Vorstandssitzung aufzeichnen: DSGVO-Regeln

Zeichnen Sie Ihre Sitzungen auf, um ein belastbares Beschlussprotokoll zu erhalten? Das ist möglich, und die Frage nach dem Recht zur Aufzeichnung ist schnell geklärt, denn die Teilnehmenden sind Ihre eigenen Mitarbeitenden.

Die eigentliche Frage liegt woanders: Wer darf das Protokoll lesen, und was geschieht mit Äußerungen über Personen, die nicht im Raum sind.

Darf man eine Vorstandssitzung aufzeichnen?

Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.

Eine Vorstandssitzung nennt Personen, erörtert ihre Ergebnisse und manchmal ihre Zukunft in der Organisation. Sie stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.

Sie müssen insbesondere:

• die Mitglieder des Gremiums vor der Aufzeichnung informieren;
• Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;
• den Zweck der Aufzeichnung festlegen;
• die Speicherdauer begrenzen;
• die Verteilung des Protokolls einschränken;
• die abwesenden Personen berücksichtigen, über die gesprochen wird.

Eine Aufzeichnung ohne Wissen der anwesenden Personen fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch, das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45 000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Privatsphäre eines anderen verletzt: 1. indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte aufnimmt, aufzeichnet oder überträgt“ (Artikel 226-1).

Ist die Aufzeichnung einer Sitzung ein personenbezogenes Datum?

Ja.

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).

Die Teilnehmenden sind identifizierbar, und die in der Sitzung genannten Personen sind es ebenso.

Die Transkription und das Protokoll sind ebenfalls betroffen.

Warum unterscheidet sich diese Art von Sitzung?

Weil die sensibelsten Daten nicht die Teilnehmenden betreffen.

Sie betreffen die Personen, über die gesprochen wird und die nicht im Raum sind: eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, deren Situation erörtert wird, ein Kunde, ein Partner. Der für alle Besprechungen gemeinsame Rahmen wird auf der Seite ein Geschäftstreffen aufzeichnen ausführlich dargestellt.

Sie führen außerdem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durch:

aufzeichnen → transkribieren → verfassen → an das Gremium verteilen → aufbewahren → löschen.

Welche Daten werden aufgezeichnet?

Je nach eingesetztem Werkzeug können Sie aufbewahren:

• die Audioaufnahme der Sitzung;
• die Transkription;
• die Namen der Teilnehmenden;
• Datum und Dauer;
• das Protokoll;
• die getroffenen Entscheidungen;
• die zugewiesenen Aufgaben;
• die Erwähnungen abwesender Personen.

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Muss man die Mitglieder des Gremiums vor der Aufzeichnung informieren?

Ja.

Die Information muss vor oder zu dem Zeitpunkt erfolgen, zu dem die Daten erhoben werden. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Artikel 13, Absatz 1).

Bei einem regelmäßig tagenden Gremium erfolgt die Ankündigung einmal bei Einführung des Verfahrens und wird dann zu Beginn jeder Sitzung wiederholt.

Was muss man ihnen sagen?

Die CNIL weist darauf hin, dass die betroffenen Personen „insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Verfahrens; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.

Bei dieser Art von Sitzung zählt ein Punkt mehr als die übrigen: die Liste der Personen, die Zugriff auf das Protokoll haben werden.

Sie müssen daher einfach erklären können:

wer aufzeichnet → warum → wer das Protokoll liest → wie lange es aufbewahrt wird.

Muss man die Personen informieren, über die in der Sitzung gesprochen wird?

Die Frage verdient es, in Ihrer internen Richtlinie behandelt zu werden.

Die DSGVO sieht eine Information der Personen vor, deren Daten verarbeitet werden. Ein Gremium, das regelmäßig Einzelfälle behandelt, tut gut daran, diesen Punkt im Vorfeld zu klären und nicht in der Sitzung.

Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll verfasst?

Ja.

Die Audioaufzeichnung und die anschließend von der KI durchgeführte Verarbeitung sind zwei Vorgänge, die man sinnvoll unterscheiden sollte.

Die europäische Verordnung über künstliche Intelligenz sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und aus der Auslegung der CNIL.

Sie können beispielsweise ankündigen:

„Die Sitzung wird aufgezeichnet und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“

Wie geht man mit einem einmaligen Gast um?

Sie informieren ihn bei seiner Ankunft.

Sein Zugriff auf das Protokoll kann sich außerdem auf den Teil beschränken, der ihn betrifft.

