Riunione multilingue: trascrivere e ottenere il verbale nella lingua giusta
- La lingua parlata, quella della trascrizione e quella del verbale sono tre impostazioni diverse.
- Verificarle prima della riunione evita di correggere il verbale dopo l'invio.
La sua riunione è andata perfettamente in francese. Poi apre il verbale… ed è in inglese.
O peggio: in Leexi tutto è corretto, ma il riepilogo inviato automaticamente al suo CRM arriva in un'altra lingua.
È uno dei problemi principali delle riunioni multilingue: riconoscere ciò che è stato detto non basta. Bisogna anche controllare la lingua di ciò che esce dopo la riunione.
Ed è esattamente quello che ci segnalano gli utenti di Leexi IA.
Tra le richieste legate al multilinguismo, circa il 43 % riguarda la lingua del riepilogo, contro il 29 % la trascrizione stessa. E il 21 % riguarda specificamente la traduzione del riepilogo e delle attività.
In altre parole, il problema non è soltanto:
« Lo strumento capisce più lingue? »
Ma piuttosto:
« In quale lingua usciranno la mia trascrizione, il mio verbale e le mie azioni? »
Sono tre cose diverse, e non si impostano nello stesso punto.
Che cosa significa davvero una riunione multilingue
Il termine può indicare situazioni piuttosto diverse.
Vale la pena distinguerle prima di configurare lo strumento.
Si parlano più lingue durante la stessa riunione
È il caso tipico di un team internazionale, o di un'azienda belga in cui il francese e l'olandese si incrociano naturalmente durante una riunione.
Un partecipante comincia in francese, un altro risponde in olandese, poi la conversazione torna alla prima lingua.
Lo strumento deve allora identificare correttamente i cambi di lingua senza mescolare la trascrizione.
Ogni partecipante parla la propria lingua
Altro caso: i partecipanti non cambiano necessariamente lingua, ma ognuno usa la propria.
La difficoltà consiste allora nel riconoscere correttamente la lingua di ciascuna persona e attribuirle il contenuto giusto.
La riunione e il verbale non sono nella stessa lingua
È un altro problema ancora.
La sua riunione si svolge in francese, ma il verbale deve essere inviato in italiano a un team con sede in Italia.
Oppure la sua chiamata è in olandese, mentre il CRM dell'azienda deve ricevere un riepilogo in francese.
La lingua parlata durante la riunione e la lingua del verbale sono due impostazioni diverse.
Ed è proprio questa differenza a creare molta confusione.
Che cosa può andare storto in una riunione multilingue
Tre problemi ricorrono in particolare tra gli utenti di Leexi IA.
La trascrizione inventa o mescola le lingue
Primo caso: la riunione si svolge in una sola lingua, ma nella trascrizione ne compaiono altre.
Un utente ci ha segnalato per esempio una riunione interamente in francese in cui alcuni passaggi erano usciti in portoghese.
Un altro ha trovato spagnolo e inglese in una trascrizione, mentre l'intera riunione si era svolta in francese.
Il problema può comparire anche sull'olandese.
Un utente di lingua olandese ha trovato più lingue in una sola frase, con molto poco olandese trascritto correttamente.
Una riunione Teams tenuta in fiammingo è uscita anch'essa come un misto di francese, inglese e olandese.
Le richieste legate direttamente alla trascrizione rappresentano circa il 29 % dei problemi multilingue segnalati dagli utenti di Leexi IA.
Due impostazioni possono aiutare:
- verificare la configurazione della lingua prima della riunione;
- aggiungere nomi, acronimi e termini di settore al vocabolario personalizzato.
Il verbale esce nella lingua sbagliata
È il problema che ricorre più spesso.
Circa il 43 % delle richieste legate al multilinguismo riguarda la lingua del riepilogo.
E a volte il caso è molto semplice: l'intera riunione si svolge correttamente in francese, ma il riepilogo arriva in inglese.
Un utente ci ha segnalato esattamente questo, mentre le sue riunioni si tenevano abitualmente in francese.
La lingua del riepilogo ha una propria impostazione.
E in un'azienda, questa scelta può diventare anche una questione di amministrazione.
Un responsabile voleva per esempio che i riepiloghi di tutta la sua organizzazione uscissero sistematicamente in italiano.
