Registrare una formazione, un workshop o un seminario

Una formazione può durare mezza giornata, riunire quindici persone, coinvolgere più relatori e fermarsi per il pranzo. Quindi non è semplicemente una riunione più lunga.

Gli strumenti di trascrizione sono spesso pensati per riunioni di un'ora. Su una sessione più lunga possono comparire altri problemi: la durata della registrazione, le pause e l'identificazione dei diversi relatori.

Cosa distingue una sessione da una riunione?

Per una riunione, di solito si cerca di ottenere un resoconto che i partecipanti possano rileggere. Per una formazione, il documento finale deve anche poter servire alle persone che non erano presenti. Può anche essere utile come traccia della sessione.

In pratica, quindi, bisogna poter:

avviare la registrazione → reggere per diverse ore → gestire la pausa → riprendere → ottenere un documento utilizzabile.

Ed è proprio a ciascuna di queste fasi che possono comparire problemi.

La durata

Avviate la registrazione all'inizio di una formazione che deve durare tutta la mattina. Alla fine, vi aspettate quindi di ritrovare la trascrizione dell'intera sessione.

Ma cosa succede se la registrazione si interrompe prima della fine, o se la trascrizione è incompleta? Potete ritrovarvi con solo una parte della formazione, o addirittura senza più trovare la registrazione.

Questo è esattamente ciò che è successo a utenti Leexi: un'intera mattinata era stata registrata, ma alla fine sono apparsi solo due minuti nel risultato. In un altro caso, non è stata ritrovata la registrazione di una formazione in videoconferenza dalle 14 alle 16.

Il problema è semplice: se lo scoprite alla fine della formazione, è troppo tardi per ricominciare.

Per una sessione lunga, fate quindi un controllo durante la formazione. Verificate semplicemente che la registrazione sia ancora in corso e che potrà essere ritrovata in seguito.

Le pause

La pausa pranzo pone un altro problema.

Immaginate una formazione dalle 9 alle 17 con una pausa tra le 12 e le 14. Se usate un'unica registrazione per tutta la giornata, può essere meglio terminare la prima registrazione prima della pausa e avviarne una nuova alla ripresa.

Possono infatti sorgere problemi nel tentativo di riprendere una registrazione dopo un'interruzione. In un workshop organizzato in due parti con una pausa pranzo, la registrazione non è stata infine trascritta.

Un'altra situazione: la registrazione viene avviata su un telefono e poi ripresa su un computer dopo una pausa. Anche qui, la registrazione potrebbe non essere ritrovata correttamente.

Per una formazione interrotta da una pausa, fate quindi due registrazioni: una al mattino e una al pomeriggio.

È più facile da controllare ed evitate di scoprire alla fine che manca un'intera parte della formazione.

Il numero di relatori

Con quindici persone in una formazione, un resoconto che non permette di sapere chi ha detto cosa diventa rapidamente difficile da usare.

Meglio quindi preparare l'identificazione dei relatori prima della sessione, in particolare aggiungendo i loro nomi al vocabolario. Se le vostre sessioni si svolgono in più lingue, la pagina su trascrivere una riunione multilingue completa questo punto.

Il webinar, un caso a parte

Un webinar non funziona esattamente come una riunione classica.

In un webinar, le persone che presentano la formazione e quelle che vi assistono non vengono gestite allo stesso modo. Aggiungere l'assistente potrebbe quindi non funzionare come farebbe in una riunione classica.

Alcuni utenti hanno segnalato questo problema con sessioni create come webinar nel proprio strumento di videoconferenza.

Se usate un webinar, verificate prima che Leexi possa unirsi alla sessione prima di avviare la vostra formazione.

Cosa fare del contenuto dopo la sessione?

Non esiste necessariamente un unico documento da produrre dopo una formazione. Dipende da cosa volete farne.

I bisogni più comuni sono:

• materiale per le persone che non hanno potuto partecipare;
• il resoconto inviato ai partecipanti;
• il riutilizzo del contenuto per preparare la sessione successiva.

Per un ente di formazione, può ad esempio essere più interessante ottenere un rapporto di sessione piuttosto che un semplice resoconto di riunione.

Riprendere più sessioni contemporaneamente

Una formazione viene raramente tenuta una sola volta. Quando lo stesso ente ripete una sessione, poter lavorare su più registrazioni contemporaneamente diventa quindi particolarmente interessante.

Potreste ad esempio voler applicare lo stesso modello di resoconto a più registrazioni, invece di trattare ogni riunione una per una.

Un altro bisogno possibile: esportare più trascrizioni in una sola volta, in particolare quando volete conservare le sessioni precedenti.

È un bisogno abbastanza specifico delle formazioni: lo stesso contenuto ritorna da una sessione all'altra. Può quindi essere utile ritrovare facilmente le trascrizioni precedenti e trattarle allo stesso modo.

