Il vostro strumento per prendere appunti con IA non entra nella riunione: che cosa fare?
- Sala d'attesa, calendario, link della riunione, Zoom, Teams o Google Meet: cosa verificare, e in quale ordine.
Se la vostra riunione è in corso e il bot non è ancora arrivato, fate subito questo:
- Guardate la sala d'attesa: forse sta semplicemente aspettando di essere ammesso.
- Se non è lì, invitatelo di nuovo manualmente con il link esatto della riunione.
- Verificate che la riunione compaia nel vostro calendario collegato.
- Se nulla funziona, controllate se il problema dipende da Zoom, Teams o Google Meet.
In Leexi potete anche aprire il registro sotto la riunione dalla pagina iniziale. Indica se il bot ha provato a entrare e perché è uscito.
| Che cosa succede | Che cosa fare |
|---|---|
| Il bot attende e poi scompare | Ammettetelo o invitatelo di nuovo |
| Non entra più automaticamente | Verificate il collegamento del calendario |
| Manca solo in questa riunione | Invitatelo di nuovo con il link giusto |
| Non entra su Zoom | Verificate di essere presenti e connessi con l'account giusto |
| Google Meet mostra «potential risk» | Aprite i tre puntini e ammettete il bot |
| Più colleghi hanno lo stesso problema | Può trattarsi di un guasto |
Il bot è nella sala d'attesa
È il caso più semplice.
Il bot non può entrare da solo in tutte le riunioni. A volte l'organizzatore deve ammetterlo come qualsiasi altro partecipante.
In Leexi, se non viene ammesso, attende circa 8 minuti dopo l'orario previsto, poi esce.
Non ve ne siete accorti in tempo? Copiate il link della riunione e invitatelo di nuovo manualmente. Di solito torna in meno di un minuto.
Se non siete voi l'organizzatore, chiedete semplicemente alla persona che organizza la riunione di ammetterlo.
Il bot non è mai arrivato
Cominciate guardando il vostro calendario.
Il bot entra automaticamente nelle riunioni che compaiono nel calendario collegato allo strumento, a condizione che contengano un link di videoconferenza.
Se prima funzionava e ora dovete invitare il bot a mano, è possibile che il calendario si sia scollegato.
In Leexi, verificate:
«Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations»
Verificate anche che:
- sia collegato il calendario giusto;
- sia usato l'indirizzo e-mail giusto;
- la riunione sia nel calendario principale;
- l'evento contenga il link di videoconferenza giusto.
La riunione è stata creata all'ultimo momento
Forse il bot semplicemente non ha avuto il tempo di rilevarla.
In Leexi è meglio aggiungere la riunione al calendario almeno 30 minuti prima.
Altro caso frequente: il link presente nel calendario non è quello usato dai partecipanti.
Il bot entra allora in una riunione vuota mentre tutti sono altrove.
In questo caso, prendete il link della riunione in corso e usate l'invito manuale.
Siete su Zoom
Dal 2 marzo 2026, Zoom impone regole aggiuntive alle applicazioni che entrano in determinate riunioni.
Verificate tre cose:
- voi stessi siete presenti nella riunione;
- usate un account Zoom a vostro nome;
- l'indirizzo e-mail di Zoom è lo stesso usato nel vostro strumento per prendere appunti.
Se uscite dalla riunione, anche il bot esce.
L'organizzatore deve inoltre autorizzare la registrazione.
In Leexi, una riunione Zoom con registrazione obbligatoria dei partecipanti non può ricevere il bot.
Siete su Microsoft Teams
Due problemi ricorrono spesso:
- l'indirizzo e-mail del vostro account Teams non è lo stesso usato nel vostro strumento;
- usate un account Teams personale o familiare invece di un account aziendale.
Anche una riunione avviata direttamente da un canale Teams può non essere rilevata automaticamente.
Se siete già in riunione, la cosa più rapida resta recuperare il link da Teams e invitare di nuovo il bot manualmente.
Siete su Google Meet
Google può mostrare il bot come «potential risk» quando chiede di entrare nella riunione.
Non significa necessariamente che sia bloccato.
L'organizzatore deve aprire il menu a tre puntini accanto al nome del bot e scegliere di ammetterlo.
Questo avviso viene da Google e non dallo strumento per prendere appunti.
Il bot è entrato e poi è uscito
Se era presente all'inizio, il problema è diverso.
In Leexi, può uscire dalla riunione in diverse situazioni:
- ci sono stati 7 minuti di silenzio consecutivi;
- è stato avviato un secondo bot nella stessa riunione;
- nella riunione non è rimasto nessuno;
- su Zoom, voi stessi avete lasciato la riunione.
Dopo una lunga pausa, invitate semplicemente di nuovo il bot.
Nemmeno l'invito manuale funziona
Verificate prima di tutto di usare il link giusto.
Su Teams, potete recuperarlo da:
People > Share invite > Copy meeting link
Verificate poi che la vostra piattaforma di videoconferenza sia supportata dallo strumento.
Se più persone del vostro team incontrano lo stesso problema nello stesso momento, può trattarsi anche di un guasto.
In questo caso è inutile modificare tutte le impostazioni: prevedete un altro modo per registrare la riunione e contattate il supporto.
La vostra riunione è importante? Fate prima queste 3 verifiche
Per evitare di scoprire il problema nel momento in cui la call comincia:
- aggiungete la riunione al vostro calendario collegato almeno 30 minuti prima;
- verificate che compaia nelle prossime riunioni dello strumento;
- tenete a portata di mano il link della videoconferenza per poter invitare di nuovo il bot subito.
