Grabar una formación, un taller o un seminario

Una formación puede durar medio día, reunir a quince personas, contar con varios ponentes y detenerse para la comida. Así que no es simplemente una reunión que dura más.

Las herramientas de toma de notas suelen estar pensadas para reuniones de una hora. En una sesión más larga pueden aparecer otros problemas: la duración de la grabación, las pausas y la identificación de los distintos ponentes.

¿Qué distingue una sesión de una reunión?

En una reunión, normalmente se busca obtener un resumen que los participantes puedan releer. En una formación, el documento final también debe servir a las personas que no estuvieron presentes. También puede ser útil como constancia de la sesión.

En la práctica, por tanto, hay que poder:

iniciar la grabación → aguantar varias horas → gestionar la pausa → reanudar → obtener un documento utilizable.

Y es precisamente en cada una de estas etapas donde pueden aparecer problemas.

La duración

Inicia la grabación al comienzo de una formación que debe durar toda la mañana. Al final, espera por tanto encontrar la transcripción de toda la sesión.

Pero ¿qué ocurre si la grabación se detiene antes del final, o si la transcripción está incompleta? Puede acabar con solo una parte de la formación, o incluso sin encontrar la grabación.

Eso es justo lo que le ocurrió a usuarios de Leexi: se había grabado toda una mañana, pero al final solo aparecieron dos minutos en el resultado. En otro caso, no se encontró la grabación de una formación por videoconferencia de 14 a 16 horas.

El problema es simple: si lo descubre al final de la formación, ya es tarde para volver a empezar.

Así que, en una sesión larga, haga un control durante la formación. Simplemente compruebe que la grabación sigue en marcha y que podrá recuperarse después.

Las pausas

La pausa de la comida plantea otro problema.

Imagine una formación de 9 a 17 horas con una pausa entre las 12 y las 14 horas. Si usa una sola grabación para todo el día, puede ser mejor terminar la primera grabación antes de la pausa y empezar una nueva al retomar.

De hecho, pueden surgir problemas al intentar retomar una grabación tras una interrupción. En un taller organizado en dos partes con una pausa para comer, la grabación finalmente no se transcribió.

Otra situación: la grabación se inicia en un teléfono y luego se retoma en un ordenador tras una pausa. Aquí también, la grabación puede no recuperarse correctamente.

Así que, para una formación interrumpida por una pausa, haga dos grabaciones: una por la mañana y otra por la tarde.

Es más fácil de controlar y evita descubrir al final que falta toda una parte de la formación.

El número de ponentes

Con quince personas en una formación, un resumen que no permita saber quién dijo qué se vuelve rápidamente difícil de usar.

Así que es mejor preparar la identificación de los ponentes antes de la sesión, en particular añadiendo sus nombres al vocabulario. Si sus sesiones se celebran en varios idiomas, la página sobre transcribir una reunión multilingüe complementa este punto.

El webinar, un caso aparte

Un webinar no funciona exactamente como una reunión clásica.

En un webinar, las personas que presentan la formación y las que asisten a ella no se gestionan de la misma manera. Añadir el asistente puede, por tanto, no funcionar como lo haría en una reunión clásica.

Los usuarios han informado de este problema con sesiones creadas como webinar en su herramienta de videoconferencia.

Si usa un webinar, compruebe primero que Leexi puede unirse a la sesión antes de iniciar su formación.

¿Qué hacer con el contenido después de la sesión?

No hay necesariamente un único documento que producir tras una formación. Depende de lo que quiera hacer con él.

Las necesidades más comunes son:

• material para las personas que no pudieron asistir;
• el resumen enviado a los participantes;
• la reutilización del contenido para preparar la siguiente sesión.

Para una entidad de formación, puede resultar por ejemplo más interesante obtener un informe de sesión que un simple resumen de reunión.

Retomar varias sesiones a la vez

Una formación rara vez se imparte una sola vez. Cuando la misma entidad repite una sesión, poder trabajar con varias grabaciones a la vez resulta especialmente interesante.

Puede querer, por ejemplo, aplicar la misma plantilla de resumen a varias grabaciones, en lugar de tratar cada reunión una por una.

Otra necesidad posible: exportar varias transcripciones a la vez, en particular cuando quiere conservar las sesiones anteriores.

Es una necesidad bastante específica de las formaciones: el mismo contenido se repite de una sesión a otra. Por eso resulta útil poder encontrar fácilmente las transcripciones anteriores y tratarlas de la misma manera.

¿Se puede demostrar la asistencia de un participante?

