Trascrivere una riunione multilingue: cosa funziona e cosa si rompe

Avete appena concluso una riunione di due ore. Aprite la trascrizione e constatate che alcuni passaggi sono nella lingua sbagliata, che alcune parole sono difficili da capire e che il resoconto mescola francese e inglese.

È il tipo di problema che può vanificare tutto l'interesse della trascrizione automatica.

Una riunione multilingue è più difficile da trascrivere di una in cui tutti parlano la stessa lingua. Una persona può passare dal francese all'inglese a metà frase, più partecipanti possono parlare ciascuno la propria lingua, oppure la riunione può svolgersi in francese mentre il resoconto deve essere inviato in italiano.

E soprattutto, non bisogna confondere la lingua della trascrizione con quella del resoconto.

Potete avere una trascrizione corretta in francese e ottenere un resoconto in inglese. Al contrario, tradurre il resoconto non correggerà mai una trascrizione che ha frainteso la conversazione.

Per evitare brutte sorprese, bisogna quindi guardare l'intera catena: la riunione deve essere registrata correttamente, la conversazione trascritta correttamente e il resoconto prodotto nella lingua giusta.

È lì che si decide davvero la qualità di una riunione multilingue.

Cosa si intende per riunione multilingue?

Non tutte le riunioni con più lingue si somigliano.

In alcuni casi, più lingue vengono usate nella stessa conversazione. Una persona può parlare francese e passare, pochi secondi dopo, al neerlandese o all'inglese.

In altri, ogni partecipante parla la propria lingua. Una stessa riunione può così riunire persone che parlano francese, inglese e neerlandese.

E poi c'è un terzo caso, molto frequente: la riunione si svolge in una lingua, ma il resoconto deve essere redatto in un'altra.

Queste situazioni non pongono esattamente gli stessi problemi.

Perché questo cambia tutto

La lingua entra in gioco in più momenti della riunione.

Prima bisogna capire correttamente cosa viene detto. Poi bisogna trascriverlo nella lingua giusta. Infine bisogna produrre il resoconto nella lingua attesa dal suo destinatario.

Un'impostazione che migliora la trascrizione non cambia quindi necessariamente la lingua del resoconto.

E una traduzione del resoconto non può riparare una trascrizione già scorretta.

Cosa si rompe, in pratica

La lingua che cambia a metà conversazione

È probabilmente il problema più visibile.

Quando un interlocutore passa da una lingua all'altra, il rilevamento automatico può sbagliarsi. Ci si ritrova allora con parole assegnate alla lingua sbagliata, o con una frase che diventa difficile da capire.

A gennaio, una trascrizione segnalata da un utente mescolava dieci lingue in un'unica frase mentre la persona parlava neerlandese.

Ad aprile, un altro resoconto conteneva passaggi in spagnolo e inglese sebbene la riunione si fosse svolta interamente in francese.

In entrambi i casi, non si tratta semplicemente di un errore di trascrizione. Lo strumento non ha identificato correttamente la lingua utilizzata.

Il resoconto arriva nella lingua sbagliata

Questo è un altro problema.

La trascrizione può essere corretta mentre il resoconto viene generato in una lingua non prevista.

A gennaio, due aziende hanno segnalato che i propri resoconti arrivavano in inglese in due CRM diversi mentre le riunioni si svolgevano in francese.

A maggio, la richiesta era diversa: l'utente voleva ottenere i propri resoconti in italiano anziché in inglese.

Il problema è particolarmente fastidioso quando il resoconto viene inviato automaticamente a un altro strumento. Potete scoprire l'errore solo nel momento in cui il documento arriva nel vostro CRM.

I nomi propri

I nomi propri sono un altro punto sensibile.

Un nome trascritto male una volta si può correggere. Lo stesso nome trascritto male a ogni riunione, molto meno.

A febbraio, un utente ha segnalato che un cognome fiammingo veniva trascritto sistematicamente in modo errato.

