Software IA per riunioni: il confronto 2026

Un software IA per riunioni partecipa alle vostre videoconferenze, cattura l'audio al telefono o in sala, trascrive lo scambio e redige il verbale: decisioni, attività, scadenze. Alcuni lo inviano poi nel vostro CRM.

I sei strumenti confrontati qui (Leexi, Fireflies, Otter, Fathom, Granola e Microsoft Copilot) trascrivono tutti il francese e producono un riassunto. Tre criteri li separano davvero: dove sono archiviati i vostri dati, l'uso delle vostre riunioni per addestrare modelli di IA, e la copertura oltre la videoconferenza (telefono, presenza, CRM).

Trasparenza: questo confronto è pubblicato da Leexi, che fa parte degli strumenti confrontati. Abbiamo applicato gli stessi criteri a tutti e sei. Tutte le informazioni provengono da fonti ufficiali, verificate il 16 settembre 2026, anche dove Leexi resta indietro.

Dove finiscono i vostri dati: le tre situazioni di hosting

Prima delle tabelle, una chiave di lettura. I sei strumenti si dividono in tre situazioni, ed è la prima domanda che porrà il vostro DPO.

Dati archiviati e trattati negli Stati Uniti. È il caso di Otter (AWS, nessuna residenza europea documentata), di Fathom ("All Fathom data is stored in the United States") e di Granola, che lo scrive senza giri di parole: la residenza europea "isn't available yet". Fireflies archivia e tratta negli Stati Uniti per impostazione predefinita; esiste un'opzione di archiviazione in Europa, con un trattamento che resta statunitense, e l'archiviazione privata è riservata al piano Enterprise.

Confine dei dati europeo di un fornitore statunitense. Microsoft si impegna ad archiviare e trattare i dati dei clienti europei all'interno dell'Unione europea (EU Data Boundary), con un'eccezione scritta nella propria documentazione: i modelli forniti da Anthropic ne sono esclusi a oggi.

Archiviazione e trattamento in Francia. Leexi ospita su AWS regione Parigi, propone un'opzione Scaleway (fornitore di infrastruttura francese) ed esegue il proprio modello linguistico tramite Azure France, in circuito chiuso. Il limite onesto: AWS e Azure restano società di diritto statunitense; per un requisito di immunità dalle leggi extraterritoriali, la risposta è l'opzione Scaleway.

Dati, addestramento dell'IA e certificazioni

Copertura, lingue, CRM e prezzi

Funzioni di verbale: riassunto, attività, interlocutori

Tutti e sei producono un riassunto e rilevano attività. Le differenze reali stanno nei limiti: quote del piano, qualità dell'identificazione di chi parla, portata dell'assistente di domande.

Piani gratuiti, applicazioni e accessi tecnici

Sui server MCP (l'accesso dei vostri assistenti IA alle vostre riunioni): i cinque strumenti dedicati ne propongono ormai uno, quello di Otter è incluso dal piano gratuito, quello di Leexi è in sola lettura con OAuth.

Fireflies: il più ampio tra gli strumenti statunitensi

Fireflies copre la videoconferenza, il caricamento di file e la presenza tramite la sua app mobile, trascrive più di 100 lingue e si collega ai tre CRM dal piano Pro. La sua informativa privacy è precisa: nessun uso dei dati personali per addestrare modelli, divieto contrattuale per i fornitori terzi.

Due punti meritano attenzione. I dati sono archiviati e trattati negli Stati Uniti per impostazione predefinita; l'opzione di archiviazione europea lascia il trattamento negli Stati Uniti, e l'archiviazione privata è riservata al piano Enterprise. E la "Unlimited transcription" del piano gratuito è condizionata: richiede l'auto-join attivo, vale solo per gli account creati dopo il 1° settembre 2026, e i riassunti IA restano limitati dai crediti del piano.

Otter: lo strumento storico della trascrizione, addestrato su dati de-identificati

Otter è uno degli strumenti più vecchi della categoria e il suo piano a pagamento è il più economico del confronto (8,33 $/utente/mese in annuale). La trascrizione del francese è supportata, con una regola da conoscere: una sola lingua per riunione, scelta prima della registrazione.

Due elementi possono pesare nella scelta. I dati sono ospitati negli Stati Uniti, senza residenza europea documentata. E Otter addestra i propri modelli su dati de-identificati; la sua informativa privacy precisa che le trascrizioni usate per l'addestramento "possono contenere informazioni personali". I suoi fornitori di IA terzi, invece, non sono autorizzati a usare i vostri dati per addestrare i propri modelli.

