Ferramenta de transcrição de reuniões com IA

Durante uma reunião, é difícil manter-se concentrado na conversa e tomar notas corretamente ao mesmo tempo. Ouve-se a meias, escreve-se demasiado depressa, e parte da informação importante perde-se.

E depois de a reunião terminar, o trabalho muitas vezes recomeça: retomar as notas, redigir o relatório, passar a informação para o CRM e transmitir as próximas ações. É a dupla introdução de dados depois da reunião.

O Leexi é uma ferramenta de transcrição de reuniões com IA que permite gravar, transcrever e resumir automaticamente as suas conversas no Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou em reuniões presenciais.

Assim pode concentrar-se na conversa durante a reunião e depois consultar diretamente a transcrição, o resumo, as decisões tomadas e as próximas ações.

O que é uma ferramenta de transcrição de reuniões com IA?

Uma ferramenta de transcrição de reuniões com IA transforma automaticamente uma conversa falada em texto.

Mas a transcrição é normalmente apenas o primeiro passo. Uma ferramenta como o Leexi pode também identificar as pessoas que falam, estruturar a troca e gerar um resumo da reunião. É isso que distingue um simples conversor de voz para texto de um assistente de reunião com IA.

Ou seja, não recebe simplesmente várias páginas de texto depois da reunião. O objetivo é tornar a conversa mais fácil de encontrar, de compreender e de utilizar.

Como o Leexi transcreve automaticamente uma reunião

O Leexi entra na reunião ou grava-a

O Leexi pode ser ligado ao seu calendário Google Calendar ou Outlook para entrar automaticamente nas reuniões previstas. Também é possível acrescentá-lo manualmente, conforme o funcionamento escolhido pela equipa.

A ligação às ferramentas de videoconferência é, de resto, um dos assuntos que mais voltam entre os utilizadores: cerca de 16 % dos pedidos analisados dizem respeito a essas ligações, com o Microsoft Teams particularmente presente.

A voz é convertida em texto

Durante a reunião, o áudio é transformado em texto para conservar o conteúdo da conversa.

Pode depois voltar a uma passagem precisa sem ter de ouvir de novo toda a gravação.

Os diferentes participantes são identificados

A transcrição distingue as pessoas que tomam a palavra, o que torna a conversa mais fácil de seguir.

Essa atribuição pode precisar de uma correção em alguns casos. Um utilizador indicou, por exemplo, que um participante tinha sido associado ao nome errado. A identificação das pessoas continua automatizada, mas pode ser ajustada quando necessário.

A transcrição está estruturada

Uma reunião não é simplesmente transformada num longo bloco de texto.

A transcrição permite recuperar o desenrolar da conversa e as diferentes intervenções, o que facilita depois a procura de uma informação precisa.

A IA gera o resumo, as decisões e as ações

É muitas vezes aí que está o valor real.

A transcrição serve de base para a IA gerar um relatório, encontrar as principais decisões e fazer sobressair as próximas ações.

Nos pedidos que o Leexi recebe, os assuntos ligados ao relatório e à sua personalização voltam cerca de quatro vezes mais frequentemente do que a transcrição em si.

A maioria dos utilizadores não quer, portanto, saber apenas o que foi dito. Quer sobretudo saber o que deve retermos, registar e fazer depois.

Em que reuniões o Leexi pode gerar uma transcrição?

Transcrever uma reunião do Microsoft Teams

O Leexi pode acompanhar as reuniões organizadas no Microsoft Teams para conservar a transcrição e os elementos importantes da troca.

Transcrever uma reunião do Google Meet

As reuniões do Google Meet também podem ser gravadas e transcritas, para depois encontrar a conversa, o resumo e as ações associadas.

Transcrever uma reunião do Zoom

O mesmo princípio aplica-se às reuniões do Zoom: a conversa é gravada e depois transformada em conteúdo utilizável após a chamada.

Transcrever uma reunião presencial

A transcrição não diz respeito apenas às videoconferências.

As reuniões presenciais fazem também parte dos usos importantes do Leexi. Os pedidos ligados à aplicação móvel e à gravação em direto representam cerca de 16 % dos pedidos de utilizadores estudados.

É particularmente útil num encontro com um cliente, numa entrevista ou numa reunião de equipa realizada na mesma sala.

O que contém uma transcrição de reunião gerada pelo Leexi?

Depois da reunião, pode encontrar vários níveis de informação.

A transcrição completa

Dispõe do conteúdo da conversa em forma de texto, para poder voltar a uma passagem precisa.

Os diferentes participantes

As intervenções são associadas aos participantes, para saber quem disse o quê.

O resumo da reunião

A IA sintetiza os principais assuntos abordados, para evitar que tenha de reler toda a transcrição.

As decisões tomadas

Os elementos importantes da discussão podem ser encontrados mais depressa, sobretudo quando foi tomada uma decisão durante a troca.

As ações e os próximos passos

Uma reunião torna-se útil sobretudo quando as decisões são seguidas de ações.

