KI-Software für Meetings: der Vergleich 2026

Eine KI-Software für Meetings nimmt an Ihren Videokonferenzen teil, erfasst den Ton am Telefon oder im Raum, transkribiert das Gespräch und schreibt das Protokoll: Entscheidungen, Aufgaben, Fristen. Manche übertragen es anschließend in Ihr CRM.

Die sechs hier verglichenen Tools (Leexi, Fireflies, Otter, Fathom, Granola und Microsoft Copilot) transkribieren alle Französisch und erstellen eine Zusammenfassung. Drei Kriterien trennen sie wirklich: wo Ihre Daten gespeichert werden, ob Ihre Meetings zum Training von KI-Modellen dienen, und was über die Videokonferenz hinaus abgedeckt ist (Telefon, Präsenz, CRM).

Transparenz: Dieser Vergleich wird von Leexi veröffentlicht, das selbst zu den verglichenen Tools gehört. Wir haben auf alle sechs dieselben Kriterien angewendet. Alle Informationen stammen aus offiziellen Quellen, geprüft am 16. September 2026, auch dort, wo Leexi zurückliegt.

Wohin Ihre Daten gehen: die drei Hosting-Situationen

Vor den Tabellen ein Leseraster. Die sechs Tools verteilen sich auf drei Situationen, und das ist die erste Frage, die Ihr Datenschutzbeauftragter stellen wird.

Daten in den Vereinigten Staaten gespeichert und verarbeitet. Das gilt für Otter (AWS, keine dokumentierte europäische Datenhaltung), für Fathom ("All Fathom data is stored in the United States") und für Granola, das es unumwunden schreibt: die europäische Datenhaltung "isn't available yet". Fireflies speichert und verarbeitet standardmäßig in den Vereinigten Staaten; eine europäische Speicheroption existiert, die Verarbeitung bleibt amerikanisch, und privater Speicher ist dem Enterprise-Plan vorbehalten.

Europäische Datengrenze eines amerikanischen Anbieters. Microsoft verpflichtet sich, die Daten europäischer Kunden in der Europäischen Union zu speichern und zu verarbeiten (EU Data Boundary), mit einer in der Dokumentation festgehaltenen Ausnahme: die von Anthropic bereitgestellten Modelle sind bis heute ausgenommen.

Speicherung und Verarbeitung in Frankreich. Leexi hostet auf AWS Region Paris, bietet eine Scaleway-Option (französischer Infrastrukturanbieter) und führt sein Sprachmodell über Azure France aus, im geschlossenen Kreislauf. Die ehrliche Grenze: AWS und Azure bleiben Gesellschaften nach US-Recht; wer Immunität gegenüber extraterritorialen Gesetzen verlangt, braucht die Scaleway-Option.

Daten, KI-Training und Zertifizierungen

Umfang, Sprachen, CRM und Preise

Protokollfunktionen: Zusammenfassung, Aufgaben, Sprecher

Alle sechs erstellen eine Zusammenfassung und erkennen Aufgaben. Die echten Unterschiede liegen in den Grenzen: Kontingente des Plans, Qualität der Sprechererkennung, Umfang des Frage-Assistenten.

Kostenlose Pläne, Anwendungen und technische Zugänge

Zu den MCP-Servern (dem Zugang Ihrer KI-Assistenten zu Ihren Meetings): Die fünf spezialisierten Tools bieten inzwischen einen an, der von Otter ist ab dem kostenlosen Plan enthalten, der von Leexi ist nur lesend mit OAuth.

Fireflies: das breiteste der amerikanischen Tools

Fireflies deckt Videokonferenzen, Datei-Uploads und Präsenzmeetings über die mobile App ab, transkribiert mehr als 100 Sprachen und verbindet sich ab dem Pro-Plan mit allen drei CRM-Systemen. Die Datenschutzerklärung ist präzise: keine Nutzung personenbezogener Daten zum Training von Modellen, vertragliches Verbot für Drittanbieter.

