AI-vergadersoftware: de vergelijking 2026

AI-vergadersoftware neemt deel aan uw videogesprekken, vangt het geluid op aan de telefoon of in de zaal, zet het gesprek om in tekst en schrijft het verslag: beslissingen, taken, deadlines. Sommige sturen het daarna naar uw CRM.

De zes tools die hier worden vergeleken (Leexi, Fireflies, Otter, Fathom, Granola en Microsoft Copilot) transcriberen allemaal het Frans en maken een samenvatting. Drie criteria onderscheiden ze werkelijk: waar uw data wordt opgeslagen, of uw vergaderingen worden gebruikt om AI-modellen te trainen, en wat er gedekt is buiten videogesprekken (telefoon, ter plaatse, CRM).

Transparantie: deze vergelijking wordt gepubliceerd door Leexi, dat zelf een van de vergeleken tools is. We hebben dezelfde criteria op alle zes toegepast. Alle informatie komt uit officiële bronnen, gecontroleerd op 16 september 2026, ook waar Leexi tekortschiet.

Waar uw data terechtkomt: de drie hostingsituaties

Voor de tabellen eerst een leesraster. De zes tools vallen uiteen in drie situaties, en dat is de eerste vraag die uw DPO zal stellen.

Data opgeslagen en verwerkt in de Verenigde Staten. Dat geldt voor Otter (AWS, geen gedocumenteerde Europese residentie), voor Fathom ("All Fathom data is stored in the United States") en voor Granola, dat het onomwonden schrijft: Europese residentie "isn't available yet". Fireflies slaat standaard op en verwerkt in de Verenigde Staten; er bestaat een optie voor Europese opslag, met verwerking die Amerikaans blijft, en privéopslag is voorbehouden aan het Enterprise-plan.

Europese datagrens van een Amerikaanse aanbieder. Microsoft verbindt zich ertoe de data van Europese klanten binnen de Europese Unie op te slaan en te verwerken (EU Data Boundary), met één uitzondering in de eigen documentatie: de modellen van Anthropic vallen er tot op heden buiten.

Opslag en verwerking in Frankrijk. Leexi host op AWS regio Parijs, biedt een Scaleway-optie (een Franse infrastructuuraanbieder) en draait zijn taalmodel via Azure France, in een gesloten circuit. De eerlijke grens: AWS en Azure blijven vennootschappen naar Amerikaans recht; voor een eis van immuniteit tegen extraterritoriale wetgeving is het de Scaleway-optie die aan de behoefte voldoet.

Data, AI-training en certificeringen

Bereik, talen, CRM en prijzen

Functies voor het verslag: samenvatting, taken, sprekers

Alle zes maken een samenvatting en herkennen taken. De echte verschillen zitten in de beperkingen: quota van het plan, kwaliteit van de sprekerherkenning, bereik van de vraagassistent.

Gratis plannen, applicaties en technische toegang

Over de MCP-servers (de toegang van uw AI-assistenten tot uw vergaderingen): de vijf gespecialiseerde tools bieden er nu één aan, die van Otter zit vanaf het gratis plan inbegrepen, die van Leexi is alleen-lezen met OAuth.

Fireflies: de breedste van de Amerikaanse tools

Fireflies dekt videogesprekken, bestandsuploads en vergaderingen ter plaatse via de mobiele app, transcribeert meer dan 100 talen en koppelt vanaf het Pro-plan aan de drie CRM's. Het privacybeleid is precies: geen gebruik van persoonsgegevens om modellen te trainen, en een contractueel verbod voor derde aanbieders.

Twee punten verdienen aandacht. De data wordt standaard opgeslagen en verwerkt in de Verenigde Staten; de optie voor Europese opslag laat de verwerking in de Verenigde Staten, en privéopslag is voorbehouden aan het Enterprise-plan. En de "Unlimited transcription" van het gratis plan is voorwaardelijk: auto-join moet aanstaan, het geldt alleen voor accounts die na 1 september 2026 zijn aangemaakt, en de AI-samenvattingen blijven beperkt door de kredieten van het plan.

Otter: de klassieke transcriptietool, getraind op gede-identificeerde data

Otter is een van de oudste tools in de categorie en het betaalde plan is het goedkoopste van deze vergelijking ($8,33/gebruiker/maand jaarlijks). Franse transcriptie wordt ondersteund, met één regel om te kennen: één taal per vergadering, vooraf gekozen.

Twee elementen kunnen doorwegen. De data wordt gehost in de Verenigde Staten, zonder gedocumenteerde Europese residentie. En Otter traint zijn eigen modellen op gede-identificeerde data; het privacybeleid preciseert dat transcripties die voor training dienen "persoonlijke informatie kunnen bevatten". De externe AI-aanbieders mogen uw data daarentegen niet gebruiken om hun modellen te trainen.

