Eine Schulung, einen Workshop oder ein Seminar aufzeichnen

Eine Schulung kann einen halben Tag dauern, fünfzehn Personen zusammenbringen, mehrere Vortragende einbeziehen und für die Mittagspause unterbrochen werden. Das ist also nicht einfach ein längeres Meeting.

Notiztools sind oft für einstündige Meetings konzipiert. Bei einer längeren Sitzung können andere Probleme auftreten: die Dauer der Aufzeichnung, die Pausen und die Identifizierung der verschiedenen Vortragenden.

Was unterscheidet eine Sitzung von einem Meeting?

Bei einem Meeting möchte man in der Regel eine Zusammenfassung erhalten, die die Teilnehmer nachlesen können. Bei einer Schulung muss das Enddokument auch für Personen brauchbar sein, die nicht anwesend waren. Es kann auch als Nachweis der Sitzung dienen.

In der Praxis müssen Sie also in der Lage sein:

die Aufzeichnung zu starten → mehrere Stunden durchzuhalten → die Pause zu handhaben → wieder aufzunehmen → ein verwendbares Dokument zu erhalten.

Und genau bei jedem dieser Schritte können Probleme auftreten.

Die Dauer

Sie starten die Aufzeichnung zu Beginn einer Schulung, die den ganzen Vormittag dauern soll. Am Ende erwarten Sie also, das Transkript der gesamten Sitzung vorzufinden.

Aber was passiert, wenn die Aufzeichnung vor dem Ende stoppt oder das Transkript unvollständig ist? Sie können sich mit nur einem Teil der Schulung wiederfinden, oder die Aufzeichnung gar nicht mehr auffinden.

Genau das ist Leexi-Nutzern passiert: Ein ganzer Vormittag war aufgezeichnet worden, doch am Ende erschienen nur zwei Minuten in der Ausgabe. In einem anderen Fall wurde die Aufzeichnung einer Videokonferenz-Schulung von 14 bis 16 Uhr nicht wiedergefunden.

Das Problem ist einfach: Entdecken Sie es erst am Ende der Schulung, ist es zu spät, um neu zu beginnen.

Führen Sie bei einer langen Sitzung also während der Schulung eine Kontrolle durch. Prüfen Sie einfach, ob die Aufzeichnung noch läuft und später wiedergefunden werden kann.

Die Pausen

Die Mittagspause wirft ein weiteres Problem auf.

Stellen Sie sich eine Schulung von 9 bis 17 Uhr mit einer Pause zwischen 12 und 14 Uhr vor. Nutzen Sie eine einzige Aufzeichnung für den ganzen Tag, kann es besser sein, die erste Aufzeichnung vor der Pause zu beenden und bei der Wiederaufnahme eine neue zu starten.

Tatsächlich können Probleme auftreten, wenn versucht wird, eine Aufzeichnung nach einer Unterbrechung fortzusetzen. Bei einem in zwei Teile mit Mittagspause gegliederten Workshop wurde die Aufzeichnung letztlich nicht transkribiert.

Eine weitere Situation: Die Aufzeichnung wird auf einem Telefon gestartet und nach einer Pause auf einem Computer fortgesetzt. Auch hier lässt sich die Aufzeichnung möglicherweise nicht korrekt wiederfinden.

Machen Sie bei einer durch eine Pause unterbrochenen Schulung also zwei Aufzeichnungen: eine am Vormittag und eine am Nachmittag.

Das lässt sich leichter kontrollieren, und Sie vermeiden, am Ende festzustellen, dass ein ganzer Teil der Schulung fehlt.

Die Anzahl der Vortragenden

Bei fünfzehn Personen in einer Schulung wird eine Zusammenfassung, die nicht erkennen lässt, wer was gesagt hat, schnell schwer nutzbar.

Bereiten Sie die Identifizierung der Vortragenden daher besser vor der Sitzung vor, insbesondere indem Sie ihre Namen dem Vokabular hinzufügen. Finden Ihre Sitzungen in mehreren Sprachen statt, ergänzt die Seite über das Transkribieren eines mehrsprachigen Meetings diesen Punkt.

Das Webinar, ein Sonderfall

Ein Webinar funktioniert nicht genau wie ein klassisches Meeting.

In einem Webinar werden die Personen, die die Schulung präsentieren, und jene, die ihr beiwohnen, nicht auf dieselbe Weise behandelt. Das Hinzufügen des Assistenten funktioniert daher möglicherweise nicht wie in einem klassischen Meeting.

Nutzer haben dieses Problem bei Sitzungen gemeldet, die in ihrem Videokonferenztool als Webinar angelegt waren.

Nutzen Sie ein Webinar, prüfen Sie zunächst, ob Leexi der Sitzung beitreten kann, bevor Sie Ihre Schulung starten.

