Votre outil de prise de notes IA ne rejoint pas la réunion : que faire ?

Si votre réunion est en cours et que le bot n’est toujours pas là, faites ça tout de suite :

1. Regardez la salle d’attente : il attend peut-être simplement d’être accepté.
2. S’il n’y est pas, réinvitez-le manuellement avec le lien exact de la réunion.
3. Vérifiez que la réunion apparaît bien dans votre agenda connecté.
4. Si rien ne fonctionne, regardez si le problème vient de Zoom, Teams ou Google Meet.

Dans Leexi, vous pouvez aussi ouvrir le journal sous la réunion depuis la page d’accueil. Il indique si le bot a essayé de venir et pourquoi il est reparti.

Le bot est dans la salle d’attente

C’est le cas le plus simple.

Le bot ne peut pas entrer seul dans toutes les réunions. L’organisateur doit parfois l’accepter comme n’importe quel autre participant.

Chez Leexi, s’il n’est pas accepté, il attend jusqu’à 9 minutes dans la salle d’attente, puis repart.

Vous l’avez raté ? Copiez le lien de la réunion et réinvitez-le manuellement. Il revient généralement en moins d’une minute.

Si vous n’êtes pas l’organisateur, demandez simplement à la personne qui organise la réunion de l’accepter.

Le bot n’est jamais arrivé

Commencez par regarder votre agenda.

Le bot rejoint automatiquement les réunions qui apparaissent dans l’agenda connecté à l’outil, à condition qu’elles contiennent un lien de visioconférence.

Si ça fonctionnait avant et que vous devez maintenant inviter le bot à la main, il est possible que l’agenda se soit déconnecté.

Dans Leexi, vérifiez :

Paramètres > Général > Intégrations

Vérifiez aussi que :

• le bon agenda est connecté ;
• la bonne adresse e-mail est utilisée ;
• la réunion est bien dans l’agenda principal ;
• l’événement contient le bon lien de visio.

La réunion a été créée au dernier moment

Le bot n’a peut-être simplement pas eu le temps de la détecter.

Chez Leexi, mieux vaut ajouter la réunion dans l’agenda au moins 30 minutes avant.

Autre cas fréquent : le lien présent dans l’agenda n’est pas celui utilisé par les participants.

Le bot rejoint alors une réunion vide pendant que tout le monde est ailleurs.

Dans ce cas, prenez le lien de la réunion en cours et utilisez l’invitation manuelle.

Vous êtes sur Zoom

Depuis le 2 mars 2026, Zoom impose des règles supplémentaires aux applications qui rejoignent certaines réunions.

Vérifiez trois choses :

• vous êtes vous-même présent dans la réunion ;
• vous utilisez un compte Zoom à votre nom ;
• l’adresse e-mail Zoom est la même que celle utilisée dans votre outil de prise de notes.

Si vous quittez la réunion, le bot la quitte également.

L’organisateur doit aussi autoriser l’enregistrement.

Dans Leexi, une réunion Zoom avec inscription obligatoire ne peut pas recevoir le bot.

Vous êtes sur Microsoft Teams

Deux problèmes reviennent souvent :

• l’adresse e-mail de votre compte Teams n’est pas la même que celle utilisée dans votre outil ;
• vous utilisez un compte Teams personnel ou familial au lieu d’un compte professionnel.

Une réunion lancée directement depuis un canal Teams peut également ne pas être détectée automatiquement.

Si vous êtes déjà en réunion, le plus rapide reste de récupérer le lien depuis Teams et de réinviter le bot manuellement.

Vous êtes sur Google Meet

Google peut afficher le bot comme présentant un « risque potentiel » lorsqu’il demande à rejoindre la réunion.

Cela ne veut pas forcément dire qu’il est bloqué.

L’organisateur doit ouvrir le menu à trois points à côté du nom du bot puis choisir de l’admettre.

Cette alerte vient de Google et non de l’outil de prise de notes.

Le bot est entré puis il est parti

S’il était présent au début, le problème est différent.

Chez Leexi, il peut quitter la réunion dans plusieurs situations :

• il y a eu 7 minutes de silence consécutives ;
• un deuxième bot a été lancé sur la même réunion ;
• il ne reste plus personne dans la réunion ;
• sur Zoom, vous avez vous-même quitté la réunion.

Après une longue pause, réinvitez simplement le bot.

Même l’invitation manuelle ne fonctionne pas

Vérifiez d’abord que vous utilisez le bon lien.

Sur Teams, vous pouvez le récupérer depuis :

Participants > Partager l’invitation > Copier le lien

Vérifiez ensuite que votre plateforme de visioconférence est bien prise en charge par l’outil.

Si plusieurs personnes de votre équipe rencontrent le même problème au même moment, il peut aussi s’agir d’une panne.

Dans ce cas, inutile de modifier tous vos réglages : prévoyez un autre moyen d’enregistrer la réunion et contactez le support.

Votre réunion est importante ? Faites ces 3 vérifications avant

Pour éviter de découvrir le problème au moment où le call commence :

• ajoutez la réunion dans votre agenda connecté au moins 30 minutes avant ;
• vérifiez qu’elle apparaît bien dans les prochaines réunions de l’outil ;
• gardez le lien de visio sous la main pour pouvoir réinviter le bot immédiatement.

Ce que Leexi propose pour que le bot vienne à chaque réunion

Si vous utilisez Leexi régulièrement, vous pouvez éviter une bonne partie de ces problèmes en réglant une fois l’agenda et les réunions que le bot doit rejoindre.

