Een opleiding, workshop of seminarie opnemen

Een opleiding kan een halve dag duren, vijftien mensen samenbrengen, meerdere sprekers hebben en stoppen voor de middagpauze. Het is dus niet gewoon een vergadering die langer duurt.

Notitietools zijn vaak ontworpen voor vergaderingen van een uur. Bij een langere sessie kunnen andere problemen opduiken: de duur van de opname, de pauzes en het identificeren van de verschillende sprekers.

Wat maakt een sessie anders dan een vergadering?

Bij een vergadering wil men doorgaans een verslag krijgen dat de deelnemers kunnen nalezen. Bij een opleiding moet het einddocument ook bruikbaar zijn voor mensen die er niet bij waren. Het kan ook dienen als bewijs van de sessie.

In de praktijk moet u dus kunnen:

de opname starten → meerdere uren volhouden → de pauze beheren → hervatten → een bruikbaar document verkrijgen.

En het is precies bij elk van die stappen dat problemen kunnen opduiken.

De duur

U start de opname aan het begin van een opleiding die de hele voormiddag moet duren. Aan het einde verwacht u dus het transcript van de hele sessie terug te vinden.

Maar wat gebeurt er als de opname stopt vóór het einde, of als het transcript niet volledig is? U kunt zich terugvinden met slechts een deel van de opleiding, of de opname zelfs helemaal niet terugvinden.

Dat overkwam gebruikers van Leexi: een hele voormiddag was opgenomen, maar uiteindelijk verschenen er slechts twee minuten in de weergave. In een ander geval werd de opname van een opleiding via videoconferentie van 14 tot 16 uur niet teruggevonden.

Het probleem is eenvoudig: als u het probleem pas aan het einde van de opleiding ontdekt, is het te laat om opnieuw te beginnen.

Voer voor een lange sessie dus een controle uit tijdens de opleiding. Ga gewoon na dat de opname nog steeds loopt en dat ze achteraf zal kunnen worden teruggevonden.

De pauzes

De middagpauze stelt een ander probleem.

Stel u een opleiding voor van 9 tot 17 uur met een pauze tussen 12 en 14 uur. Als u één opname gebruikt voor de hele dag, kan het beter zijn om de eerste opname vóór de pauze af te ronden en bij de hervatting een nieuwe te starten.

Er kunnen zich immers problemen voordoen bij het hervatten van een opname na een onderbreking. Bij een workshop georganiseerd in twee delen met een middagpauze werd de opname uiteindelijk niet getranscribeerd.

Nog een situatie: de opname wordt gestart op een telefoon en vervolgens hervat op een computer na een pauze. Ook hier kan de opname niet correct worden teruggevonden.

Maak voor een opleiding die door een pauze wordt onderbroken dus twee opnames: één 's ochtends en één 's middags.

Dat is eenvoudiger te controleren en u vermijdt te ontdekken dat een hele opleiding ontbreekt.

Het aantal sprekers

Met vijftien mensen in een opleiding wordt een verslag dat niet toelaat te weten wie wat heeft gezegd, snel moeilijk bruikbaar.

Bereid de identificatie van de sprekers dus beter voor vóór de sessie, onder meer door hun namen aan de woordenlijst toe te voegen. Als uw sessies in meerdere talen verlopen, vult de pagina over het transcriberen van een meertalige vergadering dit punt aan.

Het webinar, een apart geval

Een webinar werkt niet precies zoals een klassieke vergadering.

Bij een webinar worden de personen die de opleiding presenteren en zij die ze bijwonen niet op dezelfde manier beheerd. Het toevoegen van de assistent kan dus niet werken zoals bij een klassieke vergadering.

Gebruikers hebben dit probleem gemeld bij sessies die als webinar waren aangemaakt in hun videoconferentietool.

Als u een webinar gebruikt, controleer dan of Leexi zich bij de sessie kan aansluiten voordat u uw opleiding start.

Wat doet u met de inhoud na de sessie?

