Software IA para reuniones: el comparativo 2026

Un software de IA para reuniones se une a sus videollamadas, capta el audio por teléfono o en la sala, transcribe la conversación y redacta el acta: decisiones, tareas, plazos. Algunos la envían después a su CRM.

Las seis herramientas comparadas aquí (Leexi, Fireflies, Otter, Fathom, Granola y Microsoft Copilot) transcriben todas el francés y producen un resumen. Tres criterios las separan de verdad: dónde se almacenan sus datos, el uso de sus reuniones para entrenar modelos de IA, y el alcance más allá de la videollamada (teléfono, presencial, CRM).

Transparencia: esta comparación la publica Leexi, que forma parte de las herramientas comparadas. Hemos aplicado los mismos criterios a las seis. Toda la información procede de fuentes oficiales, verificadas el 16 de septiembre de 2026, incluso allí donde Leexi queda por detrás.

Dónde van sus datos: las tres situaciones de alojamiento

Antes de las tablas, una clave de lectura. Las seis herramientas se reparten en tres situaciones, y esa es la primera pregunta que hará su DPO.

Datos almacenados y tratados en Estados Unidos. Es el caso de Otter (AWS, sin residencia europea documentada), de Fathom ("All Fathom data is stored in the United States") y de Granola, que lo escribe sin rodeos: la residencia europea "isn't available yet". Fireflies almacena y trata en Estados Unidos por defecto; existe una opción de almacenamiento en Europa, con un tratamiento que sigue siendo estadounidense, y el almacenamiento privado está reservado al plan Enterprise.

Frontera de datos europea de un proveedor estadounidense. Microsoft se compromete a almacenar y tratar los datos de los clientes europeos dentro de la Unión Europea (EU Data Boundary), con una excepción escrita en su documentación: los modelos de Anthropic quedan excluidos hasta la fecha.

Almacenamiento y tratamiento en Francia. Leexi aloja en AWS región París, ofrece una opción Scaleway (proveedor de infraestructura francés) y ejecuta su modelo de lenguaje a través de Azure France, en circuito cerrado. El límite honesto: AWS y Azure siguen siendo sociedades de derecho estadounidense; para una exigencia de inmunidad frente a leyes extraterritoriales, la respuesta es la opción Scaleway.

Datos, entrenamiento de la IA y certificaciones

Alcance, idiomas, CRM y precios

Funciones de acta: resumen, tareas, participantes

Las seis producen un resumen y detectan tareas. Las diferencias reales están en los límites: cuotas del plan, calidad de la identificación de quien habla, alcance del asistente de preguntas.

Planes gratuitos, aplicaciones y accesos técnicos

Sobre los servidores MCP (el acceso de sus asistentes de IA a sus reuniones): las cinco herramientas dedicadas ofrecen ya uno, el de Otter está incluido desde el plan gratuito y el de Leexi es de solo lectura con OAuth.

Fireflies: la más amplia de las herramientas estadounidenses

Fireflies cubre la videollamada, la subida de archivos y el presencial mediante su app móvil, transcribe más de 100 idiomas y se conecta a los tres CRM desde el plan Pro. Su política de privacidad es precisa: no usa datos personales para entrenar modelos y prohíbe contractualmente que lo hagan sus proveedores externos.

Dos puntos merecen atención. Los datos se almacenan y tratan en Estados Unidos por defecto; la opción de almacenamiento europeo deja el tratamiento en Estados Unidos, y el almacenamiento privado está reservado al plan Enterprise. Y la "Unlimited transcription" del plan gratuito está condicionada: exige el auto-join activado, solo vale para cuentas creadas después del 1 de septiembre de 2026, y los resúmenes con IA siguen limitados por los créditos del plan.

Otter: la herramienta histórica de transcripción, entrenada con datos desidentificados

Otter es una de las herramientas más antiguas de la categoría y su plan de pago es el más barato del comparativo (8,33 $/usuario/mes en anual). La transcripción del francés está soportada, con una regla que conviene conocer: un solo idioma por reunión, elegido antes de grabar.

Dos elementos pueden pesar en la decisión. Los datos están alojados en Estados Unidos, sin residencia europea documentada. Y Otter entrena sus propios modelos con datos desidentificados; su política de privacidad precisa que las transcripciones usadas para el entrenamiento "pueden contener información personal". Sus proveedores de IA externos, en cambio, no pueden usar sus datos para entrenar sus modelos.