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Welche Rechtsgrundlage gilt für die Aufzeichnung einer Sitzung?

Das berechtigte Interesse ist die für interne Besprechungen herangezogene Grundlage.

Die Einwilligung wirft hier eine Schwierigkeit auf, die das berechtigte Interesse vermeidet.

Kann man sich auf das berechtigte Interesse stützen?

Ja, insbesondere bei einem internen Gremium.

Artikel 6 der DSGVO erlaubt eine Verarbeitung, die „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen“ (Absatz 1, Buchstabe f).

Sie müssen daher insbesondere eine Interessenabwägung vornehmen und die Teilnehmenden informieren.

Warum nicht die Einwilligung?

Weil die Freiwilligkeit der Ablehnung fraglich ist.

Die Einwilligung muss freiwillig sein. Zwischen einer Geschäftsführung und den Mitgliedern ihres Gremiums ist diese Bedingung schwerer nachzuweisen. Bei einem Verkaufsgespräch stellt sich dieselbe Schwierigkeit nicht, denn dort kann Ihr Gegenüber folgenlos ablehnen.

Welchen Zweck sollte man wählen?

Ein Beschlussprotokoll und die Nachverfolgung der Aufgaben zu erstellen.

Das ist ein klarer Zweck, der die Aufzeichnung rechtfertigt und begrenzt, was Sie damit tun dürfen.

„Wir behalten die Sitzungen für den Fall der Fälle“ ist kein Zweck und erlaubt es weder, die Verarbeitung zu rechtfertigen, noch eine Dauer festzulegen.

Kann ein Mitglied des Gremiums Widerspruch erheben?

Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen, da die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse beruht.

Die betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch zu erheben“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).

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Wie lange darf man die Aufzeichnung einer Sitzung aufbewahren?

So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.

Die DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e).

Wie lange darf man die Audioaufnahme aufbewahren?

Für das Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz weist die CNIL darauf hin, dass „die Aufzeichnungen höchstens sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.

Eine Vorstandssitzung benötigt ihre Audioaufnahme in der Regel nicht über die Abnahme des Protokolls hinaus, und es ist die Audioaufnahme, die die aus dem Endprotokoll gestrichenen Äußerungen enthält.

Wie lange darf man das Protokoll aufbewahren?

Die CNIL weist darauf hin, dass „die Analyseunterlagen ihrerseits bis zu einem Jahr aufbewahrt werden dürfen“.

Ein Beschlussprotokoll, das als Gedächtnis dient, kann eine längere Dauer erfordern, sofern diese schriftlich festgehalten und begründet ist.

Muss man alle Sitzungen gleich behandeln?

Nein.

Eine Sitzung, die Einzelfälle behandelt, erfordert nicht dieselben Regeln wie eine Zahlenbesprechung.

Eine wirksame Richtlinie kann vorsehen:

gewöhnliche Sitzung → Standardaufbewahrung · sensible Sitzung → kürzere Dauer und stärker eingeschränkter Zugriff.

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Wer darf auf das Protokoll einer Sitzung zugreifen?

Nur die Mitglieder des Gremiums.

Das ist der Punkt, der bei dieser Art von Sitzung in der Praxis am meisten Schwierigkeiten bereitet.

Wer darf Audioaufnahme, Transkription und Protokoll einsehen?

Die drei Dateien erfüllen nicht zwangsläufig denselben Bedarf.

Sie können beispielsweise:

• das Protokoll mit den Mitgliedern des Gremiums teilen;
• den Zugriff auf die Transkription beschränken;
• die Audioaufnahme nur für wirklich begründete Zwecke aufbewahren.

Der Zugriff wird vor der ersten aufgezeichneten Sitzung festgelegt und nicht erst, wenn die Protokolle bereits erstellt sind.

Braucht man einen getrennten Bereich für diese Besprechungen?

Das ist einfacher zu kontrollieren.

Protokolle des Gremiums im selben Bereich wie andere Besprechungen abzulegen bedeutet, die Vertraulichkeit auf die Berechtigungen jeder einzelnen Datei zu stützen.

Muss man die Daten verschlüsseln?

Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.

Die DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).

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Welche Rechte haben die Teilnehmenden?

Die aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.

Können sie Auskunft über ihre Daten verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Dies kann die Audioaufnahme, die Transkription und das Protokoll betreffen.

Können sie eine Berichtigung verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).

In einer Sitzung kann eine im Protokoll falsch zugeordnete Position echte Folgen haben.