Fathom: het gulste gratis plan, alleen video

Fathom biedt onbeperkte opname en transcriptie in het gratis plan, met samenvattingen vertaald naar het Frans. SOC 2 Type II en HIPAA worden getoond, en externe aanbieders mogen hun modellen niet op uw data trainen.

Goed om te weten voor u kiest: alle data wordt in de Verenigde Staten opgeslagen, zonder Europese optie. Vergaderingen ter plaatse en de mobiele app zijn aangekondigd als "coming soon", de opname blijft dus vandaag beperkt tot Zoom, Meet en Teams. In het gratis plan stoppen de geavanceerde samenvattingen bij 5 vergaderingen per maand; onbeperkt geldt voor opname en transcriptie.

Granola: notities zonder bot, hosting zonder Europese optie

Granola vangt het geluid van de computer op: geen enkele bot neemt deel aan de vergadering en er wordt geen audio bewaard. De app dekt macOS, Windows, iOS en Android, en biedt een gedocumenteerde MCP-server die bruikbaar is vanuit Claude of ChatGPT.

Twee elementen verdienen een controle met uw DPO. De notities worden in de Verenigde Staten opgeslagen en Europese residentie is nog niet beschikbaar, wat de documentatie expliciet zegt. En Granola traint zijn modellen standaard op geanonimiseerde data, met een opt-out in de instellingen; standaard uitgeschakeld is voorbehouden aan het Enterprise-plan, wat de belofte "nooit gebruikt om te trainen" op de Enterprise-pagina nuanceert.

Microsoft Copilot: de ingebouwde recap, voor Teams-vergaderingen

Leeft uw organisatie in Teams, dan is Copilot de standaardoptie: intelligente recap, vragen aan de AI tijdens en na de vergadering, mobiel inbegrepen, en de EU Data Boundary-belofte voor Europese klanten. Prompts en antwoorden dienen niet om de foundation-LLM's te trainen.

Het bereik is de echte grens: alleen Teams-vergaderingen (geen gedocumenteerde dekking voor Zoom of Meet), ter plaatse via uitgeruste en gelicentieerde Teams Rooms, en geen gedocumenteerde verzending van het verslag naar HubSpot of Pipedrive; Salesforce loopt via de Sales agent, een aparte licentie. De documentatie merkt ook op dat de Anthropic-modellen tot op heden buiten de EU Data Boundary vallen.

Leexi: data in Frankrijk, AI niet getraind op uw vergaderingen, video, telefoon en ter plaatse

Leexi slaat data op en verwerkt ze in Frankrijk (AWS regio Parijs), met een Scaleway-optie voor organisaties die een Franse infrastructuuraanbieder eisen. Het taalmodel draait via Azure France, in een gesloten circuit, en het niet-trainen geldt standaard voor alle accounts, met een attest op aanvraag. De ISO 27001-certificering is in bezit, de verwerkersovereenkomst en de lijst met subverwerkers zijn openbaar. Het bereik dekt video, telefoon en vergaderingen ter plaatse (app voor iOS en Android, opname tot 4 uur zonder netwerk), en het verslag vertrekt automatisch naar HubSpot, Salesforce of Pipedrive. Ongeveer 10.000 bedrijven gebruiken het in Europa.

Waar Leexi tekortschiet: geen SOC 2-rapport getoond, waar Fireflies en Fathom er wel een tonen. De standaard infrastructuuraanbieders (AWS, Azure) blijven vennootschappen naar Amerikaans recht: immuniteit tegen extraterritoriale wetgeving loopt via de Scaleway-optie, die apart wordt gefactureerd. En Leexi is tot op heden niet SecNumCloud-gekwalificeerd.

Welke AI-vergadersoftware kiezen volgens uw behoefte

Drie behoeften domineren de gesprekken met prospecten en klanten. De telling op de interne corpora van Leexi (1.944 demonstratietranscripties, 1.191 CSM-gesprekken en 1.141 supporttickets, januari tot juni 2026, geanonimiseerd) zet de vergadering ter plaatse op kop (1.225 documenten, waarvan 473 waarin de klant er zelf om vraagt), gevolgd door het herkennen van wie spreekt (678 documenten, 310 in de woorden van de klant) en het terugvinden van beslissingen en taken (774 documenten, 222 in de woorden van de klant). De tabel kruist die drie behoeften met wat elke tool documenteert.

Voor de andere situaties:

Uw vergaderingen bevatten gevoelige data en uw DPO beslist. Kijk naar Leexi (opslag en verwerking in Frankrijk, standaard niet-trainen) en naar Copilot als de EU Data Boundary volstaat voor uw risicoanalyse.

Uw organisatie leeft in Teams en de Microsoft-licenties zijn al betaald. Copilot eerst: de recap zit inbegrepen bij een Copilot- of Teams Premium-licentie. Een gespecialiseerde tool is verantwoord als u Zoom, Meet, telefoon, vergaderingen ter plaatse of CRM nodig hebt.