Questo tipo di errore sembra minore, ma quando si tratta del nome di un cliente, di un'azienda o di un interlocutore, diventa presto fastidioso da correggere.

La qualità dipende anche dal canale utilizzato

La lingua non spiega tutto.

La qualità della trascrizione può anche variare a seconda del modo in cui viene registrata la riunione.

A febbraio, un'azienda ha segnalato un peggioramento sulle proprie riunioni in neerlandese svolte in uno specifico strumento di videoconferenza. Aveva già avuto problemi di qualità con la trascrizione del proprio centralino telefonico.

Una trascrizione che funziona bene in francese su un canale non garantisce quindi lo stesso risultato in neerlandese su un altro canale.

Se una lingua o un canale vi interessa particolarmente, testateli insieme.

Come impostate la lingua prima della riunione?

Il momento giusto per impostare la lingua è prima della riunione.

Una volta prodotta la trascrizione, le impostazioni non possono più far scomparire gli errori già presenti.

L'impostazione multilingue

L'impostazione si trova nei parametri della riunione o dell'account.

Bisogna comunque sapere dove trovarla e cosa indicare.

A gennaio, un'utente aveva attivato la chiamata multilingue senza trovare dove indicare le lingue attese.

Quindi, se prevedete una riunione in due lingue, verificate l'impostazione prima dell'appuntamento. Non è il momento di cercare la funzione mentre i partecipanti sono già collegati.

Il vocabolario personalizzato

I nomi propri, i nomi di aziende, i termini tecnici e le sigle meritano un'attenzione particolare.

Il vocabolario personalizzato permette di aggiungere i termini che vengono trascritti male con regolarità.

A maggio, un utente ha spiegato che, quando una parola veniva trascritta male, lo segnalava all'amministratore, che poteva poi correggerla per le trascrizioni successive.

Questo è particolarmente utile per le parole che ritornano da una riunione all'altra.

La prima riunione può inoltre servire a individuare i termini problematici. Qualcuno deve però prendersi il tempo di tenere aggiornato quell'elenco.

Cosa non si può impostare

Resta un caso complicato: l'interlocutore che cambia lingua a metà frase.

Impossibile sapere in anticipo esattamente quando passerà dal francese all'inglese o dal francese al neerlandese.

In questo caso, basta prevedere una rilettura. Se il vostro team organizza regolarmente questo tipo di riunione, è meglio integrare questo passaggio nel processo fin dall'inizio.

Tradurre il resoconto, non solo la trascrizione

È una distinzione importante: tradurre la conversazione e tradurre il documento che invierete al cliente non sono la stessa cosa.

La trascrizione serve principalmente come materiale di base. Il resoconto e le attività sono spesso ciò che viene realmente trasmesso a un team, a un cliente o a un comitato.

È esattamente ciò che emerge da alcune richieste degli utenti.

A gennaio, uno di loro spiegava che la traduzione della trascrizione esisteva già, ma che il suo bisogno riguardava soprattutto il resoconto e le attività.

A marzo, un'altra richiesta riguardava la condivisione esterna di una trascrizione disponibile in più lingue.

Il bisogno finale è quindi piuttosto semplice: il documento deve essere nella lingua di chi lo leggerà.

Se la riunione è in francese ma il resoconto deve essere letto da un team italiano, trascrivere correttamente il francese risolve solo una parte del problema.

Il neerlandese, e perché è decisivo in Belgio

Il neerlandese permette di capire bene perché conviene guardare alla qualità reale piuttosto che contare semplicemente il numero di lingue annunciate.

Ad aprile, un'organizzazione ha spiegato di aver scelto un editore belga anche perché si trattava di un partner locale che parla la loro lingua.

Nello stesso mese, un potenziale cliente neerlandofono ha spiegato di aver avuto difficoltà con altri strumenti nelle proprie riunioni in neerlandese. La qualità in quella lingua faceva chiaramente parte dei suoi criteri di scelta.