Fathom: il gratuito più generoso, solo in videoconferenza

Fathom offre registrazione e trascrizione illimitate nel piano gratuito, con riassunti tradotti in francese. SOC 2 Type II e HIPAA sono dichiarate, e i fornitori terzi non possono addestrare i propri modelli sui vostri dati.

Da sapere prima di scegliere: tutti i dati sono archiviati negli Stati Uniti, senza opzione europea. La presenza e l'app mobile sono annunciate come "coming soon", quindi la cattura oggi si limita a Zoom, Meet e Teams. Nel gratuito, i riassunti avanzati si fermano a 5 riunioni al mese; l'illimitato vale per registrazione e trascrizione.

Granola: note senza bot, hosting senza opzione europea

Granola cattura l'audio del computer: nessun bot partecipa alla riunione, nessuna registrazione audio viene conservata. L'app copre macOS, Windows, iOS e Android ed espone un server MCP documentato, utilizzabile da Claude o ChatGPT.

Due elementi meritano una verifica con il vostro DPO. Le note sono archiviate negli Stati Uniti e la residenza europea non è ancora disponibile, cosa che la documentazione dice esplicitamente. E Granola addestra i propri modelli su dati anonimizzati per impostazione predefinita, con opt-out nelle impostazioni; la disattivazione di default è riservata al piano Enterprise, il che ridimensiona la promessa "mai usati per addestrare" della pagina Enterprise.

Microsoft Copilot: il riepilogo integrato, per le riunioni Teams

Se la vostra organizzazione vive in Teams, Copilot è l'opzione predefinita: riepilogo intelligente, domande all'IA durante e dopo la riunione, mobile incluso, e l'impegno EU Data Boundary per i clienti europei. Prompt e risposte non servono ad addestrare gli LLM di base.

La copertura è il vero limite: solo riunioni Teams (nessuna copertura documentata per Zoom o Meet), presenza tramite sale Teams Rooms attrezzate e con licenza, e nessun invio documentato del verbale verso HubSpot o Pipedrive; Salesforce passa dal Sales agent, una licenza separata. La documentazione segnala inoltre che i modelli Anthropic sono esclusi dalla EU Data Boundary a oggi.

Leexi: dati in Francia, IA non addestrata sulle vostre riunioni, video, telefono e presenza

Leexi archivia e tratta i dati in Francia (AWS regione Parigi), con un'opzione Scaleway per le organizzazioni che esigono un fornitore di infrastruttura francese. Il modello linguistico è eseguito tramite Azure France, in circuito chiuso, e il non addestramento vale per tutti gli account, per impostazione predefinita, con attestazione fornita su richiesta. La certificazione ISO 27001 è in possesso, l'accordo sul trattamento dei dati e l'elenco dei sub-responsabili sono pubblici. La copertura comprende video, telefono e presenza (app iOS e Android, registrazione fino a 4 ore senza rete), e il verbale parte automaticamente verso HubSpot, Salesforce o Pipedrive. Circa 10 000 aziende lo usano in Europa.

Dove Leexi resta indietro: nessun rapporto SOC 2 dichiarato, mentre Fireflies e Fathom ne dichiarano uno. I fornitori di infrastruttura predefiniti (AWS, Azure) restano società di diritto statunitense: l'immunità dalle leggi extraterritoriali passa dall'opzione Scaleway, fatturata a parte. E Leexi non è qualificato SecNumCloud a oggi.

Quale software IA per riunioni scegliere secondo il vostro bisogno

Tre bisogni dominano gli scambi con potenziali clienti e clienti. Il conteggio sui corpus interni di Leexi (1 944 trascrizioni di dimostrazione, 1 191 chiamate CSM e 1 141 ticket di supporto, da gennaio a giugno 2026, anonimizzati) mette in testa la riunione in presenza (1 225 documenti, di cui 473 in cui è il cliente a chiederlo), l'identificazione di chi parla (678 documenti, 310 in voce del cliente) e il recupero di decisioni e attività (774 documenti, 222 in voce del cliente). La tabella incrocia questi tre bisogni con ciò che ogni strumento documenta.

Per le altre situazioni:

Le vostre riunioni contengono dati sensibili e decide il vostro DPO. Guardate Leexi (archiviazione e trattamento in Francia, non addestramento per impostazione predefinita) e Copilot se la EU Data Boundary basta alla vostra analisi del rischio.

La vostra organizzazione vive in Teams e le licenze Microsoft sono già pagate. Prima Copilot: il riepilogo è incluso con una licenza Copilot o Teams Premium. Uno strumento dedicato si giustifica se vi servono Zoom, Meet, il telefono, la presenza o il CRM.