Er is niet noodzakelijk één document te produceren na een opleiding. Dat hangt af van wat u ermee wilt doen.

De meest voorkomende behoeften zijn:

• ondersteuning voor mensen die niet konden komen;
• het verslag dat naar de deelnemers wordt gestuurd;
• het hergebruiken van de inhoud om de volgende sessie voor te bereiden.

Voor een opleidingsorganisatie kan het bijvoorbeeld interessanter zijn om een sessierapport te krijgen dan een eenvoudig vergaderverslag.

Meerdere sessies tegelijk verwerken

Een opleiding wordt zelden slechts één keer georganiseerd. Wanneer eenzelfde organisatie een sessie herhaalt, wordt het dus bijzonder interessant om met meerdere opnames tegelijk te kunnen werken.

U wilt bijvoorbeeld hetzelfde samenvattingssjabloon toepassen op meerdere opnames, in plaats van elke vergadering apart te behandelen.

Een andere mogelijke behoefte: meerdere transcripties in één keer exporteren, vooral wanneer u de vorige sessies wilt bewaren.

Dat is een behoefte die vrij specifiek is voor opleidingen: dezelfde inhoud komt van sessie tot sessie terug. Het kan dus nuttig zijn om oude transcripties gemakkelijk terug te vinden en op dezelfde manier te behandelen.

Kan de aanwezigheid van een deelnemer worden bewezen?

Voor opleidingsorganisaties is deze vraag anders dan die over het verslag.

U kunt willen weten of een cursist daadwerkelijk aanwezig was tijdens een opleiding, en eventueel gedurende welke periode hij verbonden was.

Een notitietool kan de lijst van deelnemers en hun spreektijd produceren. Maar dat volstaat niet noodzakelijk als bewijs van aanwezigheid.

Twee problemen doen zich voor:

• iemand kan aanwezig zijn zonder het woord te nemen;
• de bewijswaarde van een automatische registratie hangt af van wat uw certificerende instantie aanvaardt.

Controleer dit dus rechtstreeks bij Leexi en bij uw certificerende instantie voordat u zich op deze informatie baseert. De behoefte is bijzonder belangrijk voor organisaties die sporen moeten bijhouden in het kader van hun certificeringen.

Wie spreekt, en hoe vindt u die persoon terug in een groep?

In een opleiding met meerdere sprekers wordt het identificeren van wie er spreekt snel belangrijk.

Stel u een sessie voor met een hoofdlesgever, een externe spreker en meerdere deelnemers. Als de verschillende stemmen slecht worden geïdentificeerd in het transcript, wordt het moeilijk om te weten wie wat heeft uitgelegd.

Problemen van dit type zijn gemeld: een persoon kon in de deelnemerslijst als onbeschikbaar verschijnen, met een verbinding van nul minuten en geen enkel detail. In een ander geval werden bepaalde passages van het transcript toegeschreven aan een extra spreker, terwijl ze niet bij de vergadering hoorden.

In een opleiding kan dit soort fout het einddocument moeilijk bruikbaar maken, vooral voor iemand die niet aanwezig was.

Twee voorzorgsmaatregelen beperken het probleem:

• de namen van de sprekers vóór de sessie aan de woordenlijst toevoegen;
• de lijst van sprekers controleren zodra de eerste weergave beschikbaar is.

Voor een sessie in een zaal vermijdt opnemen vanaf de mobiele app dat u afhankelijk bent van videoconferentie.

Wat moet u instellen vóór de eerste sessie?

Voordat u een opleiding start, zijn drie instellingen bijzonder belangrijk: het gesprekstype, het verslagsjabloon en de woordenlijst.

Het gesprekstype geeft de tool de context van de sessie mee. Het sjabloon bepaalt vervolgens hoe de informatie in het einddocument wordt georganiseerd.

Als u een sjabloon gebruikt dat is ontworpen voor een klassieke vergadering, riskeert u bijvoorbeeld een document te krijgen dat gericht is op beslissingen en volgende stappen, terwijl u voor een opleiding eerder de behandelde inhoud, het verloop en de gestelde vragen nodig hebt.