A marzo, un'azienda usava la trascrizione gratuita integrata nel proprio strumento di videoconferenza. Aveva infine smesso di usarla perché il risultato era troppo scadente per essere utile.

Quindi, se lavorate regolarmente in neerlandese, non limitatevi a verificare che la lingua sia nell'elenco delle lingue supportate. Fate un vero test.

Usate il vostro vocabolario, i vostri interlocutori e lo strumento di videoconferenza che usate quotidianamente.

Questo dice molto di più di una semplice lista di lingue su una pagina commerciale.

Come preparate una riunione multilingue con Leexi?

1. Dichiarare le lingue attese

Nelle impostazioni, indicate le lingue che verranno usate durante la riunione.

Se la riunione è bilingue, non configuratela come una riunione interamente in francese o interamente in inglese.

2. Aggiungere il vocabolario importante

Aggiungete i nomi dei partecipanti, i nomi delle aziende, i termini tecnici e le sigle che rischiano di essere trascritti male.

Questo vi eviterà di ritrovare gli stessi errori a ogni nuova riunione.

3. Scegliere la lingua del resoconto

La lingua del resoconto è indipendente dalla lingua parlata durante la riunione.

Sceglietela in base alla persona che leggerà davvero il documento.

4. Verificare la prima riunione

Per la vostra prima riunione multilingue, rileggete la trascrizione e il resoconto per intero.

Vedrete rapidamente se il rilevamento delle lingue funziona correttamente e quali termini meritano di essere aggiunti al vocabolario personalizzato.

5. Correggere il vocabolario

Quando un termine torna trascritto male, segnalatelo all'amministratore affinché possa essere aggiunto al vocabolario personalizzato.

La correzione potrà poi essere usata per le riunioni successive.

6. Verificare cosa arriva negli altri strumenti

Se il resoconto viene inviato a un CRM o a un altro strumento, verificate anche il risultato lì.

Una configurazione corretta nello strumento di trascrizione non garantisce necessariamente che il documento appaia come previsto nello strumento di destinazione.

Quali errori evitare?

1. Dichiarare una sola lingua mentre la riunione ne usa più di una

Se durante la riunione vengono usate due lingue, entrambe devono essere prese in considerazione.

Altrimenti rischiate che parte della conversazione venga interpretata male.

2. Cercare l'impostazione multilingue all'ultimo momento

Fatelo prima della riunione.

L'impostazione esiste, ma potrebbe non essere ovvio trovarla. Un'utente si è imbattuta esattamente in questo mentre preparava una chiamata multilingue.

3. Lasciare la lingua del resoconto predefinita

La lingua parlata durante la riunione non è necessariamente quella in cui il resoconto deve essere consegnato.

Due aziende hanno trovato i propri resoconti in inglese nel proprio CRM mentre le riunioni si svolgevano in francese.

4. Correggere un nome proprio senza aggiungerlo al vocabolario

Se lo stesso nome viene trascritto male a ogni riunione, correggerlo a mano ogni volta non è una soluzione.

Aggiungetelo al vocabolario personalizzato per evitare che l'errore si ripeta.

5. Confondere la traduzione della trascrizione con quella del resoconto

Sono due cose diverse.

La traduzione della trascrizione può essere disponibile mentre il vostro bisogno reale riguarda il resoconto e le attività.

Testate quindi il risultato finale.

6. Testare solo con una riunione in francese

Una trascrizione che funziona bene in francese non dice nulla sulle altre lingue.

Se avete un problema in neerlandese, testate il neerlandese. Se le vostre riunioni sono bilingui, testate entrambe le lingue.

Quali difficoltà incontrano davvero gli utenti?

L'argomento torna regolarmente nelle conversazioni con gli utenti, ma genera relativamente poche richieste dirette al supporto.

Tra gennaio e giugno 2026, il supporto Leexi ha ricevuto 1.141 richieste, di cui 6 riguardano esplicitamente la lingua della trascrizione o del resoconto.

Nello stesso periodo, l'argomento compare in più di 500 appuntamenti dimostrativi e conversazioni con clienti, tra cui 191 in cui è il cliente stesso a sollevarlo.

