Strumento di trascrizione di riunioni con IA
- Registri, trascriva e riassuma le sue riunioni su Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o in presenza.
- Trascrizione, riepilogo, decisioni e prossime azioni, senza doppio inserimento dopo la riunione.
Durante una riunione è difficile restare concentrati sulla conversazione e prendere appunti correttamente allo stesso tempo. Si ascolta a metà, si scrive troppo in fretta, e alcune informazioni importanti vanno perse.
E una volta finita la riunione, il lavoro ricomincia spesso: riprendere gli appunti, redigere il verbale, riportare le informazioni nel CRM e trasmettere le prossime azioni. È il doppio inserimento dopo la riunione.
Leexi è uno strumento di trascrizione di riunioni con IA che permette di registrare, trascrivere e riassumere automaticamente le sue conversazioni su Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o in presenza.
Può così concentrarsi sulla conversazione durante la riunione e poi trovare direttamente la trascrizione, il riepilogo, le decisioni prese e le prossime azioni.
Che cos'è uno strumento di trascrizione di riunioni con IA?
Uno strumento di trascrizione di riunioni con IA trasforma automaticamente una conversazione parlata in testo.
Ma la trascrizione è di solito solo il primo passo. Uno strumento come Leexi può anche identificare le persone che parlano, strutturare lo scambio e generare un riepilogo della riunione. È ciò che distingue un semplice convertitore da voce a testo da un assistente di riunione con IA.
| Funzione | Cosa fa lo strumento |
|---|---|
| Registrazione | Cattura la conversazione |
| Trascrizione | Trasforma la voce in testo |
| Identificazione | Distingue i diversi partecipanti |
| Riepilogo | Sintetizza gli scambi principali |
| Azioni | Fa emergere i prossimi passi |
In altre parole, non riceve semplicemente diverse pagine di testo dopo la riunione. L'obiettivo è rendere la conversazione più facile da ritrovare, da capire e da utilizzare.
Come Leexi trascrive automaticamente una riunione
Leexi partecipa alla riunione o la registra
Leexi può essere collegato al suo calendario Google Calendar o Outlook per partecipare automaticamente alle riunioni previste. È anche possibile aggiungerlo manualmente, secondo il funzionamento scelto dal team.
Il collegamento con gli strumenti di videoconferenza è del resto uno degli argomenti che ritornano più spesso tra gli utenti: circa il 16 % delle richieste analizzate riguarda questi collegamenti, con Microsoft Teams particolarmente presente.
La voce viene convertita in testo
Durante la riunione l'audio viene trasformato in testo, per conservare il contenuto della conversazione.
Può poi tornare su un passaggio preciso senza dover riascoltare l'intera registrazione.
I diversi partecipanti vengono identificati
La trascrizione distingue le persone che prendono la parola, cosa che rende la conversazione più facile da seguire.
Questa attribuzione può richiedere una correzione in alcuni casi. Un utente ha segnalato per esempio che un partecipante era stato associato al nome sbagliato. L'identificazione delle persone resta quindi automatizzata, ma può essere corretta quando serve.
La trascrizione è strutturata
Una riunione non viene semplicemente trasformata in un lungo blocco di testo.
La trascrizione permette di ritrovare lo svolgimento della conversazione e i diversi interventi, cosa che facilita poi la ricerca di un'informazione precisa.
L'IA genera il riepilogo, le decisioni e le azioni
È spesso qui che si trova il valore vero.
La trascrizione serve da base perché l'IA generi un verbale, ritrovi le decisioni principali e faccia emergere le prossime azioni.
Nelle richieste che Leexi riceve, gli argomenti legati al verbale e alla sua personalizzazione ritornano circa quattro volte più spesso della trascrizione stessa.
La maggior parte degli utenti non vuole quindi solo sapere che cosa è stato detto. Vuole soprattutto sapere che cosa deve ricordare, registrare e fare dopo.
Su quali riunioni Leexi può generare una trascrizione?
Trascrivere una riunione Microsoft Teams
Leexi può accompagnare le riunioni organizzate su Microsoft Teams per conservare la trascrizione e gli elementi importanti dello scambio.