Volete provare da soli, gratuitamente. Fathom (registrazione illimitata, IA avanzata su 5 riunioni al mese) o Fireflies, leggendo le condizioni del gratuito.

Le vostre riunioni sono soprattutto in inglese e il budget conta. Otter, a 8,33 $/utente/mese in annuale.

Non volete un bot visibile nella riunione. Granola, conoscendo l'hosting statunitense e l'impostazione di addestramento predefinita.

Domande frequenti

Quanto costa un software IA per riunioni nel 2026?

I piani a pagamento d'ingresso rilevati il 16 settembre 2026 vanno da 8,33 $/utente/mese (Otter Pro, annuale) a 15 $ (Fathom Team), con Fireflies a 10 $, Leexi a 12 $ e Granola a 14 $. I piani gratuiti esistono ovunque tranne da Leexi (prova di 7 giorni) e Copilot (licenza aggiuntiva a Microsoft 365), con limiti da leggere: 300 minuti al mese da Otter, 5 riunioni con IA avanzata al mese da Fathom, note consultabili 30 giorni da Granola.

Quali software addestrano i propri modelli di IA sulle vostre riunioni?

Otter e Fathom addestrano i propri modelli su dati de-identificati; Granola lo fa per impostazione predefinita su dati anonimizzati, con opt-out, disattivato d'ufficio solo in Enterprise. Fireflies, Leexi e Microsoft Copilot si impegnano a non farlo. Tutti e sei vietano l'addestramento ai propri fornitori di IA terzi.

I dati delle riunioni possono restare in Europa?

Con Leexi sì, per impostazione predefinita: archiviazione e trattamento in Francia (AWS regione Parigi, opzione Scaleway). Con Copilot sì per i clienti europei tramite la EU Data Boundary, esclusi i modelli Anthropic. Con Fireflies l'archiviazione può essere europea ma il trattamento resta negli Stati Uniti. Otter, Fathom e Granola archiviano negli Stati Uniti, senza opzione europea documentata.

Abbiamo già Copilot: serve anche uno strumento dedicato?

Copilot copre le riunioni Teams e le sale Teams Rooms attrezzate. Uno strumento dedicato si giustifica in quattro casi: le vostre riunioni passano anche da Zoom, Meet o dal telefono; registrate in presenza senza sala attrezzata; volete il verbale inviato automaticamente in HubSpot o Pipedrive; oppure non tutti i vostri team hanno una licenza Copilot.

Quale software copre le riunioni in presenza?

Leexi (app iOS e Android, registrazione fino a 4 ore senza rete) e Fireflies (One-Touch Record su mobile) lo documentano. Otter registra tramite il microfono del dispositivo. Fathom lo annuncia come "coming soon". Copilot richiede una sala Teams Rooms attrezzata e con licenza.

È legale registrare una riunione con un'IA?

Sì, a tre condizioni poste dal GDPR: una base giuridica (legittimo interesse all'interno, consenso esplicito con partecipanti esterni), un'informazione preventiva ai partecipanti e una durata di conservazione controllata. Il dettaglio per tipo di riunione è documentato nella nostra sezione conformità, riunione per riunione (riunione professionale, colloquio di selezione, comitato direttivo, chiamata commerciale).

Quale strumento invia il verbale nel CRM automaticamente?

Leexi e Fireflies coprono HubSpot, Salesforce e Pipedrive in modo nativo. Otter copre HubSpot e Salesforce dal piano Pro, senza Pipedrive nativo. Fathom copre HubSpot e Salesforce, con la sincronizzazione dei campi dal piano Business. Granola copre HubSpot in modo nativo, il resto via Zapier.

Fonti

Dati verificati il 16 settembre 2026 sulle pagine ufficiali dei sei fornitori: fireflies.ai (pricing, security, privacy, guide.fireflies.ai, docs.fireflies.ai), otter.ai (pricing, privacy-policy, privacy-security, help.otter.ai), fathom.ai (pricing, privacy, overview, help.fathom.video, developers.fathom.ai), granola.ai (pricing, security, enterprise, docs.granola.ai), learn.microsoft.com e support.microsoft.com (Copilot, intelligent recap, EU Data Boundary), leexi.ai (tariffe, sicurezza, FAQ conformità e sovranità, accordo sul trattamento dei dati, non addestramento, transcription-diarisation, task-manager, leexi-studio). Volumi dei bisogni: corpus interni Leexi, da gennaio a giugno 2026, anonimizzati. I prezzi cambiano: fa fede la data di verifica. Ciò che un fornitore non documenta pubblicamente è indicato come tale, mai stimato.