Enregistrer une formation, un atelier ou un séminaire

Une formation peut durer une demi-journée, réunir quinze personnes, faire intervenir plusieurs personnes et s'arrêter pour le déjeuner. Ce n'est donc pas simplement une réunion qui dure plus longtemps.

Les outils de prise de notes sont souvent pensés pour des réunions d'une heure. Pour une session plus longue, d'autres problèmes peuvent apparaître : la durée de l'enregistrement, les pauses et l'identification des différents intervenants.

Qu'est-ce qui distingue une session d'une réunion ?

Pour une réunion, on cherche généralement à obtenir un compte rendu que les participants pourront relire. Pour une formation, le document final doit aussi pouvoir servir aux personnes qui n'étaient pas présentes. Il peut également être utile comme trace de la session.

En pratique, il faut donc pouvoir :

lancer l'enregistrement → tenir plusieurs heures → gérer la pause → reprendre → obtenir un document exploitable.

Et c'est justement à chacune de ces étapes que peuvent apparaître les problèmes.

La durée

Vous lancez l'enregistrement au début d'une formation qui doit durer toute la matinée. À la fin, vous vous attendez donc à retrouver la transcription de l'ensemble de la session.

Mais que se passe-t-il si l'enregistrement s'arrête avant la fin, ou si la transcription n'est pas complète ? Vous pouvez vous retrouver avec seulement une partie de la formation, voire ne plus retrouver l'enregistrement.

C'est notamment ce qui est arrivé à des utilisateurs de Leexi : une matinée entière avait été enregistrée, mais seulement deux minutes apparaissaient ensuite dans la restitution. Dans un autre cas, l'enregistrement d'une formation en visioconférence de 14 h à 16 h n'avait pas été retrouvé.

Le problème est simple : si vous découvrez le problème à la fin de la formation, il est trop tard pour recommencer.

Une limite est à connaître avant de commencer : en visioconférence, l'assistant enregistre au maximum 3 h 59 par réunion, puis quitte la réunion et doit être réinvité. Un fichier importé est, lui, limité à 4 heures.

Pour une session longue, faites donc un contrôle pendant la formation. Vérifiez simplement que l'enregistrement est toujours en cours et qu'il pourra bien être retrouvé ensuite.

Les pauses

La pause déjeuner pose un autre problème.

Imaginons une formation de 9 h à 17 h avec une pause entre 12 h et 14 h. Si vous utilisez un seul enregistrement pour toute la journée, il peut être préférable de terminer le premier enregistrement avant la pause, puis d'en démarrer un nouveau à la reprise.

Des problèmes peuvent en effet survenir lorsque l'on essaie de reprendre un enregistrement après une interruption. Lors d'un atelier organisé en deux parties avec une pause déjeuner, l'enregistrement n'a finalement pas été transcrit.

Autre situation : l'enregistrement est commencé sur un téléphone, puis repris sur un ordinateur après une pause. Là encore, l'enregistrement peut ne pas être retrouvé correctement.

Pour une formation interrompue par une pause, faites donc deux enregistrements : un le matin et un l'après-midi.

C'est plus simple à contrôler et vous évitez de découvrir à la fin que toute une partie de la formation manque.

En visioconférence, l'assistant quitte d'ailleurs de lui-même une réunion restée silencieuse pendant 7 minutes, sauf si le réglage « Maintien de l'assistant lors des silences » est activé : une salle vide pendant le déjeuner suffit à mettre fin à l'enregistrement.

Le nombre d'intervenants

Avec quinze personnes dans une formation, un compte rendu qui ne permet pas de savoir qui a parlé devient rapidement difficile à utiliser.

Il vaut donc mieux préparer l'identification des intervenants avant la session, notamment en ajoutant leurs noms dans le vocabulaire. Si vos sessions se tiennent en plusieurs langues, la page sur la transcription d'une réunion multilingue complète ce point.