O relatório permite então encontrar os próximos passos que saíram da conversa, em vez de deixar essa informação perdida no meio de dezenas de minutos de troca.

Em que idiomas se pode transcrever uma reunião?

O Leexi permite, entre outros, transcrever automaticamente uma reunião em francês.

A plataforma anuncia a transcrição em mais de cem idiomas, com deteção automática do idioma. O idioma usado nas chamadas também pode ser configurado nas definições da empresa.

Para as equipas internacionais, o Leexi propõe igualmente funcionalidades destinadas às reuniões multilingues.

A qualidade do resultado depende, no entanto, da conversa gravada. Podem aparecer mudanças de idioma inesperadas em algumas transcrições, o que torna a releitura importante antes de partilhar um documento no exterior.

Qual é a precisão de uma transcrição de reunião com IA?

Uma transcrição automática nunca é independente da qualidade da reunião gravada.

Vários elementos podem influenciar o resultado:

• a qualidade do microfone;
• a fonte de áudio utilizada;
• o ruído de fundo;
• os acentos;
• várias pessoas a falar ao mesmo tempo;
• o vocabulário próprio do seu setor;
• as siglas;
• os nomes de pessoas, empresas ou produtos.

Os nomes próprios e o vocabulário do setor são especialmente importantes.

Alguns utilizadores indicaram, por exemplo, erros em certos apelidos ou siglas. O vocabulário personalizado permite então acrescentar os termos regularmente mal transcritos, para melhorar o seu tratamento nas conversas seguintes.

A fonte de áudio também tem um papel. Uma reunião gravada diretamente a partir de uma ferramenta de videoconferência pode dar um resultado diferente de uma chamada proveniente de um sistema telefónico.

É, por isso, preferível considerar a transcrição como uma base utilizável a verificar, sobretudo antes de enviar um relatório importante a um cliente ou a uma pessoa externa à empresa.

Porquê transcrever automaticamente as suas reuniões?

Participar na reunião sem tomar notas constantemente

Pode concentrar-se mais na pessoa que fala em vez de tentar anotar cada informação importante.

Evitar reintroduzir toda a informação depois da reunião

O problema não acaba sempre nas notas tomadas durante a chamada.

Depois da reunião, é muitas vezes necessário retomar as notas para criar um relatório, atualizar o CRM ou transmitir as próximas ações.

A transcrição e o resumo permitem partir diretamente do que foi dito, em vez de criar a informação uma segunda vez.

Encontrar uma informação depois da reunião

Já não precisa de percorrer várias páginas de notas nem de se perguntar em que momento exato uma informação foi mencionada.

A transcrição conserva o conteúdo da troca.

Conservar as decisões tomadas

Quando é tomada uma decisão importante durante uma reunião, ela continua acessível depois da chamada.

Isso evita que uma decisão dependa apenas da memória dos participantes.

Identificar as ações a realizar

O resumo pode fazer sobressair os próximos passos decididos durante a conversa.

O interesse não está, portanto, apenas em documentar a reunião, mas em facilitar o que deve acontecer depois.

Partilhar o relatório com os participantes

A transcrição e o resumo permitem, por fim, transmitir um registo da reunião às pessoas envolvidas, incluindo as que não estiveram presentes.

Qual é a diferença entre gravação, transcrição e relatório de reunião?

Estes termos são próximos, mas não designam a mesma coisa.

A gravação da reunião

A gravação conserva o conteúdo áudio ou vídeo original da conversa.

A transcrição da reunião

A transcrição transforma em texto o que foi dito oralmente.

O relatório da reunião

O relatório organiza a informação importante: assuntos abordados, decisões, elementos a retermos e próximos passos.

O resumo com IA

O resumo usa a conversa gravada e a sua transcrição para produzir uma síntese mais curta.

Uma mesma reunião pode, portanto, produzir uma gravação, uma transcrição completa e um relatório sintético.

Transcrição manual ou transcrição automática com IA?

Tomar as próprias notas continua a ser possível, mas o funcionamento é muito diferente.

A automatização não elimina, portanto, totalmente a intervenção humana.

Muda sobretudo o momento em que ela acontece: já não precisa de escrever durante toda a conversa e depois começar uma segunda vez depois da reunião. Conserva simplesmente a possibilidade de verificar o resultado depois.

Como proteger a confidencialidade das reuniões transcritas?

Transcrever uma reunião significa tratar uma conversa que pode conter informação pessoal, comercial ou confidencial.

Antes de usar uma ferramenta de transcrição, é preciso olhar para vários pontos: a informação aos participantes, o armazenamento dos dados, o seu prazo de conservação, a sua eliminação e as condições em que os dados podem ser utilizados.

Não é um assunto secundário. Cerca de 15 % dos pedidos de utilizadores estudados pelo Leexi dizem respeito à gravação, ao consentimento ou ao enquadramento aplicável, enquanto muitos outros dizem respeito à eliminação ou à exportação dos dados.

O Leexi indica, em particular, que as conversas dos seus utilizadores não são usadas para treinar os seus modelos.

