AI-tool voor vergadertranscriptie

Tijdens een vergadering is het moeilijk om gefocust te blijven op het gesprek en tegelijk goede notities te maken. U luistert half, u schrijft te snel, en bepaalde belangrijke informatie gaat verloren.

En zodra de vergadering voorbij is, begint het werk vaak opnieuw: uw notities hernemen, het verslag opstellen, de informatie in het CRM zetten en de volgende acties doorgeven. Dat is de dubbele invoer na de vergadering.

Leexi is een AI-tool voor vergadertranscriptie waarmee u uw gesprekken kunt opnemen, transcriberen en automatisch samenvatten op Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of tijdens een fysieke vergadering.

Zo kunt u zich tijdens de vergadering op het gesprek concentreren en daarna meteen de transcriptie, de samenvatting, de genomen beslissingen en de volgende acties terugvinden.

Wat is een AI-tool voor vergadertranscriptie?

Een AI-tool voor vergadertranscriptie zet een gesproken gesprek automatisch om in tekst.

Maar transcriptie is meestal pas de eerste stap. Een tool als Leexi kan ook herkennen wie spreekt, het gesprek structureren en een samenvatting van de vergadering genereren. Dat is wat een eenvoudige spraak-naar-tekstomzetter onderscheidt van een AI-vergaderassistent.

Met andere woorden: u krijgt na uw vergadering niet gewoon enkele pagina's tekst. Het doel is om het gesprek makkelijker terug te vinden, te begrijpen en te gebruiken.

Hoe Leexi een vergadering automatisch transcribeert

Leexi neemt deel aan de vergadering of neemt ze op

Leexi kan verbonden worden met uw Google Calendar of Outlook-agenda om automatisch aan geplande vergaderingen deel te nemen. U kunt de tool ook manueel toevoegen, afhankelijk van de werkwijze die uw team kiest.

De verbinding met videoconferencingtools is trouwens een van de onderwerpen die het vaakst terugkomen bij gebruikers: ongeveer 16 % van de geanalyseerde vragen gaat over die verbindingen, met Microsoft Teams bijzonder aanwezig.

Spraak wordt omgezet in tekst

Tijdens de vergadering wordt de audio omgezet in tekst, zodat de inhoud van het gesprek bewaard blijft.

U kunt daarna terugkeren naar een bepaalde passage zonder de volledige opname opnieuw te moeten beluisteren.

De verschillende deelnemers worden geïdentificeerd

De transcriptie onderscheidt de mensen die aan het woord komen, wat het gesprek makkelijker te volgen maakt.

Die toewijzing kan in bepaalde gevallen een correctie nodig hebben. Een gebruiker meldde bijvoorbeeld dat een deelnemer aan de verkeerde naam was gekoppeld. Het identificeren van personen blijft dus geautomatiseerd, maar kan worden aangepast wanneer dat nodig is.

De transcriptie is gestructureerd

Een vergadering wordt niet gewoon omgezet in één lange tekstblok.

De transcriptie laat u het verloop van het gesprek en de verschillende spreekbeurten terugvinden, wat het daarna makkelijker maakt om een bepaalde informatie op te zoeken.

De AI genereert de samenvatting, de beslissingen en de acties

Daar zit vaak de echte waarde.

De transcriptie dient als basis voor de AI om een verslag te genereren, de belangrijkste beslissingen terug te vinden en de volgende acties naar boven te halen.

Bij de vragen die Leexi ontvangt, komen de onderwerpen rond het verslag en de personalisatie ervan ongeveer vier keer vaker terug dan transcriptie zelf.

De meeste gebruikers willen dus niet alleen weten wat er gezegd is. Ze willen vooral weten wat ze moeten onthouden, invullen en daarna doen.

Bij welke vergaderingen kan Leexi een transcriptie genereren?

Een Microsoft Teams-vergadering transcriberen

Leexi kan vergaderingen op Microsoft Teams begeleiden om de transcriptie en de belangrijke elementen van het gesprek te bewaren.

Een Google Meet-vergadering transcriberen

Ook Google Meet-vergaderingen kunnen worden opgenomen en getranscribeerd, zodat u daarna het gesprek, de samenvatting en de bijbehorende acties terugvindt.

Een Zoom-vergadering transcriberen

Hetzelfde principe geldt voor Zoom-vergaderingen: het gesprek wordt opgenomen en daarna omgezet in bruikbare inhoud na het gesprek.

