IA notuleringstool voor bijeenkomsten: verslag van uw zaalvergaderingen

Veel AI-notitiehulpmiddelen werken uitstekend bij videoconferenties. Fysieke vergaderingen worden daarentegen minder vaak met hetzelfde gemak ondersteund.

Leexi werkt ook in fysieke vergaderingen. Via de mobiele app neemt het de vergadering op, transcribeert de gesprekken en genereert automatisch een verslag met genomen beslissingen, uit te voeren acties en deadlines.

De gegevens worden in Frankrijk gehost en worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

Probeer Leexi bij een vergadering in de zaal

Waarom fysieke vergaderingen moeilijker te documenteren zijn

Bij videoconferenties is het meestal voldoende om een assistent toe te voegen voor transcriptie en verslag.

In fysieke vergaderingen moet je vaak met een telefoon opnemen en het verslag handmatig schrijven. Dit kost tijd en belangrijke informatie kan verloren gaan.

Toch vinden veel vergaderingen nog steeds plaats in een zaal: directievergaderingen, bouwvergaderingen, klantgesprekken, werving of overheidsbijeenkomsten.

Hoe Leexi werkt in fysieke vergaderingen

Een mobiele app om de vergadering op te nemen

Open simpelweg de Leexi-app op een smartphone om te starten.

De telefoon ligt op tafel en neemt de hele vergadering op. Geen speciale apparatuur of installatie nodig.

De app kan ook gebruikt worden bij klantbezoeken, op bouwplaatsen of andere gesprekken buiten kantoor.

Zelfde werking als bij videoconferenties

Na de vergadering levert Leexi hetzelfde type verslag als bij een videoconferentie.

Je vindt onder andere:

• een samenvatting van de vergadering;
• genomen beslissingen;
• uit te voeren acties;
• verantwoordelijken per taak;
• deadlines.

De volledige transcriptie blijft beschikbaar om specifieke gedeeltes terug te vinden.

Het verslag kan worden nagelezen, aangepast en goedgekeurd voordat het gedeeld wordt.

Eén bibliotheek voor al je vergaderingen

Of je nu vergadert via Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, telefonisch of fysiek, alle verslagen worden op één plek verzameld.

Zo vind je snel een vergadering terug, zoek je een beslissing of bekijk je oude gesprekken, ongeacht het formaat.

Gegevens gehost in Frankrijk

Opnames worden veilig gehost in Frankrijk.

Gegevens zijn versleuteld tijdens overdracht en opslag.

Verwerking gebeurt via een gesloten Azure France-omgeving.

Gesprekken worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.

Leexi is ook gecertificeerd volgens ISO 27001 en biedt de benodigde documentatie voor compliance-teams.

Deelnemers informeren voor opname

In fysieke vergaderingen is er geen automatische melding dat er wordt opgenomen.

Informeer deelnemers daarom vooraf dat een AI-assistent notities maakt.

Veelgestelde vragen

Heb je een microfoon of speciale apparatuur nodig om een zaalvergadering op te nemen?

Nee. Een smartphone met de Leexi-app is voldoende. Geen installatie of extra budget nodig om te testen.

Hoe informeer je deelnemers als er geen bot zichtbaar is?

Bij videoconferenties verschijnt de assistent in de deelnemerslijst. In de zaal is dat niet zichtbaar: informeer mondeling voordat je opneemt. De AVG vereist dat deelnemers weten dat er wordt opgenomen en dat een AI-assistent notities maakt.

Is het verslag van een zaalvergadering net zo volledig als bij een videoconferentie?

Ja, de verwerking is identiek: transcriptie, samenvatting, beslissingen, acties. Zaalvergaderingen en videoconferenties komen in dezelfde bibliotheek zonder onderscheid.

Wordt een zaalvergadering ook in het CRM geregistreerd zoals een videoconferentie?

Ja. Een afspraak bij een klant of op een beurs wordt via de mobiele app opgenomen, getranscribeerd, samengevat en gesynchroniseerd met je CRM zoals elke videoconferentie.

Kan het verslag worden aangepast voordat het gedeeld wordt?

Ja. Het wordt nagelezen en gecorrigeerd voor verspreiding. Dit is handig in fysieke vergaderingen waar luisteromstandigheden variëren.

Test Leexi bij je volgende fysieke vergadering