Che cosa offre Leexi perché il bot venga a ogni riunione
Se usate Leexi regolarmente, potete evitare buona parte di questi problemi impostando una volta il calendario e le riunioni in cui il bot deve entrare.
Collegare il calendario una volta
Il collegamento si fa in «Paramètres > Mes intégrations».
Autorizzate l'accesso al vostro calendario Google o Outlook, poi Leexi rileva automaticamente le riunioni che contengono un link Teams, Google Meet o Zoom.
Per Zoom, l'integrazione si collega dallo stesso menu.
Se la vostra azienda usa un server Exchange interno, esiste anche un'integrazione dedicata.
Potete poi verificare lo stato dei vostri collegamenti in:
«Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations»
Scegliere le riunioni in cui il bot deve entrare
Non siete obbligati a mandare il bot ovunque.
Nelle impostazioni delle riunioni, accessibili dalla rotellina, potete scegliere se deve entrare:
- nelle riunioni esterne;
- nelle riunioni interne;
- nelle riunioni a cui siete invitati;
- nelle riunioni che organizzate.
Attenzione alla combinazione delle impostazioni.
Se disattivate sia le riunioni interne sia quelle esterne, il bot non entrerà più in nessuna riunione. Lo stesso vale se le opzioni «invité» e «organisateur» sono entrambe disattivate.
Molti team scelgono semplicemente di non mandare il bot alle riunioni interne.
Un super amministratore può anche permettere a ogni utente di gestire da sé queste impostazioni.
Verificare prima della riunione se il bot è previsto
Non serve aspettare l'inizio della call per scoprire che manca.
La pagina iniziale di Leexi mostra le vostre prossime riunioni. Per ciascuna potete vedere se il bot è pianificato.
Se una riunione importante non compare, verificate subito l'evento nel vostro calendario: forse manca il link della videoconferenza.
Potete anche prevedere di invitarlo manualmente.
Invitare il bot quando la riunione è già iniziata
Se siete già in riunione, usate il campo «Inviter manuellement l'assistant» dalla pagina iniziale di Leexi.
Incollate il link della riunione.
Il bot può allora entrare nella riunione in 10-15 secondi.
Di solito è la soluzione più rapida quando vi accorgete all'ultimo momento che non c'è.
Vedere perché non è venuto
Se il problema si ripete, guardate il registro del bot sotto la riunione interessata.
Permette di sapere se è stato davvero avviato, a che ora ha tentato di entrare nella riunione e perché è uscito.
Potrete ad esempio vedere che:
- non è stato ammesso;
- non ha trovato nessuno nella riunione;
- attendeva la vostra presenza su Zoom.
Se questo non basta per capire il problema, potete dare temporaneamente accesso al supporto da:
«Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Règles d'accès»
Se nessun bot può entrare nella riunione
Alcune riunioni semplicemente non permettono di far entrare il bot.
È il caso in particolare di una riunione in presenza o quando un organizzatore esterno rifiuta di ammetterlo.
In questo caso, potete usare l'app mobile di Leexi per registrare la riunione direttamente dal vostro telefono.
Se disponete già di un file audio o video registrato altrove, potete anche importarlo in Leexi per generare poi la trascrizione e il verbale.
Domande frequenti
Si può recuperare una riunione che il bot non ha registrato?
No, se il bot non è mai entrato.
Lo strumento non ha creato alcuna registrazione, quindi non c'è nulla da recuperare.
Se invece qualcuno ha registrato la riunione direttamente con Teams, Zoom o Google Meet, potete recuperare il file e importarlo nello strumento.
La trascrizione e il verbale potranno allora essere generati a partire da quella registrazione.
Un partecipante esterno può impedire al bot di entrare?
Sì.
L'organizzatore decide chi può entrare nella sua riunione e può rifiutare il bot come qualsiasi altro partecipante.
Se partecipate a una riunione organizzata da un cliente o da un partner, avvisatelo semplicemente prima dell'inizio che usate uno strumento per prendere appunti con IA.
Bisogna pagare Zoom o Teams per usare il bot?
Su Teams dovete usare un account aziendale. Gli account personali o familiari bloccano gli assistenti IA.
Su Zoom, il punto importante è soprattutto avere un account Zoom a vostro nome con lo stesso indirizzo e-mail usato nel vostro strumento.
Dal 2 marzo 2026, anche la vostra presenza nella riunione è necessaria perché il bot possa registrare.
Che cosa fare se nemmeno l'invito manuale funziona?
Cominciate verificando il link.
Su Teams, potete recuperarlo dalla riunione:
People > Share invite > Copy meeting link
Verificate poi che la piattaforma sia supportata.
Se il link è corretto ma più colleghi incontrano lo stesso problema nello stesso momento, può trattarsi di un guasto.
Inviate allora al supporto la data, l'ora della riunione e uno screenshot dell'errore.
Come evitare il problema in una riunione importante?
Aggiungete la riunione al vostro calendario collegato almeno 30 minuti prima, con il link di videoconferenza giusto.
Prima dell'inizio, verificate che compaia tra le vostre prossime riunioni nello strumento e che il bot sia pianificato.
Al momento della riunione, tenete semplicemente d'occhio la sala d'attesa.
E tenete il link a portata di mano: se il bot non si presenta, potrete invitarlo di nuovo subito.
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