Een fysieke vergadering transcriberen

Transcriptie gaat niet alleen over videoconferencing.

Fysieke vergaderingen horen ook bij de belangrijke toepassingen van Leexi. Vragen over de mobiele app en over rechtstreekse opname vertegenwoordigen ongeveer 16 % van de onderzochte gebruikersvragen.

Dat is bijzonder nuttig bij een klantenbezoek, een gesprek of een teamvergadering in dezelfde ruimte.

Wat bevat een door Leexi gegenereerde vergadertranscriptie?

Na de vergadering kunt u verschillende niveaus van informatie terugvinden.

De volledige transcriptie

U beschikt over de inhoud van het gesprek in tekstvorm, zodat u naar een bepaalde passage kunt terugkeren.

De verschillende deelnemers

De spreekbeurten worden aan de deelnemers gekoppeld, zodat u weet wie wat gezegd heeft.

De samenvatting van de vergadering

De AI vat de belangrijkste behandelde onderwerpen samen, zodat u de volledige transcriptie niet opnieuw hoeft te lezen.

De genomen beslissingen

De belangrijke elementen van de discussie kunnen sneller worden teruggevonden, vooral wanneer er tijdens het gesprek een beslissing is genomen.

De acties en volgende stappen

Een vergadering wordt vooral nuttig wanneer beslissingen door acties worden gevolgd.

Het verslag laat u dus de volgende stappen uit het gesprek terugvinden, in plaats van die informatie verloren te laten in tientallen minuten gesprek.

In welke talen kan een vergadering worden getranscribeerd?

Leexi laat onder meer toe om een vergadering automatisch in het Frans te transcriberen.

Het platform kondigt transcriptie in meer dan honderd talen aan, met automatische taalherkenning. De taal die tijdens de gesprekken wordt gebruikt, kan ook in de bedrijfsinstellingen worden geconfigureerd.

Voor internationale teams biedt Leexi ook functies voor meertalige vergaderingen.

De kwaliteit van het resultaat hangt wel af van het opgenomen gesprek. Onverwachte taalwissels kunnen in sommige transcripties opduiken, wat nalezen belangrijk maakt voordat u een document buiten het bedrijf deelt.

Hoe nauwkeurig is een AI-vergadertranscriptie?

Een automatische transcriptie staat nooit los van de kwaliteit van de opgenomen vergadering.

Verschillende elementen kunnen het resultaat beïnvloeden:

• de kwaliteit van de microfoon;
• de gebruikte audiobron;
• achtergrondgeluid;
• accenten;
• meerdere mensen die tegelijk spreken;
• het vakjargon van uw sector;
• afkortingen;
• de namen van personen, bedrijven of producten.

Eigennamen en vaktermen zijn bijzonder belangrijk.

Gebruikers meldden bijvoorbeeld fouten op bepaalde familienamen of afkortingen. Met het aangepaste vocabulaire kunt u dan de termen toevoegen die regelmatig fout worden getranscribeerd, zodat ze in de volgende gesprekken beter worden verwerkt.

De audiobron speelt ook een rol. Een vergadering die rechtstreeks vanuit een videoconferencingtool is opgenomen, kan een ander resultaat geven dan een gesprek via een telefoniesysteem.

Het is dus beter om de transcriptie te beschouwen als een bruikbare basis die nagekeken moet worden, vooral voordat u een belangrijk verslag naar een klant of naar iemand buiten het bedrijf stuurt.

Waarom uw vergaderingen automatisch transcriberen?

Deelnemen aan de vergadering zonder constant notities te maken

U kunt zich meer concentreren op wie aan het woord is, in plaats van te proberen elke belangrijke informatie op te schrijven.

Vermijden dat u alle informatie na de vergadering opnieuw moet invoeren

Het probleem stopt niet altijd bij het notities maken tijdens het gesprek.

Na de vergadering moet u vaak uw notities hernemen om een verslag te maken, het CRM bij te werken of de volgende acties door te geven.

De transcriptie en de samenvatting laten u rechtstreeks vertrekken van wat gezegd is, in plaats van de informatie een tweede keer te maken. Het verslag kan trouwens automatisch in uw CRM terechtkomen.