Eine KI kann Folgendes falsch transkribieren:

• einen Eigennamen;
• einen Betrag;
• eine Entscheidung;
• eine Frist;
• die Identität der Person, die gesprochen hat.

Können sie die Löschung verlangen?

Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).

Und die abwesenden Personen, über die gesprochen wird?

Sie verfügen über dieselben Rechte.

Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, die erfahren, dass in einer Sitzung über ihre Situation gesprochen wurde, können Auskunft über die sie betreffenden Daten verlangen.

Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?

Grundsätzlich innerhalb eines Monats. Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).

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Welche Pflichten gelten, wenn die KI die Notizen übernimmt?

Die KI fügt der einfachen Aufzeichnung eine Verarbeitung hinzu.

Die Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:

Audio → Transkription → Analyse → Beschlussprotokoll → Verteilung.

Was macht die KI konkret?

Sie kann:

• die Sitzung transkribieren;
• die Sprechenden erkennen;
• die Beschlüsse extrahieren;
• die Entscheidungen festhalten;
• ein Protokoll erstellen;
• die Fristen ordnen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Das ist eine der ersten Fragen an Ihren Anbieter, und sie stellt sich hier mehr als anderswo, denn es sind Ihre eigenen Entscheidungen, die dabei übertragen werden.

Bei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkriptionen und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden. Die Konformitätsunterlagen führen die Auftragsverarbeiter und die Zertifizierungen im Detail auf.

Wer verarbeitet die Daten?

Der Anbieter des Werkzeugs tritt als Auftragsverarbeiter in dem von der DSGVO vorgesehenen Rahmen auf.

Im Fall von Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell und Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf aus.

Braucht man einen AVV mit dem Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.

Artikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments erfolgt […], der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).

Nutzt die KI Ihre Sitzungen, um ihre Modelle zu trainieren?

Das hängt vom Anbieter ab.

Bei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.

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Wie kündigt man die Aufzeichnung einer Vorstandssitzung an?

Sie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.

Bei Einführung des Verfahrens

„Ab diesem Monat werden die Sitzungen aufgezeichnet und das Protokoll wird automatisch verfasst: Beschlüsse, Entscheidungen, Aufgaben. Der Zugriff ist auf die Mitglieder des Gremiums beschränkt. Die Aufzeichnung wird nach Abnahme des Protokolls gelöscht.“

Zu Beginn der Sitzung

„Zur Erinnerung: Die Sitzung wird aufgezeichnet und das Protokoll geht an die Mitglieder des Gremiums. Wenn ein Punkt außerhalb des Protokolls bleiben soll, sagen Sie es und ich schalte ab.“

Für einen einmaligen Gast

„Die Sitzung wird aufgezeichnet und das Protokoll wird im Gremium verteilt. Sie erhalten darauf keinen Zugriff über den Teil hinaus, der Sie betrifft.“

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Welche Fehler sollte man vermeiden?

1. Das Protokoll über das Gremium hinaus verteilen

Das ist die häufigste Ursache für Schwierigkeiten bei dieser Art von Sitzung, und sie lässt sich über die Einstellungen lösen.

2. Die Zugriffsrechte nachträglich regeln

Die Bitte, den Zugriff einzuschränken, kommt oft erst, wenn die Protokolle bereits erstellt sind. Die Einstellungen werden vor der ersten Sitzung festgelegt.

3. Den Zweck nicht festlegen

Ohne schriftlich festgehaltenen Zweck lassen sich weder die Speicherdauer noch der Umfang des Zugriffs begründen.

4. Alle Sitzungen gleich behandeln

Eine Sitzung, die Einzelfälle behandelt, verdient eine kürzere Dauer und einen stärker eingeschränkten Zugriff.

5. Die Audioaufnahme nach Abnahme des Protokolls behalten

Es ist die Audioaufnahme, die die aus dem Endprotokoll gestrichenen Äußerungen enthält.

6. Die abwesenden Personen vergessen, über die gesprochen wird

Sie verfügen über dieselben Rechte wie die Teilnehmenden.

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Wie zeichnet man eine Sitzung mit Leexi auf?

Sobald der DSGVO-Rahmen festgelegt ist, beschränkt sich die Nutzung des Werkzeugs auf einige Schritte.

1. Der Sitzung beitreten

Leexi kann der Besprechung aus Ihrem Kalender heraus beitreten. Im Raum kann die Aufzeichnung über die mobile App gestartet werden, und die Regeln für Präsenzmeetings gelten.