De woordenlijst dient dan weer om de namen van sprekers, vaktermen en modulenamen beter te herkennen.

De instelling moet dus gebeuren vóór de eerste sessie. Eenmaal correct geconfigureerd, kan ze vervolgens worden hergebruikt voor de volgende opleidingen.

Hoe neemt u een sessie op met Leexi?

1. De sessie als vergadering aanmaken

Als uw videoconferentietool een webinarformaat aanbiedt, controleer dan eerst of Leexi zich daar bij de sessie kan aansluiten.

2. De dag opsplitsen

Als de opleiding 's ochtends en 's middags plaatsvindt, maak dan twee opnames.

Eén sessie 's ochtends en één 's middags zijn te verkiezen boven één onderbroken opname.

3. De woordenlijst laden

Voeg de namen van sprekers, modulenamen en termen toe die specifiek zijn voor het onderwerp of de opleiding.

4. Een geschikt sjabloon kiezen

Een sjabloon dat is voorzien voor een vergadering, zal bijvoorbeeld de volgende stappen naar voren brengen.

Voor een opleiding hebt u eerder een document nodig dat het plan van de sessie, de behandelde onderwerpen en de gestelde vragen weergeeft.

5. Controleren tijdens de sessie

Beperk u niet tot een controle aan het einde. Voer een tussentijdse controle uit om te verzekeren dat de opname nog steeds loopt.

6. Nalezen voor verspreiding

Het document kan worden verstuurd naar mensen die de sessie niet hebben bijgewoond. Een fout die een deelnemer over het hoofd zou zien, kan dus veel vervelender zijn voor iemand die afwezig was.

Welke fouten vermijdt u beter?

1. De opname op pauze zetten

Dit is een van de duurste fouten, omdat u het pas aan het einde kunt merken.

Als uw opleiding een lange pauze bevat, met name de middagpauze, maak dan liever twee aparte opnames.

2. De sessie als webinar aanmaken zonder te controleren

Als u een webinar gebruikt, controleer dan of Leexi zich bij de sessie kan aansluiten voordat u de opleiding start.

3. Wachten tot het einde om te controleren

Als de opname na een uur stopt terwijl uw opleiding vier uur duurt, riskeert u dit pas te merken zodra de sessie is afgelopen.

Een eenvoudige controle tijdens de opleiding laat toe het probleem veel eerder op te sporen.

4. Rekenen op de standaardinstellingen

Het gesprekstype en het gebruikte sjabloon hebben een impact op het verkregen document.

Neem voor een opleiding dus een paar minuten om een sjabloon te kiezen dat past bij het resultaat dat u wenst.

5. De namen aan het toeval overlaten

Met vijftien deelnemers wordt een verslag waarin de tussenkomsten verkeerd worden toegeschreven, moeilijk bruikbaar.

Voeg de namen van de sprekers vóór de sessie toe aan de woordenlijst en controleer vervolgens of de identificatie correct werkt.

6. Het rapport voorstellen als aanwezigheidsbewijs zonder verificatie

De lijst van deelnemers en de spreektijd kunnen beschikbaar zijn. Dat betekent niet automatisch dat ze een erkend aanwezigheidsbewijs vormen voor uw certificering.

Controleer dit punt bij uw certificerende instantie.

Welke moeilijkheden ondervinden gebruikers echt?

Van de 1 141 aanvragen die de support van Leexi ontving tussen januari en juni 2026 hebben er 9 betrekking op een opleiding, workshop of seminarie. Het onderwerp komt daarnaast voor in meer dan 350 demonstratiegesprekken en klantgesprekken in dezelfde periode, waarvan 249 waarin de klant het zelf aankaart.

Wat deze aanvragen vooral tonen, is dat de moeilijkheden de opname zelf betreffen: de duur van de opname, de pauzes, het formaat van de vergadering of een weergave die niet wordt teruggevonden.