Para las entidades de formación, esta pregunta es distinta de la del resumen.

Puede necesitar saber si un alumno estuvo realmente presente durante una formación, y en su caso durante qué periodo estuvo conectado.

Una herramienta de toma de notas puede producir la lista de participantes junto con su tiempo de intervención. Pero eso no equivale necesariamente a una prueba de asistencia.

Se plantean dos problemas:

• una persona puede estar presente sin tomar la palabra;
• el valor probatorio de un registro automático depende de lo que acepte su organismo certificador.

Así que, antes de basarse en esta información, compruébelo directamente con Leexi y con su organismo certificador. La necesidad importa especialmente para las entidades que deben conservar registros en el marco de sus certificaciones.

¿Quién habla, y cómo encontrarlo en un grupo?

En una formación con varios ponentes, identificar quién habla se vuelve rápidamente importante.

Imagine una sesión con un formador principal, un ponente externo y varios participantes. Si las distintas voces se identifican mal en la transcripción, resulta difícil saber quién explicó qué.

Se han reportado problemas de este tipo: una persona podía aparecer como no disponible en la lista de participantes, con una conexión de cero minutos y ningún detalle. En otro caso, algunos pasajes de la transcripción se atribuían a un ponente adicional aunque no pertenecían a la reunión.

En una formación, este tipo de error puede hacer que el documento final sea difícil de usar, sobre todo para alguien que no estuvo presente.

Dos precauciones limitan el problema:

• añadir los nombres de los ponentes al vocabulario antes de la sesión;
• comprobar la lista de ponentes en cuanto esté disponible el primer resultado.

Para una sesión en una sala, grabar desde la aplicación móvil evita depender de la videoconferencia.

¿Qué configurar antes de la primera sesión?

Antes de iniciar una formación, tres ajustes son especialmente importantes: el tipo de conversación, la plantilla de resumen y el vocabulario.

El tipo de conversación indica a la herramienta el contexto de la sesión. La plantilla determina después cómo se organiza la información en el documento final.

Si usa una plantilla diseñada para una reunión clásica, puede por ejemplo obtener un documento centrado en decisiones y próximos pasos, cuando para una formación necesitará más bien el contenido tratado, el desarrollo y las preguntas planteadas.

El vocabulario, por su parte, sirve para reconocer mejor los nombres de los ponentes, los términos técnicos y los nombres de los módulos.

Así que la configuración debe hacerse antes de la primera sesión. Una vez configurada correctamente, puede reutilizarse después para las siguientes formaciones.

¿Cómo graba una sesión con Leexi?

1. Crear la sesión como reunión

Si su herramienta de videoconferencia ofrece un formato webinar, compruebe primero si Leexi puede unirse a la sesión ahí.

2. Dividir el día

Si la formación se celebra por la mañana y por la tarde, haga dos grabaciones.

Una sesión por la mañana y otra por la tarde son preferibles a una sola grabación interrumpida.

3. Cargar el vocabulario

Añada los nombres de los ponentes, los nombres de los módulos y los términos específicos del tema o de la formación.

4. Elegir una plantilla adecuada

Una plantilla prevista para una reunión hará, por ejemplo, resaltar los próximos pasos.

Para una formación, necesitará más bien un documento que recoja el desarrollo de la sesión, los temas tratados y las preguntas planteadas.

5. Comprobar durante la sesión

No se limite a comprobar al final. Haga un control a mitad de sesión para asegurarse de que la grabación sigue en marcha.

6. Revisar antes de difundir

El documento puede enviarse a personas que no asistieron a la sesión. Un error que un participante pasaría por alto puede resultar, por tanto, mucho más molesto para alguien que estuvo ausente.

¿Qué errores debe evitar?

1. Pausar la grabación

Es uno de los errores más costosos, porque puede que solo lo note al final.

Si su formación incluye una pausa larga, en particular la comida, haga en su lugar dos grabaciones separadas.

2. Crear la sesión como webinar sin comprobarlo

Si usa un webinar, compruebe que Leexi puede unirse a la sesión antes de iniciar la formación.

3. Esperar al final para comprobar

Si la grabación se detiene tras una hora mientras su formación dura cuatro, corre el riesgo de no darse cuenta hasta que termine la sesión.

Un simple control durante la formación permite detectar el problema mucho antes.

4. Confiar en los ajustes por defecto

El tipo de conversación y la plantilla utilizada influyen en el documento obtenido.

Para una formación, dedique unos minutos a elegir una plantilla adecuada al resultado que desea.

