Su herramienta de toma de notas con IA no se une a la reunión: ¿qué hacer?
- Sala de espera, agenda, enlace de la reunión, Zoom, Teams o Google Meet: qué revisar y en qué orden.
Si su reunión está en curso y el bot sigue sin aparecer, haga esto de inmediato:
- Mire la sala de espera: quizá simplemente espera a que lo admitan.
- Si no está ahí, vuelva a invitarlo manualmente con el enlace exacto de la reunión.
- Compruebe que la reunión aparece en su agenda conectada.
- Si nada funciona, revise si el problema viene de Zoom, Teams o Google Meet.
En Leexi, también puede abrir el registro bajo la reunión desde la página de inicio. Indica si el bot intentó unirse y por qué se fue.
| Lo que ocurre | Lo que hay que hacer |
|---|---|
| El bot espera y luego desaparece | Admítalo o vuelva a invitarlo |
| Ya no se une automáticamente | Compruebe la conexión de la agenda |
| Solo falta en esta reunión | Vuelva a invitarlo con el enlace correcto |
| No se une en Zoom | Compruebe que usted está presente y conectado a la cuenta correcta |
| Google Meet muestra «potential risk» | Abra los tres puntos y admita al bot |
| Varios compañeros tienen el mismo problema | Puede tratarse de una caída del servicio |
El bot está en la sala de espera
Es el caso más sencillo.
El bot no puede entrar solo en todas las reuniones. A veces el organizador tiene que admitirlo como a cualquier otro participante.
En Leexi, si no lo admiten, espera unos 8 minutos después de la hora prevista y luego se va.
¿Se le ha pasado? Copie el enlace de la reunión y vuelva a invitarlo manualmente. Normalmente vuelve en menos de un minuto.
Si usted no es el organizador, pida simplemente a la persona que organiza la reunión que lo admita.
El bot nunca llegó
Empiece por mirar su agenda.
El bot se une automáticamente a las reuniones que aparecen en la agenda conectada a la herramienta, siempre que contengan un enlace de videoconferencia.
Si antes funcionaba y ahora tiene que invitar al bot a mano, es posible que la agenda se haya desconectado.
En Leexi, compruebe:
«Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations»
Compruebe también que:
- la agenda correcta está conectada;
- se usa la dirección de correo electrónico correcta;
- la reunión está en la agenda principal;
- el evento contiene el enlace de videoconferencia correcto.
La reunión se creó en el último momento
Quizá el bot simplemente no tuvo tiempo de detectarla.
En Leexi, es mejor añadir la reunión a la agenda al menos 30 minutos antes.
Otro caso frecuente: el enlace de la agenda no es el que usan los participantes.
El bot se une entonces a una reunión vacía mientras todos están en otra parte.
En ese caso, tome el enlace de la reunión en curso y use la invitación manual.
Usted está en Zoom
Desde el 2 de marzo de 2026, Zoom impone reglas adicionales a las aplicaciones que se unen a determinadas reuniones.
Compruebe tres cosas:
- usted mismo está presente en la reunión;
- usa una cuenta de Zoom a su nombre;
- la dirección de correo de Zoom es la misma que la que usa en su herramienta de toma de notas.
Si usted sale de la reunión, el bot también sale.
El organizador también debe autorizar la grabación.
En Leexi, una reunión de Zoom con inscripción obligatoria no puede recibir al bot.
Usted está en Microsoft Teams
Hay dos problemas que se repiten a menudo:
- la dirección de correo de su cuenta de Teams no es la misma que la que usa en su herramienta;
- usa una cuenta de Teams personal o familiar en lugar de una cuenta profesional.
Una reunión iniciada directamente desde un canal de Teams también puede no detectarse automáticamente.
Si ya está en la reunión, lo más rápido sigue siendo obtener el enlace desde Teams y volver a invitar al bot manualmente.
Usted está en Google Meet
Google puede mostrar el bot como un «potential risk» cuando pide unirse a la reunión.
Eso no significa necesariamente que esté bloqueado.
El organizador debe abrir el menú de tres puntos junto al nombre del bot y elegir admitirlo.
Esta alerta viene de Google y no de la herramienta de toma de notas.
El bot entró y luego se fue
Si estaba presente al principio, el problema es otro.
En Leexi, puede salir de la reunión en varias situaciones:
- hubo 7 minutos de silencio consecutivos;
- se lanzó un segundo bot en la misma reunión;
- ya no queda nadie en la reunión;
- en Zoom, usted mismo salió de la reunión.
Después de una pausa larga, simplemente vuelva a invitar al bot.
Ni siquiera la invitación manual funciona
Compruebe primero que usa el enlace correcto.
En Teams, puede obtenerlo desde:
People > Share invite > Copy meeting link
Compruebe después que la herramienta admite su plataforma de videoconferencia.
Si varias personas de su equipo tienen el mismo problema al mismo tiempo, también puede tratarse de una caída del servicio.
En ese caso, no hace falta cambiar todos sus ajustes: prevea otra forma de grabar la reunión y contacte con el soporte.
¿Su reunión es importante? Haga estas 3 comprobaciones antes
Para no descubrir el problema en el momento en que empieza la llamada:
- añada la reunión a su agenda conectada al menos 30 minutos antes;
- compruebe que aparece en las próximas reuniones de la herramienta;
- tenga a mano el enlace de videoconferencia para poder volver a invitar al bot de inmediato.
