.

Os conselhos de administração podem conservar uma estrutura mais detalhada.

Um modelo demasiado detalhado também pode causar problemas

Adicionar mais secções não significa que a IA consiga sempre preenchê-las.

A ata depende do que foi realmente dito durante a reunião.

Um consultor explica-nos, por exemplo, que um modelo que pede informações muito detalhadas sobre um serviço «nunca ficará preenchido» se essas informações nunca forem mencionadas oralmente.

O modelo deve, portanto, manter-se coerente com o conteúdo real da reunião.

As reuniões que exigem mais atenção

Três situações surgem particularmente nas conversas que analisámos: reuniões presenciais, reuniões longas e reuniões multilingues.

Em conjunto, aparecem em 704 das 1 753 conversas analisadas com utilizadores Leexi.

Elaborar a ata de uma reunião presencial

Os nossos utilizadores também procuram utilizar a tomada de notas com IA quando os participantes se encontram na mesma sala.

Uma agência explica-nos, por exemplo, que procura uma solução utilizável «durante as videoconferências e também nas reuniões presenciais com os nossos clientes».

Nas reuniões presenciais, várias pessoas falam frequentemente para o mesmo microfone.

Alguns dos nossos utilizadores colocam um telefone no centro da mesa. Outros utilizam os microfones da sala.

Surgem então sobretudo dois pontos: a qualidade do áudio e a identificação das pessoas que falam.

Uma ronda de apresentações com os nomes antes de começar pode, nomeadamente, ajudar a identificar os diferentes participantes.

O tema é detalhado no nosso guia sobre a tomada de notas com IA durante uma reunião presencial.

Elaborar a ata de uma reunião com várias horas

As reuniões longas também colocam problemas específicos.

Recebemos, por exemplo, o testemunho de um utilizador cuja manhã inteira foi resumida em apenas dois minutos de ata.

Outro utilizador informou-nos de que perdeu a segunda parte de um workshop depois de uma pausa para almoço.

Numa situação deste tipo, é preferível criar duas gravações distintas em vez de manter uma única gravação em pausa durante um longo período.

Elaborar a ata de uma reunião em vários idiomas

Podem estar envolvidos dois idiomas: o falado durante a reunião e aquele em que pretende receber a ata.

Um utilizador explica-nos, por exemplo, que, depois de gerar o resumo, «podemos pedir para o traduzir para espanhol ou inglês».

Por outro lado, uma utilizadora informou-nos de que recebeu a ata em inglês. Depois de pedir uma tradução, obteve um documento diferente do primeiro.

Se já conhecer o idioma pretendido para a ata, é, portanto, preferível defini-lo diretamente antes da reunião.

O tema é detalhado no nosso guia para transcrever uma reunião multilingue.

Perguntas frequentes sobre a ata de reunião com IA

Uma ata escrita por uma IA tem o mesmo valor que uma ata redigida manualmente?

A utilização de uma IA para preparar o documento não elimina as regras de validação já aplicáveis à sua reunião.

Se a sua organização prevê que uma ata seja revista antes de ser enviada, esta etapa continua a ser necessária.

No caso de uma ata oficial de um CSE, de um conselho de administração ou de uma assembleia geral, o processo previsto para a redação e aprovação também continua a aplicar-se.

É necessário informar os participantes de que a reunião está a ser gravada?

Sim.

As pessoas presentes devem ser informadas antes do início da gravação.

As regras específicas dependem depois do contexto da reunião. Estão detalhadas no nosso guia sobre a gravação de reuniões profissionais e o RGPD.

O que acontece se a reunião mudar de idioma?

A transcrição reproduz o que é dito durante a reunião.

Já o idioma da ata depende da definição escolhida para a sua geração.

Se sabe em que idioma pretende receber o documento, é, portanto, preferível defini-lo antecipadamente.

É possível elaborar a ata de uma reunião sem videoconferência?

Sim.

A reunião pode ser gravada a partir de um telefone colocado sobre a mesa ou do sistema de áudio da sala.

A qualidade do resultado depende, nomeadamente, da qualidade do som gravado e da identificação das diferentes pessoas que falam.

Quem pode ver a ata?

Depende das permissões e das regras de partilha definidas para a reunião.

Nas reuniões que exigem validação, a ata pode permanecer acessível apenas às pessoas responsáveis pela sua verificação antes da divulgação.

A ata pode ser enviada diretamente para o CRM?

Sim, se o processo tiver sido configurado dessa forma.

Isto permite, nomeadamente, evitar voltar a introduzir manualmente no CRM as informações já fornecidas durante a reunião.

Quando uma ata contém um montante, um prazo importante ou uma informação que deve ser transmitida ao cliente, uma revisão antes do envio permite, contudo, verificar se as informações incluídas estão corretas. Experimente o Leexi gratuitamente