Was macht man mit dem Inhalt nach der Sitzung?

Es gibt nicht zwangsläufig ein einziges Dokument, das nach einer Schulung zu erstellen ist. Das hängt davon ab, was Sie damit vorhaben.

Die häufigsten Bedürfnisse sind:

• Material für Personen, die nicht teilnehmen konnten;
• die an die Teilnehmer gesendete Zusammenfassung;
• die Wiederverwendung des Inhalts zur Vorbereitung der nächsten Sitzung.

Für eine Schulungseinrichtung kann es beispielsweise interessanter sein, einen Sitzungsbericht zu erhalten als eine einfache Meeting-Zusammenfassung.

Mehrere Sitzungen auf einmal bearbeiten

Eine Schulung wird selten nur einmal durchgeführt. Wiederholt dieselbe Einrichtung eine Sitzung, wird es besonders interessant, mit mehreren Aufzeichnungen gleichzeitig arbeiten zu können.

Sie möchten beispielsweise dieselbe Zusammenfassungsvorlage auf mehrere Aufzeichnungen anwenden, statt jedes Meeting einzeln zu bearbeiten.

Ein weiteres mögliches Bedürfnis: mehrere Transkripte auf einmal exportieren, insbesondere wenn Sie die vorherigen Sitzungen aufbewahren möchten.

Das ist ein für Schulungen recht spezifisches Bedürfnis: Derselbe Inhalt kehrt von einer Sitzung zur nächsten wieder. Es kann daher nützlich sein, frühere Transkripte leicht wiederzufinden und auf dieselbe Weise zu bearbeiten.

Kann die Anwesenheit eines Teilnehmers nachgewiesen werden?

Für Schulungseinrichtungen unterscheidet sich diese Frage von der zur Zusammenfassung.

Sie müssen möglicherweise wissen, ob ein Teilnehmer während einer Schulung tatsächlich anwesend war und gegebenenfalls, in welchem Zeitraum er verbunden war.

Ein Notiztool kann die Liste der Teilnehmer sowie ihre Redezeit erstellen. Das reicht jedoch nicht zwangsläufig als Anwesenheitsnachweis.

Zwei Probleme stellen sich:

• eine Person kann anwesend sein, ohne das Wort zu ergreifen;
• der Beweiswert einer automatischen Erfassung hängt davon ab, was Ihre Zertifizierungsstelle akzeptiert.

Prüfen Sie dies also direkt bei Leexi und bei Ihrer Zertifizierungsstelle, bevor Sie sich auf diese Information stützen. Das Bedürfnis ist besonders wichtig für Einrichtungen, die im Rahmen ihrer Zertifizierungen Nachweise führen müssen.

Wer spricht, und wie findet man diese Person in einer Gruppe wieder?

In einer Schulung mit mehreren Vortragenden wird die Identifizierung, wer spricht, schnell wichtig.

Stellen Sie sich eine Sitzung mit einem Hauptdozenten, einem externen Vortragenden und mehreren Teilnehmern vor. Werden die verschiedenen Stimmen im Transkript schlecht identifiziert, wird es schwierig zu wissen, wer was erklärt hat.

Probleme dieser Art wurden gemeldet: Eine Person konnte in der Teilnehmerliste als nicht verfügbar erscheinen, mit einer Verbindungszeit von null Minuten und ohne Details. In einem anderen Fall wurden bestimmte Passagen des Transkripts einem zusätzlichen Vortragenden zugeordnet, obwohl sie nicht zum Meeting gehörten.

In einer Schulung kann diese Art von Fehler das Enddokument schwer nutzbar machen, insbesondere für jemanden, der nicht anwesend war.

Zwei Vorsichtsmaßnahmen begrenzen das Problem:

• die Namen der Vortragenden vor der Sitzung dem Vokabular hinzufügen;
• die Liste der Vortragenden sofort bei der ersten Ausgabe prüfen.

Für eine Sitzung in einem Raum vermeidet die Aufzeichnung über die mobile App die Abhängigkeit von Videokonferenz.

Was sollten Sie vor der ersten Sitzung konfigurieren?

Bevor Sie eine Schulung starten, sind drei Einstellungen besonders wichtig: der Gesprächstyp, die Zusammenfassungsvorlage und das Vokabular.

Der Gesprächstyp gibt dem Tool den Kontext der Sitzung vor. Die Vorlage bestimmt anschließend, wie die Informationen im Enddokument organisiert werden.

Nutzen Sie eine für ein klassisches Meeting konzipierte Vorlage, riskieren Sie beispielsweise ein Dokument, das sich auf Entscheidungen und nächste Schritte konzentriert, während Sie bei einer Schulung eher die behandelten Inhalte, den Ablauf und die gestellten Fragen benötigen.

