Meertalige vergadering: transcriberen en het verslag in de juiste taal krijgen
- De gesproken taal, de taal van de transcriptie en de taal van het verslag zijn drie verschillende instellingen.
- Ze vóór de vergadering nakijken voorkomt dat u het verslag na verzending moet corrigeren.
Uw vergadering verliep perfect in het Frans. Dan opent u het verslag… en het staat in het Engels.
Of erger: in Leexi is alles correct, maar de samenvatting die automatisch naar uw CRM wordt gestuurd, komt in een andere taal aan.
Dat is een van de belangrijkste problemen bij meertalige vergaderingen: herkennen wat er gezegd is, volstaat niet. U moet ook de taal beheersen van wat na de vergadering naar buiten komt.
En dat is precies wat gebruikers van Leexi IA melden.
Van de vragen over meertaligheid gaat ongeveer 43 % over de taal van de samenvatting, tegenover 29 % over de transcriptie zelf. En 21 % gaat specifiek over het vertalen van de samenvatting en de taken.
Met andere woorden, het probleem is niet alleen:
« Begrijpt de tool meerdere talen? »
Maar eerder:
« In welke taal komen mijn transcriptie, mijn verslag en mijn actiepunten eruit? »
Dat zijn drie verschillende zaken, en ze worden niet op dezelfde plek ingesteld.
Wat een meertalige vergadering echt betekent
De term kan verschillende situaties dekken.
Het is belangrijk die te onderscheiden voordat u de tool instelt.
Er worden meerdere talen gesproken tijdens dezelfde vergadering
Dat is het typische geval van een internationaal team, of van een Belgisch bedrijf waar Frans en Nederlands tijdens een vergadering vanzelf door elkaar lopen.
Een deelnemer begint in het Frans, een andere antwoordt in het Nederlands, en daarna schakelt het gesprek terug naar de eerste taal.
De tool moet de taalwissels dan correct herkennen zonder de transcriptie te vermengen.
Elke deelnemer spreekt zijn eigen taal
Een ander geval: de deelnemers wisselen niet noodzakelijk van taal, maar iedereen gebruikt de zijne.
De moeilijkheid bestaat er dan in om de taal van elke persoon correct te herkennen en de juiste inhoud aan die persoon toe te wijzen.
De vergadering en het verslag zijn niet in dezelfde taal
Dat is nog een ander probleem.
Uw vergadering verloopt in het Frans, maar uw verslag moet in het Italiaans naar een team in Italië worden gestuurd.
Of uw gesprek is in het Nederlands, terwijl het CRM van het bedrijf een samenvatting in het Frans moet ontvangen.
De taal die tijdens de vergadering wordt gesproken en de taal van het verslag zijn twee verschillende instellingen.
En precies dat verschil zorgt voor veel verwarring.
Wat er kan mislopen bij een meertalige vergadering
Drie problemen komen bijzonder vaak terug bij gebruikers van Leexi IA.
De transcriptie verzint of vermengt talen
Eerste geval: de vergadering verloopt in één taal, maar in de transcriptie verschijnen er andere.
Een gebruiker meldde bijvoorbeeld een vergadering die volledig in het Frans verliep en waarvan bepaalde passages in het Portugees waren uitgekomen.
Een andere vond Spaans en Engels terug in een transcriptie, terwijl de hele vergadering in het Frans had plaatsgevonden.
Het probleem kan ook bij het Nederlands opduiken.
Een Nederlandstalige gebruiker vond meerdere talen terug in één enkele zin, met heel weinig correct getranscribeerd Nederlands.
Een Teams-vergadering in het Vlaams kwam er ook uit als een mengeling van Frans, Engels en Nederlands.
Vragen die direct met transcriptie te maken hebben, vertegenwoordigen ongeveer 29 % van de meertalige problemen die gebruikers van Leexi IA melden.
Twee instellingen kunnen helpen:
- de taalconfiguratie nakijken vóór de vergadering;
- namen, afkortingen en vaktermen toevoegen aan het aangepaste vocabulaire.
Het verslag komt in de verkeerde taal
Dat is het probleem dat het vaakst terugkomt.
Ongeveer 43 % van de vragen over meertaligheid gaat over de taal van de samenvatting.
En soms is het geval heel eenvoudig: de hele vergadering verloopt correct in het Frans, maar de samenvatting komt in het Engels aan.
Een gebruiker meldde ons precies dat, terwijl zijn vergaderingen gewoonlijk in het Frans doorgingen.
De taal van de samenvatting heeft zijn eigen instelling.
En binnen een bedrijf kan die keuze ook een beheerskwestie worden.
Een verantwoordelijke wilde bijvoorbeeld dat de samenvattingen van zijn hele organisatie systematisch in het Italiaans zouden uitkomen.