Le webinaire, un cas à part

Un webinaire ne fonctionne pas exactement comme une réunion classique.

Dans un webinaire, les personnes qui présentent la formation et celles qui y assistent ne sont pas gérées de la même manière. L'ajout de l'assistant peut donc ne pas fonctionner comme il le ferait dans une réunion classique.

Des utilisateurs ont notamment signalé ce problème avec des sessions créées sous forme de webinaire dans leur outil de visioconférence.

Si vous utilisez un webinaire, vérifiez que Leexi peut bien rejoindre la session avant de lancer votre formation.

Que faire du contenu après la session ?

Il n'y a pas forcément un seul document à produire après une formation. Cela dépend de ce que vous voulez en faire.

Les besoins les plus courants sont :

• le support destiné aux personnes qui n'ont pas pu venir ;
• le compte rendu envoyé aux participants ;
• la reprise du contenu pour préparer la session suivante.

Pour un organisme de formation, il peut par exemple être plus intéressant d'obtenir un rapport de session qu'un simple compte rendu de réunion.

Reprendre plusieurs sessions d'un coup

Une formation est rarement organisée une seule fois. Lorsqu'un même organisme répète une session, pouvoir travailler sur plusieurs enregistrements devient donc particulièrement intéressant.

Vous pouvez par exemple vouloir appliquer le même modèle de synthèse à plusieurs enregistrements, plutôt que de traiter chaque réunion une par une.

Autre besoin possible : exporter plusieurs transcriptions en une seule fois, notamment lorsque vous souhaitez conserver les sessions précédentes.

C'est un besoin assez spécifique aux formations : le même contenu revient d'une session à l'autre. Il peut donc être utile de retrouver facilement les anciennes transcriptions et de les traiter de la même manière.

Peut-on prouver la présence d'un participant ?

Pour les organismes de formation, cette question est différente de celle du compte rendu.

Vous pouvez avoir besoin de savoir si un stagiaire était réellement présent pendant une formation, et éventuellement pendant quelle période il était connecté.

Un outil de prise de notes peut produire la liste des participants ainsi que leur temps de parole. Mais cela ne suffit pas nécessairement à constituer une preuve de présence.

Deux problèmes se posent :

• une personne peut être présente sans prendre la parole ;
• la valeur probante d'un relevé automatique dépend de ce que votre certificateur accepte.

Avant de vous appuyer sur cette information, vérifiez donc directement auprès de Leexi et de votre organisme certificateur. Le besoin est particulièrement important pour les organismes qui doivent conserver des traces dans le cadre de leurs certifications.

Qui parle, et comment le retrouver dans un groupe ?

Dans une formation avec plusieurs intervenants, l'identification des personnes qui parlent devient rapidement importante.

Imaginez une session avec un formateur principal, un intervenant extérieur et plusieurs participants. Si les différentes voix sont mal identifiées dans la transcription, il devient difficile de savoir qui a expliqué quoi.

Des problèmes de ce type ont été signalés : une personne pouvait apparaître comme indisponible dans la liste des participants, avec une connexion de zéro minute et aucun détail. Dans un autre cas, certains passages de la transcription étaient attribués à un intervenant supplémentaire alors qu'ils ne correspondaient pas à la réunion.

Dans une formation, ce type d'erreur peut rendre le document final difficile à exploiter, surtout pour quelqu'un qui n'était pas présent.

Deux précautions peuvent limiter le problème :

• ajouter les noms des intervenants au vocabulaire avant la session ;
• vérifier la liste des intervenants dès la première restitution.

Pour une session animée en salle, l'enregistrement depuis l'application mobile évite de dépendre de la visioconférence.

Que faut-il paramétrer avant la première session ?

Avant de lancer une formation, trois réglages sont particulièrement importants : le type de conversation, le modèle de compte rendu et le vocabulaire.

Le type de conversation permet de donner à l'outil le contexte dans lequel se déroule la session. Le modèle détermine ensuite la manière dont les informations seront organisées dans le document final.