Informatie terugvinden na de vergadering

U hoeft niet meer door meerdere pagina's notities te gaan of u af te vragen wanneer een bepaalde informatie precies aan bod kwam.

De transcriptie bewaart de inhoud van het gesprek.

De genomen beslissingen bewaren

Wanneer er tijdens een vergadering een belangrijke beslissing wordt genomen, blijft die na het gesprek beschikbaar.

Zo hangt een beslissing niet alleen af van wat de deelnemers zich herinneren.

De uit te voeren acties identificeren

De samenvatting kan de volgende stappen naar boven halen die tijdens het gesprek beslist zijn.

Het gaat er dus niet alleen om de vergadering te documenteren, maar om wat daarna moet gebeuren makkelijker te maken.

Het verslag met de deelnemers delen

De transcriptie en de samenvatting laten u tot slot een spoor van de vergadering doorgeven aan de betrokken personen, ook aan wie er niet bij was.

Wat is het verschil tussen opname, transcriptie en verslag van een vergadering?

Die termen liggen dicht bij elkaar, maar ze betekenen niet hetzelfde.

De opname van de vergadering

De opname bewaart de originele audio- of video-inhoud van het gesprek.

De transcriptie van de vergadering

De transcriptie zet om in tekst wat er mondeling gezegd is.

Het verslag van de vergadering

Het verslag organiseert de belangrijke informatie: behandelde onderwerpen, beslissingen, punten om te onthouden en volgende stappen.

De AI-samenvatting

De samenvatting gebruikt het opgenomen gesprek en de transcriptie ervan om een kortere versie te maken.

Eén vergadering kan dus een opname, een volledige transcriptie en een beknopt verslag opleveren.

Manuele transcriptie of automatische AI-transcriptie?

Zelf notities maken blijft mogelijk, maar de werkwijze is heel anders.

Automatisering schakelt de menselijke tussenkomst dus niet volledig uit.

Wat vooral verandert, is het moment waarop die tussenkomst gebeurt: u hoeft niet meer tijdens het hele gesprek te schrijven en daarna een tweede keer opnieuw te beginnen na de vergadering. U houdt gewoon de mogelijkheid om het resultaat achteraf na te kijken.

Hoe beschermt u de vertrouwelijkheid van getranscribeerde vergaderingen?

Een vergadering transcriberen betekent een gesprek verwerken dat persoonlijke, commerciële of vertrouwelijke informatie kan bevatten.

Voordat u een transcriptietool gebruikt, moet u dus meerdere punten bekijken: het informeren van de deelnemers, de opslag van de gegevens, de bewaartermijn, de verwijdering, en de voorwaarden waaronder de gegevens gebruikt mogen worden.

Dat is geen bijzaak. Ongeveer 15 % van de door Leexi onderzochte gebruikersvragen gaat over opname, toestemming of het toepasselijke kader, terwijl veel andere vragen gaan over het verwijderen of exporteren van gegevens.

Leexi geeft onder meer aan dat de gesprekken van zijn gebruikers niet gebruikt worden om zijn modellen te trainen.

Voor de technische informatie over hosting, conformiteit en het beleid rond gegevensverwerking is het veiligst om onze pagina over conformiteit rechtstreeks te raadplegen, zodat u over actuele informatie beschikt.

Hoe kiest u een AI-tool voor vergadertranscriptie?

De nauwkeurigheid van de transcriptie is belangrijk, maar het is niet het enige criterium.

De vragen die Leexi ontvangt laten zelfs zien dat gebruikers meer praten over compatibiliteit met hun tools, over verslagen en over integraties dan over transcriptie alleen.

Dit zijn de belangrijkste punten om te bekijken.

De compatibele platformen

Controleer of de tool werkt met de platformen die echt in uw bedrijf gebruikt worden: Microsoft Teams, Google Meet, Zoom of uw andere vergadertools.

De fysieke vergaderingen

Als een deel van uw gesprekken fysiek doorgaat, controleer dan of de tool ook buiten videoconferencing gebruikt kan worden.

De kwaliteit van de samenvattingen en acties

Een goede transcriptie is niet veel waard als u daarna veertig minuten gesprek moet herlezen om te begrijpen wat beslist is.

Bekijk dus ook de kwaliteit van de samenvatting, van de geëxtraheerde beslissingen en van de voorgestelde acties.