Das Vokabular wiederum dient dazu, die Namen der Vortragenden, Fachbegriffe und Modulnamen besser zu erkennen.

Die Konfiguration muss also vor der ersten Sitzung erfolgen. Einmal korrekt eingerichtet, kann sie anschließend für spätere Schulungen wiederverwendet werden.

Wie zeichnen Sie eine Sitzung mit Leexi auf?

1. Die Sitzung als Meeting anlegen

Bietet Ihr Videokonferenztool ein Webinar-Format an, prüfen Sie zunächst, ob Leexi der Sitzung dort beitreten kann.

2. Den Tag aufteilen

Findet die Schulung am Vormittag und am Nachmittag statt, machen Sie zwei Aufzeichnungen.

Eine Sitzung am Vormittag und eine am Nachmittag sind einer einzigen unterbrochenen Aufzeichnung vorzuziehen.

3. Das Vokabular laden

Fügen Sie die Namen der Vortragenden, die Modulnamen und die für das Thema oder die Schulung spezifischen Begriffe hinzu.

4. Eine geeignete Vorlage wählen

Eine für ein Meeting vorgesehene Vorlage wird beispielsweise eher die nächsten Schritte hervorheben.

Für eine Schulung benötigen Sie eher ein Dokument, das den Ablauf der Sitzung, die behandelten Themen und die gestellten Fragen wiedergibt.

5. Während der Sitzung prüfen

Begnügen Sie sich nicht mit einer Kontrolle am Ende. Führen Sie eine Zwischenkontrolle durch, um sicherzustellen, dass die Aufzeichnung noch läuft.

6. Vor der Weitergabe gegenlesen

Das Dokument kann an Personen gesendet werden, die der Sitzung nicht beigewohnt haben. Ein Fehler, der einem Teilnehmer nicht auffallen würde, kann für eine abwesende Person also weit störender sein.

Welche Fehler sollten Sie vermeiden?

1. Die Aufzeichnung pausieren

Das ist einer der kostspieligsten Fehler, weil man ihn möglicherweise erst am Ende bemerkt.

Enthält Ihre Schulung eine lange Pause, insbesondere das Mittagessen, machen Sie stattdessen zwei separate Aufzeichnungen.

2. Die Sitzung als Webinar anlegen, ohne zu prüfen

Nutzen Sie ein Webinar, prüfen Sie, ob Leexi der Sitzung beitreten kann, bevor Sie die Schulung starten.

3. Bis zum Ende warten, um zu prüfen

Stoppt die Aufzeichnung nach einer Stunde, während Ihre Schulung vier Stunden dauert, riskieren Sie, dies erst nach Abschluss der Sitzung zu bemerken.

Eine einfache Kontrolle während der Schulung erlaubt es, das Problem deutlich früher zu erkennen.

4. Sich auf die Standardeinstellungen verlassen

Der Gesprächstyp und die verwendete Vorlage wirken sich auf das erhaltene Dokument aus.

Nehmen Sie sich bei einer Schulung ein paar Minuten Zeit, um eine zum gewünschten Ergebnis passende Vorlage zu wählen.

5. Die Namen dem Zufall überlassen

Bei fünfzehn Teilnehmern wird eine Zusammenfassung, in der Wortbeiträge falsch zugeordnet sind, schwer nutzbar.

Fügen Sie die Namen der Vortragenden vor der Sitzung dem Vokabular hinzu und prüfen Sie anschließend, ob die Identifizierung korrekt funktioniert.

6. Den Bericht ohne Prüfung als Anwesenheitsnachweis darstellen

Die Liste der Teilnehmer und die Redezeit können verfügbar sein. Das bedeutet nicht automatisch, dass sie einen für Ihre Zertifizierung anerkannten Anwesenheitsnachweis darstellen.

Klären Sie diesen Punkt mit Ihrer Zertifizierungsstelle.

Welche Schwierigkeiten erleben Nutzer tatsächlich?

Von 1.141 Anfragen, die der Leexi-Support zwischen Januar und Juni 2026 erhielt, betreffen 9 eine Schulung, einen Workshop oder ein Seminar. Das Thema taucht außerdem in mehr als 350 Demo-Terminen und Kundengesprächen im selben Zeitraum auf, darunter 249, bei denen der Kunde es selbst anspricht.

Was diese Anfragen vor allem zeigen, ist, dass sich die Schwierigkeiten auf die Erfassung selbst beziehen: die Dauer der Aufzeichnung, die Pausen, das Format des Meetings oder eine Ausgabe, die nicht wiedergefunden wird.

Vor einer Sitzung stellt sich die Frage also nicht nur, ob die Zusammenfassung gut ausfallen wird.

