Gravar uma formação, um workshop ou um seminário

Uma formação pode durar meio dia, reunir quinze pessoas, envolver vários oradores e parar para o almoço. Portanto, não é simplesmente uma reunião mais longa.

As ferramentas de anotação são muitas vezes pensadas para reuniões de uma hora. Numa sessão mais longa, podem surgir outros problemas: a duração da gravação, as pausas e a identificação dos diferentes oradores.

O que distingue uma sessão de uma reunião?

Numa reunião, procura-se geralmente obter um resumo que os participantes possam reler. Numa formação, o documento final também tem de servir às pessoas que não estiveram presentes. Pode também ser útil como registo da sessão.

Na prática, é preciso conseguir:

iniciar a gravação → aguentar várias horas → gerir a pausa → retomar → obter um documento utilizável.

E é precisamente em cada uma destas etapas que podem surgir problemas.

A duração

Inicia a gravação no início de uma formação que deve durar toda a manhã. No final, espera portanto encontrar a transcrição de toda a sessão.

Mas o que acontece se a gravação parar antes do fim, ou se a transcrição estiver incompleta? Pode ficar apenas com uma parte da formação, ou nem sequer encontrar a gravação.

Foi exatamente isso que aconteceu a utilizadores do Leexi: tinha sido gravada uma manhã inteira, mas no final apenas apareceram dois minutos no resultado. Noutro caso, não foi encontrada a gravação de uma formação por videoconferência das 14h às 16h.

O problema é simples: se descobrir isto no final da formação, já é tarde para recomeçar.

Numa sessão longa, faça portanto um controlo durante a formação. Verifique simplesmente que a gravação continua em curso e que poderá ser recuperada depois.

As pausas

A pausa para almoço coloca outro problema.

Imagine uma formação das 9h às 17h com uma pausa entre as 12h e as 14h. Se usar uma única gravação para o dia inteiro, pode ser melhor terminar a primeira gravação antes da pausa e iniciar uma nova ao retomar.

De facto, podem surgir problemas ao tentar retomar uma gravação após uma interrupção. Num workshop organizado em duas partes com uma pausa para almoço, a gravação acabou por não ser transcrita.

Outra situação: a gravação é iniciada num telemóvel e depois retomada num computador após uma pausa. Também aqui, a gravação pode não ser recuperada corretamente.

Para uma formação interrompida por uma pausa, faça portanto duas gravações: uma de manhã e outra à tarde.

É mais fácil de controlar e evita descobrir no final que falta uma parte inteira da formação.

O número de oradores

Com quinze pessoas numa formação, um resumo que não permita saber quem disse o quê torna-se rapidamente difícil de usar.

Prepare portanto melhor a identificação dos oradores antes da sessão, nomeadamente adicionando os seus nomes ao vocabulário. Se as suas sessões decorrerem em vários idiomas, a página sobre transcrever uma reunião multilingue complementa este ponto.

O webinar, um caso à parte

Um webinar não funciona exatamente como uma reunião clássica.

Num webinar, as pessoas que apresentam a formação e as que a assistem não são geridas da mesma forma. Adicionar o assistente pode, portanto, não funcionar como numa reunião clássica.

Os utilizadores relataram este problema com sessões criadas como webinar na sua ferramenta de videoconferência.

Se usar um webinar, verifique primeiro se o Leexi pode juntar-se à sessão antes de iniciar a sua formação.

O que fazer com o conteúdo após a sessão?

Não há necessariamente um único documento a produzir após uma formação. Depende do que quer fazer com ele.

As necessidades mais comuns são:

• material para as pessoas que não puderam assistir;
• o resumo enviado aos participantes;
• a reutilização do conteúdo para preparar a sessão seguinte.

Para uma entidade formadora, pode por exemplo ser mais interessante obter um relatório de sessão do que um simples resumo de reunião.

Retomar várias sessões ao mesmo tempo

Uma formação raramente é dada apenas uma vez. Quando a mesma entidade repete uma sessão, poder trabalhar com várias gravações ao mesmo tempo torna-se particularmente interessante.

Pode querer, por exemplo, aplicar o mesmo modelo de resumo a várias gravações, em vez de tratar cada reunião uma a uma.

Outra necessidade possível: exportar várias transcrições de uma só vez, nomeadamente quando quer guardar as sessões anteriores.

É uma necessidade bastante específica das formações: o mesmo conteúdo repete-se de sessão para sessão. Pode, portanto, ser útil encontrar facilmente as transcrições anteriores e tratá-las da mesma forma.

