Ein Steuerungsausschuss aufzeichnen: Welche DSGVO-Regeln gelten?

Sie zeichnen Ihre Projektausschüsse auf, um ein gemeinsames Protokoll zu erhalten? Das ist möglich, aber ein Steuerungsausschuss versammelt Personen aus verschiedenen Einheiten: Ihr Team, den Kunden, manchmal Dienstleister.

Diese Mischung erschwert die Regelung mehr als das Thema selbst.

Darf man einen Steuerungsausschuss aufzeichnen?

Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.

Ein Steuerungsausschuss benennt Verantwortliche, weist Fristen zu und bespricht die Arbeit identifizierter Personen. Das ist eine personenbezogene Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO.

Sie müssen insbesondere:

• alle Teilnehmenden vor der Aufzeichnung informieren;
• Ihre Mitarbeitenden von externen Beteiligten unterscheiden;
• für jede Person eine Rechtsgrundlage bestimmen;
• den Zweck der Aufzeichnung definieren;
• die Aufbewahrungsdauer begrenzen;
• den Fall von später hinzukommenden Personen regeln.

Das heimliche Aufzeichnen ist zudem strafbar (§ 226-1 StGB): „Wer vorsätzlich die Intimsphäre eines anderen verletzt, indem er ohne dessen Zustimmung private oder vertrauliche Äußerungen aufnimmt oder übermittelt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft.“

Ist eine Aufzeichnung eines Ausschusses eine personenbezogene Datenverarbeitung?

Ja.

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4 Abs. 1).

Ein gemeinsames, namentliches Protokoll mehrerer Organisationen ist eine eigenständige Verarbeitung.

Auch Transkription und Protokollierung sind betroffen.

Warum erfordert diese Art von Meeting besondere Aufmerksamkeit?

Weil nicht alle Teilnehmenden denselben Arbeitgeber haben.

Was für Ihre Mitarbeitenden gilt, gilt nicht für den Kundenprojektleiter oder den Dienstleisterberater. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite ein berufliches Meeting aufzeichnen beschrieben.

Sie führen zudem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte durch:

aufzeichnen → transkribieren → protokollieren → an beide Teams senden → aufbewahren → löschen.

Welche Daten werden aufgezeichnet?

Je nach Tool können Sie speichern:

• die Audiodatei der Sitzung;
• die Transkription;
• Namen der Teilnehmenden und deren Organisation;
• Datum und Dauer;
• das Protokoll;
• kritische Punkte;
• Maßnahmen und deren Verantwortliche.

---

Müssen die Teilnehmenden vor der Aufzeichnung informiert werden?

Ja.

Die Information muss vor oder bei der Erhebung der Daten erfolgen. Die DSGVO verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten“ bereitgestellt wird (Art. 13 Abs. 1).

Bei wiederkehrenden Ausschüssen erfolgt die Ankündigung zu Projektbeginn und wird zu Sitzungsbeginn erinnert.

Was muss man sagen?

Die CNIL weist darauf hin, dass Betroffene „insbesondere über die Existenz der Maßnahme, die Identität des Verantwortlichen und die verfolgten Zwecke“ informiert werden müssen.

Sie sollten also einfach erklären können:

wer aufzeichnet → warum → wer das Protokoll erhält → wie lange es gespeichert wird.

Müssen externe Teilnehmende anders behandelt werden?

Ja.

Sie sind weder durch das berechtigte Interesse ihres Arbeitgebers noch Ihres Unternehmens abgedeckt. Ihre Zustimmung ist erforderlich und muss ausdrücklich eingeholt werden.

Muss erwähnt werden, dass eine KI das Protokoll erstellt?

Ja.

Die Audioaufzeichnung und die anschließende KI-Verarbeitung sind zwei getrennte Vorgänge.

Die europäische KI-Verordnung verlangt, dass „Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die direkt mit natürlichen Personen interagieren, so gestaltet sind, dass die betroffenen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Art. 50 Abs. 1). Diese Pflicht gilt seit dem 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter; Ihre Informationspflicht folgt aus der DSGVO und CNIL-Doktrin.

Sie können z.B. sagen:

„Die Sitzung wird aufgezeichnet und ein KI-Assistent erstellt automatisch das Protokoll, das zwischen unseren beiden Teams geteilt wird.“

Was tun, wenn sich die Zusammensetzung des Ausschusses ändert?

Sie informieren jede neue Person bei ihrer ersten Sitzung.