Lo que Leexi ofrece para que el bot venga a cada reunión
Si usa Leexi con regularidad, puede evitar buena parte de estos problemas configurando una sola vez la agenda y las reuniones a las que debe unirse el bot.
Conectar su agenda una sola vez
La conexión se hace en «Paramètres > Mes intégrations».
Usted autoriza el acceso a su agenda de Google u Outlook y Leexi detecta automáticamente las reuniones que contienen un enlace de Teams, Google Meet o Zoom.
Para Zoom, la integración se conecta desde el mismo menú.
Si su empresa usa un servidor Exchange interno, también existe una integración específica.
Después puede comprobar el estado de sus conexiones en:
«Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations»
Elegir las reuniones a las que debe ir el bot
No está obligado a enviar el bot a todas partes.
En los ajustes de reunión, accesibles desde la rueda dentada, puede elegir si debe unirse a:
- las reuniones externas;
- las reuniones internas;
- las reuniones a las que está invitado;
- las reuniones que usted organiza.
Cuidado con la combinación de ajustes.
Si desactiva a la vez las reuniones internas y externas, el bot ya no se unirá a ninguna reunión. Lo mismo ocurre si las opciones «invité» y «organisateur» están ambas desactivadas.
Muchos equipos eligen simplemente no enviar el bot a sus reuniones internas.
Un superadministrador también puede permitir que cada usuario gestione estos ajustes por sí mismo.
Comprobar antes de la reunión si el bot está previsto
No hace falta esperar al inicio de la llamada para descubrir que falta.
La página de inicio de Leexi muestra sus próximas reuniones. Para cada una, puede ver si el bot está programado.
Si una reunión importante no aparece, revise de inmediato el evento en su agenda: quizá falte el enlace de videoconferencia.
También puede prever invitarlo manualmente.
Invitar al bot cuando la reunión ya ha empezado
Si ya está en la reunión, use el campo «Inviter manuellement l'assistant» desde la página de inicio de Leexi.
Pegue el enlace de la reunión.
El bot puede entonces unirse a la reunión en 10 a 15 segundos.
Suele ser la solución más rápida cuando se da cuenta en el último momento de que no está.
Ver por qué no vino
Si el problema se repite, mire el registro del bot bajo la reunión en cuestión.
Permite saber si realmente se lanzó, a qué hora intentó unirse a la reunión y por qué se fue.
Por ejemplo, podrá ver que:
- no fue admitido;
- no encontró a nadie en la reunión;
- esperaba su presencia en Zoom.
Si eso no basta para entender el problema, puede dar acceso temporal al soporte desde:
«Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Règles d'accès»
Si ningún bot puede unirse a la reunión
Algunas reuniones simplemente no permiten que entre el bot.
Es el caso, en particular, de una reunión presencial o cuando un organizador externo se niega a admitirlo.
En ese caso, puede usar la aplicación móvil de Leexi para grabar la reunión directamente desde su teléfono.
Si ya tiene un archivo de audio o vídeo grabado en otro lugar, también puede importarlo en Leexi para generar después la transcripción y el acta.
Preguntas frecuentes
¿Se puede recuperar una reunión que el bot no grabó?
No, si el bot nunca entró.
No se creó ninguna grabación en la herramienta, así que no hay nada que recuperar.
En cambio, si alguien grabó la reunión directamente con Teams, Zoom o Google Meet, puede recuperar el archivo e importarlo en la herramienta.
La transcripción y el acta podrán entonces generarse a partir de esa grabación.
¿Puede un participante externo impedir que entre el bot?
Sí.
El organizador decide quién puede unirse a su reunión y puede rechazar el bot como a cualquier otro participante.
Si participa en una reunión organizada por un cliente o un socio, avísele simplemente antes del inicio de que usa una herramienta de toma de notas con IA.
¿Hay que pagar Zoom o Teams para usar el bot?
En Teams, debe usar una cuenta profesional. Las cuentas personales o familiares bloquean los asistentes de IA.
En Zoom, lo importante es sobre todo tener una cuenta de Zoom a su nombre con la misma dirección de correo que en su herramienta.
Desde el 2 de marzo de 2026, su presencia en la reunión también es necesaria para que el bot pueda grabar.
¿Qué hacer si ni siquiera la invitación manual funciona?
Empiece por comprobar el enlace.
En Teams, puede obtenerlo desde la reunión:
People > Share invite > Copy meeting link
Compruebe después que la plataforma es compatible.
Si el enlace es correcto pero varios compañeros tienen el mismo problema al mismo tiempo, puede tratarse de una caída del servicio.
Envíe entonces al soporte la fecha, la hora de la reunión y una captura del error.
¿Cómo evitar el problema en una reunión importante?
Añada la reunión a su agenda conectada al menos 30 minutos antes, con el enlace de videoconferencia correcto.
Antes del inicio, compruebe que aparece entre sus próximas reuniones en la herramienta y que el bot está programado.
En el momento de la reunión, simplemente vigile la sala de espera.
Y tenga el enlace a mano: si el bot no se presenta, podrá volver a invitarlo de inmediato.
¿Listo para impulsar su productividad con Leexi?
Leexi AI Notetaker toma notas por ti