Si vous utilisez un modèle conçu pour une réunion classique, vous risquez par exemple d'obtenir un document centré sur les décisions et les prochaines étapes alors que, pour une formation, vous aurez plutôt besoin du contenu abordé, du déroulé et des questions posées.

Le vocabulaire sert quant à lui à mieux reconnaître les noms des intervenants, les termes techniques et les noms des modules.

Le paramétrage est donc à faire avant la première session. Une fois correctement configuré, il peut ensuite être réutilisé pour les formations suivantes.

Comment enregistrer une session avec Leexi ?

1. Créer la session comme une réunion

Si votre outil de visioconférence propose un format webinaire, vérifiez d'abord que Leexi peut bien y rejoindre la session.

2. Découper la journée

Si la formation se déroule le matin puis l'après-midi, faites deux enregistrements.

Une session le matin et une autre l'après-midi sont préférables à un seul enregistrement interrompu.

3. Charger le vocabulaire

Ajoutez les noms des intervenants, les noms des modules et les termes spécifiques au métier ou à la formation.

4. Choisir un modèle adapté

Un modèle prévu pour une réunion va par exemple faire ressortir les prochaines étapes.

Pour une formation, vous aurez plutôt besoin d'un document qui reprend le plan de la session, les sujets abordés et les questions posées.

5. Vérifier pendant la session

Ne vous contentez pas de vérifier à la fin. Faites un contrôle à mi-parcours pour vous assurer que l'enregistrement est toujours bien en cours.

6. Relire avant de diffuser

Le document peut être envoyé à des personnes qui n'ont pas assisté à la session. Une erreur qui passerait inaperçue pour un participant peut donc être beaucoup plus gênante pour un absent.

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Quelles sont les erreurs à éviter ?

1. Mettre l'enregistrement en pause

C'est l'une des erreurs les plus coûteuses parce qu'on peut ne s'en rendre compte qu'à la fin.

Si votre formation comporte une longue pause, notamment le déjeuner, faites plutôt deux enregistrements distincts.

2. Créer la session en webinaire sans vérifier

Si vous utilisez un webinaire, vérifiez que Leexi peut bien rejoindre la session avant de lancer la formation.

3. Attendre la fin pour vérifier

Si l'enregistrement s'arrête au bout d'une heure alors que votre formation en dure quatre, vous risquez de ne vous en rendre compte qu'une fois la session terminée.

Un simple contrôle pendant la formation permet de détecter le problème beaucoup plus tôt.

4. Compter sur les réglages par défaut

Le type de conversation et le modèle utilisé ont un impact sur le document obtenu.

Pour une formation, prenez donc quelques minutes pour choisir un modèle adapté au résultat que vous souhaitez obtenir.

5. Laisser les noms au hasard

Avec quinze participants, un compte rendu dans lequel les interventions sont mal attribuées devient difficile à utiliser.

Ajoutez les noms des intervenants dans le vocabulaire avant la session et vérifiez ensuite que l'identification fonctionne correctement.

6. Présenter le rapport comme une preuve de présence sans vérification

La liste des participants et le temps de parole peuvent être disponibles. Cela ne signifie pas automatiquement qu'ils constituent une preuve de présence reconnue pour votre certification.

Vérifiez ce point avec votre certificateur.

Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?

Sur 1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026, 9 concernent une formation, un atelier ou un séminaire. Le sujet apparaît également dans plus de 350 rendez-vous de démonstration et échanges clients sur la même période, dont 249 où c'est le client qui en parle.

Ce que montrent ces demandes, c'est surtout que les difficultés rencontrées concernent la captation elle-même : la durée de l'enregistrement, les pauses, le format de la réunion ou encore une restitution qui n'est pas retrouvée.

Avant une session, la question n'est donc pas seulement de savoir si le résumé sera bon.

