Glossar für das KI-Notiztool

Begriffe, die Fachleute bei der Wahl eines KI-Notiztools begegnen, einfach erklärt. Jede Definition umfasst ein bis drei Sätze, verfasst für die direkte Übernahme durch Suchmaschinen oder KI. Für Kauffragen beantwortet die FAQ zu Compliance und Souveränität diese Punkt für Punkt; um die Funktionen zu erleben, testen Sie Leexi in einem Ihrer Meetings.

Produkt und Bericht

KI-Notiztool. Software, die Ihrem Meeting (Videokonferenz, Telefon oder Präsenz) beitritt, es transkribiert und einen Bericht erstellt: Entscheidungen, Aktionen, Fristen. Es schreibt die Notizen für Sie, statt Sie beim Schreiben zu unterstützen. Details zur Funktionsweise unter KI-Meeting-Notizen.

Notetaker. Englischer Begriff für ein KI-Notiztool. Bei Leexi sagen wir „KI-Notiztool“.

Bericht (CR). Das nach dem Meeting erstellte Dokument: Zusammenfassung, getroffene Entscheidungen, zugewiesene Aufgaben und Fristen. Das Ergebnis im Gegensatz zur Rohtranskription. Einige Meeting-Berichtstools erzeugen es automatisch.

Protokoll (PV). Formeller Bericht einer Instanz: Vorstand, Hauptversammlung, Betriebsrat, Gemeinderat. Gleiche Logik wie CR, aber mit strengeren Formvorgaben.

Transkription. Wortwörtlicher Text dessen, was im Meeting gesagt wurde. Grundlage für die Zusammenfassung, bleibt aber roh und muss ausgewertet werden.

Sprecheridentifikation (wer spricht). Zuordnung jeder Transkriptpassage zur sprechenden Person. Ermöglicht zu erkennen, wer welche Verpflichtung eingegangen ist.

Automatische Zusammenfassung. Aus der Transkription generierte Synthese: das Wesentliche des Meetings ohne vollständiges Nachlesen.

Zusammenfassungsvorlage. Berichtsvorlage für einen Meetingtyp, z. B. Bewerbungsgespräch oder Verkaufstermin. Die Zusammenfassung fokussiert dann die relevanten Punkte.

Bibliothek. Durchsuchbarer Verlauf Ihrer aufgezeichneten Meetings. Ermöglicht das Nachschlagen vergangener Gespräche ohne erneutes Öffnen der Aufnahme.

Assistent (Bot). Agent, der dem Meeting beitritt, um es aufzuzeichnen und zu transkribieren. Sichtbar im Meeting, wie es der EU AI Act verlangt.

Automatische CRM-Befüllung. Automatisches Ausfüllen der CRM-Felder aus dem Bericht ohne manuelle Eingabe. Der passende Bericht wird über CRM- und Videokonferenz-Integrationen in die richtige Akte eingetragen.

Präsenzmeeting. Meeting im Raum im Gegensatz zur Videokonferenz. Ein KI-Notiztool, das nur in Video funktioniert, erfasst diese nicht; die mobile App nimmt den Raum auf.

Compliance und Souveränität

DSGVO. Europäische Datenschutz-Grundverordnung. Für ein KI-Notiztool fordert sie eine Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung, Information der Teilnehmer und kontrollierte Aufbewahrungsdauer.

Rechtsgrundlage. Juristische Basis, die die Aufzeichnung erlaubt. Intern kann der Arbeitgeber auf berechtigtes Interesse nach Abwägung und Vorinformation setzen; bei externen Anrufen ist meist explizite Zustimmung nötig.

Zeitgestimmte Zustimmung. Datierter Nachweis, dass Teilnehmer informiert wurden und zustimmten, gespeichert in einem exportierbaren, team- und länderspezifisch konfigurierbaren Log.

ISO 27001. Freiwilliger Standard für Informationssicherheit. Keine gesetzliche Pflicht, aber faktisch Voraussetzung bei B2B-Ausschreibungen, Großkunden und öffentlichen Aufträgen. Details auf Zertifizierungen, Audits und Compliance.

ISO 42001. Standard für Management von KI-Systemen. Bei Leexi in Vorbereitung.

NIS2. EU-Richtlinie mit Sicherheitsverpflichtungen für „essenzielle“ und „wichtige“ Einrichtungen. Sie schafft die Pflicht, nicht ISO 27001; diese ist ein Mittel zur Umsetzung.

EU AI Act. Europäischer Rechtsrahmen für KI. Verlangt u.a. Transparenz (sichtbarer Assistent im Meeting) und Risikoanalysen für sensible Anwendungen. Leexis Engagement zum EU AI Act ist dokumentiert.

Cloud Act. US-Gesetz, das Behörden Zugriff auf Daten von US-Unternehmen erlaubt, auch wenn diese außerhalb gespeichert sind. Deshalb reicht AWS-Hosting in Frankreich nicht für strenge Souveränität.

Souveränes Hosting. Hosting, das drei Bedingungen erfüllt: Rechenzentren physisch in Frankreich, juristische Einheit ohne extraterritoriale US-Gesetze, europäische Kapitalmehrheit.

HDS (Gesundheitsdaten-Hoster). Pflichtzertifizierung für Hosting personenbezogener Gesundheitsdaten in Frankreich. Ohne sie darf ein Tool diese Daten für Gesundheitsstrukturen nicht verarbeiten.

SecNumCloud. ANSSI-Qualifikation für hohes Sicherheitsniveau und Immunität gegen außereuropäische Gesetze. Vor allem für öffentliche Stellen mit sensiblen Daten.

