Ihr KI-Notiztool tritt dem Meeting nicht bei: Was ist zu tun?

Wenn Ihr Meeting läuft und der Bot immer noch nicht da ist, tun Sie sofort Folgendes:

1. Sehen Sie im Wartebereich nach: Vielleicht wartet er einfach darauf, zugelassen zu werden.
2. Ist er dort nicht, laden Sie ihn manuell erneut ein, mit dem genauen Link des Meetings.
3. Prüfen Sie, ob das Meeting in Ihrem verbundenen Kalender erscheint.
4. Wenn nichts funktioniert, prüfen Sie, ob das Problem von Zoom, Teams oder Google Meet kommt.

In Leexi können Sie auch von der Startseite aus das Protokoll unter dem Meeting öffnen. Es zeigt, ob der Bot versucht hat beizutreten und warum er wieder gegangen ist.

Der Bot ist im Wartebereich

Das ist der einfachste Fall.

Der Bot kann nicht jedem Meeting selbstständig beitreten. Der Organisator muss ihn manchmal wie jeden anderen Teilnehmer zulassen.

Bei Leexi wartet er, wenn er nicht zugelassen wird, etwa 8 Minuten nach der geplanten Uhrzeit und geht dann.

Sie haben ihn verpasst? Kopieren Sie den Link des Meetings und laden Sie ihn manuell erneut ein. In der Regel ist er in weniger als einer Minute zurück.

Wenn Sie nicht der Organisator sind, bitten Sie einfach die Person, die das Meeting organisiert, ihn zuzulassen.

Der Bot ist nie gekommen

Sehen Sie zuerst in Ihren Kalender.

Der Bot tritt automatisch den Meetings bei, die in dem mit dem Tool verbundenen Kalender erscheinen, sofern sie einen Videokonferenz-Link enthalten.

Wenn es vorher funktioniert hat und Sie den Bot jetzt von Hand einladen müssen, hat sich der Kalender möglicherweise getrennt.

Prüfen Sie in Leexi:

„Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations"

Prüfen Sie außerdem, ob:

• der richtige Kalender verbunden ist;
• die richtige E-Mail-Adresse verwendet wird;
• das Meeting im Hauptkalender steht;
• der Termin den richtigen Videolink enthält.

Das Meeting wurde in letzter Minute erstellt

Der Bot hatte vielleicht einfach keine Zeit, es zu erkennen.

Bei Leexi fügen Sie das Meeting am besten mindestens 30 Minuten vorher in den Kalender ein.

Ein weiterer häufiger Fall: Der Link im Kalender ist nicht der, den die Teilnehmer verwenden.

Der Bot tritt dann einem leeren Meeting bei, während alle anderen woanders sind.

Nehmen Sie in diesem Fall den Link des laufenden Meetings und verwenden Sie die manuelle Einladung.

Sie nutzen Zoom

Seit dem 2. März 2026 schreibt Zoom Anwendungen, die bestimmten Meetings beitreten, zusätzliche Regeln vor.

Prüfen Sie drei Dinge:

• Sie sind selbst im Meeting anwesend;
• Sie verwenden ein Zoom-Konto auf Ihren Namen;
• die Zoom-E-Mail-Adresse ist dieselbe wie die in Ihrem Notiztool verwendete.

Wenn Sie das Meeting verlassen, verlässt der Bot es ebenfalls.

Der Organisator muss außerdem die Aufzeichnung erlauben.

In Leexi kann ein Zoom-Meeting mit Pflichtregistrierung den Bot nicht empfangen.

Sie nutzen Microsoft Teams

Zwei Probleme treten häufig auf:

• die E-Mail-Adresse Ihres Teams-Kontos ist nicht dieselbe wie die in Ihrem Tool verwendete;
• Sie verwenden ein privates Teams-Konto oder ein Familienkonto statt eines Geschäftskontos.

Ein Meeting, das direkt aus einem Teams-Kanal gestartet wird, wird möglicherweise ebenfalls nicht automatisch erkannt.

Wenn Sie bereits im Meeting sind, ist es am schnellsten, den Link aus Teams zu holen und den Bot manuell erneut einzuladen.

Sie nutzen Google Meet

Google kann den Bot als „potential risk" anzeigen, wenn er darum bittet, dem Meeting beizutreten.