Trascrivere una riunione Google Meet
Anche le riunioni Google Meet possono essere registrate e trascritte, per ritrovare poi la conversazione, il riepilogo e le azioni associate.
Trascrivere una riunione Zoom
Lo stesso principio si applica alle riunioni Zoom: la conversazione viene registrata e poi trasformata in contenuto utilizzabile dopo la chiamata.
Trascrivere una riunione in presenza
La trascrizione non riguarda soltanto le videoconferenze.
Anche le riunioni in presenza fanno parte degli usi importanti di Leexi. Le richieste legate all'applicazione mobile e alla registrazione dal vivo rappresentano circa il 16 % delle richieste degli utenti esaminate.
È particolarmente utile durante un appuntamento con un cliente, un colloquio o una riunione di team tenuta nella stessa sala.
Che cosa contiene una trascrizione di riunione generata da Leexi?
Dopo la riunione può trovare diversi livelli di informazione.
La trascrizione completa
Dispone del contenuto della conversazione in forma di testo, per poter tornare su un passaggio preciso.
I diversi partecipanti
Gli interventi sono associati ai partecipanti, per sapere chi ha detto che cosa.
Il riepilogo della riunione
L'IA sintetizza gli argomenti principali affrontati, per evitare di dover rileggere tutta la trascrizione.
Le decisioni prese
Gli elementi importanti della discussione possono essere ritrovati più rapidamente, soprattutto quando una decisione è stata presa durante lo scambio.
Le azioni e i prossimi passi
Una riunione diventa utile soprattutto quando le decisioni sono seguite da azioni.
Il verbale permette quindi di ritrovare i prossimi passi emersi dalla conversazione, invece di lasciare queste informazioni perse in mezzo a decine di minuti di scambio.
In quali lingue si può trascrivere una riunione?
Leexi permette in particolare di trascrivere automaticamente una riunione in francese.
La piattaforma annuncia la trascrizione in più di cento lingue, con rilevamento automatico della lingua. La lingua usata durante le chiamate può anche essere configurata nelle impostazioni dell'azienda.
Per i team internazionali, Leexi propone anche funzionalità destinate alle riunioni multilingue.
La qualità del risultato dipende però dalla conversazione registrata. In alcune trascrizioni possono comparire cambi di lingua inattesi, cosa che rende importante la rilettura prima di condividere un documento all'esterno.
Quanto è precisa una trascrizione di riunione con IA?
Una trascrizione automatica non è mai indipendente dalla qualità della riunione registrata.
Diversi elementi possono influenzare il risultato:
- la qualità del microfono;
- la fonte audio utilizzata;
- il rumore di fondo;
- gli accenti;
- più persone che parlano contemporaneamente;
- il vocabolario proprio del suo settore;
- gli acronimi;
- i nomi di persone, aziende o prodotti.
I nomi propri e il vocabolario di settore sono particolarmente importanti.
Alcuni utenti hanno segnalato per esempio errori su certi cognomi o acronimi. Il vocabolario personalizzato permette allora di aggiungere i termini regolarmente trascritti male, per migliorarne il trattamento nelle conversazioni successive.
Anche la fonte audio ha un ruolo. Una riunione registrata direttamente da uno strumento di videoconferenza può dare un risultato diverso da una chiamata proveniente da un sistema telefonico.
È quindi preferibile considerare la trascrizione come una base utilizzabile da verificare, soprattutto prima di inviare un verbale importante a un cliente o a una persona esterna all'azienda.
Perché trascrivere automaticamente le riunioni?
Partecipare alla riunione senza prendere continuamente appunti
Può concentrarsi di più sulla persona che parla, invece di provare a annotare ogni informazione importante.
Evitare di reinserire tutte le informazioni dopo la riunione
Il problema non si ferma sempre agli appunti presi durante la chiamata.
Dopo la riunione bisogna spesso riprendere gli appunti per creare un verbale, aggiornare il CRM o trasmettere le prossime azioni.
La trascrizione e il riepilogo permettono di ripartire direttamente da ciò che è stato detto, invece di ricreare l'informazione una seconda volta.
Ritrovare un'informazione dopo la riunione
Non ha più bisogno di scorrere diverse pagine di appunti né di chiedersi in quale momento preciso un'informazione è stata menzionata.