Het punt om te onthouden is dus eenvoudig:
een correcte transcriptie garandeert niet dat het verslag in de verwachte taal zal uitkomen.
Het verslag verandert van taal op weg naar het CRM
Dat is waarschijnlijk het meest verwarrende geval.
U opent het verslag in Leexi: het is correct.
Daarna opent u de klantfiche in uw CRM: hetzelfde verslag staat er in het Engels.
Gebruikers liepen hier tegenaan met Zoho en HubSpot.
De taal van de inhoud die in Leexi wordt weergegeven en de taal van de inhoud die naar het CRM wordt gestuurd, moeten dus afzonderlijk worden nagekeken.
Als u uw commerciële verslagen automatiseert, is dat een punt om vanaf de eerste vergadering te testen.
De talen instellen vóór de vergadering
Een paar instellingen vóór het gesprek voorkomen dat u het probleem pas ontdekt nadat het verslag verstuurd is.
De meertalige werking activeren
Leexi beschikt over een specifieke instelling voor vergaderingen waarin meerdere talen worden gesproken.
Die wordt op bedrijfsniveau geconfigureerd en vereist beheerdersrechten.
Een individuele gebruiker kan die dus niet noodzakelijk voor zijn eigen account activeren.
Die instelling verbetert de manier waarop meertalige vergaderingen worden verwerkt, maar ze neemt de noodzaak om het resultaat na te kijken niet weg.
Hoe vaker de deelnemers van taal wisselen, hoe moeilijker de vergadering correct te transcriberen is.
Uw vaktermen toevoegen
Talen zijn niet altijd het echte probleem.
Namen van personen, bedrijven, steden, productnamen en afkortingen zijn vaak de moeilijkste termen om correct te transcriberen.
Met het aangepaste vocabulaire kunt u de correcte spelling één keer invoeren.
Bijvoorbeeld:
« Leexy » → « Leexi »
of een vakafkorting die uw team regelmatig gebruikt.
Wanneer een fout terugkomt, voegt u de term gewoon toe aan het vocabulaire voor de volgende vergaderingen.
Problemen rond het corrigeren van termen vormen een klein deel van de meertalige vragen, ongeveer 7 %, maar het is ook een van de eenvoudigste zaken om op te lossen.
Sommige taalwissels blijven moeilijker
Het meest ingewikkelde geval blijft iemand die midden in een zin van taal wisselt.
Dan gaat het niet meer om een vergadering met twee duidelijk gescheiden talen: de engine moet de wissel binnen dezelfde spreekbeurt detecteren.
Bij dat soort vergaderingen blijft nalezen belangrijk voordat u het verslag verstuurt.
De echte vraag: kunt u het verslag vertalen, en niet alleen de transcriptie?
Daar zijn de verwachtingen verschoven.
Een volledige transcriptie kunnen vertalen is nuttig.
Maar weinig mensen willen na elke vergadering vijftig minuten ruwe tekst delen.
Wat ze vooral willen vertalen, is:
- de samenvatting;
- de beslissingen;
- de volgende acties;
- de toegewezen taken.
En dat vertegenwoordigt ongeveer 21 % van de meertalige vragen die gebruikers van Leexi IA melden.
Een gebruiker legde het heel eenvoudig uit: het vertalen van de transcriptie bestaat, maar wat hem echt interesseert is de samenvatting en de taken kunnen vertalen.
Een andere gebruiker die in het Frans en het Nederlands werkt, wilde zijn samenvatting in beide talen beschikbaar hebben.
Het vertalen van de transcriptie is beschikbaar.
Werken in meerdere landen met hetzelfde verslag
Meertaligheid wordt bijzonder belangrijk wanneer de vergadering niet alleen tussen de aanwezigen blijft.
Het verslag kan daarna worden gelezen door een salesteam, een manager, een klant of een collega in een ander land.
Het verslag in de taal van de bestemmeling laten uitkomen
Een vergadering kan in het Frans doorgaan terwijl de mensen die de samenvatting zullen lezen in het Italiaans of het Engels werken.
U moet dus vóór de vergadering aan de taal van de bestemmeling denken.
Anders riskeert u het probleem pas na de automatische verzending te ontdekken.
Ondertitels gebruiken op de opname
Ondertitels maken het ook gemakkelijker voor iemand die de taal van de vergadering niet spreekt om de opname te doorlopen.
Dat is nuttig wanneer een vergadering achteraf moet worden gedeeld met een team in een ander land.
Vergaderingen met meerdere nationaliteiten voorbereiden
Wanneer meerdere talen door elkaar gaan lopen, worden twee keuzes best vóór de vergadering gemaakt:
In welke talen gaan we spreken?
In welke taal moet het verslag uitkomen?
De twee antwoorden kunnen verschillen.