Das bedeutet nicht unbedingt, dass er blockiert ist.

Der Organisator muss das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen des Bots öffnen und ihn dann zulassen.

Diese Warnung kommt von Google und nicht vom Notiztool.

Der Bot ist beigetreten und dann gegangen

Wenn er zu Beginn da war, liegt ein anderes Problem vor.

Bei Leexi kann er das Meeting in mehreren Situationen verlassen:

• es gab 7 Minuten Stille am Stück;
• ein zweiter Bot wurde im selben Meeting gestartet;
• es ist niemand mehr im Meeting;
• in Zoom haben Sie selbst das Meeting verlassen.

Nach einer langen Pause laden Sie den Bot einfach erneut ein.

Selbst die manuelle Einladung funktioniert nicht

Prüfen Sie zuerst, ob Sie den richtigen Link verwenden.

In Teams können Sie ihn hier abrufen:

People > Share invite > Copy meeting link

Prüfen Sie anschließend, ob Ihre Videokonferenzplattform vom Tool unterstützt wird.

Wenn mehrere Personen in Ihrem Team zur gleichen Zeit dasselbe Problem haben, kann es sich auch um eine Störung handeln.

In diesem Fall müssen Sie nicht alle Ihre Einstellungen ändern: Planen Sie eine andere Möglichkeit ein, das Meeting aufzuzeichnen, und wenden Sie sich an den Support.

Ist Ihr Meeting wichtig? Machen Sie vorher diese 3 Prüfungen

Damit Sie das Problem nicht erst bemerken, wenn der Call beginnt:

• fügen Sie das Meeting mindestens 30 Minuten vorher in Ihren verbundenen Kalender ein;
• prüfen Sie, ob es unter den nächsten Meetings im Tool erscheint;
• halten Sie den Videolink bereit, damit Sie den Bot sofort erneut einladen können.

Was Leexi bietet, damit der Bot zu jedem Meeting kommt

Wenn Sie Leexi regelmäßig nutzen, können Sie einen Großteil dieser Probleme vermeiden, indem Sie den Kalender und die Meetings, denen der Bot beitreten soll, einmal einrichten.

Den Kalender einmal verbinden

Die Verbindung erfolgt unter „Paramètres > Mes intégrations".

Sie erlauben den Zugriff auf Ihren Google- oder Outlook-Kalender, dann erkennt Leexi automatisch die Meetings, die einen Link zu Teams, Google Meet oder Zoom enthalten.

Für Zoom wird die Integration über dasselbe Menü verbunden.

Wenn Ihr Unternehmen einen internen Exchange-Server nutzt, gibt es auch eine eigene Integration.

Den Status Ihrer Verbindungen können Sie anschließend hier prüfen:

„Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations"

Die Meetings auswählen, zu denen der Bot kommen soll

Sie müssen den Bot nicht überallhin schicken.

In den Meeting-Einstellungen, die Sie über das Zahnrad erreichen, können Sie wählen, ob er beitreten soll:

• externen Meetings;
• internen Meetings;
• Meetings, zu denen Sie eingeladen sind;
• Meetings, die Sie organisieren.

Achten Sie auf die Kombination der Einstellungen.

Wenn Sie sowohl interne als auch externe Meetings deaktivieren, tritt der Bot keinem Meeting mehr bei. Dasselbe gilt, wenn die Optionen „invité" und „organisateur" beide deaktiviert sind.

Viele Teams entscheiden sich einfach dafür, den Bot nicht zu ihren internen Meetings zu schicken.

Ein Super-Administrator kann außerdem jedem Nutzer erlauben, diese Einstellungen selbst zu verwalten.

Vor dem Meeting prüfen, ob der Bot eingeplant ist

Sie müssen nicht bis zum Beginn des Calls warten, um festzustellen, dass er fehlt.

Die Startseite von Leexi zeigt Ihre nächsten Meetings an. Für jedes können Sie sehen, ob der Bot eingeplant ist.

Wenn ein wichtiges Meeting nicht erscheint, prüfen Sie sofort den Termin in Ihrem Kalender: Vielleicht fehlt der Videolink.

Sie können auch einplanen, ihn manuell einzuladen.

Den Bot einladen, wenn das Meeting bereits begonnen hat

Wenn Sie bereits im Meeting sind, verwenden Sie das Feld „Inviter manuellement l'assistant" auf der Startseite von Leexi.