Fathom: el plan gratuito más generoso, solo en videollamada

Fathom ofrece grabación y transcripción ilimitadas en su plan gratuito, con resúmenes traducidos al francés. Muestra SOC 2 Type II y HIPAA, y sus proveedores externos no pueden entrenar sus modelos con sus datos.

A tener en cuenta antes de elegir: todos los datos se almacenan en Estados Unidos, sin opción europea. El presencial y la app móvil se anuncian como "coming soon", de modo que la captura se limita hoy a Zoom, Meet y Teams. En el plan gratuito, los resúmenes avanzados se detienen en 5 reuniones al mes; lo ilimitado se refiere a la grabación y la transcripción.

Granola: notas sin bot, alojamiento sin opción europea

Granola capta el audio del ordenador: ningún bot se une a la reunión y no se conserva ninguna grabación de audio. La app cubre macOS, Windows, iOS y Android, y expone un servidor MCP documentado, utilizable desde Claude o ChatGPT.

Dos elementos conviene revisarlos con su DPO. Las notas se almacenan en Estados Unidos y la residencia europea todavía no está disponible, algo que la documentación dice de forma explícita. Y Granola entrena sus modelos con datos anonimizados por defecto, con opt-out en los ajustes; la desactivación por defecto está reservada al plan Enterprise, lo que matiza la promesa "nunca usados para entrenar" de la página Enterprise.

Microsoft Copilot: el resumen integrado, para reuniones de Teams

Si su organización vive en Teams, Copilot es la opción por defecto: resumen inteligente, preguntas a la IA durante y después de la reunión, móvil incluido, y el compromiso EU Data Boundary para los clientes europeos. Los prompts y las respuestas no se usan para entrenar los LLM de fundación.

El alcance es el límite real: solo reuniones de Teams (sin cobertura documentada de Zoom o Meet), presencial mediante salas Teams Rooms equipadas y con licencia, y sin envío documentado del acta a HubSpot o Pipedrive; Salesforce pasa por el Sales agent, una licencia aparte. La documentación también señala que los modelos de Anthropic quedan excluidos de la EU Data Boundary hasta la fecha.

Leexi: datos en Francia, IA no entrenada con sus reuniones, vídeo, teléfono y presencial

Leexi almacena y trata los datos en Francia (AWS región París), con una opción Scaleway para las organizaciones que exigen un proveedor de infraestructura francés. El modelo de lenguaje se ejecuta a través de Azure France, en circuito cerrado, y el no entrenamiento se aplica a todas las cuentas por defecto, con certificado a petición. La certificación ISO 27001 está en vigor, y el acuerdo de tratamiento de datos y la lista de subencargados son públicos. El alcance cubre vídeo, teléfono y presencial (app iOS y Android, grabación hasta 4 horas sin red), y el acta se envía automáticamente a HubSpot, Salesforce o Pipedrive. Alrededor de 10 000 empresas lo utilizan en Europa.

Donde Leexi queda por detrás: no muestra informe SOC 2, cuando Fireflies y Fathom sí lo muestran. Los proveedores de infraestructura por defecto (AWS, Azure) siguen siendo sociedades de derecho estadounidense: la inmunidad frente a leyes extraterritoriales pasa por la opción Scaleway, facturada aparte. Y Leexi no está cualificado SecNumCloud hasta la fecha.

Qué software de IA para reuniones elegir según su necesidad

Tres necesidades dominan las conversaciones con clientes potenciales y clientes. El recuento sobre los corpus internos de Leexi (1944 transcripciones de demostración, 1191 llamadas de customer success y 1141 tickets de soporte, de enero a junio de 2026, anonimizados) sitúa en cabeza la reunión presencial (1225 documentos, de los cuales 473 en los que es el cliente quien lo pide), la identificación de quién habla (678 documentos, 310 en palabras del cliente) y la recuperación de decisiones y tareas (774 documentos, 222 en palabras del cliente). La tabla cruza esas tres necesidades con lo que documenta cada herramienta.

Para las demás situaciones:

Sus reuniones contienen datos sensibles y decide su DPO. Mire Leexi (almacenamiento y tratamiento en Francia, no entrenamiento por defecto) y Copilot si la EU Data Boundary basta para su análisis de riesgo.

Su organización vive en Teams y las licencias Microsoft ya están pagadas. Copilot primero: el resumen está incluido con una licencia Copilot o Teams Premium. Una herramienta dedicada se justifica si necesita Zoom, Meet, teléfono, presencial o CRM.