Ein Steuerungsausschuss ändert sich im Projektverlauf, die Information folgt den Zugängen.

---

Welche Rechtsgrundlage gilt für die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses?

Zwei Rechtsgrundlagen können im selben Meeting nebeneinander bestehen.

Es besteht keine Pflicht, für alle Anwesenden dieselbe Grundlage zu wählen.

Kann das berechtigte Interesse genutzt werden?

Ja, für Ihre eigenen Mitarbeitenden.

Art. 6 DSGVO erlaubt eine Verarbeitung „die zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen“ (Abs. 1 lit. f).

Sie müssen insbesondere eine Interessenabwägung durchführen und die Teilnehmenden informieren.

Kann die Einwilligung genutzt werden?

Ja, und das gilt für externe Beteiligte.

Die Einwilligung ist „jede freiwillige, spezifische, informierte und unmissverständliche Willensbekundung“ (Art. 4 Abs. 11). Der Verantwortliche muss zudem „nachweisen können, dass die betroffene Person eingewilligt hat“ (Art. 7 Abs. 1). Das entspricht dem Vorgehen bei einem Verkaufsgespräch oder einer Baustellenbesichtigung.

Muss die Aufzeichnung im Dienstvertrag erwähnt werden?

Das ist der einfachste Weg, die Frage einmalig zu klären.

Die Frage wird zu Projektbeginn geklärt, nicht bei jeder Sitzung.

Kann ein Teilnehmender widersprechen?

Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.

Die betroffene Person „hat das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen“ (Art. 21 Abs. 1).

Für Mitarbeitende mit berechtigtem Interesse gilt das Widerspruchsrecht. Für andere kann die Einwilligung ebenso einfach widerrufen werden.

---

Wie lange darf die Aufzeichnung eines Ausschusses gespeichert werden?

So lange wie nötig für den Zweck, nicht länger.

Die DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke erforderlich ist“ (Art. 5 Abs. 1 lit. e).

Im Projekt sollte die Dauer an ein konkretes Ereignis gebunden sein.

Wie lange darf die Audiodatei aufbewahrt werden?

Die CNIL gibt für Arbeitsgesprächsaufzeichnungen eine maximale Dauer von sechs Monaten an.

Nach Freigabe des Protokolls ist die Audioaufnahme meist nicht mehr erforderlich.

Wie lange darf das Protokoll aufbewahrt werden?

Die CNIL erlaubt eine Aufbewahrung von bis zu einem Jahr für Analyse-Dokumente.

Ein Projektprotokoll kann an die Projektdauer angepasst werden, sofern schriftlich festgelegt.

Was passiert mit der Aufzeichnung nach Projektende?

Das ist oft die ungeklärte Frage.

Ein Projekt endet, die Ausschüsse bleiben in der Bibliothek. Eine wirksame Richtlinie muss vorsehen:

Sitzung → Protokoll → Projektabschluss → Löschung.

---

Wer darf auf die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses zugreifen?

Nur Personen, die sie für die Nachverfolgung benötigen.

Teilnehmende und Personen, die die Akte übernehmen. Nicht das gesamte Projektteam, außer es wurde ausdrücklich beschlossen.

Wer darf Audio, Transkription und Protokoll einsehen?

Die drei Dateien erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Sie können z.B.:

• das Protokoll mit beiden Teams teilen;
• den Zugriff auf die Transkription einschränken;
• die Audioaufnahme nur bei berechtigtem Bedarf speichern.

Wird das Protokoll an den Kunden gesendet?

Oft, und das ist legitim.

Eine Kopie verlässt Ihre Organisation und unterliegt den Zugriffsregeln des Kunden. Ihre Aufbewahrungsfrist gilt dort nicht.

Müssen die Daten verschlüsselt werden?

Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.

Die DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, einschließlich Pseudonymisierung und Verschlüsselung“ (Art. 32 Abs. 1).

---

Welche Rechte haben die Teilnehmenden?

Die Betroffenen haben die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.

Können sie Auskunft über ihre Daten verlangen?

Ja.

Die betroffene Person „hat das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Art. 15 Abs. 1). Das betrifft Audio, Transkription und Protokoll.

Können sie eine Berichtigung verlangen?

Ja.

Die betroffene Person „hat das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (Art. 16).

Im Steuerungsausschuss kann eine falsch zugewiesene Maßnahme so korrigiert werden.

Eine KI kann falsch transkribieren:

• Eigennamen;
• Fristen;
• kritische Punkte;
• Verpflichtungen;
• die sprechende Person.