Il faut aussi vérifier quatre choses :

l'enregistrement tient-il pendant toute la durée → que se passe-t-il pendant la pause → qui parle → et quel document restera pour les personnes qui n'étaient pas présentes ?

Enregistrer une session : ce qu'il faut retenir

Avant votre première formation enregistrée, vérifiez ces six points :

• Format : votre session est-elle créée comme réunion ou comme webinaire ?
• Découpage : avez-vous prévu un enregistrement par demi-journée ?
• Vocabulaire : les noms des intervenants et des modules sont-ils chargés ?
• Modèle : avez-vous besoin d'un rapport de session plutôt que d'une liste de prochaines étapes ?
• Contrôle : quelqu'un vérifie-t-il pendant la session que l'enregistrement fonctionne ?
• Diffusion : qui relit le document avant son envoi aux personnes absentes ?

Et si vous êtes un organisme certifié, ajoutez une dernière vérification :

Quelle trace votre certificateur accepte-t-il, et avez-vous obtenu cette confirmation avant de vous appuyer dessus ?

Questions fréquentes

Peut-on enregistrer une formation de plusieurs heures en une seule fois ?

Pas au-delà de 4 heures. En visioconférence, l'assistant enregistre au maximum 3 h 59 par réunion, et un fichier importé ne peut pas dépasser 4 heures. Pour une journée complète, prévoyez au moins deux enregistrements. Le problème est qu'un enregistrement peut sembler fonctionner au début puis être incomplet à la fin.

Un contrôle pendant la formation permet de le vérifier avant qu'il ne soit trop tard.

Que se passe-t-il pendant la pause déjeuner ?

Le plus sûr est de créer deux enregistrements distincts.

Si votre formation se déroule le matin puis l'après-midi, terminez le premier enregistrement avant la pause et démarrez-en un nouveau à la reprise.

Vous évitez ainsi de dépendre d'un enregistrement qui doit être interrompu puis repris plusieurs heures plus tard.

Le webinaire est-il couvert ?

Pas de la même manière qu'une réunion classique.

Une formation créée sous forme de webinaire peut avoir des règles différentes concernant les intervenants et les participants. Sur Webex, par exemple, les webinaires ne sont pas pris en charge.

Si vous utilisez un webinaire, vérifiez que Leexi peut bien rejoindre la session avant de lancer votre formation.

Peut-on prouver qu'un stagiaire était présent ?

L'outil peut produire la liste des participants et leur temps de parole.

Mais une preuve de présence dans le cadre d'une certification est une autre question. Un participant peut assister à toute une session sans prendre la parole.

Vérifiez donc auprès de Leexi ce que contient exactement le rapport et demandez à votre certificateur ce qu'il accepte.

Peut-on traiter plusieurs sessions d'un coup ?

C'est particulièrement utile si vous organisez régulièrement la même formation.

Vous pouvez avoir besoin d'appliquer un même modèle à plusieurs enregistrements ou d'exporter plusieurs transcriptions en une seule fois.

Ask Leexi interroge plusieurs enregistrements à la fois, jusqu'à 10 heures cumulées. L'export en masse des transcriptions et des résumés se demande à votre contact Leexi.

Faut-il un modèle de compte rendu différent pour une formation ?

Oui, c'est un réglage qui peut changer fortement le résultat.

Un compte rendu de réunion est généralement centré sur les décisions et les prochaines étapes. Pour une formation, vous aurez plutôt intérêt à retrouver le déroulé, les sujets abordés, les questions et les informations importantes transmises pendant la session.

Choisissez donc un modèle correspondant à cet usage.

Faut-il prévenir les participants d'une formation ?

Oui, comme pour toute réunion enregistrée. Les participants doivent être informés avant le début de l'enregistrement.

Le cadre applicable est détaillé sur la page consacrée à l'enregistrement d'une réunion professionnelle.

Si votre session se déroule en présentiel, la page sur l'enregistrement d'une réunion en présentiel traite également de la captation et de l'information des personnes présentes dans la pièce.

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