Quiere probar solo y gratis. Fathom (grabación ilimitada, IA avanzada en 5 reuniones al mes) o Fireflies, leyendo las condiciones del plan gratuito.

Sus reuniones son sobre todo en inglés y el presupuesto manda. Otter, a 8,33 $/usuario/mes en anual.

No quiere un bot visible en la reunión. Granola, conociendo el alojamiento estadounidense y el ajuste de entrenamiento por defecto.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta un software de IA para reuniones en 2026?

Los planes de pago de entrada registrados el 16 de septiembre de 2026 van de 8,33 $/usuario/mes (Otter Pro, anual) a 15 $ (Fathom Team), con Fireflies a 10 $, Leexi a 12 $ y Granola a 14 $. Hay planes gratuitos en todas partes salvo en Leexi (prueba de 7 días) y Copilot (licencia adicional a Microsoft 365), con límites que conviene leer: 300 minutos al mes en Otter, 5 reuniones con IA avanzada al mes en Fathom, notas consultables 30 días en Granola.

¿Qué herramientas entrenan sus modelos de IA con sus reuniones?

Otter y Fathom entrenan sus modelos propios con datos desidentificados; Granola lo hace por defecto con datos anonimizados, con opt-out, desactivado de origen solo en Enterprise. Fireflies, Leexi y Microsoft Copilot se comprometen a no hacerlo. Las seis prohíben el entrenamiento a sus proveedores de IA externos.

¿Se pueden mantener los datos de reunión en Europa?

Con Leexi, sí por defecto: almacenamiento y tratamiento en Francia (AWS región París, opción Scaleway). Con Copilot, sí para los clientes europeos mediante la EU Data Boundary, salvo modelos Anthropic. Con Fireflies, el almacenamiento puede ser europeo pero el tratamiento permanece en Estados Unidos. Otter, Fathom y Granola almacenan en Estados Unidos, sin opción europea documentada.

Ya tenemos Copilot: ¿hace falta además una herramienta dedicada?

Copilot cubre las reuniones de Teams y las salas Teams Rooms equipadas. Una herramienta dedicada se justifica en cuatro casos: sus reuniones pasan también por Zoom, Meet o el teléfono; graba en presencial sin sala equipada; quiere el acta enviada automáticamente a HubSpot o Pipedrive; o no todos sus equipos tienen licencia Copilot.

¿Qué software cubre las reuniones presenciales?

Leexi (app iOS y Android, grabación hasta 4 horas sin red) y Fireflies (One-Touch Record en móvil) lo documentan. Otter graba con el micrófono del dispositivo. Fathom lo anuncia como "coming soon". Copilot exige una sala Teams Rooms equipada y con licencia.

¿Es legal grabar una reunión con una IA?

Sí, con tres condiciones que fija el RGPD: una base jurídica (interés legítimo en el ámbito interno, consentimiento explícito con participantes externos), una información previa a los participantes y un plazo de conservación controlado. El detalle por tipo de reunión está documentado en nuestro apartado de conformidad, reunión por reunión (reunión profesional, entrevista de selección, comité de dirección, llamada comercial).

¿Qué herramienta envía el acta al CRM automáticamente?

Leexi y Fireflies cubren HubSpot, Salesforce y Pipedrive de forma nativa. Otter cubre HubSpot y Salesforce desde el plan Pro, sin Pipedrive nativo. Fathom cubre HubSpot y Salesforce, con sincronización de campos a partir del plan Business. Granola cubre HubSpot de forma nativa y el resto vía Zapier.

Fuentes

Datos verificados el 16 de septiembre de 2026 en las páginas oficiales de los seis proveedores: fireflies.ai (pricing, security, privacy, guide.fireflies.ai, docs.fireflies.ai), otter.ai (pricing, privacy-policy, privacy-security, help.otter.ai), fathom.ai (pricing, privacy, overview, help.fathom.video, developers.fathom.ai), granola.ai (pricing, security, enterprise, docs.granola.ai), learn.microsoft.com y support.microsoft.com (Copilot, intelligent recap, EU Data Boundary), leexi.ai (tarifas, seguridad, FAQ de conformidad y soberanía, acuerdo de tratamiento de datos, no entrenamiento, transcription-diarisation, task-manager, leexi-studio). Volúmenes de necesidades: corpus internos de Leexi, de enero a junio de 2026, anonimizados. Los precios cambian: la fecha de verificación es la que cuenta. Lo que un proveedor no documenta públicamente se indica como tal, nunca se estima.