Zwei Punkte verdienen Beachtung. Die Daten werden standardmäßig in den Vereinigten Staaten gespeichert und verarbeitet; die europäische Speicheroption belässt die Verarbeitung in den Vereinigten Staaten, und privater Speicher ist dem Enterprise-Plan vorbehalten. Und die "Unlimited transcription" des kostenlosen Plans ist an Bedingungen geknüpft: Auto-Join muss aktiviert sein, sie gilt nur für Konten, die nach dem 1. September 2026 erstellt wurden, und die KI-Zusammenfassungen bleiben durch das Guthaben des Plans begrenzt.

Otter: das etablierte Transkriptionstool, trainiert auf de-identifizierten Daten

Otter gehört zu den ältesten Tools der Kategorie und sein Bezahlplan ist der günstigste dieses Vergleichs (8,33 $/Nutzer/Monat jährlich). Die französische Transkription wird unterstützt, mit einer Regel, die man kennen sollte: eine Sprache pro Meeting, vor der Aufzeichnung gewählt.

Zwei Punkte können die Entscheidung beeinflussen. Die Daten liegen in den Vereinigten Staaten, ohne dokumentierte europäische Datenhaltung. Und Otter trainiert eigene Modelle auf de-identifizierten Daten; die Datenschutzerklärung hält fest, dass Transkripte, die dem Training dienen, "personenbezogene Informationen enthalten können". Den externen KI-Anbietern ist es dagegen untersagt, Ihre Daten zum Training zu nutzen.

Fathom: der großzügigste kostenlose Plan, nur Videokonferenz

Fathom bietet im kostenlosen Plan unbegrenzte Aufzeichnung und Transkription, mit ins Französische übersetzten Zusammenfassungen. SOC 2 Type II und HIPAA werden ausgewiesen, und Drittanbieter dürfen ihre Modelle nicht mit Ihren Daten trainieren.

Vor der Entscheidung zu wissen: Alle Daten werden in den Vereinigten Staaten gespeichert, ohne europäische Option. Präsenz und mobile App sind als "coming soon" angekündigt, die Erfassung beschränkt sich heute also auf Zoom, Meet und Teams. Im kostenlosen Plan enden die fortgeschrittenen Zusammenfassungen bei 5 Meetings pro Monat; unbegrenzt gilt für Aufzeichnung und Transkription.

Granola: Notizen ohne Bot, Hosting ohne europäische Option

Granola erfasst den Ton des Computers: Kein Bot nimmt am Meeting teil, keine Audioaufzeichnung wird aufbewahrt. Die App deckt macOS, Windows, iOS und Android ab und stellt einen dokumentierten MCP-Server bereit, nutzbar aus Claude oder ChatGPT.

Zwei Punkte sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen. Die Notizen werden in den Vereinigten Staaten gespeichert und die europäische Datenhaltung ist noch nicht verfügbar, was die Dokumentation ausdrücklich sagt. Und Granola trainiert seine Modelle standardmäßig auf anonymisierten Daten, mit Opt-out in den Einstellungen; die standardmäßige Deaktivierung ist dem Enterprise-Plan vorbehalten, was das Versprechen "niemals zum Training genutzt" auf der Enterprise-Seite relativiert.

Microsoft Copilot: die integrierte Zusammenfassung für Teams-Meetings

Lebt Ihre Organisation in Teams, ist Copilot die Standardoption: intelligente Zusammenfassung, Fragen an die KI während und nach dem Meeting, Mobil inklusive, und die EU-Data-Boundary-Zusage für europäische Kunden. Prompts und Antworten dienen nicht dem Training der Foundation-LLMs.

Der Umfang ist die eigentliche Grenze: nur Teams-Meetings (keine dokumentierte Abdeckung für Zoom oder Meet), Präsenz über ausgestattete und lizenzierte Teams Rooms, und keine dokumentierte Übertragung des Protokolls an HubSpot oder Pipedrive; Salesforce läuft über den Sales agent, eine separate Lizenz. Die Dokumentation hält außerdem fest, dass die Anthropic-Modelle bis heute von der EU Data Boundary ausgenommen sind.