Lo scarto tra queste due cifre è rivelatore: la lingua sembra soprattutto una domanda che i potenziali clienti si pongono al momento di scegliere o valutare lo strumento, molto meno un argomento che li porta poi a contattare il supporto.

Questo non significa ovviamente che il problema non esista. Una trascrizione sufficientemente scadente può semplicemente portare l'utente ad abbandonare la funzione.

Quindi la domanda giusta non è semplicemente:

«Quante lingue supporta questo strumento?».

Bisogna piuttosto verificare quale lingua viene parlata, come viene trascritta, in quale lingua arriva il resoconto e chi lo rileggerà.

Riunione multilingue: cosa ricordare

Prima della vostra prima riunione in due lingue, verificate questi sei punti:

• Lingue dichiarate: le lingue usate sono indicate correttamente nelle impostazioni?
• Vocabolario: sono stati aggiunti i nomi propri e i termini di settore?
• Lingua del resoconto: corrisponde a quella della persona che lo leggerà?
• Destinazione: se il resoconto va verso un altro strumento, la lingua è corretta anche lì?
• Rilettura: qualcuno rilegge la prima trascrizione per intero?
• Test: avete testato lo strumento nella lingua che vi crea davvero problemi?

E resta una domanda da risolvere internamente:

Chi corregge i termini trascritti male, e chi tiene aggiornato il vocabolario?

Domande frequenti

Cosa succede se durante la stessa riunione si parlano due lingue?

Il rilevamento automatico deve identificare la lingua usata man mano che la conversazione procede. Può esitare quando gli interlocutori passano regolarmente da una lingua all'altra.

Un utente, ad esempio, ha segnalato una trascrizione che mescolava più lingue all'interno della stessa frase.

L'impostazione multilingue aiuta a preparare la riunione, ma una rilettura resta necessaria quando i cambi di lingua sono frequenti.

In quale lingua arriva il resoconto?

È un'impostazione distinta dalla lingua parlata durante la riunione.

Il resoconto può quindi essere richiesto in una lingua diversa da quella dello scambio.

Questo conta particolarmente quando il documento viene poi inviato automaticamente a un altro strumento. Spesso è in quel momento che si scopre che la lingua configurata non era quella attesa.

Si può ottenere la traduzione del resoconto e delle attività?

La traduzione della trascrizione esiste già.

La traduzione del resoconto e delle attività, invece, fa parte delle richieste che gli utenti pongono da gennaio.

Se il vostro bisogno dipende da questo, verificate lo stato attuale con Leexi prima di costruirci sopra il vostro processo.

Come si corregge un nome proprio trascritto male?

Il vocabolario personalizzato è previsto proprio per questo tipo di problema.

Quando una parola viene trascritta male con regolarità, può essere segnalata all'amministratore, che poi la aggiunge al vocabolario.

La correzione vale per le trascrizioni successive, non per quelle già prodotte.

La qualità è la stessa in tutte le lingue?

Non partite da questo presupposto.

Un'azienda ha segnalato una differenza di qualità sulle proprie riunioni in neerlandese a seconda del canale utilizzato.

Meglio testare le lingue e gli strumenti che usate davvero, piuttosto che affidarsi solo a un elenco di lingue supportate.

Si può condividere una trascrizione in più lingue con un cliente?

A marzo è stata formulata una richiesta in tal senso, per la condivisione esterna.

Se questo è importante per il vostro uso, verificate cosa è disponibile al momento del roll-out prima di promettere a un cliente una trascrizione o un resoconto in più lingue.

Il multilinguismo cambia qualcosa nelle regole di registrazione?

No.

Che la riunione sia in francese, in neerlandese o in più lingue non cambia le regole sull'informazione dei partecipanti e sull'ottenimento del loro accordo.

Questa informazione deve però essere compresa dalle persone interessate. Il quadro applicabile è dettagliato nella pagina su registrare una riunione professionale.

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