Sie müssen auch vier Dinge prüfen:

Hält die Aufzeichnung während der gesamten Dauer → was geschieht während der Pause → wer spricht → und welches Dokument bleibt für die Personen, die nicht anwesend waren?

Eine Sitzung aufzeichnen: was zu beachten ist

Prüfen Sie vor Ihrer ersten aufgezeichneten Schulung diese sechs Punkte:

• Format: Ist Ihre Sitzung als Meeting oder als Webinar angelegt?
• Aufteilung: Haben Sie eine Aufzeichnung pro Halbtag vorgesehen?
• Vokabular: Wurden die Namen der Vortragenden und Module geladen?
• Vorlage: Benötigen Sie eher einen Sitzungsbericht als eine Liste nächster Schritte?
• Kontrolle: Prüft jemand während der Sitzung, ob die Aufzeichnung funktioniert?
• Weitergabe: Wer liest das Dokument gegen, bevor es an abwesende Personen geht?

Und sind Sie eine zertifizierte Einrichtung, fügen Sie eine letzte Prüfung hinzu:

Welchen Nachweis akzeptiert Ihre Zertifizierungsstelle, und haben Sie diese Bestätigung eingeholt, bevor Sie sich darauf stützen?

Häufig gestellte Fragen

Kann eine mehrstündige Schulung in einem Durchgang aufgezeichnet werden?

Das ist ein Punkt, den Sie vor Ihrer ersten Sitzung prüfen sollten.

Dauert Ihre Schulung mehrere Stunden, stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnung die gesamte Sitzung abdecken kann. Das Tückische ist, dass eine Aufzeichnung zu Beginn zu funktionieren scheint und sich am Ende als unvollständig erweist.

Eine Kontrolle während der Schulung erlaubt es, dies zu prüfen, bevor es zu spät ist.

Was geschieht während der Mittagspause?

Am sichersten ist es, zwei separate Aufzeichnungen anzulegen.

Findet Ihre Schulung am Vormittag und am Nachmittag statt, beenden Sie die erste Aufzeichnung vor der Pause und starten Sie bei der Wiederaufnahme eine neue.

So vermeiden Sie es, von einer Aufzeichnung abhängig zu sein, die mehrere Stunden später unterbrochen und dann fortgesetzt werden muss.

Sind Webinare abgedeckt?

Nicht auf dieselbe Weise wie ein klassisches Meeting.

Eine als Webinar angelegte Schulung kann anderen Regeln für Vortragende und Teilnehmer folgen.

Nutzen Sie ein Webinar, prüfen Sie, ob Leexi der Sitzung beitreten kann, bevor Sie Ihre Schulung starten.

Kann nachgewiesen werden, dass ein Teilnehmer anwesend war?

Das Tool kann die Liste der Teilnehmer und ihre Redezeit erstellen.

Ein Anwesenheitsnachweis im Rahmen einer Zertifizierung ist jedoch eine andere Frage. Ein Teilnehmer kann einer ganzen Sitzung beiwohnen, ohne das Wort zu ergreifen.

Prüfen Sie also bei Leexi, was der Bericht genau enthält, und fragen Sie Ihre Zertifizierungsstelle, was sie akzeptiert.

Können mehrere Sitzungen auf einmal bearbeitet werden?

Das ist besonders nützlich, wenn Sie regelmäßig dieselbe Schulung durchführen.

Sie möchten möglicherweise dieselbe Vorlage auf mehrere Aufzeichnungen anwenden oder mehrere Transkripte auf einmal exportieren.

Prüfen Sie, was verfügbar ist, wenn Sie eine große Anzahl von Sitzungen zu bearbeiten haben.

Braucht es für eine Schulung eine andere Zusammenfassungsvorlage?

Ja, und das ist eine Einstellung, die das Ergebnis erheblich verändern kann.

Eine Meeting-Zusammenfassung konzentriert sich in der Regel auf Entscheidungen und nächste Schritte. Für eine Schulung benötigen Sie eher den Ablauf, die behandelten Themen, die Fragen und die während der Sitzung vermittelten wichtigen Informationen.

Wählen Sie also eine Vorlage, die zu diesem Zweck passt.

Müssen Teilnehmer einer Schulung informiert werden?

Ja, wie bei jedem aufgezeichneten Meeting. Die Teilnehmer müssen vor Beginn der Aufzeichnung informiert werden.

Der geltende Rahmen wird auf der Seite über das Aufzeichnen eines beruflichen Meetings erläutert.

Findet Ihre Sitzung vor Ort statt, behandelt die Seite über das Aufzeichnen eines Präsenzmeetings auch die Erfassung und die Information der im Raum anwesenden Personen.

Leexi kostenlos testen