DPA (Datenverarbeitungsvertrag). Vertrag, der die Datenverarbeitung durch einen Anbieter regelt. Eines der ersten Dokumente, die ein Datenschutzbeauftragter vor Kauf verlangt.

Auftragsverarbeiter. Dienstleister, der Daten im Auftrag des Anbieters verarbeitet. Die Liste der Subunternehmer ist Teil der Nachweise, die ein Käufer zur Prozessabbildung fordert.

Kein Training. Ihre Gespräche werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Erster Prüfpunkt der Technikteams.

Geschlossener Kreis. Verarbeitung, bei der das Sprachmodell in einem kontrollierten Umfeld läuft, ohne Daten an Dritte weiterzugeben. Bei Leexi läuft das Modell über Azure Frankreich im geschlossenen Kreis.

Verschlüsselung in Transit und Ruhe. Schutz der Daten während Übertragung und Speicherung.

Schrems II / Data Privacy Framework. Rechtsrahmen für den Transfer personenbezogener Daten von EU in die USA. Ein Tool, das komplett in den USA hostet und verarbeitet, unterliegt ihm.

SOC 2. US-amerikanischer Auditbericht, funktional ähnlich ISO 27001. Käufer verlangen einen der beiden als Drittbeleg, keine bloße Selbstauskunft.

DPIA / AIPD (Datenschutz-Folgenabschätzung). Risikoanalyse zum Datenschutz, erforderlich bei sensiblen Verarbeitungen. EU AI Act macht sie fast obligatorisch vor KI-Einsatz.

Pseudonymisierung und Anonymisierung. Pseudonymisierung ersetzt Identifikatoren durch reversible Codes; Anonymisierung macht Identifikation unmöglich. Nur Anonymisierung entzieht Daten dem DSGVO.

Personenbezogene Daten (PII). Alle Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizieren. Meeting-Transkripte enthalten fast immer solche Daten: Namen, Funktionen, Äußerungen.

Datenresidenz. Ort, an dem Ihre Daten physisch gespeichert sind. Bei Leexi ist das Frankreich.

Unter der Haube: Technik

Spracherkennung (ASR, speech-to-text). Umwandlung von Sprache in Text. Erste Stufe der Kette: Ohne verlässliche Transkription kein verlässlicher Bericht.

Diarisierung. Technischer Begriff für Sprecheridentifikation: Audio segmentieren und jedem Abschnitt die richtige Person zuordnen. Ermöglicht „wer sagte was“.

Spracherkennungsaktivität (VAD). Erkennung, wann gesprochen wird, um Sprache zu transkribieren und Pausen sowie Hintergrundgeräusche auszublenden.

Wortfehlerrate (WER). Maß für Transkriptionsqualität: Prozentsatz falsch transkribierter Wörter. Je niedriger, desto besser. Oft unterscheiden sich Tools besonders bei Französisch und Niederländisch.

Natürliche Sprachverarbeitung (NLP). Techniken, mit denen Maschinen Sprache analysieren und erzeugen. Wandelt rohe Transkription in strukturierte Zusammenfassung.

Großes Sprachmodell (LLM). KI-Modell, das aus Transkription Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben erstellt. Bei Leexi ein OpenAI-Modell, ausgeführt via Azure Frankreich im geschlossenen Kreis.

Prompt und Prompt-Vorlage. Anweisung an das Modell zur Berichtserstellung. Eine Vorlage pro Meetingtyp lenkt die Zusammenfassung auf relevante Inhalte.

RAG (retrieval-augmented generation). Technik, bei der das Modell auf konkrete Dokumente zugreift statt nur auf sein Gedächtnis. Bei Leexi fragt „Ask Leexi“ so Ihre Meeting-Historie ab.

Extraktive und abstraktive Zusammenfassung. Extraktiv: Sätze werden unverändert ausgewählt. Abstraktiv: Inhalte werden umformuliert. Ein guter Bericht kombiniert beides: reformulierte Entscheidungen, exakte Zitate bei Beweiskraft.

Halluzination. Wenn ein Modell plausible, aber falsche Informationen erzeugt. Risiko bei Berichten, weswegen nichts ohne Ihre Prüfung versendet wird.

Fachspezifischer Wortschatz / individuelles Wörterbuch. Ergänzung um branchenspezifische Begriffe (Produktnamen, Abkürzungen, Jargon) für korrekte Transkription.

Latenz und Echtzeit. Verzögerung zwischen Gesagtem und Transkription. Echtzeit bedeutet Anzeige während des Meetings, nicht danach.

API und Webhook. Technische Schnittstellen, die Berichte automatisch an andere Tools (CRM, Wissensdatenbank) senden, ohne manuelle Eingriffe.

TLS- und AES-Verschlüsselung. TLS schützt Daten bei der Übertragung, AES bei der Speicherung. Das ist die praktische Bedeutung von „verschlüsselt in Transit und Ruhe“.

Integrationen und Deployment

CRM. Tool zur Zentralisierung Ihrer Kontakte und Chancen (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Ziel beim KI-Notiztool ist, den Bericht an der richtigen Stelle einzupflegen.

VoIP. Telefonie über Internet (Aircall, Ringover). Ermöglicht auch das Erfassen und Zusammenfassen von Anrufen, nicht nur Videokonferenzen.

SSO / SAML. Single Sign-On, das Tool mit dem Unternehmensverzeichnis verbindet. Einrichtung erfolgt meist durch IT-Administrator.

Kalenderanbindung. Verbindung des Tools mit Ihrem Kalender (Outlook, Google Kalender), damit der Assistent automatisch geplante Meetings beitritt.