Uw AI-notitietool neemt niet deel aan de vergadering: wat te doen?
- Wachtruimte, agenda, vergaderlink, Zoom, Teams of Google Meet: wat u controleert, en in welke volgorde.
Is uw vergadering bezig en is de bot er nog steeds niet, doe dan meteen het volgende:
- Kijk in de wachtruimte: misschien wacht hij gewoon tot hij wordt toegelaten.
- Is hij daar niet, nodig hem dan handmatig opnieuw uit met de exacte link van de vergadering.
- Controleer of de vergadering in uw gekoppelde agenda staat.
- Werkt niets, kijk dan of het probleem bij Zoom, Teams of Google Meet ligt.
In Leexi kunt u ook vanaf de startpagina het logboek onder de vergadering openen. Daarin ziet u of de bot heeft geprobeerd deel te nemen en waarom hij weer is vertrokken.
| Wat er gebeurt | Wat u moet doen |
|---|---|
| De bot wacht en verdwijnt dan | Laat hem toe of nodig hem opnieuw uit |
| Hij komt niet meer automatisch | Controleer de koppeling van de agenda |
| Alleen deze vergadering ontbreekt | Nodig hem opnieuw uit met de juiste link |
| Hij komt niet op Zoom | Controleer of u aanwezig bent en met het juiste account bent aangemeld |
| Google Meet toont "potential risk" | Open de drie puntjes en laat de bot toe |
| Meerdere collega's hebben hetzelfde probleem | Het kan om een storing gaan |
De bot zit in de wachtruimte
Dit is het eenvoudigste geval.
De bot kan niet in elke vergadering zelf binnenkomen. De organisator moet hem soms toelaten, net als elke andere deelnemer.
Bij Leexi wacht hij, als hij niet wordt toegelaten, ongeveer 8 minuten na het geplande tijdstip en vertrekt dan.
Heeft u hem gemist? Kopieer de link van de vergadering en nodig hem handmatig opnieuw uit. Meestal is hij binnen een minuut terug.
Bent u niet de organisator, vraag dan gewoon aan de persoon die de vergadering organiseert om hem toe te laten.
De bot is nooit gekomen
Kijk eerst in uw agenda.
De bot neemt automatisch deel aan de vergaderingen die in de agenda staan die aan de tool is gekoppeld, op voorwaarde dat ze een videoconferentielink bevatten.
Werkte het eerder wel en moet u de bot nu met de hand uitnodigen, dan is de agenda mogelijk ontkoppeld.
Controleer in Leexi:
"Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations"
Controleer ook of:
- de juiste agenda is gekoppeld;
- het juiste e-mailadres wordt gebruikt;
- de vergadering in de hoofdagenda staat;
- de afspraak de juiste videolink bevat.
De vergadering is op het laatste moment aangemaakt
Misschien heeft de bot gewoon geen tijd gehad om ze te detecteren.
Bij Leexi voegt u de vergadering het best minstens 30 minuten vooraf aan de agenda toe.
Een ander veelvoorkomend geval: de link in de agenda is niet de link die de deelnemers gebruiken.
De bot neemt dan deel aan een lege vergadering terwijl iedereen ergens anders zit.
Neem in dat geval de link van de lopende vergadering en gebruik de handmatige uitnodiging.
U gebruikt Zoom
Sinds 2 maart 2026 legt Zoom extra regels op aan applicaties die aan bepaalde vergaderingen deelnemen.
Controleer drie dingen:
- u bent zelf aanwezig in de vergadering;
- u gebruikt een Zoom-account op uw naam;
- het Zoom-e-mailadres is hetzelfde als het adres dat u in uw notitietool gebruikt.
Als u de vergadering verlaat, verlaat de bot ze ook.
De organisator moet ook de opname toestaan.
In Leexi kan een Zoom-vergadering met verplichte registratie de bot niet ontvangen.
U gebruikt Microsoft Teams
Twee problemen komen vaak terug:
- het e-mailadres van uw Teams-account is niet hetzelfde als het adres dat u in uw tool gebruikt;
- u gebruikt een persoonlijk of familie-account van Teams in plaats van een zakelijk account.