Para a informação técnica sobre alojamento, conformidade e política de tratamento de dados, o mais seguro é consultar diretamente a nossa página de conformidade, para dispor de dados atualizados.

Como escolher uma ferramenta de transcrição de reuniões com IA?

A precisão da transcrição é importante, mas não é o único critério.

Os pedidos que o Leexi recebe mostram mesmo que os utilizadores falam mais de compatibilidade com as suas ferramentas, de relatórios e de integrações do que de transcrição pura.

Estes são os principais pontos a olhar.

As plataformas compatíveis

Verifique se a ferramenta funciona com as plataformas realmente usadas na sua empresa: Microsoft Teams, Google Meet, Zoom ou as suas outras ferramentas de reunião.

As reuniões presenciais

Se uma parte dos seus encontros se realiza fisicamente, verifique se a ferramenta também pode ser usada fora da videoconferência.

A qualidade dos resumos e das ações

Uma boa transcrição serve de pouco se depois tiver de reler quarenta minutos de conversa para compreender o que foi decidido.

Olhe, portanto, também para a qualidade do resumo, das decisões extraídas e das ações propostas.

Os idiomas disponíveis

É essencial para uma empresa que trabalha com vários países ou com equipas internacionais.

A precisão da transcrição

A qualidade deve ser avaliada com as suas próprias reuniões: vocabulário do setor, qualidade do áudio, acentos, nomes próprios e siglas podem alterar o resultado.

A confidencialidade dos dados

Verifique as condições de armazenamento, eliminação e uso dos dados, bem como a informação fornecida sobre a conformidade.

As integrações com as suas ferramentas de trabalho

Uma ferramenta de transcrição torna-se muito mais útil quando se integra no resto do seu ambiente de trabalho.

CRM, calendário, videoconferência e ferramentas internas fazem, portanto, parte dos critérios a olhar antes de escolher.

Nos pedidos de utilizadores estudados pelo Leexi, as plataformas compatíveis, os relatórios e as integrações representam cada um cerca de 15 a 16 % dos pedidos, contra apenas 4,1 % para os assuntos diretamente ligados à transcrição, à sua precisão e aos idiomas.

O que isso mostra sobretudo é que, na prática, os utilizadores não procuram apenas uma boa transcrição. Querem uma ferramenta que funcione corretamente antes, durante e depois da reunião.

Para que reuniões usar uma ferramenta de transcrição com IA?

Reuniões comerciais

A transcrição permite encontrar as objeções do potencial cliente, os compromissos assumidos durante a chamada e o próximo passo acordado com ele.

Evita também ter de reconstruir toda a troca no momento de atualizar o CRM.

Reuniões com clientes

Permite conservar com precisão os pedidos do cliente e as decisões tomadas durante o encontro.

Entrevistas de recrutamento

Quem recruta pode manter-se concentrado na pessoa candidata em vez de anotar continuamente as respostas.

Reuniões de equipa

O relatório permite conservar as decisões coletivas e as ações atribuídas a cada pessoa.

Reuniões de direção

Uma transcrição facilita o acompanhamento das decisões importantes tomadas num comité ou numa reunião de direção.

Reuniões multilingues

Para uma empresa internacional, a transcrição permite conservar um registo estruturado de conversas que envolvem idiomas diferentes.

Perguntas frequentes

Como transcrever uma reunião automaticamente?

É preciso usar uma ferramenta de transcrição de reuniões ligada à sua videoconferência ou capaz de gravar a conversa.

Depois de a reunião terminar, o áudio é transformado em texto e pode depois ser usado para gerar um resumo e as próximas ações.

A transcrição identifica quem fala?

Sim. O Leexi pode distinguir os diferentes participantes de uma conversa.

Pode ainda ser necessária uma correção quando a identificação de um participante está incorreta.

Pode transcrever-se uma reunião presencial?

Sim. O uso do Leexi não se limita às reuniões organizadas no Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams.

A gravação em direto permite também trabalhar com reuniões realizadas presencialmente.

Em que idiomas se pode transcrever uma reunião?

O Leexi anuncia a transcrição em mais de cem idiomas, entre eles o francês, bem como a deteção automática do idioma.

Porque é que a minha transcrição contém palavras noutro idioma?

A deteção automática pode às vezes interpretar incorretamente algumas passagens, conforme a qualidade do áudio, o acento, os termos usados ou as mudanças de idioma durante a conversa.

Uma releitura permite detetar e corrigir essas passagens.

Como corrigir um nome ou um termo sempre mal transcrito?

O vocabulário personalizado permite acrescentar certos nomes próprios, siglas ou termos do setor regularmente mal reconhecidos, para melhorar o seu tratamento nas transcrições seguintes.

É preciso reler uma transcrição antes de a enviar?

Sim, sobretudo quando tem de ser enviada a um cliente ou usada como documento de referência.

Uma transcrição automática pode conter um erro num nome, num termo do setor, na identificação de um participante ou numa passagem mal compreendida.

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