2. Das Beschlussprotokoll erzeugen

Das Protokoll enthält insbesondere die Beschlüsse, die Entscheidungen, die Aufgaben und die Fristen.

3. Den Zugriff einschränken

Sie legen fest, welche Mitarbeitenden die Protokolle einsehen dürfen.

4. Vor der Verteilung gegenlesen

Das Protokoll kann gegengelesen und korrigiert werden, bevor es geteilt wird.

5. Die Daten kontrollieren

Leexi nennt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen.

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Welche Schwierigkeiten haben die Nutzenden tatsächlich?

Rechtsfragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten, die in der Praxis auftreten.

Von 1 141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind, betreffen 2 die Aufzeichnung einer Vorstandssitzung. Beide betreffen dasselbe Thema: das Protokoll, das seinen Empfänger nicht erreicht, und die Bitte, den Zugriff für Teilnehmende außerhalb der Geschäftsleitung zu entziehen.

Keines fragt, ob das Aufzeichnen erlaubt ist.

Das ergibt eine andere Lesart des Problems:

es geht nicht nur um „darf ich aufzeichnen?“

Sie müssen außerdem wissen:

wer das Protokoll erhält → wer es später wieder öffnen kann → was aus der Audioaufnahme wird → was außerhalb des Protokolls bleibt.

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Eine Vorstandssitzung aufzeichnen: das Wichtigste

Bevor Sie Ihre Sitzungen aufzeichnen, prüfen Sie diese sechs Punkte:

• Information: Wissen die Mitglieder, dass die Sitzungen aufgezeichnet werden?
• Zweck: Ist das Beschlussprotokoll als Zweck schriftlich festgehalten?
• Rechtsgrundlage: Ist das berechtigte Interesse dokumentiert, einschließlich Interessenabwägung?
• Zugriff: Ist der Verteilerkreis vor der ersten Sitzung eingestellt?
• Aufbewahrung: Wird die Audioaufnahme nach Abnahme des Protokolls gelöscht?
• Abwesende Personen: Sieht Ihre Richtlinie deren Information vor?

Wenn eine KI beteiligt ist, ergänzen Sie einen siebten Punkt:

Wissen die Mitglieder, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?

Häufige Fragen

Ist es rechtmäßig, eine Vorstandssitzung aufzuzeichnen?

Ja, auf der Grundlage des berechtigten Interesses, nach Information der Teilnehmenden und einer Interessenabwägung.

Braucht man die Zustimmung jedes Mitglieds des Gremiums?

Nein, das berechtigte Interesse setzt keine Einwilligung voraus. Die vorherige Information bleibt jedoch geschuldet.

Kann ein Mitglied der Aufzeichnung widersprechen?

Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen, aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben.

Wer soll Zugriff auf das Protokoll haben?

Die Mitglieder des Gremiums. Die Zugriffsrechte werden vor der ersten aufgezeichneten Sitzung eingestellt.

Darf man die Aufzeichnung während eines sensiblen Punktes abschalten?

Ja, und das ist zuverlässiger, als auf eine nachträgliche Löschung zu setzen.

Wie lange darf man die Aufzeichnung aufbewahren?

Die Dauer richtet sich nach dem Zweck. Für Aufzeichnungen von Anrufen am Arbeitsplatz zieht die CNIL im betreffenden Rahmen höchstens sechs Monate heran und bis zu einem Jahr für Analyseunterlagen.

Haben die Personen, über die in der Sitzung gesprochen wird, Rechte?

Ja, dieselben wie die Teilnehmenden: Auskunft, Berichtigung, Löschung.

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Zusammenfassung

Eine Vorstandssitzung aufzuzeichnen ist möglich.

Aber der richtige Reflex besteht nicht nur darin, zu fragen:

„Darf ich aufzeichnen?“

Sie sollten vielmehr die gesamte Kette prüfen und dabei auf die Verteilung achten:

informieren → aufzeichnen → transkribieren → gegenlesen → an das Gremium verteilen → die Audioaufnahme löschen.

Es ist diese vollständige Kette, die durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt werden muss.

Verdienen Ihre Sitzungen ein belastbares und beschränktes Protokoll? Sehen Sie, wie Leexi die Zugriffe verwaltet

Quellen

Texte auf Grundlage der Primärquellen am 22. August 2026 erhoben.

• DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32
• Französisches Strafgesetzbuch, Artikel 226-1
• CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz
• Europäische Verordnung über künstliche Intelligenz, Artikel 50

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