Een vergadering die rechtstreeks vanuit een Teams-kanaal is gestart, wordt mogelijk ook niet automatisch gedetecteerd.
Zit u al in de vergadering, dan is het snelste nog altijd de link uit Teams te halen en de bot handmatig opnieuw uit te nodigen.
U gebruikt Google Meet
Google kan de bot weergeven als een "potential risk" wanneer hij vraagt om deel te nemen aan de vergadering.
Dat betekent niet per se dat hij geblokkeerd is.
De organisator moet het menu met de drie puntjes naast de naam van de bot openen en ervoor kiezen hem toe te laten.
Deze waarschuwing komt van Google en niet van de notitietool.
De bot is binnengekomen en daarna vertrokken
Was hij er bij het begin, dan is het probleem anders.
Bij Leexi kan hij de vergadering in verschillende situaties verlaten:
- er was 7 minuten aaneengesloten stilte;
- er is een tweede bot gestart in dezelfde vergadering;
- er is niemand meer in de vergadering;
- op Zoom heeft u zelf de vergadering verlaten.
Na een lange pauze nodigt u de bot gewoon opnieuw uit.
Zelfs de handmatige uitnodiging werkt niet
Controleer eerst of u de juiste link gebruikt.
In Teams kunt u die ophalen via:
People > Share invite > Copy meeting link
Controleer vervolgens of uw videoconferentieplatform door de tool wordt ondersteund.
Hebben meerdere mensen in uw team op hetzelfde moment hetzelfde probleem, dan kan het ook om een storing gaan.
In dat geval hoeft u niet al uw instellingen aan te passen: zorg voor een andere manier om de vergadering op te nemen en neem contact op met de support.
Is uw vergadering belangrijk? Doe vooraf deze 3 controles
Om het probleem niet pas te ontdekken op het moment dat de call begint:
- voeg de vergadering minstens 30 minuten vooraf toe aan uw gekoppelde agenda;
- controleer of ze bij de komende vergaderingen in de tool staat;
- houd de videolink bij de hand zodat u de bot meteen opnieuw kunt uitnodigen.
Wat Leexi biedt zodat de bot bij elke vergadering komt
Gebruikt u Leexi regelmatig, dan kunt u een groot deel van deze problemen vermijden door de agenda en de vergaderingen waaraan de bot moet deelnemen één keer in te stellen.
Uw agenda één keer koppelen
De koppeling gebeurt in "Paramètres > Mes intégrations".
U geeft toegang tot uw Google- of Outlook-agenda, waarna Leexi automatisch de vergaderingen detecteert die een Teams-, Google Meet- of Zoom-link bevatten.
Voor Zoom koppelt u de integratie vanuit hetzelfde menu.
Gebruikt uw bedrijf een interne Exchange-server, dan bestaat er ook een specifieke integratie.
Vervolgens kunt u de status van uw koppelingen controleren in:
"Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Intégrations"
Kiezen bij welke vergaderingen de bot moet komen
U bent niet verplicht de bot overal naartoe te sturen.
In de vergaderinstellingen, bereikbaar via het tandwiel, kunt u kiezen of hij moet deelnemen aan:
- externe vergaderingen;
- interne vergaderingen;
- vergaderingen waarvoor u bent uitgenodigd;
- vergaderingen die u organiseert.
Let op de combinatie van de instellingen.
Als u zowel de interne als de externe vergaderingen uitschakelt, neemt de bot aan geen enkele vergadering meer deel. Hetzelfde geldt als de opties "invité" en "organisateur" allebei zijn uitgeschakeld.
Veel teams kiezen er gewoon voor de bot niet naar hun interne vergaderingen te sturen.
Een superbeheerder kan ook elke gebruiker toestaan deze instellingen zelf te beheren.
Vóór de vergadering controleren of de bot gepland is
U hoeft niet te wachten tot de call begint om te ontdekken dat hij ontbreekt.
De startpagina van Leexi toont uw komende vergaderingen. Bij elke vergadering ziet u of de bot gepland is.
Staat een belangrijke vergadering er niet bij, controleer dan meteen de afspraak in uw agenda: misschien ontbreekt de videolink.