Il punto da ricordare è quindi semplice:
una trascrizione corretta non garantisce che il verbale esca nella lingua che si aspetta.
Il verbale cambia lingua arrivando nel CRM
È probabilmente il caso più sconcertante.
Apre il verbale in Leexi: è corretto.
Poi apre la scheda del cliente nel suo CRM: lo stesso verbale compare in inglese.
Alcuni utenti si sono imbattuti in questo con Zoho e HubSpot.
La lingua del contenuto visualizzato in Leexi e quella del contenuto inviato al CRM devono quindi essere verificate separatamente.
Se automatizza i suoi verbali commerciali, è un punto da testare già dalla prima riunione.
Impostare le lingue prima della riunione
Qualche impostazione prima della chiamata evita di scoprire il problema quando il verbale è già stato inviato.
Attivare il funzionamento multilingue
Leexi dispone di un'impostazione dedicata alle riunioni in cui si parlano più lingue.
Si configura a livello aziendale e richiede diritti di amministratore.
Un singolo utente non può quindi necessariamente attivarla per il proprio account.
Questa impostazione migliora la gestione delle riunioni multilingue, ma non elimina la necessità di verificare il risultato.
Più spesso i partecipanti cambiano lingua, più la riunione diventa difficile da trascrivere correttamente.
Aggiungere il vocabolario del suo settore
Le lingue non sono sempre il vero problema.
I nomi di persona, le aziende, le città, i nomi di prodotto e gli acronimi sono spesso i termini più difficili da trascrivere correttamente.
Il vocabolario personalizzato permette di inserire una volta l'ortografia corretta.
Per esempio:
« Leexy » → « Leexi »
oppure un acronimo di settore usato regolarmente dal suo team.
Quando un errore ricorre, aggiunge semplicemente il termine al vocabolario per le riunioni successive.
I problemi legati alla correzione dei termini rappresentano una piccola parte delle richieste multilingue, circa il 7 %, ma sono anche uno degli elementi più semplici da correggere.
Alcuni cambi di lingua restano più difficili
Il caso più complicato resta quello di una persona che cambia lingua a metà frase.
Non si tratta più semplicemente di una riunione con due lingue chiaramente separate: il motore deve rilevare il cambio all'interno dello stesso intervento.
In questo tipo di riunione, una rilettura resta importante prima di inviare il verbale.
La vera domanda: si può tradurre il verbale, e non solo la trascrizione?
È qui che le aspettative sono cambiate.
Poter tradurre una trascrizione completa è utile.
Ma poche persone hanno voglia di condividere cinquanta minuti di testo grezzo dopo ogni riunione.
Quello che vogliono tradurre soprattutto è:
- il riepilogo;
- le decisioni;
- le prossime azioni;
- le attività assegnate.
E questo rappresenta circa il 21 % delle richieste multilingue segnalate dagli utenti di Leexi IA.
Un utente lo spiegava in modo molto semplice: la traduzione della trascrizione esiste, ma quello che gli interessa davvero è poter tradurre il riepilogo e le attività.
Un altro utente che lavora in francese e in olandese voleva avere il suo riepilogo disponibile nelle due lingue.
La traduzione della trascrizione è disponibile.
Lavorare in più paesi con lo stesso verbale
Il multilinguismo diventa particolarmente importante quando la riunione non resta soltanto tra le persone presenti.
Il verbale può poi essere letto da un team commerciale, da un responsabile, da un cliente o da un collega in un altro paese.
Far uscire il verbale nella lingua del destinatario
Una riunione può svolgersi in francese mentre le persone che leggeranno il riepilogo lavorano in italiano o in inglese.
Bisogna quindi pensare alla lingua del destinatario prima della riunione.
Altrimenti rischia di scoprire il problema dopo l'invio automatico.
Usare i sottotitoli sulla registrazione
I sottotitoli permettono anche a chi non parla la lingua della riunione di consultare più facilmente la registrazione.
È utile quando una riunione deve essere condivisa in un secondo momento con un team in un altro paese.
Anticipare le riunioni con più nazionalità
Quando più lingue si incroceranno, due scelte andrebbero fatte prima della riunione:
In quali lingue parleremo?
In quale lingua deve uscire il verbale?
Le due risposte possono essere diverse.
E annunciarle prima della riunione evita di dover correggere tutto il contenuto dopo.