5. Dejar los nombres al azar

Con quince participantes, un resumen en el que las intervenciones se atribuyen mal se vuelve difícil de usar.

Añada los nombres de los ponentes al vocabulario antes de la sesión y compruebe después que la identificación funciona correctamente.

6. Presentar el informe como prueba de asistencia sin comprobarlo

La lista de participantes y el tiempo de intervención pueden estar disponibles. Eso no significa automáticamente que constituyan una prueba de asistencia reconocida para su certificación.

Compruebe este punto con su organismo certificador.

¿Qué dificultades encuentran realmente los usuarios?

De 1.141 solicitudes recibidas por el soporte de Leexi entre enero y junio de 2026, 9 se refieren a una formación, un taller o un seminario. El tema aparece además en más de 350 reuniones de demostración y conversaciones con clientes en el mismo periodo, entre ellas 249 en las que el cliente lo plantea él mismo.

Lo que muestran sobre todo estas solicitudes es que las dificultades se refieren a la propia captura: la duración de la grabación, las pausas, el formato de la reunión o un resultado que no se encuentra.

Antes de una sesión, la pregunta no es, por tanto, únicamente si el resumen será bueno.

También hay que comprobar cuatro cosas:

¿aguanta la grabación toda la sesión → qué ocurre durante la pausa → quién habla → y qué documento queda para las personas que no estuvieron presentes?

Grabar una sesión: lo que hay que recordar

Antes de su primera formación grabada, compruebe estos seis puntos:

• Formato: ¿su sesión está creada como reunión o como webinar?
• División: ¿ha previsto una grabación por medio día?
• Vocabulario: ¿se han cargado los nombres de los ponentes y de los módulos?
• Plantilla: ¿necesita más bien un informe de sesión que una lista de próximos pasos?
• Control: ¿alguien comprueba durante la sesión que la grabación funciona?
• Difusión: ¿quién revisa el documento antes de enviarlo a las personas ausentes?

Y si es una entidad certificada, añada una última comprobación:

¿Qué registro acepta su organismo certificador, y ha obtenido esa confirmación antes de basarse en él?

Preguntas frecuentes

¿Se puede grabar una formación de varias horas de una sola vez?

Es un punto que hay que comprobar antes de su primera sesión.

Si su formación dura varias horas, asegúrese de que la grabación puede cubrir toda la sesión. El problema es que una grabación puede parecer funcionar al principio y resultar incompleta al final.

Un control durante la formación permite comprobarlo antes de que sea demasiado tarde.

¿Qué ocurre durante la pausa de la comida?

Lo más seguro es crear dos grabaciones separadas.

Si su formación se celebra por la mañana y por la tarde, termine la primera grabación antes de la pausa e inicie una nueva al retomar.

Así evita depender de una grabación que haya que interrumpir y luego retomar varias horas después.

¿Están cubiertos los webinars?

No de la misma manera que una reunión clásica.

Una formación creada como webinar puede seguir reglas distintas para ponentes y asistentes.

Si usa un webinar, compruebe que Leexi puede unirse a la sesión antes de iniciar su formación.

¿Se puede demostrar que un alumno estuvo presente?

La herramienta puede producir la lista de participantes y su tiempo de intervención.

Pero una prueba de asistencia en el marco de una certificación es otra cuestión. Un participante puede asistir a toda una sesión sin tomar la palabra.

Así que compruebe con Leexi qué contiene exactamente el informe, y pregunte a su organismo certificador qué acepta.

¿Se pueden tratar varias sesiones a la vez?

Esto resulta especialmente útil si imparte regularmente la misma formación.

Puede necesitar aplicar la misma plantilla a varias grabaciones, o exportar varias transcripciones a la vez.

Compruebe qué está disponible si tiene un gran número de sesiones que tratar.

¿Hace falta una plantilla de resumen distinta para una formación?

Sí, y es un ajuste que puede cambiar considerablemente el resultado.

Un resumen de reunión suele centrarse en decisiones y próximos pasos. Para una formación, necesitará más bien el desarrollo, los temas tratados, las preguntas y la información importante transmitida durante la sesión.

Elija, por tanto, una plantilla adecuada a ese uso.

¿Hay que avisar a los participantes de una formación?

Sí, como en cualquier reunión grabada. Los participantes deben ser informados antes de que empiece la grabación.

El marco aplicable se detalla en la página sobre grabar una reunión profesional.

Si su sesión se celebra presencialmente, la página sobre grabar una reunión presencial trata también la captura y la información de las personas presentes en la sala.

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