Können sie Löschung verlangen?

Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.

Die betroffene Person „hat das Recht, unverzüglich die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen“ (Art. 17 Abs. 1).

Wer bearbeitet die Anfrage, wenn mehrere Organisationen beteiligt sind?

Die Organisation, die aufgezeichnet hat.

Sie ist der Verantwortliche, auch wenn das Protokoll anderswo zirkuliert.

Wie schnell muss geantwortet werden?

In der Regel innerhalb eines Monats. Der Verantwortliche antwortet „ohne unangemessene Verzögerung und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage“ (Art. 12 Abs. 3).

---

Welche Pflichten bestehen, wenn die KI die Notizen erstellt?

Die KI fügt der reinen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.

Der Ablauf ist:

Audio → Transkription → Analyse → Maßnahmenprotokoll → Verteilung an beide Teams.

Was macht die KI konkret?

Sie kann:

• die Sitzung transkribieren;
• die Sprecher identifizieren;
• Entscheidungen extrahieren;
• kritische Punkte erfassen;
• ein Protokoll erstellen;
• Maßnahmen den Verantwortlichen zuordnen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Das ist eine der ersten Fragen an Ihren Anbieter und wird Ihr Kunde vor der Zustimmung zur Aufzeichnung stellen.

Bei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkriptionen und Protokolle in der Region Paris auf AWS. Ab einer bestimmten Lizenzanzahl kann Hosting bei Scaleway gewählt werden.

Wer verarbeitet die Daten?

Der Anbieter agiert als Auftragsverarbeiter im Rahmen der DSGVO.

Bei Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen System aus.

Ist ein DPA mit dem Anbieter erforderlich?

Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.

Art. 28 DSGVO schreibt vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter durch einen Vertrag geregelt wird, der den Gegenstand, die Dauer, die Art und den Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festlegt“ (Abs. 3).

Dieses Dokument wird Ihr Kunde anfordern, wenn er Ihre Verarbeitungskette vor der Zustimmung prüfen möchte. Das Leexi-Konformitätsdossier enthält die Unterlagen.

Nutzt die KI Ihre Sitzungen zum Training ihrer Modelle?

Das hängt vom Anbieter ab.

Bei Leexi werden Gespräche auf allen Konten nicht zum Training verwendet.

---

Wie kündigt man die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses an?

Sie können eine einfache und klare Formulierung verwenden.

Zu Projektbeginn

„Zur Nachverfolgung zeichnen wir die Ausschüsse auf, das Protokoll wird automatisch erstellt: Entscheidungen, kritische Punkte, Maßnahmen. Es wird Ihnen nach jeder Sitzung zugesandt. Ist das für Sie in Ordnung?“

Zu Sitzungsbeginn

„Erinnerung: Die Sitzung wird aufgezeichnet und das Protokoll geht an alle Teilnehmenden. Wenn ein Punkt nicht ins Protokoll soll, sagen Sie bitte Bescheid, ich schalte dann ab.“

Für neue Teilnehmende

„Ich weise darauf hin, dass die Ausschüsse aufgezeichnet werden und das Protokoll zwischen unseren Teams geteilt wird. Bitte sagen Sie, wenn Sie damit ein Problem haben.“

---

Welche Fehler sollten vermieden werden?

1. Berechtigtes Interesse für alle Teilnehmenden anwenden

Es gilt nicht für externe Personen.

2. Zustimmung nur einmal beim ersten Ausschuss einholen

Die Zusammensetzung ändert sich, die Information muss folgen.

3. Ausschüsse eines abgeschlossenen Projekts in der Bibliothek belassen

Ohne Regel zur Projektabschlusslöschung bleiben sie dort.

4. Ein Protokollmodell für einen anderen Meetingtyp verwenden

Ein falsch zugeordnetes Modell erzeugt ein Protokoll, das weder zum Ausschuss noch zum Kunden passt.

5. Vergessen, dass das Protokoll woanders weiterlebt

Nach Versand an den Kunden gilt dessen Zugriffsregelung. Ihre Löschung löscht es dort nicht.

6. Nicht prüfen, ob die Sitzung korrekt erfasst wurde

Eine aufgezeichnete, aber nicht auffindbare Sitzung bindet unnötig Ressourcen.

---

Wie zeichnet man einen Steuerungsausschuss mit Leexi auf?

Nach Festlegung des DSGVO-Rahmens umfasst die Nutzung wenige Schritte.