Leexi: Daten in Frankreich, KI ohne Training mit Ihren Meetings, Video, Telefon und Präsenz

Leexi speichert und verarbeitet die Daten in Frankreich (AWS Region Paris), mit einer Scaleway-Option für Organisationen, die einen französischen Infrastrukturanbieter verlangen. Das Sprachmodell läuft über Azure France, im geschlossenen Kreislauf, und das Nicht-Training gilt standardmäßig für alle Konten, mit Nachweis auf Anfrage. Die Zertifizierung ISO 27001 liegt vor, die Auftragsverarbeitungsvereinbarung und die Liste der Unterauftragsverarbeiter sind öffentlich. Der Umfang deckt Video, Telefon und Präsenz ab (App für iOS und Android, Aufzeichnung bis 4 Stunden ohne Netz), und das Protokoll geht automatisch nach HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Rund 10 000 Unternehmen nutzen es in Europa.

Wo Leexi zurückliegt: kein ausgewiesener SOC-2-Bericht, während Fireflies und Fathom einen ausweisen. Die Standard-Infrastrukturanbieter (AWS, Azure) bleiben Gesellschaften nach US-Recht: Immunität gegenüber extraterritorialen Gesetzen führt über die Scaleway-Option, die zusätzlich berechnet wird. Und Leexi ist bis heute nicht SecNumCloud-qualifiziert.

Welche KI-Software für Meetings passt zu Ihrem Bedarf

Drei Bedürfnisse dominieren die Gespräche mit Interessenten und Kunden. Die Auszählung der internen Korpora von Leexi (1 944 Demonstrations-Transkripte, 1 191 CSM-Gespräche und 1 141 Support-Tickets, Januar bis Juni 2026, anonymisiert) setzt das Präsenzmeeting an die Spitze (1 225 Dokumente, davon 473, in denen der Kunde es selbst verlangt), gefolgt von der Sprechererkennung (678 Dokumente, 310 in Kundenworten) und dem Festhalten von Entscheidungen und Aufgaben (774 Dokumente, 222 in Kundenworten). Die Tabelle stellt diese drei Bedürfnisse dem gegenüber, was jedes Tool dokumentiert.

Für die übrigen Situationen:

Ihre Meetings enthalten sensible Daten und Ihr Datenschutzbeauftragter entscheidet. Sehen Sie sich Leexi an (Speicherung und Verarbeitung in Frankreich, Nicht-Training standardmäßig) und Copilot, falls die EU Data Boundary für Ihre Risikoanalyse ausreicht.

Ihre Organisation lebt in Teams und die Microsoft-Lizenzen sind bereits bezahlt. Zuerst Copilot: Die Zusammenfassung ist mit einer Copilot- oder Teams-Premium-Lizenz enthalten. Ein spezialisiertes Tool lohnt sich, wenn Sie Zoom, Meet, Telefon, Präsenz oder CRM brauchen.

Sie wollen allein und kostenlos testen. Fathom (unbegrenzte Aufzeichnung, fortgeschrittene KI für 5 Meetings pro Monat) oder Fireflies, mit Blick auf die Bedingungen des kostenlosen Plans.

Ihre Meetings sind überwiegend englischsprachig und das Budget zählt. Otter, zu 8,33 $/Nutzer/Monat jährlich.

Sie wollen keinen sichtbaren Bot im Meeting. Granola, im Wissen um das amerikanische Hosting und die standardmäßige Trainingseinstellung.

FAQ

Was kostet eine KI-Software für Meetings im Jahr 2026?

Die am 16. September 2026 erfassten Einstiegspläne reichen von 8,33 $/Nutzer/Monat (Otter Pro, jährlich) bis 15 $ (Fathom Team), mit Fireflies bei 10 $, Leexi bei 12 $ und Granola bei 14 $. Kostenlose Pläne gibt es überall außer bei Leexi (7 Tage Test) und Copilot (Lizenz zusätzlich zu Microsoft 365), mit Grenzen, die man lesen sollte: 300 Minuten pro Monat bei Otter, 5 Meetings mit fortgeschrittener KI pro Monat bei Fathom, Notizen 30 Tage einsehbar bei Granola.