Si può dimostrare la presenza di un partecipante?

Per gli enti di formazione, questa domanda è diversa da quella sul resoconto.

Potreste aver bisogno di sapere se un corsista era realmente presente durante una formazione, ed eventualmente per quanto tempo è stato collegato.

Uno strumento di trascrizione può produrre l'elenco dei partecipanti insieme al loro tempo di parola. Ma questo non equivale necessariamente a una prova di presenza.

Si pongono due problemi:

• una persona può essere presente senza prendere la parola;
• il valore probatorio di una registrazione automatica dipende da ciò che il vostro ente certificatore accetta.

Verificate quindi direttamente con Leexi e con il vostro ente certificatore prima di basarvi su questa informazione. Il bisogno conta particolarmente per gli enti che devono conservare tracce nell'ambito delle proprie certificazioni.

Chi parla, e come ritrovarlo in un gruppo?

In una formazione con più relatori, identificare chi parla diventa rapidamente importante.

Immaginate una sessione con un formatore principale, un relatore esterno e più partecipanti. Se le diverse voci vengono identificate male nella trascrizione, diventa difficile sapere chi ha spiegato cosa.

Sono stati segnalati problemi di questo tipo: una persona poteva apparire come non disponibile nell'elenco dei partecipanti, con una connessione di zero minuti e nessun dettaglio. In un altro caso, alcuni passaggi della trascrizione venivano attribuiti a un relatore aggiuntivo sebbene non appartenessero alla riunione.

In una formazione, questo tipo di errore può rendere il documento finale difficile da usare, soprattutto per chi non era presente.

Due precauzioni limitano il problema:

• aggiungere i nomi dei relatori al vocabolario prima della sessione;
• verificare l'elenco dei relatori non appena disponibile il primo risultato.

Per una sessione in aula, registrare dall'app mobile evita di dipendere dalla videoconferenza.

Cosa configurare prima della prima sessione?

Prima di avviare una formazione, tre impostazioni sono particolarmente importanti: il tipo di conversazione, il modello di resoconto e il vocabolario.

Il tipo di conversazione indica allo strumento il contesto della sessione. Il modello determina poi come le informazioni vengono organizzate nel documento finale.

Se usate un modello pensato per una riunione classica, rischiate ad esempio di ottenere un documento incentrato su decisioni e passi successivi, mentre per una formazione avrete piuttosto bisogno del contenuto trattato, dello svolgimento e delle domande poste.

Il vocabolario, dal canto suo, serve a riconoscere meglio i nomi dei relatori, i termini tecnici e i nomi dei moduli.

La configurazione va quindi fatta prima della prima sessione. Una volta configurata correttamente, può poi essere riutilizzata per le formazioni successive.

Come registrate una sessione con Leexi?

1. Creare la sessione come riunione

Se il vostro strumento di videoconferenza offre un formato webinar, verificate prima se Leexi può unirsi alla sessione lì.

2. Suddividere la giornata

Se la formazione si svolge al mattino e al pomeriggio, fate due registrazioni.

Una sessione al mattino e una al pomeriggio sono preferibili a un'unica registrazione interrotta.

3. Caricare il vocabolario

Aggiungete i nomi dei relatori, i nomi dei moduli e i termini specifici dell'argomento o della formazione.

4. Scegliere un modello adatto

Un modello previsto per una riunione farà, ad esempio, emergere i passi successivi.

Per una formazione, avrete piuttosto bisogno di un documento che riprenda lo svolgimento della sessione, gli argomenti trattati e le domande poste.

5. Verificare durante la sessione

Non limitatevi a un controllo alla fine. Fate un controllo a metà sessione per assicurarvi che la registrazione sia ancora in corso.

6. Rileggere prima della diffusione

Il documento può essere inviato a persone che non hanno partecipato alla sessione. Un errore che un partecipante non noterebbe può quindi essere molto più fastidioso per chi era assente.

Quali errori evitare?

1. Mettere in pausa la registrazione

È uno degli errori più costosi, perché potreste accorgervene solo alla fine.

Se la vostra formazione include una pausa lunga, in particolare il pranzo, fate invece due registrazioni separate.

2. Creare la sessione come webinar senza verificare

Se usate un webinar, verificate che Leexi possa unirsi alla sessione prima di avviare la formazione.

3. Aspettare la fine per verificare

Se la registrazione si interrompe dopo un'ora mentre la vostra formazione dura quattro ore, rischiate di accorgervene solo a sessione conclusa.

Un semplice controllo durante la formazione permette di individuare il problema molto prima.

4. Affidarsi alle impostazioni predefinite

Il tipo di conversazione e il modello usato influiscono sul documento ottenuto.

Per una formazione, dedicate qualche minuto a scegliere un modello adatto al risultato desiderato.