La trascrizione conserva il contenuto dello scambio.
Conservare le decisioni prese
Quando durante una riunione viene presa una decisione importante, resta accessibile dopo la chiamata.
Questo evita che una decisione dipenda solo dal ricordo dei partecipanti.
Individuare le azioni da svolgere
Il riepilogo può far emergere i prossimi passi decisi durante la conversazione.
L'interesse non è quindi solo documentare la riunione, ma facilitare ciò che deve accadere dopo.
Condividere il verbale con i partecipanti
Trascrizione e riepilogo permettono infine di trasmettere una traccia della riunione alle persone interessate, comprese quelle che non erano presenti.
Che differenza c'è tra registrazione, trascrizione e verbale di riunione?
Questi termini sono vicini, ma non indicano la stessa cosa.
La registrazione della riunione
La registrazione conserva il contenuto audio o video originale della conversazione.
La trascrizione della riunione
La trascrizione trasforma in testo ciò che è stato detto oralmente.
Il verbale della riunione
Il verbale organizza le informazioni importanti: argomenti affrontati, decisioni, elementi da ricordare e prossimi passi.
Il riepilogo con IA
Il riepilogo usa la conversazione registrata e la sua trascrizione per produrre una sintesi più breve.
Una stessa riunione può quindi produrre una registrazione, una trascrizione completa e un verbale sintetico.
Trascrizione manuale o trascrizione automatica con IA?
Prendere appunti da sé resta possibile, ma il funzionamento è molto diverso.
| A mano | Con uno strumento IA | |
|---|---|---|
| Presa di appunti | Durante e dopo la riunione | La trascrizione viene prodotta dopo la registrazione |
| Disponibilità | Quando gli appunti sono finiti | Alla fine della riunione |
| Identificazione dei partecipanti | A memoria | Automatica, con correzione se necessario |
| Ricerca di un'informazione | Negli appunti presi | Nel testo integrale |
| Riepilogo | Da redigere | Generato automaticamente e poi riletto |
| Azioni | Da individuare manualmente | Estratte dalla conversazione |
| Verifica | Fatta mentre si prendono appunti | Rilettura consigliata prima della diffusione |
L'automazione non elimina quindi del tutto l'intervento umano.
Cambia soprattutto il momento in cui avviene: non ha più bisogno di scrivere durante tutta la conversazione e poi ricominciare una seconda volta dopo la riunione. Conserva semplicemente la possibilità di verificare il risultato dopo.
Come proteggere la riservatezza delle riunioni trascritte?
Trascrivere una riunione significa trattare una conversazione che può contenere informazioni personali, commerciali o riservate.
Prima di usare uno strumento di trascrizione bisogna quindi guardare diversi punti: l'informazione ai partecipanti, la conservazione dei dati, la loro durata di conservazione, la loro cancellazione e le condizioni in cui i dati possono essere usati.
Non è un argomento secondario. Circa il 15 % delle richieste degli utenti esaminate da Leexi riguarda la registrazione, il consenso o il quadro applicabile, mentre molte altre riguardano la cancellazione o l'esportazione dei dati.
Leexi indica in particolare che le conversazioni dei suoi utenti non vengono usate per addestrare i suoi modelli.
Per le informazioni tecniche su hosting, conformità e politica di trattamento dei dati, la via più sicura è consultare direttamente la nostra pagina sulla conformità, per disporre di dati aggiornati.
Come scegliere uno strumento di trascrizione di riunioni con IA?
La precisione della trascrizione è importante, ma non è l'unico criterio.
Le richieste che Leexi riceve mostrano anzi che gli utenti parlano più di compatibilità con i loro strumenti, di verbali e di integrazioni che di trascrizione in sé.
Ecco i punti principali da guardare.
Le piattaforme compatibili
Verifichi che lo strumento funzioni con le piattaforme realmente usate nella sua azienda: Microsoft Teams, Google Meet, Zoom o gli altri strumenti di riunione.
Le riunioni in presenza
Se una parte dei suoi appuntamenti si svolge fisicamente, verifichi che lo strumento possa essere usato anche fuori dalla videoconferenza.