Welche Anbieter trainieren ihre KI-Modelle mit Ihren Meetings?

Otter und Fathom trainieren ihre eigenen Modelle auf de-identifizierten Daten; Granola tut es standardmäßig auf anonymisierten Daten, mit Opt-out, nur bei Enterprise von vornherein deaktiviert. Fireflies, Leexi und Microsoft Copilot verpflichten sich, es nicht zu tun. Alle sechs untersagen ihren externen KI-Anbietern das Training mit Ihren Daten.

Können Meeting-Daten in Europa bleiben?

Bei Leexi ja, standardmäßig: Speicherung und Verarbeitung in Frankreich (AWS Region Paris, Scaleway-Option). Bei Copilot ja für europäische Kunden über die EU Data Boundary, ausgenommen Anthropic-Modelle. Bei Fireflies kann die Speicherung europäisch sein, die Verarbeitung bleibt in den Vereinigten Staaten. Otter, Fathom und Granola speichern in den Vereinigten Staaten, ohne dokumentierte europäische Option.

Wir haben bereits Copilot: brauchen wir zusätzlich ein spezialisiertes Tool?

Copilot deckt Teams-Meetings und ausgestattete Teams Rooms ab. Ein spezialisiertes Tool lohnt sich in vier Fällen: Ihre Meetings laufen auch über Zoom, Meet oder das Telefon; Sie zeichnen in Präsenz ohne ausgestatteten Raum auf; Sie wollen das Protokoll automatisch in HubSpot oder Pipedrive; oder nicht alle Ihre Teams haben eine Copilot-Lizenz.

Welche Software deckt Präsenzmeetings ab?

Leexi (App für iOS und Android, Aufzeichnung bis 4 Stunden ohne Netz) und Fireflies (One-Touch Record mobil) dokumentieren es. Otter zeichnet über das Gerätemikrofon auf. Fathom kündigt es als "coming soon" an. Copilot verlangt einen ausgestatteten und lizenzierten Teams Room.

Ist es zulässig, ein Meeting mit KI aufzuzeichnen?

Ja, unter drei Bedingungen der DSGVO: eine Rechtsgrundlage (berechtigtes Interesse intern, ausdrückliche Einwilligung bei externen Teilnehmern), eine vorherige Information der Teilnehmer und eine kontrollierte Aufbewahrungsdauer. Die Einzelheiten je Meeting-Typ stehen in unserem Compliance-Bereich, Meeting für Meeting (geschäftliche Besprechung, Bewerbungsgespräch, Führungsgremium, Vertriebsgespräch).

Welches Tool überträgt das Protokoll automatisch ins CRM?

Leexi und Fireflies decken HubSpot, Salesforce und Pipedrive nativ ab. Otter deckt HubSpot und Salesforce ab dem Pro-Plan ab, ohne natives Pipedrive. Fathom deckt HubSpot und Salesforce ab, mit Feldsynchronisation ab dem Business-Plan. Granola deckt HubSpot nativ ab, den Rest über Zapier.

Quellen

Daten geprüft am 16. September 2026 auf den offiziellen Seiten der sechs Anbieter: fireflies.ai (pricing, security, privacy, guide.fireflies.ai, docs.fireflies.ai), otter.ai (pricing, privacy-policy, privacy-security, help.otter.ai), fathom.ai (pricing, privacy, overview, help.fathom.video, developers.fathom.ai), granola.ai (pricing, security, enterprise, docs.granola.ai), learn.microsoft.com und support.microsoft.com (Copilot, intelligent recap, EU Data Boundary), leexi.ai (Preise, Sicherheit, FAQ Compliance und Souveränität, Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Nicht-Training, transcription-diarisation, task-manager, leexi-studio). Bedarfsvolumen: interne Korpora von Leexi, Januar bis Juni 2026, anonymisiert. Preise ändern sich: maßgeblich ist das Prüfdatum. Was ein Anbieter nicht öffentlich dokumentiert, wird als solches gekennzeichnet und nie geschätzt.