Che cosa resta da verificare manualmente
Anche con un assistente di riunione IA, tre abitudini restano utili in una riunione multilingue.
Verifichi la lingua del verbale prima di inviarlo.
È particolarmente importante se il riepilogo parte automaticamente verso il suo CRM o verso un cliente.
Corregga i nomi e i termini di settore che ricorrono spesso.
Il vocabolario personalizzato evita di correggere lo stesso errore riunione dopo riunione.
Rilegga le riunioni in cui le lingue cambiano molto.
Una riunione interamente in francese è più semplice da trattare di una conversazione in cui francese, olandese e inglese si alternano continuamente.
Dove finiscono le registrazioni di una riunione multilingue?
La domanda è particolarmente importante quando sono coinvolti più paesi.
Una riunione internazionale può riunire collaboratori, clienti e team che si trovano in paesi diversi.
Le sue conversazioni non vengono usate per addestrare il modello.
Le questioni relative alla registrazione, al consenso, alla durata di conservazione e al contratto di trattamento dei dati sono dettagliate nella nostra pagina sulla conformità.
Riunione multilingue: le 3 impostazioni da verificare
Prima della sua prossima riunione, verifichi semplicemente tre elementi.
| Da verificare | La domanda da porsi |
|---|---|
| Lingua della riunione | In quale lingua o in quali lingue parleranno i partecipanti? |
| Lingua della trascrizione | In quale lingua deve essere trascritto il contenuto? |
| Lingua del verbale | In quale lingua devono essere inviati il riepilogo e le azioni? |
È soprattutto la terza impostazione che si dimentica facilmente.
Può benissimo avere una trascrizione corretta e ricevere comunque un verbale nella lingua sbagliata.
Domande frequenti
Che cosa succede se si parlano più lingue nella stessa riunione?
Leexi dispone di un'impostazione dedicata alle riunioni multilingue a livello aziendale.
Aiuta a gestire le riunioni in cui si incrociano più lingue.
Più i partecipanti alternano rapidamente le lingue, più resta importante verificare la trascrizione e il verbale prima di diffonderli.
Leexi traduce la riunione in diretta perché i partecipanti si capiscano?
No.
Un assistente di riunione IA non sostituisce un interprete simultaneo.
Il suo lavoro riguarda soprattutto ciò che viene prodotto a partire dalla riunione: la trascrizione, il riepilogo e il contenuto consultabile dopo.
La traduzione della trascrizione e i sottotitoli rendono poi la registrazione accessibile in un'altra lingua.
Come si sceglie la lingua del riepilogo?
La lingua del riepilogo si imposta separatamente dalla lingua parlata durante la riunione e da quella della trascrizione.
Se la sua trascrizione è corretta ma il verbale arriva in un'altra lingua, è quindi questa l'impostazione da verificare per prima.
In un'organizzazione, la lingua del riepilogo può dipendere anche da parametri amministrati a livello aziendale.
Si possono tradurre il riepilogo e le attività, e non solo la trascrizione?
È proprio una delle richieste principali degli utenti che lavorano in più lingue.
La traduzione della trascrizione è disponibile.
In quale lingua arriva il verbale nel CRM?
La lingua del verbale inviato al CRM può essere diversa da quella del verbale che consulta nella piattaforma.
Alcuni utenti lo hanno constatato in particolare con Zoho e HubSpot.
Se il suo team automatizza l'invio verso il CRM, verifichi entrambi i lati già dalla prima riunione.
Come correggere un nome sempre trascritto male?
Usi il vocabolario personalizzato.
Inserisce l'ortografia corretta di un nome, di un'azienda, di una città o di un acronimo, così che venga ripresa meglio nelle riunioni successive.
È particolarmente utile per il vocabolario di settore che ricorre ogni settimana.
L'olandese è supportato?
Il francese e l'olandese sono entrambi supportati, e le riunioni bilingui in francese e olandese sono un caso reale tra gli utenti di Leexi IA.
Le riunioni in cui i partecipanti alternano molto tra francese, olandese e fiammingo restano però più difficili da trattare di una riunione tenuta in una sola lingua.
Una rilettura è quindi consigliata prima di diffondere il verbale.
Pronto a potenziare la tua produttività con Leexi?
Leexi AI Notetaker prende appunti per te