U wilt alleen en gratis testen. Fathom (onbeperkte opname, geavanceerde AI voor 5 vergaderingen per maand) of Fireflies, met de voorwaarden van het gratis plan erbij.

Uw vergaderingen zijn vooral Engelstalig en het budget primeert. Otter, aan $8,33/gebruiker/maand jaarlijks.

U wilt geen zichtbare bot in de vergadering. Granola, met kennis van de Amerikaanse hosting en de standaardinstelling voor training.

FAQ

Wat kost AI-vergadersoftware in 2026?

De instapplannen die op 16 september 2026 zijn opgenomen, gaan van $8,33/gebruiker/maand (Otter Pro, jaarlijks) tot $15 (Fathom Team), met Fireflies aan $10, Leexi aan $12 en Granola aan $14. Gratis plannen bestaan overal behalve bij Leexi (proefperiode van 7 dagen) en Copilot (licentie bovenop Microsoft 365), met beperkingen die het lezen waard zijn: 300 minuten per maand bij Otter, 5 vergaderingen met geavanceerde AI per maand bij Fathom, notities 30 dagen raadpleegbaar bij Granola.

Welke software traint haar AI-modellen op uw vergaderingen?

Otter en Fathom trainen hun eigen modellen op gede-identificeerde data; Granola doet dat standaard op geanonimiseerde data, met opt-out, enkel bij Enterprise standaard uit. Fireflies, Leexi en Microsoft Copilot verbinden zich ertoe het niet te doen. Alle zes verbieden hun externe AI-aanbieders om op uw data te trainen.

Kan vergaderdata in Europa blijven?

Bij Leexi: ja, standaard, met opslag en verwerking in Frankrijk (AWS regio Parijs, Scaleway-optie). Bij Copilot: ja voor Europese klanten via de EU Data Boundary, buiten de Anthropic-modellen. Bij Fireflies kan de opslag Europees zijn, maar blijft de verwerking in de Verenigde Staten. Otter, Fathom en Granola slaan op in de Verenigde Staten, zonder gedocumenteerde Europese optie.

We hebben al Copilot: is een gespecialiseerde tool daarnaast nodig?

Copilot dekt Teams-vergaderingen en uitgeruste Teams Rooms. Een gespecialiseerde tool is verantwoord in vier gevallen: uw vergaderingen lopen ook via Zoom, Meet of de telefoon; u neemt ter plaatse op zonder uitgeruste zaal; u wilt het verslag automatisch in HubSpot of Pipedrive; of niet al uw teams hebben een Copilot-licentie.

Welke software dekt vergaderingen ter plaatse?

Leexi (app voor iOS en Android, opname tot 4 uur zonder netwerk) en Fireflies (One-Touch Record op mobiel) documenteren het. Otter neemt op via de microfoon van het toestel. Fathom kondigt het aan als "coming soon". Copilot vraagt een uitgeruste en gelicentieerde Teams Room.

Is het legaal om een vergadering met AI op te nemen?

Ja, onder drie voorwaarden uit de AVG: een rechtsgrond (gerechtvaardigd belang intern, uitdrukkelijke toestemming bij externe deelnemers), voorafgaande informatie aan de deelnemers, en een beheerste bewaartermijn. Het detail per vergaderingstype staat in ons conformiteitsdossier, vergadering per vergadering (professionele vergadering, sollicitatiegesprek, directiecomité, commercieel gesprek).

Welke tool stuurt het verslag automatisch naar het CRM?

Leexi en Fireflies dekken HubSpot, Salesforce en Pipedrive native. Otter dekt HubSpot en Salesforce vanaf het Pro-plan, zonder native Pipedrive. Fathom dekt HubSpot en Salesforce, met veldsynchronisatie vanaf het Business-plan. Granola dekt HubSpot native, de rest via Zapier.

Bronnen

Data gecontroleerd op 16 september 2026 op de officiële pagina's van de zes aanbieders: fireflies.ai (pricing, security, privacy, guide.fireflies.ai, docs.fireflies.ai), otter.ai (pricing, privacy-policy, privacy-security, help.otter.ai), fathom.ai (pricing, privacy, overview, help.fathom.video, developers.fathom.ai), granola.ai (pricing, security, enterprise, docs.granola.ai), learn.microsoft.com en support.microsoft.com (Copilot, intelligent recap, EU Data Boundary), leexi.ai (tarieven, veiligheid, FAQ conformiteit en soevereiniteit, verwerkersovereenkomst, niet-trainen, transcriptie-diarisatie, task-manager, leexi-studio). Volumes van de behoeften: interne corpora van Leexi, januari tot juni 2026, geanonimiseerd. Prijzen veranderen: de controledatum geldt. Wat een aanbieder niet publiek documenteert, wordt als zodanig vermeld en nooit geschat.