Pode comprovar-se a presença de um participante?

Para as entidades formadoras, esta pergunta é diferente da do resumo.

Pode precisar de saber se um formando esteve realmente presente durante uma formação, e eventualmente durante que período esteve ligado.

Uma ferramenta de anotação pode produzir a lista de participantes juntamente com o seu tempo de fala. Mas isso não equivale necessariamente a uma prova de presença.

Colocam-se dois problemas:

• uma pessoa pode estar presente sem tomar a palavra;
• o valor probatório de um registo automático depende do que o seu organismo certificador aceita.

Verifique, portanto, diretamente com o Leexi e com o seu organismo certificador antes de se basear nesta informação. A necessidade importa especialmente para entidades que têm de manter registos no âmbito das suas certificações.

Quem fala, e como encontrá-lo num grupo?

Numa formação com vários oradores, identificar quem fala torna-se rapidamente importante.

Imagine uma sessão com um formador principal, um orador externo e vários participantes. Se as diferentes vozes forem mal identificadas na transcrição, torna-se difícil saber quem explicou o quê.

Foram relatados problemas deste tipo: uma pessoa podia aparecer como indisponível na lista de participantes, com uma ligação de zero minutos e nenhum detalhe. Noutro caso, algumas passagens da transcrição eram atribuídas a um orador adicional apesar de não pertencerem à reunião.

Numa formação, este tipo de erro pode tornar o documento final difícil de usar, sobretudo para quem não esteve presente.

Duas precauções limitam o problema:

• adicionar os nomes dos oradores ao vocabulário antes da sessão;
• verificar a lista de oradores assim que o primeiro resultado estiver disponível.

Para uma sessão numa sala, gravar a partir da aplicação móvel evita depender da videoconferência.

O que configurar antes da primeira sessão?

Antes de iniciar uma formação, três configurações são particularmente importantes: o tipo de conversa, o modelo de resumo e o vocabulário.

O tipo de conversa indica à ferramenta o contexto da sessão. O modelo determina depois como as informações são organizadas no documento final.

Se usar um modelo pensado para uma reunião clássica, arrisca-se por exemplo a obter um documento centrado em decisões e próximos passos, quando numa formação precisará antes do conteúdo tratado, do desenrolar e das perguntas colocadas.

O vocabulário, por sua vez, serve para reconhecer melhor os nomes dos oradores, os termos técnicos e os nomes dos módulos.

A configuração deve, portanto, ser feita antes da primeira sessão. Uma vez configurada corretamente, pode depois ser reutilizada para as formações seguintes.

Como grava uma sessão com o Leexi?

1. Criar a sessão como reunião

Se a sua ferramenta de videoconferência oferecer um formato webinar, verifique primeiro se o Leexi pode juntar-se à sessão aí.

2. Dividir o dia

Se a formação decorrer de manhã e à tarde, faça duas gravações.

Uma sessão de manhã e outra à tarde são preferíveis a uma única gravação interrompida.

3. Carregar o vocabulário

Adicione os nomes dos oradores, os nomes dos módulos e os termos específicos do tema ou da formação.

4. Escolher um modelo adequado

Um modelo previsto para uma reunião irá, por exemplo, destacar os próximos passos.

Para uma formação, precisará antes de um documento que retome o desenrolar da sessão, os temas tratados e as perguntas colocadas.

5. Verificar durante a sessão

Não se limite a um controlo no final. Faça um controlo a meio da sessão para garantir que a gravação continua em curso.

6. Rever antes da divulgação

O documento pode ser enviado a pessoas que não assistiram à sessão. Um erro que um participante não notaria pode, portanto, ser muito mais incómodo para quem esteve ausente.

Que erros deve evitar?

1. Pausar a gravação

É um dos erros mais dispendiosos, porque só pode notar no final.

Se a sua formação incluir uma pausa longa, nomeadamente o almoço, faça antes duas gravações separadas.

2. Criar a sessão como webinar sem verificar

Se usar um webinar, verifique se o Leexi pode juntar-se à sessão antes de iniciar a formação.

3. Esperar pelo fim para verificar

Se a gravação parar ao fim de uma hora enquanto a sua formação dura quatro, arrisca-se a só notar quando a sessão terminar.

Um simples controlo durante a formação permite detetar o problema muito mais cedo.

4. Confiar nas configurações por defeito

O tipo de conversa e o modelo usado influenciam o documento obtido.

Numa formação, dedique alguns minutos a escolher um modelo adequado ao resultado que pretende.