Connecter votre agenda une fois

La connexion se fait dans Paramètres > Mes intégrations.

Vous autorisez l’accès à votre agenda Google ou Outlook, puis Leexi détecte automatiquement les réunions qui contiennent un lien Teams, Google Meet ou Zoom.

Pour Zoom, l’intégration se connecte depuis le même menu.

Si votre entreprise utilise un serveur Exchange interne, une intégration dédiée existe également.

Vous pouvez ensuite vérifier l’état de vos connexions dans :

Paramètres > Général > Intégrations

Choisir les réunions où le bot doit venir

Vous n’êtes pas obligé d’envoyer le bot partout.

Dans les paramètres de réunion, accessibles depuis la roue dentée, vous pouvez choisir s’il doit rejoindre :

• les réunions externes ;
• les réunions internes ;
• les réunions auxquelles vous êtes invité ;
• les réunions que vous organisez.

Attention à la combinaison des réglages.

Si vous désactivez à la fois les réunions internes et externes, le bot ne rejoindra plus aucune réunion. Même chose si les options « invité » et « organisateur » sont toutes les deux désactivées.

Beaucoup d’équipes choisissent simplement de ne pas envoyer le bot sur leurs réunions internes.

Un super administrateur peut également permettre à chaque utilisateur de gérer lui-même ces réglages.

Vérifier avant la réunion si le bot est prévu

Pas besoin d’attendre le début du call pour découvrir qu’il manque.

La page d’accueil de Leexi affiche vos prochaines réunions. Pour chacune, vous pouvez voir si le bot est bien planifié.

Si une réunion importante n’apparaît pas, vérifiez immédiatement l’événement dans votre agenda : il manque peut-être le lien de visio.

Vous pouvez aussi prévoir de l’inviter manuellement.

Inviter le bot alors que la réunion a déjà commencé

Si vous êtes déjà en réunion, utilisez le champ « Inviter manuellement l’assistant » depuis la page d’accueil de Leexi.

Collez le lien de la réunion.

Le bot peut alors rejoindre la réunion en 10 à 15 secondes.

C’est généralement la solution la plus rapide quand vous réalisez au dernier moment qu’il n’est pas là.

Voir pourquoi il n’est pas venu

Si le problème se répète, regardez le journal du bot sous la réunion concernée.

Il permet de savoir s’il a réellement été lancé, à quelle heure il a tenté de rejoindre la réunion et pourquoi il est parti.

Vous pourrez par exemple voir qu’il :

• n’a pas été admis ;
• n’a trouvé personne dans la réunion ;
• attendait votre présence sur Zoom.

Si cela ne suffit pas pour comprendre le problème, vous pouvez donner temporairement accès au support depuis :

Paramètres > Gouvernance > Règles d’accès

Si aucun bot ne peut rejoindre la réunion

Certaines réunions ne permettent tout simplement pas de faire entrer le bot.

C’est notamment le cas d’une réunion en présentiel ou lorsqu’un organisateur externe refuse de l’admettre.

Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’application mobile Leexi pour enregistrer la réunion directement depuis votre téléphone.

Si vous disposez déjà d’un fichier audio ou vidéo enregistré ailleurs, vous pouvez aussi l’importer dans Leexi pour générer ensuite la transcription et le compte rendu.

Essayez Leexi gratuitement

Questions fréquentes

Peut-on récupérer une réunion que le bot n’a pas enregistrée ?

Non, pas si le bot n’est jamais entré.

Aucun enregistrement n’a été créé côté outil, donc il n’y a rien à récupérer.

En revanche, si quelqu’un a enregistré la réunion directement avec Teams, Zoom ou Google Meet, vous pouvez récupérer le fichier puis l’importer dans l’outil.

La transcription et le compte rendu pourront alors être générés à partir de cet enregistrement.

Un participant externe peut-il empêcher le bot d’entrer ?

Oui.

L’organisateur décide qui peut rejoindre sa réunion et peut refuser le bot comme n’importe quel autre participant.

Si vous participez à une réunion organisée par un client ou un partenaire, prévenez-le simplement avant le début que vous utilisez un outil de prise de notes IA.

Faut-il payer Zoom ou Teams pour utiliser le bot ?

Sur Teams, vous devez utiliser un compte professionnel. Les comptes personnels ou familiaux bloquent les assistants IA.

Sur Zoom, le point important est surtout d’avoir un compte Zoom à votre nom avec la même adresse e-mail que dans votre outil.

Depuis le 2 mars 2026, votre présence dans la réunion est également nécessaire pour que le bot puisse enregistrer.

Que faire si même l’invitation manuelle ne fonctionne pas ?

Commencez par vérifier le lien.

Sur Teams, vous pouvez le récupérer depuis la réunion :

Participants > Partager l’invitation > Copier le lien

Vérifiez ensuite que la plateforme est bien prise en charge.

Si le lien est correct mais que plusieurs collègues rencontrent le même problème au même moment, il peut s’agir d’une panne.

Envoyez alors au support la date, l’heure de la réunion et une capture de l’erreur.

Comment éviter le problème sur une réunion importante ?

Ajoutez la réunion dans votre agenda connecté au moins 30 minutes avant, avec le bon lien de visioconférence.

Avant le début, vérifiez qu’elle apparaît bien parmi vos prochaines réunions dans l’outil et que le bot est planifié.

Au moment de la réunion, gardez simplement un œil sur la salle d’attente.

Et conservez le lien sous la main : si le bot ne se présente pas, vous pourrez le réinviter immédiatement.

Essayez Leexi gratuitement