1. Sitzung beitreten

Leexi kann dem Meeting aus Ihrem Kalender beitreten. Im Raum kann die Aufzeichnung per Mobile App gestartet werden, es gelten die Präsenzregeln.

2. Protokoll mit Entscheidungen generieren

Das Protokoll enthält Entscheidungen, kritische Punkte, Maßnahmen und Verantwortliche.

3. Vergangene Sitzung finden

Sitzungen werden in einer durchsuchbaren Bibliothek gespeichert, so können Verpflichtungen von vor Monaten gefunden werden.

4. Zugriffe verwalten

Sie legen fest, welche Mitarbeitenden Protokolle einsehen dürfen.

5. Daten kontrollieren

Leexi zeigt u.a. Hosting in der Region Paris, Scaleway-Option, Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen System, Verschlüsselung der Daten in Transit und Ruhe sowie kein Training mit Ihren Gesprächen.

---

Welche Schwierigkeiten haben Nutzer tatsächlich?

Juristische Fragen sind nicht die einzigen praktischen Herausforderungen.

Von 1.141 Support-Tickets zwischen Januar und Juni 2026 betreffen 2 einen Steuerungsausschuss: die Wiederherstellung einer Sitzung und ein Protokollmodell, das für den falschen Meetingtyp angewandt wurde. Ein drittes Ticket meldet, dass eine Sitzung vom Assistenten beigetreten wurde, aber kein Protokoll verfügbar ist.

Keines fragt, ob Aufzeichnung erlaubt ist.

Das zeigt eine andere Perspektive:

Die Frage ist nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“

Man muss auch wissen:

Wer kann die Sitzung finden → unter welchem Protokollmodell wird das Protokoll erstellt → wie lange bleibt es zugänglich.

---

Steuerungsausschuss aufzeichnen: Das Wichtigste

Vor der Aufzeichnung prüfen Sie diese sechs Punkte:

• Information: Wissen alle Teilnehmenden, dass aufgezeichnet wird?
• Rechtsgrundlage: Haben Sie Mitarbeitende von externen Beteiligten unterschieden?
• Vertrag: Ist die Aufzeichnung im Projektvertrag erwähnt?
• Zugänge: Werden neue Teilnehmende bei ihrer ersten Sitzung informiert?
• Abschluss: Gibt es eine Löschregel zum Projektende?
• Auftragsverarbeiter: Können Sie Ihre Verarbeitungskette dem Kunden zeigen?

Wenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:

Wissen die Teilnehmenden, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?

Häufige Fragen

Ist es legal, einen Steuerungsausschuss aufzuzeichnen?

Ja, mit Information der Teilnehmenden. Für Ihre Mitarbeitenden reicht berechtigtes Interesse, für externe Beteiligte ist deren Einwilligung erforderlich.

Braucht man die Zustimmung des Kunden zur Aufzeichnung?

Ja, wenn Einwilligung die Rechtsgrundlage ist. Die Erwähnung zu Projektbeginn erspart Wiederholungen.

Was tun, wenn sich die Zusammensetzung ändert?

Jede neue Person wird bei der ersten Sitzung informiert.

Kann das Protokoll an den Kunden gesendet werden?

Ja, das ist üblich. Nach Versand gilt die Zugriffsregelung des Kunden.

Wie lange darf die Aufzeichnung gespeichert werden?

Die Dauer richtet sich nach dem Zweck. Für Arbeitsgesprächsaufzeichnungen sind bis zu sechs Monate erlaubt, für Analyse-Dokumente bis zu einem Jahr.

Kann man einen Ausschuss von vor mehreren Monaten finden?

Ja, sofern Zugriffsrechte und Aufbewahrungsdauer dies erlauben.

Kann ein Teilnehmender die Löschung einer Sitzung verlangen?

Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.

---

Zusammenfassung

Die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses ist möglich.

Der richtige Ansatz ist nicht nur die Frage:

„Darf ich aufzeichnen?“

Sondern die gesamte Kette zu prüfen, unter Berücksichtigung beider Organisationen:

informieren → aufzeichnen → transkribieren → verteilen → bis zum Abschluss speichern → löschen.

Diese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.

Wollen Sie zuverlässige Protokolle für Ihre Steuerungsausschüsse? Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Ausschuss

Quellen

Primärquellen vom 22. August 2026:

• DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32
• Strafgesetzbuch, Artikel 226-1
• CNIL, Abhören und Aufzeichnen von Telefonaten am Arbeitsplatz
• Europäische KI-Verordnung, Artikel 50

Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.