5. Deixar os nomes ao acaso

Com quinze participantes, um resumo em que as intervenções são mal atribuídas torna-se difícil de usar.

Adicione os nomes dos oradores ao vocabulário antes da sessão e verifique depois se a identificação funciona corretamente.

6. Apresentar o relatório como prova de presença sem verificação

A lista de participantes e o tempo de fala podem estar disponíveis. Isso não significa automaticamente que constituam uma prova de presença reconhecida para a sua certificação.

Verifique este ponto com o seu organismo certificador.

Que dificuldades encontram realmente os utilizadores?

Das 1.141 solicitações recebidas pelo suporte do Leexi entre janeiro e junho de 2026, 9 dizem respeito a uma formação, um workshop ou um seminário. O tema aparece ainda em mais de 350 reuniões de demonstração e conversas com clientes no mesmo período, incluindo 249 em que é o próprio cliente a levantá-lo.

O que estas solicitações mostram sobretudo é que as dificuldades dizem respeito à captura em si: a duração da gravação, as pausas, o formato da reunião ou um resultado que não é encontrado.

Antes de uma sessão, a pergunta não é, portanto, apenas se o resumo será bom.

Também é preciso verificar quatro coisas:

a gravação aguenta durante toda a sessão → o que acontece durante a pausa → quem fala → e que documento resta para as pessoas que não estiveram presentes?

Gravar uma sessão: o que reter

Antes da sua primeira formação gravada, verifique estes seis pontos:

• Formato: a sua sessão está criada como reunião ou como webinar?
• Divisão: previu uma gravação por meio dia?
• Vocabulário: foram carregados os nomes dos oradores e dos módulos?
• Modelo: precisa antes de um relatório de sessão do que de uma lista de próximos passos?
• Controlo: alguém verifica durante a sessão que a gravação está a funcionar?
• Divulgação: quem revê o documento antes de ser enviado às pessoas ausentes?

E se for uma entidade certificada, acrescente uma última verificação:

Que registo aceita o seu organismo certificador, e obteve essa confirmação antes de se basear nele?

Perguntas frequentes

Pode gravar-se uma formação de várias horas de uma só vez?

É um ponto a verificar antes da sua primeira sessão.

Se a sua formação durar várias horas, certifique-se de que a gravação consegue cobrir toda a sessão. O problema é que uma gravação pode parecer funcionar no início e revelar-se incompleta no final.

Um controlo durante a formação permite verificar isso antes que seja tarde demais.

O que acontece durante a pausa para almoço?

O mais seguro é criar duas gravações separadas.

Se a sua formação decorrer de manhã e à tarde, termine a primeira gravação antes da pausa e inicie uma nova ao retomar.

Assim evita depender de uma gravação que tenha de ser interrompida e depois retomada várias horas depois.

Os webinars estão cobertos?

Não da mesma forma que uma reunião clássica.

Uma formação criada como webinar pode seguir regras diferentes para oradores e participantes.

Se usar um webinar, verifique se o Leexi pode juntar-se à sessão antes de iniciar a sua formação.

Pode comprovar-se que um formando esteve presente?

A ferramenta pode produzir a lista de participantes e o seu tempo de fala.

Mas uma prova de presença no âmbito de uma certificação é outra questão. Um participante pode assistir a uma sessão inteira sem tomar a palavra.

Verifique, portanto, com o Leexi o que contém exatamente o relatório, e pergunte ao seu organismo certificador o que aceita.

Podem tratar-se várias sessões ao mesmo tempo?

Isto é particularmente útil se realizar regularmente a mesma formação.

Pode precisar de aplicar o mesmo modelo a várias gravações, ou exportar várias transcrições de uma só vez.

Verifique o que está disponível se tiver um grande número de sessões a tratar.

É preciso um modelo de resumo diferente para uma formação?

Sim, e é uma configuração que pode alterar consideravelmente o resultado.

Um resumo de reunião centra-se geralmente em decisões e próximos passos. Para uma formação, precisará antes do desenrolar, dos temas tratados, das perguntas e das informações importantes transmitidas durante a sessão.

Escolha, portanto, um modelo adequado a essa utilização.

É preciso avisar os participantes de uma formação?

Sim, como em qualquer reunião gravada. Os participantes têm de ser informados antes do início da gravação.

O quadro aplicável está detalhado na página sobre gravar uma reunião profissional.

Se a sua sessão decorrer presencialmente, a página sobre gravar uma reunião presencial trata também a captura e a informação das pessoas presentes na sala.

Experimente o Leexi gratuitamente