La qualità dei riepiloghi e delle azioni
Una buona trascrizione serve a poco se poi deve rileggere quaranta minuti di conversazione per capire che cosa è stato deciso.
Guardi quindi anche la qualità del riepilogo, delle decisioni estratte e delle azioni proposte.
Le lingue disponibili
È essenziale per un'azienda che lavora con più paesi o con team internazionali.
La precisione della trascrizione
La qualità va valutata con le sue riunioni: vocabolario di settore, qualità audio, accenti, nomi propri e acronimi possono cambiare il risultato.
La riservatezza dei dati
Verifichi le condizioni di conservazione, cancellazione e uso dei dati, così come le informazioni fornite sulla conformità.
Le integrazioni con i suoi strumenti di lavoro
Uno strumento di trascrizione diventa molto più utile quando si integra nel resto del suo ambiente di lavoro.
CRM, calendario, videoconferenza e strumenti interni fanno quindi parte dei criteri da guardare prima di scegliere.
Nelle richieste degli utenti esaminate da Leexi, le piattaforme compatibili, i verbali e le integrazioni rappresentano ciascuno circa il 15-16 % delle richieste, contro solo il 4,1 % degli argomenti direttamente legati alla trascrizione, alla sua precisione e alle lingue.
Questo mostra soprattutto che, in pratica, gli utenti non cercano solo una buona trascrizione. Vogliono uno strumento che funzioni correttamente prima, durante e dopo la riunione.
Per quali riunioni usare uno strumento di trascrizione con IA?
Riunioni commerciali
La trascrizione permette di ritrovare le obiezioni del potenziale cliente, gli impegni presi durante la chiamata e il prossimo passo concordato con lui.
Evita anche di dover ricostruire tutto lo scambio quando si aggiorna il CRM.
Riunioni con i clienti
Permette di conservare con precisione le richieste del cliente e le decisioni prese durante l'appuntamento.
Colloqui di selezione
Chi seleziona può restare concentrato sulla persona candidata invece di annotare continuamente le risposte.
Riunioni di team
Il verbale permette di conservare le decisioni collettive e le azioni assegnate a ciascuno.
Riunioni di direzione
Una trascrizione facilita il monitoraggio delle decisioni importanti prese durante un comitato o una riunione di direzione.
Riunioni multilingue
Per un'azienda internazionale, la trascrizione permette di conservare una traccia strutturata di conversazioni che coinvolgono lingue diverse.
Domande frequenti
Come trascrivere automaticamente una riunione?
Serve uno strumento di trascrizione di riunioni collegato alla sua videoconferenza o capace di registrare la conversazione.
Una volta finita la riunione, l'audio viene trasformato in testo e può poi essere usato per generare un riepilogo e le prossime azioni.
La trascrizione identifica chi parla?
Sì. Leexi può distinguere i diversi partecipanti di una conversazione.
Una correzione può comunque essere necessaria quando un partecipante è stato identificato in modo errato.
Si può trascrivere una riunione in presenza?
Sì. L'uso di Leexi non si limita alle riunioni organizzate su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
La registrazione dal vivo permette anche di lavorare su riunioni tenute in presenza.
In quali lingue si può trascrivere una riunione?
Leexi annuncia la trascrizione in più di cento lingue, tra cui il francese, e il rilevamento automatico della lingua.
Perché la mia trascrizione contiene parole in un'altra lingua?
Il rilevamento automatico può a volte interpretare in modo errato alcuni passaggi, in base alla qualità audio, all'accento, ai termini usati o ai cambi di lingua durante la conversazione.
Una rilettura permette di individuare e correggere questi passaggi.
Come correggere un nome o un termine sempre trascritto male?
Il vocabolario personalizzato permette di aggiungere alcuni nomi propri, acronimi o termini di settore riconosciuti male con regolarità, per migliorarne il trattamento nelle trascrizioni successive.
Bisogna rileggere una trascrizione prima di inviarla?
Sì, soprattutto quando deve essere inviata a un cliente o usata come documento di riferimento.
Una trascrizione automatica può contenere un errore su un nome, un termine di settore, l'identificazione di un partecipante o un passaggio capito male.
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