Fügen Sie den Link des Meetings ein.

Der Bot kann dem Meeting dann in 10 bis 15 Sekunden beitreten.

Das ist in der Regel die schnellste Lösung, wenn Sie in letzter Minute bemerken, dass er nicht da ist.

Sehen, warum er nicht gekommen ist

Wenn sich das Problem wiederholt, sehen Sie sich das Protokoll des Bots unter dem betreffenden Meeting an.

Es zeigt, ob er tatsächlich gestartet wurde, um welche Uhrzeit er versucht hat, dem Meeting beizutreten, und warum er gegangen ist.

Sie können zum Beispiel sehen, dass er:

• nicht zugelassen wurde;
• niemanden im Meeting vorgefunden hat;
• auf Ihre Anwesenheit in Zoom gewartet hat.

Reicht das nicht, um das Problem zu verstehen, können Sie dem Support vorübergehend Zugriff geben über:

„Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Règles d'accès"

Wenn kein Bot dem Meeting beitreten kann

Bei manchen Meetings kann der Bot einfach nicht eintreten.

Das ist insbesondere bei einem Meeting in Präsenz der Fall oder wenn ein externer Organisator sich weigert, ihn zuzulassen.

In diesem Fall können Sie die mobile App von Leexi verwenden, um das Meeting direkt mit Ihrem Telefon aufzuzeichnen.

Wenn Sie bereits eine anderswo aufgezeichnete Audio- oder Videodatei haben, können Sie diese auch in Leexi importieren, um anschließend die Transkription und das Protokoll zu erstellen.

Häufige Fragen

Kann man ein Meeting wiederherstellen, das der Bot nicht aufgezeichnet hat?

Nein, nicht wenn der Bot nie eingetreten ist.

Auf Seiten des Tools wurde keine Aufzeichnung erstellt, es gibt also nichts wiederherzustellen.

Wenn jedoch jemand das Meeting direkt mit Teams, Zoom oder Google Meet aufgezeichnet hat, können Sie die Datei abrufen und in das Tool importieren.

Die Transkription und das Protokoll können dann aus dieser Aufzeichnung erstellt werden.

Kann ein externer Teilnehmer verhindern, dass der Bot eintritt?

Ja.

Der Organisator entscheidet, wer seinem Meeting beitreten darf, und kann den Bot wie jeden anderen Teilnehmer ablehnen.

Wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, das ein Kunde oder Partner organisiert, informieren Sie ihn einfach vor Beginn, dass Sie ein KI-Notiztool verwenden.

Muss man für Zoom oder Teams bezahlen, um den Bot zu nutzen?

In Teams müssen Sie ein Geschäftskonto verwenden. Private Konten und Familienkonten blockieren KI-Assistenten.

In Zoom ist vor allem wichtig, ein Zoom-Konto auf Ihren Namen mit derselben E-Mail-Adresse wie in Ihrem Tool zu haben.

Seit dem 2. März 2026 ist außerdem Ihre Anwesenheit im Meeting erforderlich, damit der Bot aufzeichnen kann.

Was tun, wenn selbst die manuelle Einladung nicht funktioniert?

Prüfen Sie zuerst den Link.

In Teams können Sie ihn aus dem Meeting heraus abrufen:

People > Share invite > Copy meeting link

Prüfen Sie anschließend, ob die Plattform unterstützt wird.

Wenn der Link korrekt ist, aber mehrere Kollegen zur gleichen Zeit dasselbe Problem haben, kann es sich um eine Störung handeln.

Senden Sie dann dem Support das Datum, die Uhrzeit des Meetings und einen Screenshot des Fehlers.

Wie vermeidet man das Problem bei einem wichtigen Meeting?

Fügen Sie das Meeting mindestens 30 Minuten vorher mit dem richtigen Videokonferenz-Link in Ihren verbundenen Kalender ein.

Prüfen Sie vor Beginn, ob es unter Ihren nächsten Meetings im Tool erscheint und ob der Bot eingeplant ist.

Behalten Sie zu Beginn des Meetings einfach den Wartebereich im Auge.

Und halten Sie den Link bereit: Wenn der Bot nicht erscheint, können Sie ihn sofort erneut einladen.

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