U kunt ook plannen om hem handmatig uit te nodigen.
De bot uitnodigen terwijl de vergadering al begonnen is
Zit u al in de vergadering, gebruik dan het veld "Inviter manuellement l'assistant" op de startpagina van Leexi.
Plak de link van de vergadering.
De bot kan dan binnen 10 tot 15 seconden deelnemen aan de vergadering.
Dit is meestal de snelste oplossing wanneer u op het laatste moment merkt dat hij er niet is.
Zien waarom hij niet is gekomen
Herhaalt het probleem zich, bekijk dan het logboek van de bot onder de betreffende vergadering.
Daarin ziet u of hij echt is gestart, hoe laat hij heeft geprobeerd deel te nemen aan de vergadering en waarom hij is vertrokken.
U kunt bijvoorbeeld zien dat hij:
- niet is toegelaten;
- niemand in de vergadering heeft aangetroffen;
- wachtte op uw aanwezigheid op Zoom.
Volstaat dat niet om het probleem te begrijpen, dan kunt u de support tijdelijk toegang geven via:
"Paramètres > Paramètres de l'entreprise > Règles d'accès"
Als geen enkele bot aan de vergadering kan deelnemen
Bij sommige vergaderingen kan de bot gewoon niet binnenkomen.
Dat is met name het geval bij een vergadering op locatie of wanneer een externe organisator weigert hem toe te laten.
In dat geval kunt u de mobiele app van Leexi gebruiken om de vergadering rechtstreeks vanaf uw telefoon op te nemen.
Heeft u al een audio- of videobestand dat elders is opgenomen, dan kunt u het ook in Leexi importeren om daarna de transcriptie en het verslag te genereren.
Veelgestelde vragen
Kan een vergadering die de bot niet heeft opgenomen, worden teruggehaald?
Nee, niet als de bot nooit is binnengekomen.
Er is aan de kant van de tool geen opname gemaakt, dus er valt niets terug te halen.
Heeft iemand de vergadering echter rechtstreeks met Teams, Zoom of Google Meet opgenomen, dan kunt u het bestand ophalen en in de tool importeren.
De transcriptie en het verslag kunnen dan op basis van die opname worden gegenereerd.
Kan een externe deelnemer verhinderen dat de bot binnenkomt?
Ja.
De organisator beslist wie aan zijn vergadering kan deelnemen en kan de bot weigeren zoals elke andere deelnemer.
Neemt u deel aan een vergadering die door een klant of partner wordt georganiseerd, laat hem dan gewoon vóór het begin weten dat u een AI-notitietool gebruikt.
Moet u betalen voor Zoom of Teams om de bot te gebruiken?
In Teams moet u een zakelijk account gebruiken. Persoonlijke of familie-accounts blokkeren AI-assistenten.
In Zoom is vooral belangrijk dat u een Zoom-account op uw naam heeft met hetzelfde e-mailadres als in uw tool.
Sinds 2 maart 2026 is uw aanwezigheid in de vergadering ook nodig zodat de bot kan opnemen.
Wat als zelfs de handmatige uitnodiging niet werkt?
Controleer eerst de link.
In Teams kunt u die ophalen vanuit de vergadering:
People > Share invite > Copy meeting link
Controleer vervolgens of het platform wordt ondersteund.
Is de link correct maar hebben meerdere collega's op hetzelfde moment hetzelfde probleem, dan kan het om een storing gaan.
Stuur de support dan de datum, het tijdstip van de vergadering en een schermafbeelding van de fout.
Hoe voorkomt u het probleem bij een belangrijke vergadering?
Voeg de vergadering minstens 30 minuten vooraf toe aan uw gekoppelde agenda, met de juiste videoconferentielink.
Controleer vóór het begin of ze bij uw komende vergaderingen in de tool staat en of de bot gepland is.
Houd tijdens de vergadering gewoon de wachtruimte in het oog.
En houd de link bij de hand: komt de bot niet opdagen, dan kunt u hem meteen opnieuw uitnodigen.
Klaar om uw productiviteit te verhogen met Leexi?
Leexi AI Notetaker maakt notities voor u