De beschikbare talen

Dat is essentieel voor een bedrijf dat met meerdere landen of met internationale teams werkt.

De nauwkeurigheid van de transcriptie

De kwaliteit moet met uw eigen vergaderingen beoordeeld worden: vaktermen, audiokwaliteit, accenten, eigennamen en afkortingen kunnen het resultaat veranderen.

De vertrouwelijkheid van de gegevens

Controleer de voorwaarden voor opslag, verwijdering en gebruik van de gegevens, en de informatie over conformiteit.

De integraties met uw werktools

Een transcriptietool wordt veel nuttiger wanneer die in de rest van uw werkomgeving past.

CRM, agenda, videoconferencing en interne tools horen dus bij de criteria die u bekijkt voordat u kiest.

Bij de door Leexi onderzochte gebruikersvragen vertegenwoordigen de compatibele platformen, de verslagen en de integraties elk ongeveer 15 tot 16 % van de vragen, tegenover slechts 4,1 % voor de onderwerpen die direct met transcriptie, nauwkeurigheid en talen te maken hebben.

Wat dat vooral aantoont, is dat gebruikers in de praktijk niet alleen een goede transcriptie zoeken. Ze willen een tool die correct werkt voor, tijdens en na de vergadering.

Voor welke vergaderingen gebruikt u een AI-transcriptietool?

Commerciële vergaderingen

De transcriptie laat u de bezwaren van de prospect terugvinden, de toezeggingen die tijdens het gesprek gedaan zijn en de volgende stap die met hem is afgesproken.

Ze voorkomt ook dat u het hele gesprek opnieuw moet opbouwen wanneer u het CRM bijwerkt.

Klantgesprekken

Ze laat u precies bewaren wat de klant gevraagd heeft en welke beslissingen tijdens het gesprek genomen zijn.

Sollicitatiegesprekken

De recruiter kan gefocust blijven op de kandidaat in plaats van voortdurend de antwoorden op te schrijven.

Teamvergaderingen

Het verslag laat u de collectieve beslissingen bewaren en de acties die aan elke persoon toegewezen zijn.

Directievergaderingen

Een transcriptie maakt het makkelijker om de belangrijke beslissingen van een comité of een directievergadering op te volgen.

Meertalige vergaderingen

Voor een internationaal bedrijf laat de transcriptie toe om een gestructureerd spoor te bewaren van gesprekken waarin verschillende talen voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe transcribeert u een vergadering automatisch?

U hebt een vergadertranscriptietool nodig die verbonden is met uw videoconferencing of die het gesprek kan opnemen.

Zodra de vergadering voorbij is, wordt de audio omgezet in tekst en kan die daarna gebruikt worden om een samenvatting en de volgende acties te genereren.

Identificeert de transcriptie wie spreekt?

Ja. Leexi kan de verschillende deelnemers in een gesprek onderscheiden.

Een correctie kan toch nodig zijn wanneer een deelnemer verkeerd geïdentificeerd is.

Kan een fysieke vergadering getranscribeerd worden?

Ja. Het gebruik van Leexi is niet beperkt tot vergaderingen op Zoom, Google Meet of Microsoft Teams.

Rechtstreekse opname laat ook toe om met fysieke vergaderingen te werken.

In welke talen kan een vergadering getranscribeerd worden?

Leexi kondigt transcriptie in meer dan honderd talen aan, waaronder het Frans, en automatische taalherkenning.

Waarom bevat mijn transcriptie woorden in een andere taal?

De automatische herkenning kan bepaalde passages soms verkeerd interpreteren, onder meer afhankelijk van de audiokwaliteit, het accent, de gebruikte termen of de taalwissels tijdens het gesprek.

Nalezen laat u die passages opsporen en corrigeren.

Hoe corrigeert u een naam of term die altijd fout getranscribeerd wordt?

Met het aangepaste vocabulaire kunt u bepaalde eigennamen, afkortingen of vaktermen toevoegen die regelmatig slecht herkend worden, zodat ze in de volgende transcripties beter verwerkt worden.

Moet een transcriptie nagelezen worden voordat u ze verstuurt?

Ja, vooral wanneer ze naar een klant moet of als referentiedocument gebruikt wordt.

Een automatische transcriptie kan een fout bevatten op een naam, een vakterm, de identificatie van een deelnemer of een passage die verkeerd begrepen is.

Probeer Leexi gratis