5. Lasciare i nomi al caso

Con quindici partecipanti, un resoconto in cui gli interventi vengono attribuiti male diventa difficile da usare.

Aggiungete i nomi dei relatori al vocabolario prima della sessione e verificate poi che l'identificazione funzioni correttamente.

6. Presentare il rapporto come prova di presenza senza verifica

L'elenco dei partecipanti e il tempo di parola possono essere disponibili. Questo non significa automaticamente che costituiscano una prova di presenza riconosciuta per la vostra certificazione.

Verificate questo punto con il vostro ente certificatore.

Quali difficoltà incontrano davvero gli utenti?

Su 1.141 richieste ricevute dal supporto Leexi tra gennaio e giugno 2026, 9 riguardano una formazione, un workshop o un seminario. L'argomento compare inoltre in più di 350 appuntamenti dimostrativi e conversazioni con clienti nello stesso periodo, tra cui 249 in cui è il cliente stesso a sollevarlo.

Ciò che queste richieste mostrano soprattutto è che le difficoltà riguardano la cattura stessa: la durata della registrazione, le pause, il formato della riunione o un risultato che non si ritrova.

Prima di una sessione, la domanda non è quindi solo se il resoconto sarà buono.

Bisogna anche verificare quattro cose:

la registrazione regge per tutta la sessione → cosa succede durante la pausa → chi parla → e quale documento resta per le persone che non erano presenti?

Registrare una sessione: cosa ricordare

Prima della vostra prima formazione registrata, verificate questi sei punti:

• Formato: la vostra sessione è creata come riunione o come webinar?
• Suddivisione: avete previsto una registrazione per ogni mezza giornata?
• Vocabolario: sono stati caricati i nomi dei relatori e dei moduli?
• Modello: avete bisogno piuttosto di un rapporto di sessione che di un elenco di passi successivi?
• Controllo: qualcuno verifica durante la sessione che la registrazione funzioni?
• Diffusione: chi rilegge il documento prima che venga inviato agli assenti?

E se siete un ente certificato, aggiungete un ultimo controllo:

Quale traccia accetta il vostro ente certificatore, e avete ottenuto questa conferma prima di basarvi su di essa?

Domande frequenti

Si può registrare una formazione di più ore in un'unica sessione?

È un punto da verificare prima della vostra prima sessione.

Se la vostra formazione dura più ore, assicuratevi che la registrazione possa coprire l'intera sessione. Il problema è che una registrazione può sembrare funzionare all'inizio e risultare incompleta alla fine.

Un controllo durante la formazione permette di verificarlo prima che sia troppo tardi.

Cosa succede durante la pausa pranzo?

La soluzione più sicura è creare due registrazioni separate.

Se la vostra formazione si svolge al mattino e al pomeriggio, terminate la prima registrazione prima della pausa e avviatene una nuova alla ripresa.

Così evitate di dipendere da una registrazione che deve essere interrotta e poi ripresa diverse ore dopo.

I webinar sono coperti?

Non allo stesso modo di una riunione classica.

Una formazione creata come webinar può seguire regole diverse per relatori e partecipanti.

Se usate un webinar, verificate che Leexi possa unirsi alla sessione prima di avviare la vostra formazione.

Si può dimostrare che un corsista era presente?

Lo strumento può produrre l'elenco dei partecipanti e il loro tempo di parola.

Ma una prova di presenza nell'ambito di una certificazione è un'altra questione. Un partecipante può assistere a un'intera sessione senza prendere la parola.

Verificate quindi con Leexi cosa contiene esattamente il rapporto, e chiedete al vostro ente certificatore cosa accetta.

Si possono trattare più sessioni contemporaneamente?

Questo è particolarmente utile se organizzate regolarmente la stessa formazione.

Potreste aver bisogno di applicare lo stesso modello a più registrazioni, o di esportare più trascrizioni in una sola volta.

Verificate cosa è disponibile se avete un gran numero di sessioni da trattare.

Serve un modello di resoconto diverso per una formazione?

Sì, ed è un'impostazione che può cambiare notevolmente il risultato.

Un resoconto di riunione è generalmente incentrato su decisioni e passi successivi. Per una formazione, avrete piuttosto bisogno dello svolgimento, degli argomenti trattati, delle domande e delle informazioni importanti trasmesse durante la sessione.

Scegliete quindi un modello adatto a questo uso.

Bisogna avvisare i partecipanti di una formazione?

Sì, come per qualsiasi riunione registrata. I partecipanti devono essere informati prima dell'inizio della registrazione.

Il quadro applicabile è dettagliato nella pagina su registrare una riunione professionale.

Se la vostra sessione si svolge in presenza, la pagina su registrare una riunione in presenza tratta anche la cattura e l'informazione delle persone presenti in aula.

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