Vóór een sessie is de vraag dus niet enkel of de samenvatting goed zal zijn.

U moet ook vier dingen controleren:

houdt de opname stand tijdens de hele sessie → wat gebeurt er tijdens de pauze → wie spreekt → en welk document blijft over voor de mensen die er niet bij waren?

Een sessie opnemen: wat u moet onthouden

Controleer deze zes punten voordat u uw eerste opgenomen opleiding houdt:

• Formaat: is uw sessie aangemaakt als vergadering of als webinar?
• Opsplitsing: hebt u een opname per halve dag voorzien?
• Woordenlijst: zijn de namen van sprekers en modules geladen?
• Sjabloon: hebt u eerder een sessierapport nodig dan een lijst met volgende stappen?
• Controle: controleert iemand tijdens de sessie of de opname werkt?
• Verspreiding: wie leest het document na vóór het naar afwezigen wordt gestuurd?

En als u een gecertificeerde organisatie bent, voeg dan een laatste controle toe:

Welk spoor aanvaardt uw certificerende instantie, en hebt u die bevestiging gekregen voordat u zich erop baseert?

Veelgestelde vragen

Kan een opleiding van meerdere uren in één keer worden opgenomen?

Dat is een punt om te controleren vóór uw eerste sessie.

Als uw opleiding meerdere uren duurt, zorg er dan voor dat de opname de hele sessie kan dekken. Het probleem is dat een opname aan het begin lijkt te werken en aan het einde onvolledig blijkt te zijn.

Een controle tijdens de opleiding laat toe dit te verifiëren voordat het te laat is.

Wat gebeurt er tijdens de middagpauze?

Het veiligst is om twee aparte opnames aan te maken.

Als uw opleiding 's ochtends en 's middags plaatsvindt, rond dan de eerste opname af vóór de pauze en start een nieuwe bij de hervatting.

Zo vermijdt u afhankelijk te zijn van een opname die enkele uren later moet worden onderbroken en dan hervat.

Zijn webinars gedekt?

Niet op dezelfde manier als een klassieke vergadering.

Een als webinar aangemaakte opleiding kan andere regels volgen voor sprekers en deelnemers.

Als u een webinar gebruikt, controleer dan of Leexi zich bij de sessie kan aansluiten voordat u uw opleiding start.

Kan worden bewezen dat een cursist aanwezig was?

De tool kan de lijst van deelnemers en hun spreektijd produceren.

Maar een aanwezigheidsbewijs in het kader van een certificering is een andere zaak. Een deelnemer kan een hele sessie bijwonen zonder het woord te nemen.

Controleer dus bij Leexi wat het rapport precies bevat, en vraag uw certificerende instantie wat zij aanvaardt.

Kunnen meerdere sessies tegelijk worden verwerkt?

Dit is bijzonder nuttig als u regelmatig dezelfde opleiding organiseert.

U kunt bijvoorbeeld hetzelfde sjabloon willen toepassen op meerdere opnames, of meerdere transcripties in één keer willen exporteren.

Controleer wat beschikbaar is als u een groot aantal sessies moet verwerken.

Is een ander verslagsjabloon nodig voor een opleiding?

Ja, en het is een instelling die het resultaat sterk kan veranderen.

Een vergaderverslag is doorgaans gericht op beslissingen en volgende stappen. Voor een opleiding hebt u eerder het verloop, de behandelde onderwerpen, de vragen en de belangrijke informatie tijdens de sessie nodig.

Kies dus een sjabloon dat bij dat gebruik past.

Moeten deelnemers van een opleiding worden ingelicht?

Ja, zoals voor elke opgenomen vergadering. Deelnemers moeten worden geïnformeerd vóór de opname start.

Het toepasselijke kader wordt toegelicht op de pagina over het opnemen van een professionele vergadering.

Als uw sessie in persoon plaatsvindt, behandelt de pagina over het opnemen van een vergadering in persoon ook de opname en het informeren van de aanwezige personen.

Probeer Leexi gratis