En ze vóór de vergadering aankondigen voorkomt dat u achteraf alle inhoud moet corrigeren.
Wat u nog handmatig moet nakijken
Zelfs met een AI-vergaderassistent blijven drie gewoonten nuttig bij een meertalige vergadering.
Kijk de taal van het verslag na voordat u het verstuurt.
Dat is bijzonder belangrijk als de samenvatting automatisch naar uw CRM of naar een klant vertrekt.
Corrigeer de namen en vaktermen die vaak terugkomen.
Het aangepaste vocabulaire voorkomt dat u vergadering na vergadering dezelfde fout corrigeert.
Lees de vergaderingen na waarin de talen veel wisselen.
Een vergadering volledig in het Frans is eenvoudiger te verwerken dan een gesprek waarin Frans, Nederlands en Engels constant afwisselen.
Waar gaan de opnames van een meertalige vergadering naartoe?
Die vraag is bijzonder belangrijk wanneer er meerdere landen bij betrokken zijn.
Een internationale vergadering kan medewerkers, klanten en teams uit verschillende landen samenbrengen.
Uw gesprekken worden niet gebruikt om het model te trainen.
Vragen over opname, toestemming, bewaartermijn en de verwerkersovereenkomst staan in detail op onze pagina over conformiteit.
Meertalige vergadering: de 3 instellingen om na te kijken
Kijk vóór uw volgende vergadering gewoon drie zaken na.
| Na te kijken | De vraag die u zich stelt |
|---|---|
| Taal van de vergadering | In welke taal of talen gaan de deelnemers spreken? |
| Taal van de transcriptie | In welke taal moet de inhoud getranscribeerd worden? |
| Taal van het verslag | In welke taal moeten de samenvatting en de acties verstuurd worden? |
Het is vooral de derde instelling die gemakkelijk vergeten wordt.
U kunt perfect een correcte transcriptie hebben en toch een verslag in de verkeerde taal ontvangen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als er meerdere talen worden gesproken in dezelfde vergadering?
Leexi beschikt over een specifieke instelling voor meertalige vergaderingen op bedrijfsniveau.
Die helpt bij vergaderingen waarin meerdere talen door elkaar lopen.
Hoe sneller de deelnemers tussen talen afwisselen, hoe belangrijker het blijft om de transcriptie en het verslag na te kijken voordat u ze deelt.
Vertaalt Leexi de vergadering live zodat de deelnemers elkaar begrijpen?
Nee.
Een AI-vergaderassistent vervangt geen simultaan tolk.
Zijn werk gaat vooral over wat er uit de vergadering voortkomt: de transcriptie, de samenvatting en de inhoud die u achteraf kunt raadplegen.
Het vertalen van de transcriptie en de ondertitels maken de opname daarna toegankelijk in een andere taal.
Hoe kiest u de taal van de samenvatting?
De taal van de samenvatting wordt afzonderlijk ingesteld van de taal die tijdens de vergadering wordt gesproken en van de taal van de transcriptie.
Als uw transcriptie correct is maar uw verslag in een andere taal aankomt, is dat dus de instelling die u eerst moet nakijken.
Binnen een organisatie kan de taal van de samenvatting ook afhangen van instellingen die op bedrijfsniveau worden beheerd.
Kunt u de samenvatting en de taken vertalen, en niet alleen de transcriptie?
Dat is precies een van de belangrijkste vragen van gebruikers die in meerdere talen werken.
Het vertalen van de transcriptie is beschikbaar.
In welke taal komt het verslag aan in het CRM?
De taal van het verslag dat naar het CRM wordt gestuurd, kan verschillen van de taal van het verslag dat u in het platform bekijkt.
Gebruikers stelden dat onder meer vast met Zoho en HubSpot.
Als uw team het versturen naar het CRM automatiseert, kijk dan vanaf uw eerste vergadering beide kanten na.
Hoe corrigeert u een naam die altijd fout wordt getranscribeerd?
Gebruik het aangepaste vocabulaire.
U voert de correcte spelling in van een naam, een bedrijf, een stad of een afkorting, zodat die in de volgende vergaderingen beter wordt opgepikt.
Dat is bijzonder nuttig voor de vaktermen die elke week terugkomen.
Wordt Nederlands ondersteund?
Frans en Nederlands worden beide ondersteund, en tweetalige vergaderingen in het Frans en het Nederlands zijn een reëel geval bij gebruikers van Leexi IA.
Vergaderingen waarin de deelnemers veel afwisselen tussen Frans, Nederlands en Vlaams blijven wel moeilijker te verwerken dan een vergadering in één enkele taal.
Nalezen is dus aangeraden voordat u het verslag deelt.
Klaar om uw productiviteit te verhogen met Leexi?
Leexi AI Notetaker maakt notities voor u